1. Panduan Membuat Sebuah Project Plan
Salahsatu instrumentdari ProjectManagementyangsangatbergunabagi ProjectManagerdalam
me-manage projectdari awal sampai akhirproject adalahProjectPlanatauPerencanaanProyek.
DalamProjectPlan,seorangProjectManagerbisamengontrol ketigabatasanpokokdalamProject
Management,yaituTime Cost Scope.
ProjectPlanbukanhanyabergunauntukprojectdi duniakerja.Dalamkehidupansehari-hari pun
seringkali sayamembuatProjectPlan,misalnyauntukperencanaanliburan,garage sale,membuat
blog,danlain-lain.
Berikutini adalahlangkah-langkahyangbiasasayalakukandalammembuatProjectPlan.
1. Dari Scope StatementMenjadi WorkPackage
Sebelumkitamemulai membuatperencanaanproyekatauProjectPlan,kitatentunyaharus
mengetahui scope suatuproject.Melalui Scope StatementkitabisadenganmudahmembuatWork
Package atau paketkerjayang akanmenjadi kerangkadari sebuahProjectPlan.
MisalkandalamScope Statementdisebutkanbahwascope projectadalahmembeli sebuahserver,
membeli software aplikasi X,menginstall serveraplikasi X,menginstall aplikasiXdi 5 buah PC client,
melakukantraininguntukadmindanusers.MakadenganmudahScope Statementini bisakita
jadikanWorkPackage.Biladianggapperlu,suatuWorkPackage bisakita breakdownmenjadisub
Work Package yang lebihkecil.MisalkandalamWorkPackage menginstall serveraplikasi X,bisa
kitabreakdownsebagai berikut:men-setupserverhardware,men-setupserversoftware,
menginstallserveraplikasi X.
2. KembangkanDenganMendefinisikanAktifitas
Setelahkitamempunyai WorkPackage sebagai kerangkaProjectPlan,kitabisakembangkandengan
mendefinisikanaktifitasdalamsetiapWorkPackage termasuksubnya.MisalkandalamsubWork
Package men-setupserverhardware,kitabisamendefinisikanaktifitas-aktifitassebagaiberikut:
membuatprosedurinstalasi,menyiapkanperalatandanmanual,merakitserver,melakukantest,
menempatkanserverdi rakserver.
Dalammendefiniskanaktifitas,sayabiasanyamengelompokkanaktifitas-aktifitastersebutdalam5
groupyang dalamPM Methodologydikenal sebagaiProjectManagementProcessGroup,yaitu:
Initiation,Planning,Execution,Monitoring,Controlling,danClosing.Perludipahamibahwaselain
aktifitas-aktifitashasilpenjabaranWorkPackage,adaaktifitas-aktifitaslainyangberkaitandengan
project.
Dalamgroup Initiation,adaaktifitassebagai berikut:menantukanscope umum, menentukan
deliverables,membuatperkiraankasarbiayaatauOME (OrderMagnitude Estimate),membuat
milestone,mengidentifikasi stakeholders,membuatProjectCharter,danmendapatkanpersetujuan
ProjectCharter.
2. Aktifitas-aktifitasdalamgroupPlanningantaralainmembuatBusinessRequirementDocument,
membuatTechnical SpecificationDocument,membuatScope Statement,membuatProjectPlan,
membuatProjectBudget,membuatRiskManagementPlan,membuatCommunicationPlan,
membuatProcurementPlan,MembuatQualityPlan,membuatProjectOrganizationChart,membuat
ProjectManagementPlanyangmerupakangabungandari semuadokumenperencanaan,danyang
terkahiradalahmendapatkanpersetujuanProjectManagementPlan.
Aktifitas-aktifitasyangkitajabarkandari Work Package sebagianbesarmasukdalamgroup
Execution.Tetapi selainaktifitas-aktifitasyangtelahkitajabarkantersebut,masihadaaktifitaslain
yang perlukitadefinisikandalamgroupExecutionini.Sebelumkitabisamulai melakukanaktifitas
dari WorkPackage,tentunyakitaperlumelakukanprosesprocurementyangdi dalamnyaterdapat
aktifitas-aktifitasantaralain:melakukansurveyproduct,memintaproposal dari vendor,menganalisa
productdan memilihvendor,lalumelakukanpembelianbarang.Setelahitubarukitabisa
mengerjakanaktifitas-aktifitasdari WorkPackage.Namununtukaktifitasyangtidakmembutuhkan
vendoratau external resources,kitatentunyabisalangsungmenjalankanaktifitastersebuttanpa
menungguprosesprocurementselesai.Setelahsemuaaktifitasdari WorkPackage di laksanakan,
ada beberapaaktifitasyangbiaskitatambahkandalamgroupExecution,yaitu:UAT(Users
Acceptance Test),mendapatkanijinuntukGoLive,melakukanpersiapan-persiapanGoLive,GoLive,
handover ke Operation,membantuOperationdalammasaperalihan,medapatkanpersetujuan
penerimaanproduct.
Saya biasanyamenggabungkangroupMonitoringdanControl dalamsatugroup.Aktifitas-aktifitas
dalamkeduagroupini biasanyaberirisanmasakerjanyadenganaktifitas-aktifitasdi group
Execution,yaitu:mengupdate projectdocument(ProjectPlan,ProjectBudget&Forecast,Risk
ManagementPlan,dll),membuatlaporanumumsecaraperiodik(progresskerja,risk,biaya,dll),
membuatdokumentasimasalah,membuatProject Change Requestjikaadaperubahanrencana,
melakukanevaluasi performance dari projectteam, melakukanverifikasi scope,me-manageproject
teamdan stakeholders.
Dalamprocessgroup Closing,kitaperlumelakukanaktifitas-aktifitasberikut:melakukan
procurementaudituntukmemastikanbahwavendortelahmengerjakansemuatanggungjawab
merekasesuai kontrakdanmemastikanbahwasemuainvoice telahterbayarkan,menutupkontrak,
membuatdokumentasiLessonsLearned,meng-archive semuadokumenproject,mendapatkanijin
untukmenutupproject,menutupproject,melakukansurveykepuasanpelanggan.
3. MengurutkanAktifitas/ActivitySequencing
Langkah selanjutnyaadalahmengurutkanaktifitas.Ada2bagianutama dari langkahini,yang
pertamaadalahmengurutkanaktifitasdari yangpalingpertamadilakukansampai yangterakhir
dilakukan.Yangkeduaadalahmenetapkankoneksidari 2 aktifitasataulebihyangsalingberkaitan
satu sama lain.
Dalammengurutkanaktifitas,sangatdianjurkanuntukmelakukannyabersama-samadengantim
ahli.Jikatimyangterlibatcukupbanyakdan aktifitasyangterlibatjugacukupbanyak,adatipampuh
3. yang bisadigunakanyaitudenganmenggunakanstickynotes.Tiaporangkemudianmenuliskan
aktifitas-aktifitasdi stickynotesdari daftaraktifitasyangberhubungandengankeahlianmasing-
masing.Setelahaktifitasdituliske stickynotes,janganlupamencoretnyadari daftar aktifitasagar
tidakada aktifitasyangdobel.Selanjutnyaaktifitasyangtelahtercatatdi stickynotesitubisamulai
diurutkandi dinding.Dengancaraini,timbisabekerjasamadenganlebihbaikdanseringkali
pekerjaanini bisadikerjakanlebihcepatdenganhasil yanglebihbaik.
Setelahaktifitasterurut,langkahselanjutnyaadalahmenentukankoneksi masing-masingaktifitas.
Untuk menetapkankoneksi sayabiasanyamelakukannyadari aktifitasyangpalingbawah.Bilaanda
menggunakanaplikasiMS-Project,andadapatdenganmudahmen-dragkotakaktifitasyangdi
inginkanke kotakaktifitassebelumnyauntukmenentukankoneksiaktifitas.
Di MS-Projectada4 buahkoneksi antaraktifitasyangbisadigunakan,tapi dalamprakteksehari-hari,
saya hanyamenggunakan3 tipe koneksi sajayaitu:Start Start,Finish Start, danFinish Finish.
Koneksi Start Finishtidakpernahsayagunakankarenasecara keseluruhanaktifitastelahterurut
pada saat kitamenentukankoneksi aktifitas.
BilaaktifitasA ada di atas aktifitasBmisalnya,makaStart Start adalah kondisi dimanaaktifitasB
bisadikerjakanbersamaanatausetelahaktifitasA dimulai.Finish Start adalahkondisi dimana
aktifitasBbisadikerjakanhanyajikaaktifitasA telahselesai.Finish Finishadalahkondisi dimana
aktifitasBbisaselesai hanyajikaaktifitasA telahselesaidikerjakan.
Perludi ingatbahwadalam MS-Project,istilahactivitydikenal dengantask.Istilahactivityatau
aktifitassendirimengacupadaistilahyangdigunakanolehPMI.
Tipsuntuklangkahini adalah:
Libatkantimahli
Gunakanstickynotesuntukmengurutkanaktifitas
Mulai dari aktifitaspalingbawahuntukmenentukankoneksi aktifitas
Gunakanaplikasi MS-Projectuntukmenetapkankoneksi
Bilaada,gunakan ProjectPlandari projectsebelumnyayangsejenissebagai referensi
4. MengidentifikasiResources
4. Langkah selanjutnyaadalahmengidentifikasi resources.Dalamlangkahini kitaperlumenentukan
resource apa sajayang perludilibatkandalamsetiapaktifitas.Resource biasberupapekerjaatau
laborseperti Programmer,SystemAnalyst,Technical Writer,danlainsebagainya.Resource bisajuga
berupanonpekerjaseperti serverhardware,travel,license software,danlain-lain.
Agar MS-Projectbisamenghitungbiayaprojectsecaraotomatisbaikbiayauntuksetiapaktifitas
maupuntotal biaya,maka perkiraanbiayasetiapresource perludimasukkandalamResource Sheet.
Mengikuti cara kerjaMS-Project,sayabiasanyamenggolongkanresource dalam2jenisberdasarkan
penghitunganbiayadi Resource Sheet.DuagolonganresourcesinidalamMS-Projectdikenal sebagai
Work dan Material.Jikapenghitunganbiayaresource dilakukanberdasarkanwaktuyang
terpakai,makaakan sayamasukkandalamresource golonganWork.Bilapenghitunganbiaya
resource dilakukanberdasarkanpaketpengerjaannya,makaakansayamasukkandalamresource
golonganMaterial.
MisalkanuntukseorangProgrammeryangkitagunakandalamproject,jikapenghitunganbiayanya
berdasarkanwaktuyangdigunakandalamproject,makaProgrammerini akansaya masukkandalam
resource golonganWork.Tetapi bilabiayaProgrammeritudihitungberdasarkanpaketmisalkan
paketuntukmembuataplikasi tertentu,makaProgrammerituakansayamasukkandalamresource
golonganMaterial.
Denganmengacupada penjelasantentanggolonganresourcesdi atas,makabiaya-biayaseperti
software license,travel,training,dansebagainyabisadimasukkandalamgolonganMaterial.
Dalammenentukanbiayaresource,sebaiknyakitamenentukanberdasarkanpadaperkiraanyang
palingmendekatikebenarandantidakmelakukanpenambahanataupenguranganyangtidakperlu
atau yang biasanyadikenal denganistilahpadding.Adabanyakmetode untukmelakukan
perkiraanini salahsatunyaadalahmetode PERT.
SebuahaktifitasatauyangdalamMS-Projectdikenal denganistilahtask,bisamempunyai 1atau
lebihresources.Misalkanuntukaktifitasmenginstall aplikasiA,bisamembutuhkanresource
Programmerdari vendor,Programmerdari internal,biayatravel untukvendor,biayaakomodasi
untukvendor.
Dalammengidentifikasiresourcesyangdibutuhkanuntuksetiapaktifitas dalamproject,perlukita
identifikasijugapersentase keterlibatanresource dalammengerjakansuatuaktifitas.Misalkanuntuk
aktifitasmembuatdokumenUsersManual memerlukanseorangSystemAnalystdenganketerlibatan
50% danseorangTechnical Writerdenganketerlibatan100%.
5. Tipsuntuklangkahini adalah:
Libatkantimahli
Gunakanaplikasi MS-Projectuntukmengidentifikasi resource besertabiayadanpersentasenya
Janganmelakukanpaddingdalammelakukanperkiraan
Bilaada,gunakan ProjectPlandari projectsebelumnyayangsejenissebagai referensi
5. MemasukkanDurasi Aktifitas
Setelahsemuaresource yangterlibatteridentifikasi,langkahselanjutnyaadalahmemasukkandurasi
yang diperlukandalammengerjakanaktifitas.Perludipahami bahwadurasi tidakselalusamadengan
total waktuyang akan terhitungsebagai komponenbiaya.Durasi adalahlamanyasuatuaktifitas
dikerjakanatauwaktusaat aktifitasselesai dikerjakandikurangi denganwaktusaataktifitasmulai
dikerjakan.
MisalkanuntukaktifitastrainingataupelatihanmemerlukanseorangSystemAnalystdengan
keterlibatan50%denganlamapenugasan1minggu.Maka durasi untukaktifitasini adalahsatu
minggu,danwaktuyang terhitungsebagai komponenbiayaaktifitasadalahsetengahminggu.
Dengandemikianbiayayangdiperlukanuntukmengerjakanaktifitasini adalahsetengahminggukali
biayaresource nya.
Bilaanda menggunakanaplikasi MS-Project,sangatdianjurkanuntukmembuatProjectPlansesuai
denganurutanyang dijabarkandalampanduanini.MS-Projectmelakukanperhitunganotomatis
dalambeberapakomponendalamProjectPlan.BilaandamembuatProjectPlantidaksesuai dengan
urutan yangdianjurkan,perhitunganotomatisitumalahakanmembingungkananda.Misalkan bila
anda mendahulukanmemasukkandurasi sebelummemasukkanpersentase keterlibatanresource,
saat angka persentase resource tersebutdimasukkanmakaMS-Projectakansecaraotomatis
mennyesuaikandurationyangmalahmembuatProjectPlanmenjadi tidakvalid.Bilahal ini terjadi,
maka anda perlumenyesuaikanangkadurasi tersebutsecaramanual.
Tipsuntuklangkahini adalah:
Libatkantimahli
Gunakanaplikasi MS-Projectuntukmemasukkandurasi
Janganmelakukanpaddingdalammelakukanperkiraan
6. BuatlahProjectPlansesuai denganurutanyangdianjurkandalampanduanini untukmenghindari
kesalahanyangdiakibatkanotomatisasi di MS-Project
6. MenyesuaikanProjectPlanDenganBudget
Pada tahapakhir pembuatanProjectPlan,kitaperlumenyesuaikandraftProjectPlankitadengan
budgetyangtelahdianggarkan.TentunyakitatidakmenginginkanbiayaProjectPlankitajauh
melebihi budget.
Pada penjelasansebelumnyadi sebutkanbahwasebaiknyakitatidakmelakukanpaddingdalam
membuatperkiraanbiayaresource maupundurasi aktifitas.Paddingadalahmenambahatau
mengurangi perkiraantanpadasaryangjelas.Misalkankitamemperkirakanuntukuntukmenginstall
aplikasi A dibutuhkanwaktu3hari.Tapi untukcari aman,kitabulatkanjadi 5 hari.Cara ini hanya
akan menyulitkankitapadasaatkita hendakmenyesuakanangkaProjectPlandenganbudget.Bila
angka ProjectPlanmengandungunsure padding,makakitaakankesulitanuntukmelacakaktifitas
yang mengandungpaddingdanberapabesarunsurpaddingnya.
Sebelummelakukanpenyesuaian,kitaperlumembandingkanangkadi ProjectPlandanangka dalam
budget.Sayabiasanyamenjabarkanangka-angkatersebutdalamkomponen-komponenProject
Manager, Internal Labor,Travel,Training,External Labor,Hardware,Software,danMaintenance.
Angka-angkaini lahyangperlukitabandingkan.
Melalui pembandinganini kitaakanmegetahui komponenmanayangmelebihbudgetdanmana
yang kurangdari budget.Selanjutnyakitabisamelakukanpenyesuaianpadakomponenyangtidak
sesuai denganbudget.Perludiingatdalammelakukanpenyesuaian,kitaharusmempunyai dasar.
Sekali lagi di sini sangatdianjurkanuntuktidakmelakukanpadding.Adabanyakcara dalam
melakukanpenyesuaian,misalkandengancaramencari vendorlaindengan biayalebihmurah,
menataulangaktifitasagarlebihefisien,melakukanpenghematanpadabiayatravel,dll.
BilasetelahkitamelakukanpenyesuaianpadaProjectPlankitamendapatkanbahwaangkanya
masihjauhdari budget,makakitaperlumengusulkanpadaProjectSponsoruntukmenambah
budgetprojectataumengurangi scope project.
Tipsuntuklangkahini adalah:
Libatkantimahli
