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Ztravel software trasferte_note_spese

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Zucchetti Software srl
Zucchetti Software srl

Completamente in tecnologia web, ZTravel è la soluzione Zucchetti che permette di ottimizzare l'intero processo di gestione delle trasferte e note spese: semplifica i processi di comunicazione, favorisce la collaborazione, aumenta la produttività di tutti i settori coinvolti, riduce notevolmente i costi di gestione e migliora l'efficienza dei processi. ZTravel è una soluzione innovativa per il governo dell'intero processo di gestione delle trasferte: pre-travel, on-travel, post-travel, analisi. La struttura modulare della soluzione, inoltre, permette di configurare il software in base alle specifiche esigenze dell'azienda e dell'organizzazione.

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FAI VOLARE IL TUO BUSINESS NON I COSTI DELLE TRASFERTE!
Un processo ad alta complessità… perché prevede molte attività correlate IL PROCESSO DI BUSINESS TRAVEL 1 2 3 4 Richiesta Autorizzazione Prenotazioni Registrazione contabile nota spesa Liquidazione rimborsi Viaggio Spesa sostenuta Raccolta giustificativi Nota spese Controllo Approvazione
Un processo ad alta complessità… perché coinvolge innumerevoli funzioni aziendali IL PROCESSO DI BUSINESS TRAVEL direzione hr organizzazione ufficio acquisti ufficio viaggi finanza e controllo responsabili logistica sistemi informativi amministrazione
Un processo ad alta complessità… perché coinvolge anche soggetti esterni all’azienda IL PROCESSO DI BUSINESS TRAVEL Compagnie aeree Agenzie di viaggio Produttori di tool e servizi Strutture alberghiere Consulenti esterni
5 FINO AL 3° POSTO SUL BILANCIO AZIENDALE UNA VOCE DI SPESA RILEVANTE Oxford Economics + 6,6% NEGLI STATI UNITI + 5,1% IN EUROPA
QUALE EFFICIENZA? • CARTA: sistema paperless che garantisce l’affidabilità dei dati Ottimizzare la gestione delle trasferte genera RISPARMI di sicuro interesse economico e nel complesso dell’azienda • DENARO: recupero immediato dell’IVA detraibile • TEMPO: meno costi indiretti di gestione
FAI VOLARE IL TUO BUSINESS NON I COSTI DELLE TRASFERTE!
PRE-TRAVEL Pianificazione della trasferta Prenotazione mezzi di trasporto/hotel Autorizzazione alla trasferta Gestione anticipi
ON-TRAVEL Inserimento offline spese sostenute direttamente da dispositivi mobile
POST-TRAVEL Compilazione guidata della nota spese Acquisizione pagamenti elettronici Liquidazione automatizzata dei rimborsi Gestione dei flussi di contabilizzazione
ANALISI Monitoraggio processo di trasferta Analisi e valutazioni sui costi Supporto alle decisioni
sviluppata completamente in tecnologia web multicompany multivaluta multilingua BUSINESS TRAVEL A 360° gestione fiscalità estere
MODULI AGGIUNTIVI (arricchimento funzionale) MODULI PRINCIPALI (indipendenti) PORTALE anagrafica e servizi comuni BUSINESS TRAVEL A 360°
acquisizione dei titoli di viaggio (biglietti e prenotazioni) richiesta biglietti di viaggio e prenotazione hotel aggiornata in tempo reale grazie all’integrazione con l'agenzia di viaggio tramite protocolli web services integrazione con self-booking tool richiesta e gestione anticipi per cassa o per bonifico TRASFERTE Pianificazione ottimale della trasferta dal dipendente a tutti i soggetti coinvolti rispetto dei tempi grazie a un sistema di notifiche automatiche
definizione del budget di trasferta in base a commessa, centro di costo, tipologia di trasferta multicompany: gestione di più travel policy contemporaneamente controllo dei costi in base alla travel policy già in fase di richiesta TRASFERTE Una risposta per tutti, qualunque sia la travel policy aziendale strumento a supporto alle politiche di cost saving secondo la travel policy
prenotazioni a seguito di e-mail strutturate o fornendo l’accesso alla soluzione documenti di trasferta archiviati in automatico nel Dossier Trasferta dell’utente acquisizione automatica delle fatture in nota spese TRASFERTE Collaborare con le agenzie di viaggio non è mai stato così facile!
liquidazione diretta e automatica dei rimborsi su conto corrente/cassa/cedolino documenti riepilogativi e registri sezionali IVA relativi alle spese con fattura predisposizione della distinta rimborsi trasmissione dati riepilogativi dei rimborsi ai fini LUL (Libro Unico del Lavoro) NOTE SPESE contabilizzazione delle spese sostenute in trasferta …perché gestire le note spese non deve essere una spesa!
gestione parametrica riconoscimento indennità e diarie gestione parametrica voci di spesa e massimali gestione parametrica rimborso percorrenze stradali NOTE SPESE Note spese più veloci con una gestione… su misura! possibilità di differenziare i trattamenti fiscali in ciascun paese
percorrenze stradali con la possibilità di acquisire automaticamente da Google Maps le distanze per ciascuna tratta inserita dall’utente estremi della trasferta (località di partenza/arrivo, orari, ecc.) voci di spesa con possibilità di definire valuta, modalità di pagamento e tipologia di documento (ricevuta, fattura, ecc.) copia dei documenti, automaticamente archiviati nel Dossier Trasferta (DMS) NOTE SPESE I dati che l’utente può gestire in sede di compilazione della nota spese: riferimenti contabili (commessa, centro di costo, cliente, ecc.) gestione di diversi anticipi in più valute
MODULI AGGIUNTIVI Pagamenti elettronici Prenotazione auto aziendali Booking Gestione da mobile Analisi
fatture schede carburante (fuel card) il flusso delle carte di credito aziendali fatture delle agenzie di viaggio fatture telepass PAGAMENTI ELETTRONICI Il modulo per acquisire direttamente in nota spese:
PRENOTAZIONE VEICOLI AZIENDALI Il modulo che consente una gestione efficiente del pool di automezzi aziendali gestione per azienda o per filiale cruscotto con automezzi, disponibilità, prenotazioni e periodi di manutenzione prenotazione in completa autonomia del dipendente, in alternativa definizione di un utente gestore gestione storico delle prenotazioni per assegnazione multe
possibilità di aggiungere hotel con convenzioni in essere con l’azienda self-booking tool: il dipendente può provvedere di persona alla prenotazione ricerca secondo i criteri definiti dalla travel policy aziendale ricerca per variabili di prezzo, categorie e catene alberghiere BOOKING Un servizio completo e customizzabile per la prenotazione degli hotel.
App disponibile per iOS e Android ottimizzazione dei tempi con la registrazione delle spese applicazione per smartphone e tablet, anche in assenza di connessione dati sincronizzazione e import automatico delle voci di spesa nel modulo Note Spese GESTIONE DA MOBILE Rendicontazione delle spese in mobilità: click, fatto!
possibilità di allegare fotografia del giustificativo, per velocizzare le fasi di controllo della nota spese icone delle voci di spesa parametrizzabili scelta tipologia di documento: fattura o ricevuta fiscale scelta tipo di pagamento e valuta GESTIONE DA MOBILE
dashboard dinamici, grafici a torta, istogrammi, cruscotti di approfondimento… informazioni contestualizzate, strutturate e integrate nell’applicativo ZTravel evidenza immediata su trend, costi e raggiungimento degli obiettivi supporto decisionale per gli uffici coinvolti e il management ANALISI Business Analytics sui costi di trasferta per prendere la giusta… direzione!
ammontare dell’IVA recuperata superamento di eventuali massimali costi di trasferta per destinazione, voci di spesa costi per cliente, commesse, dipendente, divisione… chilometri percorsi per utilizzatore, per autovettura… ANALISI
Dematerializzare il processo di business travel si può riduzione dei costi firma elettronica della distinta di rimborso Document Management System per conservare elettronicamente la documentazione cartacea comunicazione azienda-dipendente completamente digitalizzata PAPERLESS OFFICE
PERCHE’ SCEGLIERE ZTRAVEL?
• integrato: ZTravel dialoga nativamente con gli applicativi Zucchetti e si interfaccia con le soluzioni di altre software house • flessibile: ZTravel è disponibile sia in Licenza d’uso sia in Cloud PERCHE’ ZTRAVEL?
31 RICONOSCIMENTI Report “What You Need to Know Before Choosing a Travel Expense Management Solution” Marzo 2014 Zucchetti annoverata da Gartner tra gli 8 principali vendor a livello mondiale di applicazioni ERP e HR integrate con soluzioni di Travel Management.
32 RICONOSCIMENTI ZTravel Zucchetti premiato come “miglior sistema di gestione delle note spese” all’Italian Mission Awards 2015
ADATTO A TUTTE LE ESIGENZE Più di 450 aziende hanno scelto ZTravel. Eccone alcune! Toyota Motor Italia Honda Italia Industriale Hyundai FAAC Cartiera Lucchese Puma Bialetti Industrie Clementoni Sony Music Entertainment Bose Galbusera Granarolo Muller Martini Carapelli Firenze Parmacotto Cameo Rigamonti Salumificio Coca Cola HBC Italia Fileni Poltrona Frau Missoni Patrizia Pepe Porsche Credit Suisse Banca Pop. di Milano Fed. BCC Emilia Romagna Banco Santander ICCREA Axa Banca di San Marino MANIFATTURIERO ALIMENTARE LUSSO FINANZASERVIZI Randstad Group Fininvest Gestione Servizi Virgin Active Snai Sodexo The Space Cinema Cerved Group RDS Markas Manutencoop Autostrade per l’Italia ISTITUZIONI Confcommercio Autorità Garante Concorrenza Ist. Naz. Geofisica e Vulcanologia Università Cattolica Milano TERZO SETTORE Fondazione Telethon Soleterre GDO & RETAIL Penny Market Avanzi Holding Stefanel
www.ztravelzucchetti.it SCOPRI DI PIU’ SUL SITO DEDICATO
FAI VOLARE IL TUO BUSINESS NON I COSTI DELLE TRASFERTE!

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Ztravel software trasferte_note_spese

  • 1. FAI VOLARE IL TUO BUSINESS NON I COSTI DELLE TRASFERTE!
  • 2. Un processo ad alta complessità… perché prevede molte attività correlate IL PROCESSO DI BUSINESS TRAVEL 1 2 3 4 Richiesta Autorizzazione Prenotazioni Registrazione contabile nota spesa Liquidazione rimborsi Viaggio Spesa sostenuta Raccolta giustificativi Nota spese Controllo Approvazione
  • 3. Un processo ad alta complessità… perché coinvolge innumerevoli funzioni aziendali IL PROCESSO DI BUSINESS TRAVEL direzione hr organizzazione ufficio acquisti ufficio viaggi finanza e controllo responsabili logistica sistemi informativi amministrazione
  • 4. Un processo ad alta complessità… perché coinvolge anche soggetti esterni all’azienda IL PROCESSO DI BUSINESS TRAVEL Compagnie aeree Agenzie di viaggio Produttori di tool e servizi Strutture alberghiere Consulenti esterni
  • 5. 5 FINO AL 3° POSTO SUL BILANCIO AZIENDALE UNA VOCE DI SPESA RILEVANTE Oxford Economics + 6,6% NEGLI STATI UNITI + 5,1% IN EUROPA
  • 6. QUALE EFFICIENZA? • CARTA: sistema paperless che garantisce l’affidabilità dei dati Ottimizzare la gestione delle trasferte genera RISPARMI di sicuro interesse economico e nel complesso dell’azienda • DENARO: recupero immediato dell’IVA detraibile • TEMPO: meno costi indiretti di gestione
  • 7. FAI VOLARE IL TUO BUSINESS NON I COSTI DELLE TRASFERTE!
  • 8. PRE-TRAVEL Pianificazione della trasferta Prenotazione mezzi di trasporto/hotel Autorizzazione alla trasferta Gestione anticipi
  • 9. ON-TRAVEL Inserimento offline spese sostenute direttamente da dispositivi mobile
  • 10. POST-TRAVEL Compilazione guidata della nota spese Acquisizione pagamenti elettronici Liquidazione automatizzata dei rimborsi Gestione dei flussi di contabilizzazione
  • 11. ANALISI Monitoraggio processo di trasferta Analisi e valutazioni sui costi Supporto alle decisioni
  • 12. sviluppata completamente in tecnologia web multicompany multivaluta multilingua BUSINESS TRAVEL A 360° gestione fiscalità estere
  • 13. MODULI AGGIUNTIVI (arricchimento funzionale) MODULI PRINCIPALI (indipendenti) PORTALE anagrafica e servizi comuni BUSINESS TRAVEL A 360°
  • 14. acquisizione dei titoli di viaggio (biglietti e prenotazioni) richiesta biglietti di viaggio e prenotazione hotel aggiornata in tempo reale grazie all’integrazione con l'agenzia di viaggio tramite protocolli web services integrazione con self-booking tool richiesta e gestione anticipi per cassa o per bonifico TRASFERTE Pianificazione ottimale della trasferta dal dipendente a tutti i soggetti coinvolti rispetto dei tempi grazie a un sistema di notifiche automatiche
  • 15. definizione del budget di trasferta in base a commessa, centro di costo, tipologia di trasferta multicompany: gestione di più travel policy contemporaneamente controllo dei costi in base alla travel policy già in fase di richiesta TRASFERTE Una risposta per tutti, qualunque sia la travel policy aziendale strumento a supporto alle politiche di cost saving secondo la travel policy
  • 16. prenotazioni a seguito di e-mail strutturate o fornendo l’accesso alla soluzione documenti di trasferta archiviati in automatico nel Dossier Trasferta dell’utente acquisizione automatica delle fatture in nota spese TRASFERTE Collaborare con le agenzie di viaggio non è mai stato così facile!
  • 17. liquidazione diretta e automatica dei rimborsi su conto corrente/cassa/cedolino documenti riepilogativi e registri sezionali IVA relativi alle spese con fattura predisposizione della distinta rimborsi trasmissione dati riepilogativi dei rimborsi ai fini LUL (Libro Unico del Lavoro) NOTE SPESE contabilizzazione delle spese sostenute in trasferta …perché gestire le note spese non deve essere una spesa!
  • 18. gestione parametrica riconoscimento indennità e diarie gestione parametrica voci di spesa e massimali gestione parametrica rimborso percorrenze stradali NOTE SPESE Note spese più veloci con una gestione… su misura! possibilità di differenziare i trattamenti fiscali in ciascun paese
  • 19. percorrenze stradali con la possibilità di acquisire automaticamente da Google Maps le distanze per ciascuna tratta inserita dall’utente estremi della trasferta (località di partenza/arrivo, orari, ecc.) voci di spesa con possibilità di definire valuta, modalità di pagamento e tipologia di documento (ricevuta, fattura, ecc.) copia dei documenti, automaticamente archiviati nel Dossier Trasferta (DMS) NOTE SPESE I dati che l’utente può gestire in sede di compilazione della nota spese: riferimenti contabili (commessa, centro di costo, cliente, ecc.) gestione di diversi anticipi in più valute
  • 20. MODULI AGGIUNTIVI Pagamenti elettronici Prenotazione auto aziendali Booking Gestione da mobile Analisi
  • 21. fatture schede carburante (fuel card) il flusso delle carte di credito aziendali fatture delle agenzie di viaggio fatture telepass PAGAMENTI ELETTRONICI Il modulo per acquisire direttamente in nota spese:
  • 22. PRENOTAZIONE VEICOLI AZIENDALI Il modulo che consente una gestione efficiente del pool di automezzi aziendali gestione per azienda o per filiale cruscotto con automezzi, disponibilità, prenotazioni e periodi di manutenzione prenotazione in completa autonomia del dipendente, in alternativa definizione di un utente gestore gestione storico delle prenotazioni per assegnazione multe
  • 23. possibilità di aggiungere hotel con convenzioni in essere con l’azienda self-booking tool: il dipendente può provvedere di persona alla prenotazione ricerca secondo i criteri definiti dalla travel policy aziendale ricerca per variabili di prezzo, categorie e catene alberghiere BOOKING Un servizio completo e customizzabile per la prenotazione degli hotel.
  • 24. App disponibile per iOS e Android ottimizzazione dei tempi con la registrazione delle spese applicazione per smartphone e tablet, anche in assenza di connessione dati sincronizzazione e import automatico delle voci di spesa nel modulo Note Spese GESTIONE DA MOBILE Rendicontazione delle spese in mobilità: click, fatto!
  • 25. possibilità di allegare fotografia del giustificativo, per velocizzare le fasi di controllo della nota spese icone delle voci di spesa parametrizzabili scelta tipologia di documento: fattura o ricevuta fiscale scelta tipo di pagamento e valuta GESTIONE DA MOBILE
  • 26. dashboard dinamici, grafici a torta, istogrammi, cruscotti di approfondimento… informazioni contestualizzate, strutturate e integrate nell’applicativo ZTravel evidenza immediata su trend, costi e raggiungimento degli obiettivi supporto decisionale per gli uffici coinvolti e il management ANALISI Business Analytics sui costi di trasferta per prendere la giusta… direzione!
  • 27. ammontare dell’IVA recuperata superamento di eventuali massimali costi di trasferta per destinazione, voci di spesa costi per cliente, commesse, dipendente, divisione… chilometri percorsi per utilizzatore, per autovettura… ANALISI
  • 28. Dematerializzare il processo di business travel si può riduzione dei costi firma elettronica della distinta di rimborso Document Management System per conservare elettronicamente la documentazione cartacea comunicazione azienda-dipendente completamente digitalizzata PAPERLESS OFFICE
  • 30. • integrato: ZTravel dialoga nativamente con gli applicativi Zucchetti e si interfaccia con le soluzioni di altre software house • flessibile: ZTravel è disponibile sia in Licenza d’uso sia in Cloud PERCHE’ ZTRAVEL?
  • 31. 31 RICONOSCIMENTI Report “What You Need to Know Before Choosing a Travel Expense Management Solution” Marzo 2014 Zucchetti annoverata da Gartner tra gli 8 principali vendor a livello mondiale di applicazioni ERP e HR integrate con soluzioni di Travel Management.
  • 32. 32 RICONOSCIMENTI ZTravel Zucchetti premiato come “miglior sistema di gestione delle note spese” all’Italian Mission Awards 2015
  • 33. ADATTO A TUTTE LE ESIGENZE Più di 450 aziende hanno scelto ZTravel. Eccone alcune! Toyota Motor Italia Honda Italia Industriale Hyundai FAAC Cartiera Lucchese Puma Bialetti Industrie Clementoni Sony Music Entertainment Bose Galbusera Granarolo Muller Martini Carapelli Firenze Parmacotto Cameo Rigamonti Salumificio Coca Cola HBC Italia Fileni Poltrona Frau Missoni Patrizia Pepe Porsche Credit Suisse Banca Pop. di Milano Fed. BCC Emilia Romagna Banco Santander ICCREA Axa Banca di San Marino MANIFATTURIERO ALIMENTARE LUSSO FINANZASERVIZI Randstad Group Fininvest Gestione Servizi Virgin Active Snai Sodexo The Space Cinema Cerved Group RDS Markas Manutencoop Autostrade per l’Italia ISTITUZIONI Confcommercio Autorità Garante Concorrenza Ist. Naz. Geofisica e Vulcanologia Università Cattolica Milano TERZO SETTORE Fondazione Telethon Soleterre GDO & RETAIL Penny Market Avanzi Holding Stefanel
  • 35. FAI VOLARE IL TUO BUSINESS NON I COSTI DELLE TRASFERTE!