ݺߣ

ݺߣShare a Scribd company logo

Canon - bezpieczeństwo danych

•
•
Canon Biznes
Canon Biznes

Analizując systemy chroniące przed utratą danych, wciąż można trafić na poważne luki. Tymczasem, istnieje kilka stosunkowo prostych sposobów pozwalających na podniesienie bezpieczeństwa informacji i dopełnienie wymogów formalnych.

1 of 33
Download to read offline
ZABEZPIECZENIA PRZED UTRATĄ DANYCH RYZYKO I ZGODNOS´C´ Z PRZEPISAMI – SŁABA STRONA FIRMY
Analizując systemy chroniące przed utratą danych, MOZ˙NA ZAUWAZ˙YC´ Z˙E WCIA¸Z˙ ZNAJDUJA¸SIE¸ W NICH POWAZ˙NE LUKI…
JEST NA TO KILKA ZASKAKUJA¸CO PROSTYCH SPOSOBÓW… Tymczasem, jeśli chodzi o efektywniejsze egzekwowanie zasad bezpieczeństwa informacji oraz zarządzanie zgodnością z przepisami,
Pomagamy organizacjom o różnym profilu działalności usprawnić procesy związane z przetwarzaniem informacji – zarówo, w ramach papierowego, jak i cyfrowego obiegu dokumentów. Wykorzystując to doświadczenie, chcielibyśmy podzielić się naszą wiedzą na temat bezpieczeństwa informacji oraz zgodności z przepisami. CZE¸S´C´ 1: LUKI Gdzie znajdują się słabe punkty, które utrudniają Ci egzekwowanie zasad bezpieczeństwa informacji i narażają Cię na ryzyko? CZE¸S´C´ 2: PRAKTYCZNE PRZYKŁADY Jak możesz połączyć automatyzację i zarządzanie informacjami ze swoimi procesami biznesowymi, aby skuteczniej przestrzegać przepisów – i poświęcać na to mniej czasu?
LUKI W SYSTEMACH BEZPIECZEN´STWA DOKUMENTÓW CZE¸S´C´ 1:
25%deklarowanych przypadków naruszenia bezpieczeństwa informacji ma związek z dokumentami papierowymi. DRUKpozostaje słabym ogniwem w wielu organizacjach. SKANOWANIEkolejna potencjalna droga, którą poufne informacje mogą wydostać się poza organizację. Niemal
JAK MOZ˙ESZ CHRONIC´Ć INFORMACJE WYSYŁANE DO DRUKAREK I W NICH PRZECHOWYWANE? Współczesne zaawansowane urządzenia wielofunkcyjne powinny być chronione w takim samym stopniu, jak każde inne.
DYSK TWARDY DRUKARKI można skonfigurować tak, aby wymazywał wydrukowane informacje albo przenosił je do zabezpieczonej pamięci masowej. DZIENNIKI ZADAN´ można ukryć tak, aby nie było widać, jakie dokumenty zostały poprzednio wydrukowane. SKANOWANE DOKUMENTY mogą być chronione hasłami, które ograniczają możliwość ich otwierania, edycji lub druku. TRANSFER INFORMACJI między drukarkami a urządzeniami użytkowników można szyfrować, żeby zapobiec jego przechwyceniu – dotyczy to nie tylko zadań druku, ale też skanowania dokumentów.
JAK ZAPOBIEGAC´ POZOSTAWIANIU POUFNYCH INFORMACJI W DRUKARKACH? Uwierzytelnianie użytkowników pomaga tę lukę uszczelnić. Tylko osoba, która wysłała zadanie druku, może je odebrać, stojąc przy urządzeniu. Można to osiągnąć za pomocą… KARTY MAGNETYCZNEJ KODU LICZBOWEGO ROZPOZNAWANIA LINII PAPILARNYCH KARTY ZBLIZ˙ENIOWEJ
CZY MOZ˙ESZ OKRES´LIC´: Jakie poufne informacje są udostępniane? Kto je udostępnia? Gdzie i w jaki sposób?
PRZY DRUKARKACH I SKANERACH ŚLEDŹ OBIEG DOKUMENTÓW Podpis urządzenia i cyfrowe podpisy użytkowników w plikach PDF pozwalają stwierdzić co, kiedy i z jakiej drukarki albo skanera wysłał konkretny użytkownik. OTRZYMUJ POWIADOMIENIA O SKANOWANIU POUFNYCH INFORMACJI Dzięki optycznemu rozpoznawaniu znaków (OCR) skanery mogą wykrywać zastrzeżone słowa kluczowe w dokumencie – jeśli ktoś go przeskanuje, właściciel procesu otrzyma powiadomienie. KONTROLUJ UPRAWNIENIA DRUKU, SKANOWANIA I WYSYŁANIA DOKUMENTÓW Możesz uniemożliwić niektórym osobom używanie urządzeń do pewnych zadań. Na przykład po to, żeby użytkownicy gościnni nie mogli skanować informacji i wysyłać ich na zewnątrz.
W WIELU DZIAŁACH FIRMY LUB RÓZ˙NYCH MIEJSCACH POZA BIUREM •Jak zagwarantować konsekwentne egzekwowanie zasad bezpieczeństwa? •Scentralizowane zarządzanie drukarkami wielofunkcyjnymi może zapobiec niekontrolowanym zmianom ustawień przez poszczególnych pracowników lub działy.
NIE TYLKO DOKUMENTY PAPIEROWE… Oprogramowanie do zarządzania dokumentami pomaga śledzić dokumenty elektroniczne i kontrolować ich użycie. •Możesz też zmienić uprawnienia dostępu i użytkowania na poziomie serwera – po udostępnieniu dokumentu. •Możesz zdefiniować, komu wolno otwierać, edytować, adnotować i drukować dokumenty przez określenie uprawnień na poziomie pojedynczych osób, grup lub działów – albo akceptować zadania w oparciu o role.
•Dzienniki kontrolne pozwalają stwierdzić, kiedy i jak użytkownicy uzyskują dostęp do plików. Możesz też prześledzić historię wersji, aby wykazać, że dane lub transakcje nie zostały zmienione, podrobione lub sfałszowane. •Możesz też łatwo pokazać, kto poprzednio edytował, akceptował i modyfikował dokumenty, aby uzyskać maksymalną przejrzystość procesów. NIE TYLKO DOKUMENTY PAPIEROWE…
JES´LI NIE MASZ DOSTE¸PU DO NIEKTÓRYCH SPOS´RÓD TYCH FUNKCJI, MOZ˙ESZ BYC´ NARAZ˙ONY NA RYZYKO. Na szczęście, wiele z tych problemów można łatwo rozwiązać.
W ODNIESIENIU DO PROCESÓW BIZNESOWYCH… •Łącząc najlepsze praktyki zarządzania dokumentami z automatyzacją procesów biznesowych, możesz odzyskać kontrolę i znacznie ograniczyć podatność swojej firmy na ryzyko. •Możesz też ograniczyć obłożenie pracowników obowiązkami związanymi z przestrzeganiem przepisówi i pozwolić im skupić sie na tym, na czym znają sie najlepiej.
PRAKTYCZNE PRZYKŁADY CZE¸S´C´ 2:
PŁACENIE DOSTAWCOM Jeśli proces zarządzania zobowiązaniami odbywa się ręcznie i z użyciem papierowych dokumentów, tracimy nad nim kontrolę, a ryzyko naruszenia przepisów i obciążenie pracą stają się coraz większe. BŁE¸DY Ręczne odczytywanie i przenoszenie danych z faktur prowadzi do pomyłek. MAŁA PRZEJRZYSTOS´C´ Trudny dostęp do ścieżek audytu. Częściowy lub całkowity brak zarchiwizowanych danych. STRACONY CZAS Więcej pracy związanej z rozstrzyganiem sporów i odpowiadaniem na zapytania.
25% 58%firm gubi przynajmniej 5% faktur1 . systemów AP nie jest bezpośrednio podłączonych do systemów zarządzania treścią1 .1 Solutions for Finance Departments, Canon/RS Consulting, 2011
PŁACENIE DOSTAWCOM Dobrze zaprojektowane, zautomatyzowane rozwiązanie może zwiększyć szybkość i efektywność procesu – a zarazem polepszyć zarządzanie informacjami biznesowymi i zgodność z przepisami. Wiele lokalizacji Automatyczne wyodrębnianie danych z faktur papierowych i elektronicznych Pełna synchronizacja z systemem ERP Faktury przekształcone w postać cyfrową, poindeksowane i bezpiecznie przechowywane Wiele formatów Wiele urządzeń przechwytujących
PŁACENIE DOSTAWCOM Korzyści: •Poprzez automatyzację tego procesu organizacja może ograniczyć liczbę błędów spowodowanych ręcznym wprowadzaniem danych •Ponieważ można efektywniej śledzić faktury i dokumentacje pomocniczą, organizacja zyskuje bardziej przejrzystą, przeszukiwalną ścieżkę audytu •Bezpieczne przechowywanie i kontrola dostępu do dokumentów cyfrowych gwarantuje pełną zgodność z przepisami.
ROZLICZENIA Z KLIENTAMI Sposób, w jaki wystawiasz faktury klientom, również może grozić naruszeniem przepisów: •Brak gwarancji, że wszystkie niezbędne dane zostały zarchiwizowane do celów raportowania i retencji •Niepełny dostęp do informacji z faktury •Ograniczona integralność danych na ścieżkach audytu •Wyzwania związane z dopełnieniem formalnych standardów w zakresie fakturowania przepisowych norm fakturowania.
30godz. to szacowany czas, który firmy poświęcają co miesiąc na ręczne tworzenie faktur dla klientów za pomocą oprogramowania do edycji tekstu1 . 1 Canon/KAE Market Research, 2014
GENEROWANIE FAKTUR Automatyzacja procesów i cyfrowa archiwizacja mogą uszczelnić luki w zabezpieczeniach oraz usprawnić rozliczenia z klientami: Możliwość przyznawania dostępu do informacji z faktur tylko upoważnionemu personelowi (przez zarządzanie uprawnieniami dostępu) Stworzenie wiarygodnych ścieżek audytu oraz śledzenie faktur – jasny obraz tego, co zostało zmienione, przez kogo i dlaczego Możliwość wykazania, że konsekwentnie przestrzegano wewnętrznych zasad oraz wymagań regulacyjnych Większe możliwości monitorowania i raportowania faktur wystawianych klientom.
INFORMACJE PRZYCHODZA¸CE – W DZIALE POCZTOWYM Dlaczego dział pocztowy odgrywa kluczową rolę w ograniczaniu ryzyka i utrzymaniu zgodności z przepisami? POMYŚL O PRZYCHODZĄCYCH INFORMACJACH, TAKICH JAK: Formularze, zamówienia, kwity, listy od pracowników, certyfikaty, faktury dostawców. TERAZ POMYŚL O WYZWANIACH: Brak kontroli nad dystrybucją poczty i dostępem do informacji. Problemy z zachowaniem poufności. Trudności z przestrzeganiem wewnętrznych zasad lub prawnych regulacji dotyczących klasyfikowania i retencji dokumentów.
Większe możliwości w zakresie przeszukiwania i udostępniania dokumentów biznesowych to podstawowa motywacja do inwestycji w rozwiązania do skanowania i przechwytywania danych1 . 1 AIIM Report, The Paper Free Office, 2012 # 1
INFORMACJE PRZYCHODZA¸CE W DZIALE POCZTOWYM Cyfrowy dział pocztowy oferuje zautomatyzowane rozwiązanie tych problemów. Przekształca przychodzące dokumenty w format cyfrowy i może zintegrować je z systemem zarządzania dokumentami, kierując je bezpośrednio do odpowiednich osób, folderów lub działów.
Odbieranie i sortowanie Dystrybucja Działania odbiorcy Archiwizacja Automatyczne wyodrębnianie danych Automatyczne przekierowywanie poczty Powiadomienie jednym kliknięciem Selektywna archiwizacja elektroniczna Weryfikacja nadawcy Powiadamianie odbiorcy Filtrowanie i określanie priorytetów Bezpieczne przechowywanie dokumentów Szybka i dokładna klasyfikacja Widoczność statusu Łatwe udostępnianie i edycja Szybkie wyszukiwanie i pobieranie INFORMACJE PRZYCHODZA¸CE – W DZIALE POCZTOWYM
Korzyści: •Cała przychodząca poczta jest bezpiecznie przechowywana w postaci elektronicznej, zgodnie z wewnętrznymi i prawnymi wymogami w zakresie nadzoru nad informacją •Dostęp do poufnej poczty jest kontrolowany dzięki możliwości przyznawania różnych poziomów uprawnień •Identyfikowalność poczty podlega ścisłej kontroli, od chwili odebrania informacji, do jej przetworzenia przez użytkownika końcowego w dziale biznesowym INFORMACJE PRZYCHODZA¸CE – W DZIALE POCZTOWYM
TO TYLKO KILKA PRZYKŁADÓW…
ZWRÓC´ UWAGE¸ NA INNE DZIEDZINY Ale podobne zagrożenia i możliwości występują w szerokiej gamie procesów biznesowych, które wymagają intensywnej pracy z dokumentami. Pozyskiwanie klientów, otwieranie kont, przetwarzanie formularzy Dowody dostaw i dokumentacja logistyczna Rejestrowanie pacjentów i zarządzanie aktami medycznymi Zarządzanie kadrami, polisami, kontraktami
POROZMAWIAJ Z NAMI... Pomagamy organizacjom różnej wielkości i o różnym profilu działalności efektywniej, produktywniej i bezpiecznej pracować z dokumentami. Zaczynając od prostych rozwiązań związanych z dostępem do dokumentów, a kończąc na bardziej wyspecjalizowanym zarządzaniu procesami biznesowymi oraz ochronie przed utratą danych - możemy pomóc Ci zachować kontrolę nad ryzykiem oraz zgodnością z przepisami.
© Canon Europa N.V. 2015 wejdź na www.canon.pl/business-bytes/ Zachęcamy do kontaktu z naszym przedstawicielem: Wojciech Wyszyński SalesBusiness Development Manager Canon Business Services Canon Polska Tel. +48 22 500 21 44 E-mail: wojciech.wyszynski@canon.pl

More Related Content

Canon - bezpieczeństwo danych

  • 1. ZABEZPIECZENIA PRZED UTRATĄ DANYCH RYZYKO I ZGODNOS´C´ Z PRZEPISAMI – SŁABA STRONA FIRMY
  • 2. Analizując systemy chroniące przed utratą danych, MOZ˙NA ZAUWAZ˙YC´ Z˙E WCIA¸Z˙ ZNAJDUJA¸SIE¸ W NICH POWAZ˙NE LUKI…
  • 3. JEST NA TO KILKA ZASKAKUJA¸CO PROSTYCH SPOSOBÓW… Tymczasem, jeśli chodzi o efektywniejsze egzekwowanie zasad bezpieczeństwa informacji oraz zarządzanie zgodnością z przepisami,
  • 4. Pomagamy organizacjom o różnym profilu działalności usprawnić procesy związane z przetwarzaniem informacji – zarówo, w ramach papierowego, jak i cyfrowego obiegu dokumentów. Wykorzystując to doświadczenie, chcielibyśmy podzielić się naszą wiedzą na temat bezpieczeństwa informacji oraz zgodności z przepisami. CZE¸S´C´ 1: LUKI Gdzie znajdują się słabe punkty, które utrudniają Ci egzekwowanie zasad bezpieczeństwa informacji i narażają Cię na ryzyko? CZE¸S´C´ 2: PRAKTYCZNE PRZYKŁADY Jak możesz połączyć automatyzację i zarządzanie informacjami ze swoimi procesami biznesowymi, aby skuteczniej przestrzegać przepisów – i poświęcać na to mniej czasu?
  • 6. 25%deklarowanych przypadków naruszenia bezpieczeństwa informacji ma związek z dokumentami papierowymi. DRUKpozostaje słabym ogniwem w wielu organizacjach. SKANOWANIEkolejna potencjalna droga, którą poufne informacje mogą wydostać się poza organizację. Niemal
  • 7. JAK MOZ˙ESZ CHRONIC´Ć INFORMACJE WYSYŁANE DO DRUKAREK I W NICH PRZECHOWYWANE? Współczesne zaawansowane urządzenia wielofunkcyjne powinny być chronione w takim samym stopniu, jak każde inne.
  • 8. DYSK TWARDY DRUKARKI można skonfigurować tak, aby wymazywał wydrukowane informacje albo przenosił je do zabezpieczonej pamięci masowej. DZIENNIKI ZADAN´ można ukryć tak, aby nie było widać, jakie dokumenty zostały poprzednio wydrukowane. SKANOWANE DOKUMENTY mogą być chronione hasłami, które ograniczają możliwość ich otwierania, edycji lub druku. TRANSFER INFORMACJI między drukarkami a urządzeniami użytkowników można szyfrować, żeby zapobiec jego przechwyceniu – dotyczy to nie tylko zadań druku, ale też skanowania dokumentów.
  • 9. JAK ZAPOBIEGAC´ POZOSTAWIANIU POUFNYCH INFORMACJI W DRUKARKACH? Uwierzytelnianie użytkowników pomaga tę lukę uszczelnić. Tylko osoba, która wysłała zadanie druku, może je odebrać, stojąc przy urządzeniu. Można to osiągnąć za pomocą… KARTY MAGNETYCZNEJ KODU LICZBOWEGO ROZPOZNAWANIA LINII PAPILARNYCH KARTY ZBLIZ˙ENIOWEJ
  • 10. CZY MOZ˙ESZ OKRES´LIC´: Jakie poufne informacje są udostępniane? Kto je udostępnia? Gdzie i w jaki sposób?
  • 11. PRZY DRUKARKACH I SKANERACH ŚLEDŹ OBIEG DOKUMENTÓW Podpis urządzenia i cyfrowe podpisy użytkowników w plikach PDF pozwalają stwierdzić co, kiedy i z jakiej drukarki albo skanera wysłał konkretny użytkownik. OTRZYMUJ POWIADOMIENIA O SKANOWANIU POUFNYCH INFORMACJI Dzięki optycznemu rozpoznawaniu znaków (OCR) skanery mogą wykrywać zastrzeżone słowa kluczowe w dokumencie – jeśli ktoś go przeskanuje, właściciel procesu otrzyma powiadomienie. KONTROLUJ UPRAWNIENIA DRUKU, SKANOWANIA I WYSYŁANIA DOKUMENTÓW Możesz uniemożliwić niektórym osobom używanie urządzeń do pewnych zadań. Na przykład po to, żeby użytkownicy gościnni nie mogli skanować informacji i wysyłać ich na zewnątrz.
  • 12. W WIELU DZIAŁACH FIRMY LUB RÓZ˙NYCH MIEJSCACH POZA BIUREM •Jak zagwarantować konsekwentne egzekwowanie zasad bezpieczeństwa? •Scentralizowane zarządzanie drukarkami wielofunkcyjnymi może zapobiec niekontrolowanym zmianom ustawień przez poszczególnych pracowników lub działy.
  • 13. NIE TYLKO DOKUMENTY PAPIEROWE… Oprogramowanie do zarządzania dokumentami pomaga śledzić dokumenty elektroniczne i kontrolować ich użycie. •Możesz też zmienić uprawnienia dostępu i użytkowania na poziomie serwera – po udostępnieniu dokumentu. •Możesz zdefiniować, komu wolno otwierać, edytować, adnotować i drukować dokumenty przez określenie uprawnień na poziomie pojedynczych osób, grup lub działów – albo akceptować zadania w oparciu o role.
  • 14. •Dzienniki kontrolne pozwalają stwierdzić, kiedy i jak użytkownicy uzyskują dostęp do plików. Możesz też prześledzić historię wersji, aby wykazać, że dane lub transakcje nie zostały zmienione, podrobione lub sfałszowane. •Możesz też łatwo pokazać, kto poprzednio edytował, akceptował i modyfikował dokumenty, aby uzyskać maksymalną przejrzystość procesów. NIE TYLKO DOKUMENTY PAPIEROWE…
  • 15. JES´LI NIE MASZ DOSTE¸PU DO NIEKTÓRYCH SPOS´RÓD TYCH FUNKCJI, MOZ˙ESZ BYC´ NARAZ˙ONY NA RYZYKO. Na szczęście, wiele z tych problemów można łatwo rozwiązać.
  • 16. W ODNIESIENIU DO PROCESÓW BIZNESOWYCH… •Łącząc najlepsze praktyki zarządzania dokumentami z automatyzacją procesów biznesowych, możesz odzyskać kontrolę i znacznie ograniczyć podatność swojej firmy na ryzyko. •Możesz też ograniczyć obłożenie pracowników obowiązkami związanymi z przestrzeganiem przepisówi i pozwolić im skupić sie na tym, na czym znają sie najlepiej.
  • 18. PŁACENIE DOSTAWCOM Jeśli proces zarządzania zobowiązaniami odbywa się ręcznie i z użyciem papierowych dokumentów, tracimy nad nim kontrolę, a ryzyko naruszenia przepisów i obciążenie pracą stają się coraz większe. BŁE¸DY Ręczne odczytywanie i przenoszenie danych z faktur prowadzi do pomyłek. MAŁA PRZEJRZYSTOS´C´ Trudny dostęp do ścieżek audytu. Częściowy lub całkowity brak zarchiwizowanych danych. STRACONY CZAS Więcej pracy związanej z rozstrzyganiem sporów i odpowiadaniem na zapytania.
  • 19. 25% 58%firm gubi przynajmniej 5% faktur1 . systemów AP nie jest bezpośrednio podłączonych do systemów zarządzania treścią1 .1 Solutions for Finance Departments, Canon/RS Consulting, 2011
  • 20. PŁACENIE DOSTAWCOM Dobrze zaprojektowane, zautomatyzowane rozwiązanie może zwiększyć szybkość i efektywność procesu – a zarazem polepszyć zarządzanie informacjami biznesowymi i zgodność z przepisami. Wiele lokalizacji Automatyczne wyodrębnianie danych z faktur papierowych i elektronicznych Pełna synchronizacja z systemem ERP Faktury przekształcone w postać cyfrową, poindeksowane i bezpiecznie przechowywane Wiele formatów Wiele urządzeń przechwytujących
  • 21. PŁACENIE DOSTAWCOM Korzyści: •Poprzez automatyzację tego procesu organizacja może ograniczyć liczbę błędów spowodowanych ręcznym wprowadzaniem danych •Ponieważ można efektywniej śledzić faktury i dokumentacje pomocniczą, organizacja zyskuje bardziej przejrzystą, przeszukiwalną ścieżkę audytu •Bezpieczne przechowywanie i kontrola dostępu do dokumentów cyfrowych gwarantuje pełną zgodność z przepisami.
  • 22. ROZLICZENIA Z KLIENTAMI Sposób, w jaki wystawiasz faktury klientom, również może grozić naruszeniem przepisów: •Brak gwarancji, że wszystkie niezbędne dane zostały zarchiwizowane do celów raportowania i retencji •Niepełny dostęp do informacji z faktury •Ograniczona integralność danych na ścieżkach audytu •Wyzwania związane z dopełnieniem formalnych standardów w zakresie fakturowania przepisowych norm fakturowania.
  • 23. 30godz. to szacowany czas, który firmy poświęcają co miesiąc na ręczne tworzenie faktur dla klientów za pomocą oprogramowania do edycji tekstu1 . 1 Canon/KAE Market Research, 2014
  • 24. GENEROWANIE FAKTUR Automatyzacja procesów i cyfrowa archiwizacja mogą uszczelnić luki w zabezpieczeniach oraz usprawnić rozliczenia z klientami: Możliwość przyznawania dostępu do informacji z faktur tylko upoważnionemu personelowi (przez zarządzanie uprawnieniami dostępu) Stworzenie wiarygodnych ścieżek audytu oraz śledzenie faktur – jasny obraz tego, co zostało zmienione, przez kogo i dlaczego Możliwość wykazania, że konsekwentnie przestrzegano wewnętrznych zasad oraz wymagań regulacyjnych Większe możliwości monitorowania i raportowania faktur wystawianych klientom.
  • 25. INFORMACJE PRZYCHODZA¸CE – W DZIALE POCZTOWYM Dlaczego dział pocztowy odgrywa kluczową rolę w ograniczaniu ryzyka i utrzymaniu zgodności z przepisami? POMYŚL O PRZYCHODZĄCYCH INFORMACJACH, TAKICH JAK: Formularze, zamówienia, kwity, listy od pracowników, certyfikaty, faktury dostawców. TERAZ POMYŚL O WYZWANIACH: Brak kontroli nad dystrybucją poczty i dostępem do informacji. Problemy z zachowaniem poufności. Trudności z przestrzeganiem wewnętrznych zasad lub prawnych regulacji dotyczących klasyfikowania i retencji dokumentów.
  • 26. Większe możliwości w zakresie przeszukiwania i udostępniania dokumentów biznesowych to podstawowa motywacja do inwestycji w rozwiązania do skanowania i przechwytywania danych1 . 1 AIIM Report, The Paper Free Office, 2012 # 1
  • 27. INFORMACJE PRZYCHODZA¸CE W DZIALE POCZTOWYM Cyfrowy dział pocztowy oferuje zautomatyzowane rozwiązanie tych problemów. Przekształca przychodzące dokumenty w format cyfrowy i może zintegrować je z systemem zarządzania dokumentami, kierując je bezpośrednio do odpowiednich osób, folderów lub działów.
  • 28. Odbieranie i sortowanie Dystrybucja Działania odbiorcy Archiwizacja Automatyczne wyodrębnianie danych Automatyczne przekierowywanie poczty Powiadomienie jednym kliknięciem Selektywna archiwizacja elektroniczna Weryfikacja nadawcy Powiadamianie odbiorcy Filtrowanie i określanie priorytetów Bezpieczne przechowywanie dokumentów Szybka i dokładna klasyfikacja Widoczność statusu Łatwe udostępnianie i edycja Szybkie wyszukiwanie i pobieranie INFORMACJE PRZYCHODZA¸CE – W DZIALE POCZTOWYM
  • 29. Korzyści: •Cała przychodząca poczta jest bezpiecznie przechowywana w postaci elektronicznej, zgodnie z wewnętrznymi i prawnymi wymogami w zakresie nadzoru nad informacją •Dostęp do poufnej poczty jest kontrolowany dzięki możliwości przyznawania różnych poziomów uprawnień •Identyfikowalność poczty podlega ścisłej kontroli, od chwili odebrania informacji, do jej przetworzenia przez użytkownika końcowego w dziale biznesowym INFORMACJE PRZYCHODZA¸CE – W DZIALE POCZTOWYM
  • 31. ZWRÓC´ UWAGE¸ NA INNE DZIEDZINY Ale podobne zagrożenia i możliwości występują w szerokiej gamie procesów biznesowych, które wymagają intensywnej pracy z dokumentami. Pozyskiwanie klientów, otwieranie kont, przetwarzanie formularzy Dowody dostaw i dokumentacja logistyczna Rejestrowanie pacjentów i zarządzanie aktami medycznymi Zarządzanie kadrami, polisami, kontraktami
  • 32. POROZMAWIAJ Z NAMI... Pomagamy organizacjom różnej wielkości i o różnym profilu działalności efektywniej, produktywniej i bezpiecznej pracować z dokumentami. Zaczynając od prostych rozwiązań związanych z dostępem do dokumentów, a kończąc na bardziej wyspecjalizowanym zarządzaniu procesami biznesowymi oraz ochronie przed utratą danych - możemy pomóc Ci zachować kontrolę nad ryzykiem oraz zgodnością z przepisami.
  • 33. © Canon Europa N.V. 2015 wejdź na www.canon.pl/business-bytes/ Zachęcamy do kontaktu z naszym przedstawicielem: Wojciech Wyszyński SalesBusiness Development Manager Canon Business Services Canon Polska Tel. +48 22 500 21 44 E-mail: wojciech.wyszynski@canon.pl