Een kleine cursus_access
Download as PPS, PDF
0 likes271 views
uitleg van het ACCESS CLIENTDOSSIER gerelateerd aan een WORD-INTAKEFORMULIER EN FACTUUR. tbv therapeuten
Een kleine cursus_access
- 1. de encyclopedie voor het naslaan van alle belangrijke (klant- en financi谷le) gegevens. T.B.V. HET PROGRAMMA VOOR THERAPEUTEN GALENA PRAKTIJK Opgesteld door B.O.S.S., Marijke Barkey The key to a perfect fit program
- 2. Als je gebruik maakt van de Word-sjablonen van GALENA PRAKTIJK wordt ieder stukje belangrijke informatie automatisch geregistreerd in de database/cli谷ntdossier. Zelfs na jaren, vind je informatie eenvoudig en snel terug. HOE WERKT HET? EN HOE GA JE ER MEE OM? Een kleine cursus.
- 3. Een tabel in ACCESS De manier waarop je gegevens invoert verschilt. In Excel kun je een regel invoegen. In Access voeg je alleen onderaan de tabel nieuwe informatie toe . Access zet dat op zijn plaats. Het overzicht kan verloren gaan als er heel veel kolommen of rijen zijn. Access kan de informatie uit de tabellen op meerdere manieren presenteren: in een formulier, Een rapport Een query De lay-out daarvan leg je 1x vast.
- 4. De tabellen in ACCESS zijn de basis. Deze lijken precies op de tabellen in EXCEL. Je kunt ze heel makkelijk koppelen en uitwisselen. Access gebruikt de gegevens uit de tabellen, maar anders gepresenteerd. Access kan snel en eenvoudig groeperen, sorteren, filteren en presenteren. Daarvoor heeft het programma GALENA PRAKTIJK formulieren, queries en rapporten ontwikkeld en deze ondergebracht in knoppen in het STARTMENU. De keuzelijsten in de formulieren zijn er voor bedoeld dat informatie consequent wordt ingevoerd. De Word-sjablonen van GALENA PRAKTIJK (zie dia 11) zorgen er voor dat de belangrijke gegevens automatisch en op consequente wijze in de database komen. Daar hoef je niet meer over na te denken.
- 5. Dia 3 START Het STARTscherm verschijnt als Access wordt geopend. De grijze knoppen leiden naar de: formulieren (toevoegen en wijzigen) en rapportages (alleen raadplegen) Queries (filteren van gegevens) Helaas heeft Access weinig mogelijkheden Links van het om hier iets moois van te maken. Startformulier Een bedrijfslogo kan het uiterlijk wat vind je de verbeteren. originele tabellen.
- 6. Dia 4.1 In het formulier: Staan alle contactpersonen met hun eigen specifieke gegevens bij elkaar. Bij de groene pijl een link naar de behandelregistratie/- intakeformulier in Word. Op de hoogte van de zwarte pijl: diverse tabs met informatie over de contactpersoon/cli谷nt. Bij de rode pijl blader je door de gegevens en voeg je contactpersonen toe Bij de zwarte pijl een keuzelijst met alle namen die in de database voorkomen.
- 7. DIA 4.2 Het formulier: Een contactpersoon: ZOEKEN/Wijzigen: 1. klik bij de zwarte pijl op het grijze pijltje, maak een keuze uit de lijst of typ de eerste letters van de naam OF 2. Vul onderaan (bij de rode pijl) bij zoeken in wat je zoekt. OF 3. Zet de cursor in een veld (achternaam), klik rechts met je muis en maak een keuze, 4. OF Gebruik de verrekijker: Opties 2, 3 en 4 gebruik je ook om te zoeken in andere velden.
- 8. Dia 4.3 Het formulier: Een contactpersoon TOEVOEGEN: Als je Access afsluit blijven de gegevens automatisch bewaard. Je hoeft niet op te slaan Klik onderaan het scherm op het icoon Gebruik de keuzelijsten (herkenbaar aan de grijze pijltjes) om gegevens in te voeren.
- 9. DIA 5 Nog wat meer informatie over ACCESS In de volgende dias iets meer over de Tabellen Queries Formulieren en Rapporten
- 10. EN HOE DOE JE DAT? Toevoegen Onder de rechter muisknop: Verwijderen De cursor in de Kolom De cursor in de Kolom email: Postcode: In het veld 1102 VN: Zoeken Sorteren Bladeren Filteren Selecteren Berekenen
- 11. DIA 7 Bij een FORMULIER Staan de gegevens van 1 cli谷nt of 1 rij meestal gegroepeerd per cli谷nt/contactpersoon. Je wijzigt of voegt informatie toe aan de tabel, die hier anders is gepresenteerd. In een formulier vind je meestal keuzelijsten, die je . herkent aan het grijze pijltje rechts van het invulveld. Ze dwingen je tot een consequente keuze om querys goed te kunnen uitvoeren. Directe invoer in de tabel is daarom niet wenselijk. Een formulier kan ook in tabelvorm
- 12. Dia 8 Een voorbeeld van een RAPPORT is een telefoonlijst. Een rapport geeft alleen weer. Je vindt hier nooit keuzelijsten. TOEVOEGEN EN WIJZIGEN breng je altijd aan in het formulier: hier Alles wat je toevoegt of wijzigt wordt direct aangepast in alle formulieren, rapporten en queries, die gemaakt zijn op basis van de achterliggende tabel. Grote voordelen vind je bij financi谷le rapportage. Direct (consequent) overzicht op (sub)totalen, gemiddelden. Vaste sorteer-opties als periode, grootboek, etc).
- 13. Dia 9: Een voorbeeld dat duidelijk maakt, dat het invoeren van gegevens in het formulier, resultaten geeft in de rapportages: Bovenstaande afbeelding is een stukje uit de dias 4.1-4.3 . Hier staat bij de naam Martin Barkey op telefoonlijst vermelden aangevinkt. Haal je dit vinkje weg, dan ziet de telefoonlijst van dia 8 er nu zo uit: Wordt het vinkje weer aangebracht, dan heb je de telefoonlijst van Dia 8 weer terug.
- 14. Dia 10.1 De QUERYS Het is heel handig als je een query zelf kunt maken, maar voor het programma GALENA PRAKTIJK is dat niet nodig. De QUERYS worden gebruikt om de gegevens te filteren en te De gefilterde en gesorteerde informatie is al sorteren opgenomen in diverse formulieren en rapportages. Al deze formulieren en rapportages zijn ondergebracht onder knoppen in het STARTFORMULIER van ACCESS.
- 15. Dia 10.2 een kijkje achter de schermen van de query Deze Query van de tabel Contactpersonen geeft alleen de rijen aan met de postcode 1102 VN. De query is vooral handig bij het maken van rapportages. Ter verduidelijking van het belang van consequente invoer: Als je in het veld plaats wilt sorteren op Amsterdam, dan worden alleen alle rijen/contactpersonen met Amsterdam opgenomen. Heb je ergens Adam getypt, dan blijft deze buiten de selectie.
- 16. Dit was een kleine cursus Access. Op deze manier gepresenteerd op basis van vragen die mij in de loop der jaren zijn gesteld. Met de combinatie van Access, Word-SJABLONEN, Excel en Outlook is vrijwel alles mogelijk. Zie ook mijn Powerpoint presentaties EEN FACTUUR MAKEN EN REGISTREREN EEN INTAKEFORMULIER MAKEN EN REGISTREREN
- 17. Word-sjablonen De gegevens die deze Word-sjablonen automatisch zorgen er voor dat belangrijke gegevens kunnen wegschrijven naar Access/Excel zijn bijv.: automatisch en op consequente wijze in Factuurvolgnummer ACCESS komen. Het kan zijn een offerte, email en meer specifiek De datum van aanmaak voor therapeuten: Bedrijfsnaam, Klant ID Referentie-dossiernummer Het factuurbedrag incl. en excl. BTW Uurtarief- productprijs, totaal in uren of aantal Het BTW bedrag De grootboekrekening consolidatiegroep Het boekjaar De omschrijving Eventuele bijlage Bestandsnaam en directory Hyperlink naar het originele bestand Een ACCESS database herken je Datum voor betalingsherinnering aan het paarse sleuteltje Aantal bestede minuten Uw eigen specifieke wensen (kortingsregelingen, etc)
- 18. B.O.S.S. Barkeys Office Solutions & Secretarial Services. The key to a perfect fit program. Telefoon: 06 -52043900 E-mail: b.o.s.s@wxs.nl