際際滷

際際滷Share a Scribd company logo

Pengendalian Mesyuarat Berkualiti

Aminah Awang Basar
Aminah Awang Basar
1 of 19
PENGENDALIAN MESYUARAT BERKUALITI 1 AMINAH AWANG BASAR
2 Dan bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan itu dan apabila engkau telah berazam, maka bertakwalah kepada Allah. (Ayat 159, Surah Al-Imran)
Organisasi Mesyuarat 3 Mesyuarat yang baik ialah mesyuarat yang dirancang dengan teliti. Hal ini melibatkan penentuan butiran mesyuarat dan peranan jawatankuasa pengurusan mesyuarat yang terdiri daripada pengerusi, setiausaha, bendahari dan ahli mesyuarat.
Penentuan Butiran Mesyuarat 4 Tarikh Tarikh yang sesuai Dimaklumkan kepada semua ahli yang terlibat. Masa Masa juga hendaklah sesuai.
Penentuan Butiran Mesyuarat 5 Tempat Tempat yang selesa. Bilangan anggota mesyuarat tidak ramai. Susunan duduk yang membolehkan interaksi . Kehadiran Bilangan orang ditetapkan terlebih dahulu. Bilangan yang hadir tidak kurang daripada 他 jumlah semua ahli.
Penentuan Butiran Mesyuarat 6 Agenda Ucapan alu-aluan pengerusi. Pengesahan minit mesyuarat yang lepas. Perkara-perkara berbangkit. Hal-hal lain.
Peranan Ahli Mesyuarat 7 Pengerusi Memiliki sifat peribadi yang tenang dan peramah, boleh berfikir secara objektif, berpengetahuan cukup tentang tatacara mesyuarat, mesra dan berkeupayaan mengawal diri. Pengerusi perlu berhubung rapat dan bekerjasama dengan setiausaha. Berpakaian kemas dan bersopan.
Peranan Ahli Mesyuarat 8 Mematuhi beberapa peraturan asas dalam mempengerusikan mesyuarat: Kuasa pengerusi mengatasi semua yang hadir dalam sesuatu mesyuarat. Keputusannya tentang tatacara mesyuarat adalah muktamad. Pastikan mesyuarat dimulakan dan ditangguhkan tepat pada waktunya.
9 Jika ahli mesyuarat hilang kepercayaan kepada seseorang pengerusi cara untuk menyingkirnya adalah seperti yang berikut : 1) Seorang ahli mesyuarat mesti mengemukakan satu ketetapan, Bahawa mesyuarat ini hilang kepercayaan kepada pengerusi. 2) Ketetapan tersebut perlu disokong dan dikemukakan kepada mesyuarat oleh setiausaha. 3) Jika ketetapan ini mendapat sokongan majoriti, pengerusi mesti mengosongkan kerusinya. 4) Mesyuarat perlu mengambil keputusan sama ada ditangguhkan atau melantik pengerusi baru untuk meneruskannya. 5) Undi tidak percaya hanya berkuat kuasa untuk satu mesyuarat sahaja tetapi lazimnya hal ini akan
10 Perkara-perkara yang patut dilakukan dan dielakkan oleh pengerusi: 1) Bercakap atau berucap dengan ringkas. Belajarlah bercakap terus kepada pokok perbincangan dengan jelas dan ringkas. 2) Belajarlah untuk menghadapi sesuatu keadaan dengan tenang walaupun boleh menyakitkan hati. 3) Hindarkan ketidaksabaran atau menggunakan bahasa yang kasar khasnya kepada mereka .
Peranan Ahli Mesyuarat 11 Setiausaha Seseorang setiausaha seharusnyalah penyelenggara yang baik. Berdisiplin dan kemas kerjanya, jelas dan tenang pemikirannya. Peramah dan bijak. Setiausaha perlu mencatat minit (rekod yang tepat dan ringkas tentang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat) dalam setiap mesyuarat.
Tugas Penting Setiausaha 12 Menguruskan sesuatu mesyuarat. Membuat agenda bersama pengerusi. Mencatat minit-minit mesyuarat. Menulis laporan tahunan. Melaksanakan semua arahan jawatankuasanya. Memberikan maklumat kepada setiap ahli yang memerlukannya. Surat-menyurat. Memanggil setiap mesyuarat, sekurang-kurangnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat. Menjawab surat dalam masa 24 jam tidak boleh dibiarkan tidak berjawab melebihi satu minggu. Mengepilkan salinan surat jawapan pada surat asal sebelum disimpan di dalam fail atau sekurang-kurangnya ada nota tentang tarikh tindakan diambil atau surat dikirimkan.
13 Sebelum mesyuarat diadakan, setiausaha perlu: Mengirim/menghantar notis-notis pemberitahuan. Memanggil mesyuarat melalui telefon atau sistem pesanan ringkas bukanlah prosedur yang betul. Berbincang dengan pengerusi tentang tarikh mesyuarat. Menyediakan agenda mesyuarat jawatankuasa bersama-sama dengan pengerusi.
Penyediaan Minit Mesyuarat 14 Membuat catatan semasa mesyuarat sedang dijalankan, kemudian merekodkannya semula dengan segera. Minit harus ringkas dan padat dengan merekodkan keputusan terakhir mesyuarat itu. Setiap patah perkataan tentang ketetapan dan pindaan hendaklah dicatatkan sepenuhnya bersama-sama nama pencadang dan penyokongnya.
Rangka Minit Mesyuarat 15 1) Tajuk Mesyuarat Bentuk mesyuarat (sama ada mesyuarat jawatankuasa kerja, mesyuarat jawatankuasa kecil, mesyuarat agung tahunan dan sebagainya). Tempat, waktu dan tarikh diadakan. Mesyuarat Jawatankuasa Hari Anugerah Cemerlang Ke-2 9.00 pagi di Bilik Gerakan 3 JUN 2006
16 2) Kehadiran Ahli yang hadir. Nama pengerusi dicatatkan terlebih dahulu. Bagi mesyuarat kecil, diikuti dengan ahli-ahli lain hadir. Untuk mesyuarat yang lebih besar, memadailah mencatatkan bilangan yang hadir. Nyatakan alasan ketidakhadiran bagi nama ahli yang tidak hadir. Hadir: 1. Encik Abu Bakar Pengerusi 2. Encik Salleh Mokhtar Tidak Hadir: 1. Puan Saadiah Ahmad Cuti Sakit
17 3) Minit Mesyuarat Terakhir Diedarkan lebih awal kepada ahli untuk tujuan semakan dan makluman. 4) Laporan Perkara Berbangkit Laporan tentang sebarang tindakan yang diambil hasil keputusan mesyuarat terakhir.
18 3) Minit Mesyuarat Terakhir Dicetak dan diedarkan kepada ahli. 4) Laporan Perkara Berbangkit Laporan tentang sebarang tindakan yang diambil hasil keputusan mesyuarat terakhir. 5) Laporan Laporan daripada jawatankuasa. 6) Hal-hal Lain Perkara lain yang dibincangkan.
19 Setelah rangka minit mesyuarat disiapkan lalu ditunjukkan kepada pengerusi untuk disahkan dan salah satu daripada tindakan yang berikut perlu diambil: Dicetak minit itu lalu dikirimkan kepada setiap ahli dan disimpan satu salinan dalam buku minit. Disalin dengan tulisan tangan ke dalam buku minit yang berukuran folio.

More Related Content

Pengendalian Mesyuarat Berkualiti

  • 1. PENGENDALIAN MESYUARAT BERKUALITI 1 AMINAH AWANG BASAR
  • 2. 2 Dan bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan itu dan apabila engkau telah berazam, maka bertakwalah kepada Allah. (Ayat 159, Surah Al-Imran)
  • 3. Organisasi Mesyuarat 3 Mesyuarat yang baik ialah mesyuarat yang dirancang dengan teliti. Hal ini melibatkan penentuan butiran mesyuarat dan peranan jawatankuasa pengurusan mesyuarat yang terdiri daripada pengerusi, setiausaha, bendahari dan ahli mesyuarat.
  • 4. Penentuan Butiran Mesyuarat 4 Tarikh Tarikh yang sesuai Dimaklumkan kepada semua ahli yang terlibat. Masa Masa juga hendaklah sesuai.
  • 5. Penentuan Butiran Mesyuarat 5 Tempat Tempat yang selesa. Bilangan anggota mesyuarat tidak ramai. Susunan duduk yang membolehkan interaksi . Kehadiran Bilangan orang ditetapkan terlebih dahulu. Bilangan yang hadir tidak kurang daripada 他 jumlah semua ahli.
  • 6. Penentuan Butiran Mesyuarat 6 Agenda Ucapan alu-aluan pengerusi. Pengesahan minit mesyuarat yang lepas. Perkara-perkara berbangkit. Hal-hal lain.
  • 7. Peranan Ahli Mesyuarat 7 Pengerusi Memiliki sifat peribadi yang tenang dan peramah, boleh berfikir secara objektif, berpengetahuan cukup tentang tatacara mesyuarat, mesra dan berkeupayaan mengawal diri. Pengerusi perlu berhubung rapat dan bekerjasama dengan setiausaha. Berpakaian kemas dan bersopan.
  • 8. Peranan Ahli Mesyuarat 8 Mematuhi beberapa peraturan asas dalam mempengerusikan mesyuarat: Kuasa pengerusi mengatasi semua yang hadir dalam sesuatu mesyuarat. Keputusannya tentang tatacara mesyuarat adalah muktamad. Pastikan mesyuarat dimulakan dan ditangguhkan tepat pada waktunya.
  • 9. 9 Jika ahli mesyuarat hilang kepercayaan kepada seseorang pengerusi cara untuk menyingkirnya adalah seperti yang berikut : 1) Seorang ahli mesyuarat mesti mengemukakan satu ketetapan, Bahawa mesyuarat ini hilang kepercayaan kepada pengerusi. 2) Ketetapan tersebut perlu disokong dan dikemukakan kepada mesyuarat oleh setiausaha. 3) Jika ketetapan ini mendapat sokongan majoriti, pengerusi mesti mengosongkan kerusinya. 4) Mesyuarat perlu mengambil keputusan sama ada ditangguhkan atau melantik pengerusi baru untuk meneruskannya. 5) Undi tidak percaya hanya berkuat kuasa untuk satu mesyuarat sahaja tetapi lazimnya hal ini akan
  • 10. 10 Perkara-perkara yang patut dilakukan dan dielakkan oleh pengerusi: 1) Bercakap atau berucap dengan ringkas. Belajarlah bercakap terus kepada pokok perbincangan dengan jelas dan ringkas. 2) Belajarlah untuk menghadapi sesuatu keadaan dengan tenang walaupun boleh menyakitkan hati. 3) Hindarkan ketidaksabaran atau menggunakan bahasa yang kasar khasnya kepada mereka .
  • 11. Peranan Ahli Mesyuarat 11 Setiausaha Seseorang setiausaha seharusnyalah penyelenggara yang baik. Berdisiplin dan kemas kerjanya, jelas dan tenang pemikirannya. Peramah dan bijak. Setiausaha perlu mencatat minit (rekod yang tepat dan ringkas tentang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat) dalam setiap mesyuarat.
  • 12. Tugas Penting Setiausaha 12 Menguruskan sesuatu mesyuarat. Membuat agenda bersama pengerusi. Mencatat minit-minit mesyuarat. Menulis laporan tahunan. Melaksanakan semua arahan jawatankuasanya. Memberikan maklumat kepada setiap ahli yang memerlukannya. Surat-menyurat. Memanggil setiap mesyuarat, sekurang-kurangnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat. Menjawab surat dalam masa 24 jam tidak boleh dibiarkan tidak berjawab melebihi satu minggu. Mengepilkan salinan surat jawapan pada surat asal sebelum disimpan di dalam fail atau sekurang-kurangnya ada nota tentang tarikh tindakan diambil atau surat dikirimkan.
  • 13. 13 Sebelum mesyuarat diadakan, setiausaha perlu: Mengirim/menghantar notis-notis pemberitahuan. Memanggil mesyuarat melalui telefon atau sistem pesanan ringkas bukanlah prosedur yang betul. Berbincang dengan pengerusi tentang tarikh mesyuarat. Menyediakan agenda mesyuarat jawatankuasa bersama-sama dengan pengerusi.
  • 14. Penyediaan Minit Mesyuarat 14 Membuat catatan semasa mesyuarat sedang dijalankan, kemudian merekodkannya semula dengan segera. Minit harus ringkas dan padat dengan merekodkan keputusan terakhir mesyuarat itu. Setiap patah perkataan tentang ketetapan dan pindaan hendaklah dicatatkan sepenuhnya bersama-sama nama pencadang dan penyokongnya.
  • 15. Rangka Minit Mesyuarat 15 1) Tajuk Mesyuarat Bentuk mesyuarat (sama ada mesyuarat jawatankuasa kerja, mesyuarat jawatankuasa kecil, mesyuarat agung tahunan dan sebagainya). Tempat, waktu dan tarikh diadakan. Mesyuarat Jawatankuasa Hari Anugerah Cemerlang Ke-2 9.00 pagi di Bilik Gerakan 3 JUN 2006
  • 16. 16 2) Kehadiran Ahli yang hadir. Nama pengerusi dicatatkan terlebih dahulu. Bagi mesyuarat kecil, diikuti dengan ahli-ahli lain hadir. Untuk mesyuarat yang lebih besar, memadailah mencatatkan bilangan yang hadir. Nyatakan alasan ketidakhadiran bagi nama ahli yang tidak hadir. Hadir: 1. Encik Abu Bakar Pengerusi 2. Encik Salleh Mokhtar Tidak Hadir: 1. Puan Saadiah Ahmad Cuti Sakit
  • 17. 17 3) Minit Mesyuarat Terakhir Diedarkan lebih awal kepada ahli untuk tujuan semakan dan makluman. 4) Laporan Perkara Berbangkit Laporan tentang sebarang tindakan yang diambil hasil keputusan mesyuarat terakhir.
  • 18. 18 3) Minit Mesyuarat Terakhir Dicetak dan diedarkan kepada ahli. 4) Laporan Perkara Berbangkit Laporan tentang sebarang tindakan yang diambil hasil keputusan mesyuarat terakhir. 5) Laporan Laporan daripada jawatankuasa. 6) Hal-hal Lain Perkara lain yang dibincangkan.
  • 19. 19 Setelah rangka minit mesyuarat disiapkan lalu ditunjukkan kepada pengerusi untuk disahkan dan salah satu daripada tindakan yang berikut perlu diambil: Dicetak minit itu lalu dikirimkan kepada setiap ahli dan disimpan satu salinan dalam buku minit. Disalin dengan tulisan tangan ke dalam buku minit yang berukuran folio.