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Knos, descrizione funzionalità e utilizzo

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Alberto Bassi
Alberto Bassi

KNOS è il software per la gestione dei documenti (anche a termini di legge) e dei processi aziendali.

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KNOS - Document Management System Knos Document Management System L’evoluzione della gestione documentale Gli obiettivi Introduzione modalità operative semplici e funzionali nella gestione quotidiana delle informazioni e della documentazione; Diminuzione tempo di archiviazione; Ricerca semplificata e immediato reperimento delle informazioni; Riduzione drastica della carta; Unicamodalitàdiarchiviazionepertuttigliutenti:aumento dell’efficienza e dell’organizzazione aziendale; Possibilità di dematerializzare la carta (modulo Knos Conservazione Sostitutiva). Knos è un’applicazione di gestione documentale, web based, che consente la creazione di un archivio centralizzato di documenti ed informazioni. Knos gestisce file elettronici di qualsiasi natura, generati dalle applicazioni utilizzate in azienda (e-mail, Office, etc.) e dagli ERP del gruppo TeamSystem. Sviluppato originariamente per affrontare e risolvere le problematiche di gestione della documentazione, nella sua attuale versione permette di organizzare meglio il lavoro, apportando maggiore efficienza all’azienda. Informazioni Gestite Struttura delle informazioni Knos provvede ad archiviare e classificare le informazioni in ‘fascicoli virtuali’ detti pubblicazioni. All’atto dell’archiviazione in Knos ogni documento verrà classificato in base alla sua tipologia documentale (ad esempio ‘offerte’, ‘progetti’, ‘e-mail’, ‘fascicolo qualità’, etc.) e quindi pubblicato nella procedura; ogni pubblicazione può comprendere uno o più documenti (ad esempio; documenti PDF ed e-mail in formato elettronico), alcuni dati che la classificano (gli ‘attributi’: ad esempio cliente/ fornitore, oggetto, data, etc.), e una serie di riferimenti (link ad altri tipi di documento archiviati tramite l’applicativo). L’archiviazione di tipologie documentali in Knos consiste quindi nel riunire in un’unica pubblicazione attributi di ricerca, documenti e riferimenti significativi (ad esempio la sequenza documentale ordine cliente/DDT/Fattura generata dagli ERP del gruppo. Migliaia di clienti installati nei settori: • PMI Produzione (serie, commessa) • PMI Commercio • PMI Servizi • Banche • Enti locali • Studi legali • Fondazioni bancarie Funzionalità di prodotto Possibilitàdiarchiviarefilediqualunqueformato(Office,PDF,e-mail,ERP,immagini,etc.); Completamente configurabile e adattabile alle specifiche esigenze aziendali; Sicurezza assoluta. Gestione permessi di accesso. Garanzia di univocità del documento archiviato; Facilità di ricerca: filtri configurabili, ricerca sui metadati e full-text sul contenuto dei documenti; Visualizzazione personalizzabile dei risultati; Gestione fascicoli virtuali: possibilità di inserire più documenti in un unico fascicolo;
Knos I moduli Knos Alimentazione dell’archivio Conservazione sostitutiva; Storicizzazione (gestione dell’archivio storico); Barcode OCR (gestione del cartaceo); Protocollo informatico; Knos Mobile su tablet e iPad. Knos Client È possibile archiviare in Knos e mantenere qualunque file elettronico. Il Knos Client, disponibile come tray icon, rappresenta l’unico collettore per tutte le operazioni di interazione con Knos (nuova pubblicazione, aggiorna pubblicazione, aggiorna documento, gestione versione, etc.). Per file disponibili sul file system e sul gestore di posta l’archiviazione è gestita con un semplice drag & drop. Focus sul Workflow Grafico Knos semplifica la gestione del processo approvativo di ogni documento aziendale. È possibile, in questo modo, definendo gli stati di avanzamento, gestire eventuali ritardi e scadenze tramite notifiche via e-mail. Gestione documenti cartacei anche tramite bar-code applicato al documento (riconoscimento OCR): integrazione con scanner e multifunzione; Piattaforma multilingua (supporto Unicode); Documenti archiviati modificabili tramite l’applicazione; Gestione del versioning; Gestione protocollo; Strumenti di collaborazione e gestione processi: notifiche automatiche e ‘on demand’. Workflow grafico e monitoraggio degli stati di avanzamento; Integrazione con la posta elettronica (MS Outlook, Lotus Notes, etc.); Integrazione con gli ERP del gruppo; API, librerie e webservices disponibili per l’integrazione con qualsiasi applicazione. Archiviazione tramite ERP Perché scegliere Knos Applicazione interamente web-based; Diminuzione dei costi diretti (carta e stampa) e indiretti (ore/uomo spese per archiviare e ricercare); Modularità e scalabilità della soluzione; Minimo impatto organizzativo; Massima protezione degli accessi; Possibilità di introduzione graduale in aree diverse (Commerciale, Ufficio Tecnico, Qualità, Produzione,Amministrazione,CustomerCare,etc.); Facilità d’uso; Startup in pochi giorni; Conservazione sostitutiva a norma di legge in house. KNOS Client per tutti i file; Funzionalità di integrazione disponibili negli ERP del gruppo; Archiviazione del cartaceo (BARCODE OCR). Notifica alla Direzione Commerciale OFFERTA APPROVAZIONE EMISSIONE Invia offerta Richiedi approvazione Richiedi revisione CHIUSURA POSITIVA CHIUSURA NEGATIVA TSSDEP230_Rev.00 L’integrazione con gli ERP del gruppo, è nativa. Knos è rilasciato come un modulo di gestione documentale completamente parametrico e configurabile. Da ogni ERP del gruppo potranno essere archiviati in Knos: Anagrafiche - Documenti - Prima nota - Articoli - Stampe Amministrative e Commerciali - Libri. In ogni punto del gestionale è posizionabile un tag di collegamento alla gestione documentale che permette l’apertura del documento o della relativa informazione ed il lancio di ricerche in Knos. Nel setup di rilascio sono già configurati i modelli principali di archiviazioni. In modalità del tutto parametrica è possibile gestire anche i permessi di accesso a Knos. Contestualmente le pubblicazioni in Knos sono linkabili ad entità del gestionale. Certified Software Partner Sedi Certificate: Pesaro e Senigallia TeamSystem Via Yuri Gagarin, 205 - 61122 Pesaro (PU) Tel. 0721 42661 - Fax 0721 400502 www.teamsystem.com

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  • 2. Knos I moduli Knos Alimentazione dell’archivio Conservazione sostitutiva; Storicizzazione (gestione dell’archivio storico); Barcode OCR (gestione del cartaceo); Protocollo informatico; Knos Mobile su tablet e iPad. Knos Client È possibile archiviare in Knos e mantenere qualunque file elettronico. Il Knos Client, disponibile come tray icon, rappresenta l’unico collettore per tutte le operazioni di interazione con Knos (nuova pubblicazione, aggiorna pubblicazione, aggiorna documento, gestione versione, etc.). Per file disponibili sul file system e sul gestore di posta l’archiviazione è gestita con un semplice drag & drop. Focus sul Workflow Grafico Knos semplifica la gestione del processo approvativo di ogni documento aziendale. È possibile, in questo modo, definendo gli stati di avanzamento, gestire eventuali ritardi e scadenze tramite notifiche via e-mail. Gestione documenti cartacei anche tramite bar-code applicato al documento (riconoscimento OCR): integrazione con scanner e multifunzione; Piattaforma multilingua (supporto Unicode); Documenti archiviati modificabili tramite l’applicazione; Gestione del versioning; Gestione protocollo; Strumenti di collaborazione e gestione processi: notifiche automatiche e ‘on demand’. Workflow grafico e monitoraggio degli stati di avanzamento; Integrazione con la posta elettronica (MS Outlook, Lotus Notes, etc.); Integrazione con gli ERP del gruppo; API, librerie e webservices disponibili per l’integrazione con qualsiasi applicazione. Archiviazione tramite ERP Perché scegliere Knos Applicazione interamente web-based; Diminuzione dei costi diretti (carta e stampa) e indiretti (ore/uomo spese per archiviare e ricercare); Modularità e scalabilità della soluzione; Minimo impatto organizzativo; Massima protezione degli accessi; Possibilità di introduzione graduale in aree diverse (Commerciale, Ufficio Tecnico, Qualità, Produzione,Amministrazione,CustomerCare,etc.); Facilità d’uso; Startup in pochi giorni; Conservazione sostitutiva a norma di legge in house. KNOS Client per tutti i file; Funzionalità di integrazione disponibili negli ERP del gruppo; Archiviazione del cartaceo (BARCODE OCR). Notifica alla Direzione Commerciale OFFERTA APPROVAZIONE EMISSIONE Invia offerta Richiedi approvazione Richiedi revisione CHIUSURA POSITIVA CHIUSURA NEGATIVA TSSDEP230_Rev.00 L’integrazione con gli ERP del gruppo, è nativa. Knos è rilasciato come un modulo di gestione documentale completamente parametrico e configurabile. Da ogni ERP del gruppo potranno essere archiviati in Knos: Anagrafiche - Documenti - Prima nota - Articoli - Stampe Amministrative e Commerciali - Libri. In ogni punto del gestionale è posizionabile un tag di collegamento alla gestione documentale che permette l’apertura del documento o della relativa informazione ed il lancio di ricerche in Knos. Nel setup di rilascio sono già configurati i modelli principali di archiviazioni. In modalità del tutto parametrica è possibile gestire anche i permessi di accesso a Knos. Contestualmente le pubblicazioni in Knos sono linkabili ad entità del gestionale. Certified Software Partner Sedi Certificate: Pesaro e Senigallia TeamSystem Via Yuri Gagarin, 205 - 61122 Pesaro (PU) Tel. 0721 42661 - Fax 0721 400502 www.teamsystem.com