際際滷

際際滷Share a Scribd company logo

PROSES PERANCANGAN

C
Ckg Nizam

Proses perancangan organisasi melibatkan menetapkan matlamat, menganalisis persekitaran, membentuk alternatif tindakan, menilai alternatif, dan memilih alternatif terbaik untuk mencapai matlamat. Matlamat perlu jelas, dapat diukur, dicapai, dan relevan untuk organisasi.

1 of 13
BAB 1 : PENGURUSAN PROSES PERANCANGAN
PROSES PERANCANGAN AKTIVITI-AKTIVITI YANG DILAKUKAN OLEH PENGURUS DALAM MERANCANG SESUATU MATLAMAT DAN TINDAKAN DI DALAM SESEBUAH ORGANISASI.
Memilih alternatif tindakan Menentukan matlamat dan objektif Menganalisis persekitaran perniagaan Menilai alternatif Membentuk alternatif tindakan
Menentukan matlamat dan objektif Proses perancangan bermula dengan menetapkan matlamat umum dan menyeluruh bagi organisasi. Berdasarkan matlamat menyeluruh organisasi, matlamat setiap unit/ bahagian/ jabatan/ cawangan pula akan dibentuk. Matlamat yang dibentuk di setiap peringkat organisasi perlu mempunyai ciri-ciri di bawah:
Spesifikasi atau jelas i. Matlamat perlu dinyatakan dengan jelas dan nyata tanpa sebarang keraguan dan kecurigaan. ii. Matlamat yang jelas bermaksud matlamat tersebut perlu menyatakan apa yang diinginkan, mengapa matlamat penting, siapa yang terlibat, di mana matlamat akan dilaksanakan, apa yang diperlukan dan kekangan yang terlibat. Dapat diukur i. Sekiranya satu-satu matlamat tidak dapat diukur, maka agak sukar bagi pengurus dan organisasi mengetahui kemajuan satu-satu rancangan yang diatur.
Dapat dicapai i. Matlamat yang baik ialah matlamat yang tidak terlalu sukar atau mustahil untuk dicapai. ii. Matlamat yang terlalu sukar atau mustahil untuk dicapai akan mematikan semangat pekerja, manakala matlamat yang terlalu mudah untuk dicapai akan membosankan pekerja. iii. Oleh itu, matlamat perlu realistik serta sesuai dengan kemampuan dan sumber sedia ada. Mempunyai tempoh masa i. Matlamat yang baik perlu dicapai dalam tempoh tertentu. ii. Dengan adanya tempoh had masa, maka pengurus dan pekerja dapat memikirkan cara terbaik untuk menetapkan apa yang penting dan kurang penting.
Relevan i. Seseorang pengurus perlu membentuk matlamat yang sesuai dengan keadaan semasa dan kepentingan organisasi. ii. Contohnya, menyediakan 50 keping roti canai pada pukul 8.00 pagi ialah matlamat yang spesifikasi, dapat diukur, dapat dicapai dan mempunyai tempoh tetapi bagi tugas seorang pengurus bank, matlamat ini tidak relevan dengan bidang tugasnya.
Menganalisis persekitaran Pengurus perlu memantau persekitaran luaran dan dalaman organisasi serta membuat premis perancangan berdasarkan maklumat yang diperoleh. Persekitaran luaran organisasi ialah elemen-elemen luar organisasi yang mempengaruhi perjalanan organisasi dan di luar kawalan organisasi. Elemen ini termasuk undang-undang, politik, ekonomi, keadaan industri dan sikap pelanggan. Persekitaran dalaman organisasi ialah elemen-elemen dalam organisasi yang boleh dikawal oleh organisasi. Elemen ini termasuk sumber manusia, sumber kewangan, teknologi pengeluaran, dasar dan falsafah
Pengurus perlu menganalisis persekitaran dengan melihat apa yang sedang berlaku dan seterusnya meramal apa yang berlaku sama ada di dalam atau di luar organisasi. Daripad ramalan yang dibuat, pengurus menentukan premis perancangan. Contohnya, jika diramalkan ekonomi dunia akan mengalami kemelesetan yang berpanjangan, maka pengurus perlu merancang strategi dan cara yang boleh dilaksanakan untuk memastikan kelangsungan organisasi dapat diteruskan.
Membentuk alternatif tindakan Pengurus perlu menetapkan lebih daripada satu cara untuk mencapai sesuatu matlamat yang telah ditetapkan. Penetapan alternatif tindakan ini pada dasarnya merupakan satu aktiviti membuat keputusan kerana pengurus perlu memilih alternatif tindakan terbaik yang dapat membantu organisasi mencapai matlamt yang ditetapkan. Bagi membantu pengurus membentuk beberapa alternatif tindakan, beberapa teknik dan kaedah seperti teknik Delphi boleh digunakan.
Menilai alternatif tindakan Untuk membuat keputusan yang dapat membantu organisasi mencapai matlamat yang ditetapkan, pengurus perlu menilai semua alternatif tindakan yang dibangunkan. Penilaian perlu dibuat dengan melihat kebaikan dan keburukan setiap alternatif tindakan dan bagaimana setiap tindakan tersebut dapat membantu organisasi mencapai matlamat yang ditetapkan. Antara kriteria yang digunakan untuk menilai alternatifalternatif adalah hasil keputusan, risiko dan kemampuan organisasi melaksanakan setiap alternatif
Memilih alternatif tindakan Setelah penilaian dilakukan bagi setiap alternatif tindakan, langkah seterusnya adalah memilih alternatif yang terbaik. Sesuatu alternatif yang dipilih haruslah merupakan alternatif yang mempunyai kekuatan yang banyak dan kelemahan yang sedikit berdasarkan hasil penilaian yang telah dibuat. Alternatif yang dipilih hendaklah dilaksanakan dengan cekap dan berkesan melalui pengagihan tugas dan sumber sedia ada dalam organisasi.
PROSES PERANCANGAN

More Related Content

PROSES PERANCANGAN

  • 1. BAB 1 : PENGURUSAN PROSES PERANCANGAN
  • 2. PROSES PERANCANGAN AKTIVITI-AKTIVITI YANG DILAKUKAN OLEH PENGURUS DALAM MERANCANG SESUATU MATLAMAT DAN TINDAKAN DI DALAM SESEBUAH ORGANISASI.
  • 4. Menentukan matlamat dan objektif Proses perancangan bermula dengan menetapkan matlamat umum dan menyeluruh bagi organisasi. Berdasarkan matlamat menyeluruh organisasi, matlamat setiap unit/ bahagian/ jabatan/ cawangan pula akan dibentuk. Matlamat yang dibentuk di setiap peringkat organisasi perlu mempunyai ciri-ciri di bawah:
  • 5. Spesifikasi atau jelas i. Matlamat perlu dinyatakan dengan jelas dan nyata tanpa sebarang keraguan dan kecurigaan. ii. Matlamat yang jelas bermaksud matlamat tersebut perlu menyatakan apa yang diinginkan, mengapa matlamat penting, siapa yang terlibat, di mana matlamat akan dilaksanakan, apa yang diperlukan dan kekangan yang terlibat. Dapat diukur i. Sekiranya satu-satu matlamat tidak dapat diukur, maka agak sukar bagi pengurus dan organisasi mengetahui kemajuan satu-satu rancangan yang diatur.
  • 6. Dapat dicapai i. Matlamat yang baik ialah matlamat yang tidak terlalu sukar atau mustahil untuk dicapai. ii. Matlamat yang terlalu sukar atau mustahil untuk dicapai akan mematikan semangat pekerja, manakala matlamat yang terlalu mudah untuk dicapai akan membosankan pekerja. iii. Oleh itu, matlamat perlu realistik serta sesuai dengan kemampuan dan sumber sedia ada. Mempunyai tempoh masa i. Matlamat yang baik perlu dicapai dalam tempoh tertentu. ii. Dengan adanya tempoh had masa, maka pengurus dan pekerja dapat memikirkan cara terbaik untuk menetapkan apa yang penting dan kurang penting.
  • 7. Relevan i. Seseorang pengurus perlu membentuk matlamat yang sesuai dengan keadaan semasa dan kepentingan organisasi. ii. Contohnya, menyediakan 50 keping roti canai pada pukul 8.00 pagi ialah matlamat yang spesifikasi, dapat diukur, dapat dicapai dan mempunyai tempoh tetapi bagi tugas seorang pengurus bank, matlamat ini tidak relevan dengan bidang tugasnya.
  • 8. Menganalisis persekitaran Pengurus perlu memantau persekitaran luaran dan dalaman organisasi serta membuat premis perancangan berdasarkan maklumat yang diperoleh. Persekitaran luaran organisasi ialah elemen-elemen luar organisasi yang mempengaruhi perjalanan organisasi dan di luar kawalan organisasi. Elemen ini termasuk undang-undang, politik, ekonomi, keadaan industri dan sikap pelanggan. Persekitaran dalaman organisasi ialah elemen-elemen dalam organisasi yang boleh dikawal oleh organisasi. Elemen ini termasuk sumber manusia, sumber kewangan, teknologi pengeluaran, dasar dan falsafah
  • 9. Pengurus perlu menganalisis persekitaran dengan melihat apa yang sedang berlaku dan seterusnya meramal apa yang berlaku sama ada di dalam atau di luar organisasi. Daripad ramalan yang dibuat, pengurus menentukan premis perancangan. Contohnya, jika diramalkan ekonomi dunia akan mengalami kemelesetan yang berpanjangan, maka pengurus perlu merancang strategi dan cara yang boleh dilaksanakan untuk memastikan kelangsungan organisasi dapat diteruskan.
  • 10. Membentuk alternatif tindakan Pengurus perlu menetapkan lebih daripada satu cara untuk mencapai sesuatu matlamat yang telah ditetapkan. Penetapan alternatif tindakan ini pada dasarnya merupakan satu aktiviti membuat keputusan kerana pengurus perlu memilih alternatif tindakan terbaik yang dapat membantu organisasi mencapai matlamt yang ditetapkan. Bagi membantu pengurus membentuk beberapa alternatif tindakan, beberapa teknik dan kaedah seperti teknik Delphi boleh digunakan.
  • 11. Menilai alternatif tindakan Untuk membuat keputusan yang dapat membantu organisasi mencapai matlamat yang ditetapkan, pengurus perlu menilai semua alternatif tindakan yang dibangunkan. Penilaian perlu dibuat dengan melihat kebaikan dan keburukan setiap alternatif tindakan dan bagaimana setiap tindakan tersebut dapat membantu organisasi mencapai matlamat yang ditetapkan. Antara kriteria yang digunakan untuk menilai alternatifalternatif adalah hasil keputusan, risiko dan kemampuan organisasi melaksanakan setiap alternatif
  • 12. Memilih alternatif tindakan Setelah penilaian dilakukan bagi setiap alternatif tindakan, langkah seterusnya adalah memilih alternatif yang terbaik. Sesuatu alternatif yang dipilih haruslah merupakan alternatif yang mempunyai kekuatan yang banyak dan kelemahan yang sedikit berdasarkan hasil penilaian yang telah dibuat. Alternatif yang dipilih hendaklah dilaksanakan dengan cekap dan berkesan melalui pengagihan tugas dan sumber sedia ada dalam organisasi.