�ݺ�ߣ

Ghid practic de planificare şi construire a unui buget
de training aliniat strategic

Cosmina Coman

Bugetul de training  de ce să fie mai mare?

 În perioadele de reduceri de costuri ale organizaţiilor, managerii de training
şi/sau HR sunt afectaţi masiv de reducerea bugetelor de formare profesională.

 Acest impact negativ se datorează de multe ori şi faptului că bugetul de training
este calculat incremental, pe baza istoricului din anii trecuţi sau ca o alocare a
unor sume rămase în urma alocării prioritare pentru zonele de business.

 Un factor determinant, însă, în redirecţionarea prioritară a unor bugete suficiente
pentru activităţile de training şi dezvoltare o are PLANIFICAREA
ACESTORA PORNIND DE LA NEVOILE DE BUSINESS.

Care este ordinea cronologică corectă?

1. Plan 2. Buget 1. Buget 2.Plan
 Alocarea eficientă a resurselor  Neasigurarea creşterii performanţei
organizaţiei organizaţionale prin neacoperirea
 Alinierea acţiunilor de learning la unor nevoi de pregătire
obiectivele strategice  Lipsa de aliniere la obiectivele
 Asigurarea suportului strategice organizaţionale
conducerii şi directorilor  Derularea deficitară a
în derularea planului planului datorată suportului
slab al managerilor
Concluzie

Planificarea activităţilor de L&D pornind de la obiectivele organizaţiei vă asigură
alocarea unui buget corespunzător, bazat pe priorităţile reale ale organizaţiei.

Bugetarea se face pe baza a 2 FACTORI CHEIE

Structura organizaţională şi sistemul financiar şi de control intern

 Poate afecta modul in  Bugetarea de la zero
care funcţia de L&D în care se porneşte de
interacţionează cu la o pagină goală şi se
restul organizaţiei Sistemul alocă bugetul pe bază
 De ex., unele financiar de priorităţi, în
departamente pot fi anumite limite
centre de profit faţă  Bugetarea anuală în
de alte departamente Structura care se ţine seamă de
şi contractează extern mai mulţi factori
training. Acestea îşi (profitabilitatea
vor plăti singure. companiei, importanţa
funcţiei de dezvoltare
HR etc.)

Paşii principali în construirea unui buget de training

A. Etapa de colectare a informaţiilor

1 Colectarea datelor de la CXO
2 Colectarea datelor de la directori
3 Colectare date din surse adiţionale
4 Introducere date din planurile HRD

A.1. Colectarea datelor de la CXO (CEO, CFO, COO etc.)
Întreabă despre: Sumarizează:
 Problemele organizaţionale  Asigură-te că ai aflat tot
 Obiectivele organizaţiei  Validează interviurile prin
transmiterea unui sumar cu
priorităţile

Pentru template-uri de Ghid-uri de interviuri şi instrumente de analiză a nevoilor de
training trimite-ne un mesaj aici şi îţi vom răspunde bucuroşi.

A.2. Colectarea datelor de la directori de linie
Scopul interviurilor Întrebări despre problemele şi
obiectivele diviziei/departament şi
 Validarea cunoştinţelor/abilităţilor despre traininguri existente
necesare angajaţilor
 Colectarea informaţiilor referitoare la
alte aspecte cu impact pe performanţă

Comunicarea
problemelor şi Concluzionare, sumarizare date
Pregătirea pentru obiectivelor
interviuri organizaţionale
receptate de la
CXO

A.3. Colectarea datelor din surse adiţionale

Contactează
 Sponsori ai training-urilor intra-departamentale Comunică unde ai decis că nu
(ex: calitate, conformitate etc.) este o nevoie de training
 Supervizori şi angajaţi ca să te determini că
training-ul este sau nu strategia potrivită pentru
rezolvarea problemei de performanţă.

Determină dacă
? training-ul este
soluţia potrivită
Identifică nevoile de training care
trebuie analizate mai complex
Întreabă de training-urile inter-
departamentale existente

A.4. Introducerea datelor din planurile de dezvoltare a resurselor
umane
Cadrul de Competenţe

Ia în considerare cadrul de
Planul de recrutări/ieşiri din organizaţie
competenţe folosit de
organizaţia ta în
Preia datele de la colegii de
Planul de dezvoltare a RU
determinarea competenţelor
necesar a fi dezvoltate prin la Recrutare pentru a
cursuri pentru fiecare construi corespunzător
ţine cont şi de planurile de Evaluările de
planul din punct de vedere
categorie de poziţii.
al numărului de angajaţi şi dezvoltare a resurselor performanţă
al nivelului de competenţe a umane (promovări,
fi de dezvoltat. extindere reţea, introducere Rezultatele evaluărilor de
noi servicii, subsidiare etc.). performanţă reprezintă un
E posibil să fie nevoie să radar pentru detectarea
Altfel, rişti să bugetezi în introduci în plan programe nevoilor individuale de
plus sau în minus! de leadership şi/sau dezvoltare. În cele din
management. urmă, planul de training
trebuie să arate cum
fiecare intervenţie de
learning contribuie la
creşterea performanţelor.

Identificarea şi analiza nevoilor de training
Nevoi

Nevoi
Nevoi Nevoi de dezvoltare
operaţionale Nevoi

Nevoi

Nevoi
individuale/personale Nevoi de
conformitate

Paşii principali în construirea unui buget de training

B. Etapa de creare a planului de training

1 Înregistrarea cursurilor existente
2 Determinarea cursurilor noi
3 Decizia de cumpărare sau realizare
4 Crearea bugetului şi prezentarea lui

B.1. Înregistrarea şi bugetarea cursurilor existente
 Determină componentele
planului, în funcţie de criteriile
pe care le stabileşti. Ele pot fi
în funcţie de departamentele
sau liniile de business din
organizaţie.
 Fiecare componentă a
Introdu cursurile
planului trebuie împărţită în
existente în Planul de
două: 1. cursuri existente 2. Training
cursuri care trebuie dezvoltate
sau achiziţionate
 Introdu apoi cursurile
existente şi bugetează-le
 Foloseşte-te de datele din Determină
anul anterior pentru a bugeta componentele planului
realist planul de training

B.1. Înregistrarea şi bugetarea cursurilor existente
Ia în considerare următoarele:
 Numărul angajaţilor pe care planuieşti să îi pregăteşti în anul pentru care faci planul comparativ cu
numărul angajaţilor pregătiţi în anii trecuţi
 Numărul sesiunilor de training pe care plănuieşti să le oferi pe anul următor comparativ cu ceea ce a
fost oferit în anii trecuţi
 Costul pe sesiune al unei livrări
 Costul mediu al unei actualizări care trebuie făcute la un curs existent
Exemplu extract dintr-un Plan de training:
Training-uri inter-departamentale existente:
Obiectivul/ Audienţa Cursul Metoda de Durata Existent/Dezvolta Bugetul
Problema ţintă Propus livrare cursului re/ Cumpărare

Orientarea noilor Angajaţi Smart Start Training 2 zile Existent 10.000
angajaţi la noi, 100 p. EUR
cultura şi Agenţii,
politicile Centrală, E-learning 3 ore
companiei Centrul de
procesare

B.2. Determinarea cursurilor noi
TIP
Scrie fiecare nevoie de învăţare
inter-departamentală, împreună cu
descrierea audienţei şi nr. de Adaugă noile cursuri la planul de training
angajaţi pe un Post-it şi lipeşte-l pe o
tablă mare sau o uşă. Apoi combină
nevoile de învăţare cu Problemele
sau Obiectivele.
Determină noile cursuri departamentale

Identifică nevoile de învăţare
departamentale

Determină noile cursuri
inter-departamentale

Identifică nevoile de învăţare inter-
departamentale (ex: coaching)

B.2. Determinarea cursurilor noi – metoda de livrare

În determinarea tipului de training (în grup sau
individuale) ţine cont dacă e vorba de:
 Studiu în grup
- Oamenii sunt obişnuiţi să lucreze împreună în proiecte şi le face plăcere
- Oamenii nu îşi pot face timp să înveţe decât dacă sunt departe de locul de
muncă
- Organizaţia permite oamenilor să îşi ia din timpul lor de muncă să înveţe
- Cererea pentru cursuri este suficient de mare ca să umpli o sală

 Studiu individual
- Oamenii sunt obişnuiţi şi preferă să lucreze individual
- Oamenii sunt foarte motivaţi să îşi facă timp să finalizeze cursul
- Oamenii nu îşi pot lua din timpul lor de muncă să înveţe
- Cererea pentru curs e mică şi nu poţi umple o sală de clasă

B.2. Determinarea cursurilor noi – metoda de livrare
TIP
Selectează metoda de livrare. Poţi alege dintre următoarele: Criterii de decizie:
• Compatibilitatea cu obiectivele
• Training la sală
• Estimarea probabilitatii de
 Cursuri interne transfer a cunostintelor la job
• Resursele disponibile
 Cursuri externe • Factori legati de cursant
• E-learning (sincron sau asincron)
• Coaching
• EPSS (Electronic Performance Support System) ex: Help-uri la diferite aplicaţii IT
• Studiu individual (presupune dezvoltarea şi livrarea de materiale pe hârtie sau electronice, ex: manuale)
• Tele / video conferinţe
De asemenea, mai jos ai un link la un grafic care reprezintă alte metode de învăţare organizaţională care nu se pot include
în bugetul de training la categoria cursuri pentru că ele fac parte din noul arsenal de metode aflat de multe ori gratis la
dispoziţia managerului de L&D. Trebuie luate în considerare în exploatarea acestor metode mai multe elemente cum ar fi
cultura organizaţiei, abilităţile de utilizare a soft-urilor etc. http://www.upsidelearning.com/blog/wp-
content/uploads/2009/12/blended-learning-formal-to-informal.jpg

B.2. Determinarea cursurilor noi – durata lor
Evaluează conţinutul
Ia în considerare metoda de livrare
Vorbeşte cu SME (Subject Examinează mărimea
Matter Expert) despre clasei
complexitatea conţinutului. Metodele sincrone unde
Cursurile tehnice şi de interacţiunea între cursanţi şi
cunoştinţe de produs pot fi trainer are loc în timp real iau La grupurile mai mari
mai eficient livrate pe e- mai mult timp decât metodele metodele sincrone vor lua
learning. Cursurile de soft de studiu individual. mai mult timp decât grupurile
skill oferă un transfer mai mai mici, datorită lungimii
eficient prin metoda în sală. sesiunilor de Q&A, şi inclusiv
revenirii mai greoaie din
pauze.

În plus, nu uita să iei în considerare şi constrângerile organizaţionale, cum ar fi politicile interne
în privinţa alocării de timp pregătirii profesionale!

B.3. Decizia de cumpărare sau de dezvoltare internă

In-house
Cursul se face in-house dacă ai următoarele resurse la dispoziţie:
Resursa Probleme posibile
Expertiza de design instrucţional Evită alocarea de responsabilităţi de dezvoltare la SME (Subject

Externalizare
Matter Expert). Ei pot cunoaşte foarte bine subiectul, însă nu ştiu
cum să transfere temele astfel încât altcineva să înveţe să aplice.
Dă-i SME-ului o resursă cu experienţă în design instrucţional.

Timpul Dacă ai multe livrări de făcut într-un timp scurt ai putea avea nevoie
de resurse externe

Expertiza de conţinut Dacă nu ai expertiza de conţinut în interior, poţi achiziţiona un curs

Cumpărare
standard de la un furnizor extern sau serviciile unui furnizor extern
pentru personalizarea unui conţinut dorit pe contextul organizaţiei
tale.


In-house
Alege externalizarea dezvoltării unui curs dacă:
 Trebuie să pregăteşti angajaţii într-un domeniu specific strict organizaţiei tale şi nu ai un expert în design
instrucţional intern

Externalizare
 Nu ai timpul necesar să dezvolţi training-ul in-house
Nu ai expertiza de conţinut să dezvolţi un curs in-house, dar ai buget

Externalizare

 Costul pe persoană nu este exagerat de mare (un număr mare de angajaţi vor avea nevoie de acelaşi training
în acelaşi timp sau training-ul va fi repetat periodic în viitorul apropiat)

Dacă nu vei oferi angajaţilor nişte cunoştinţe/conţinuturi pe care organizaţia ta are drepturi de proprietate intelectuală
este mai rezonabil să cumperi sau să customizezi un curs de la un furnizor extern. Poate fi mai ieftin şi livrarea să
aibă loc mai repede.

Cumpărare


In-house
Determină ce training să cumperi de la un furnizor astfel:
 Găseşti un curs care îţi acoperă nevoile fără customizare sau foarte puţină
 Ai buget şi vrei un curs care a fost testat şi a produs rezultate

Externalizare
 Nu ai expertiza de design instrucţional să dezvolţi training-uri in-house
 Costul pe persoană nu este exagerat de mare (un număr mare de angajaţi vor avea nevoie de acelaşi training
în acelaşi timp sau training-ul va fi repetat periodic în viitorul apropiat)

Dacă ai doar câţiva angajaţi care au nevoie de un anumit curs oferit extern este preferabil să găseşti un curs deschis
unde să îi trimiţi pe acei angajaţi.

Cumpărare
Vrei să ştii cum să alegi un program de calitate?

B.4. Crearea bugetului şi prezentarea lui

 După ce, pe baza unor recomandări sau consultări ale
unor baze de informaţii, ai identificat potenţiali furnizori,
contactează-i pentru a le cere nişte preţuri informative
pornind de la câteva coordonate pe care le vei oferi (nr.
cursanţi, audienţa ţintă, tematica cursului, obiectivele
acestuia, durata şi metoda de livrare).

 Pentru cursurile care le vei dezvolta in-house, pe lângă
salariile angajaţilor care vor fi designeri instrucţionali mai
bugetează:
 Transport pentru designerul instrucţional să îşi colecteze
informaţiile
 Achiziţionare cărţi, rechizite, CD-uri cu filme educaţionale etc.
 Multiplicarea materialelor
 Achiziţionare soft-uri de authoring pentru cursuri online

B.4. Crearea bugetului şi prezentarea lui
Bugetează costurile de livrare a cursurilor. Ele pot include:

Costuri cu oamenii Costuri administrative
 Salarii ale trainerilor  Salariile personalului administrativ
 Salarii ale supervizorilor/managerilor atunci când  Telefoane, poştă
fac coaching angajaţilor  Închiriere de săli
 Cheltuieli de transport şi masă pentru traineri şi
cursanţi
Costuri cu materiale
 Filme şi DVD-uri
Costuri cu echipamente
 Pachete educaţionale IT
 Echipamente şi materiale de training
 Materiale utilizate în timpul sesiunilor practice
 Amortizarea clădirilor şi echipamentelor de training
 Îmbrăcăminte sau echipamente de protecţie
 Cărţi şi manuale

B.4. Crearea bugetului şi prezentarea lui TIP
Întreabă-te: Dacă cineva
După ce ai completat fiecare coloană pe modelul indicat prin tabelul de la B.1. introdu s-ar uita la planul de training şi
toate costurile şi pregăteşte-l acum pentru prezentare la factorii decizionali pentru eu nu aş fi acolo să îi explic, ar
aprobare. fi evident modul în care
Gândeşte prezentarea ca o vânzare! Nu uita să accentuezi cursurile propuse ajută la
beneficiile financiare şi non-financiare ale investiţiilor! rezolvarea problemelor sau
atingerea obiectivelor?

SUCCES ȘI AȘTEPTĂM SĂ NE ÎMPĂRTĂȘEȘTI DIN
PROVOCĂRILE TALE la:

provocari@learningpro.ro

�ݺ�ߣ

Ghidul Practic de Construire a Bugetului de Training

More Related Content

Ghidul Practic de Construire a Bugetului de Training