JBUG 東京 #18 少人数チームの大量案件＆タスク管理の効率化 試行錯誤し生み出したティップス紹介
- 1. JBUG 東京 # 18 #オンライン ?かつての?分に伝えたいコト? JBUG静岡 栗原由加? 2020.10.8 少?数チームの ?量案件＆タスク管理の効率化 試?錯誤し?み出したティップス紹介
- 2. ?Yukari Kurihara ??紹介 栗原 由加? ガス会社 IT関連会社に新卒?社（?系SE） ? システムエンジニア ? 資材系システム（?出庫管理?棚卸） ? 総務系システム（申請ワークフロー??館管理） 輸送機メーカー IT関連会社に転職 ? B2C/B2B WEBサイト運?担当 ? WEBサイトコンテンツ品質管理?マネジメント全般 ? CMS（コンテンツマネジメントシステム）運? ? インフラ管理（AWSで環境構築?運?）
- 4. ?Yukari Kurihara JBUG静岡もよろしくお願いします JBUGが楽しい? 職種?業種関係なし プロジェクト管理の学びの场が全国に展开?
- 5. どんなお仕事しているの? WEBサイトの運?とは…? WEBサイト ? サイト制作ルールの徹底 制作会社への指導 ? 制作会社やユーザからの問い合わせ ? 突発的なリリース?緊急公開対応 CMS?インフラ ? システム＆インフラ運? ? メンテナンス対応 ? 外部ベンダーとのコミュニケーション ? トラブルシューティング ?Yukari Kurihara
- 7. ?Yukari Kurihara ひとりで“まわしていた”頃 ? ?順書は?分の頭の中 ? 「優先順位付け」と「納期」は?分の中で決める ? 誰も助けてはくれない…すべて??で捌く ?いかに効率よく?量の業務をこなすか …“職?の域”へ メンバーが加わったことによる悩み ? 新メンバーがスピード重視のWEBサイト運?に携わることが初 ? 新?育成 OJTで?頭伝授したノウハウは異動に伴い消える （次に新?来たらやり直し） 運?メンバーが増えたのは嬉しいが 悩みが次々と…
- 11. ?Yukari Kurihara 意思疎通ができたつもりになってない? ? 伝えたつもりが正確に伝わっていない ? 受け取った側が間違って受け取る インプット アウトプットが曖昧 ? 何がインプット? 何がアウトプット? 流れゆくインプット ? あとでやろうとすると流れさるインプット（電話?メール?チャット??頭指?） ?頭でお願いすることのリスク お願いする?は楽だけど 受ける?は実はとっても?変
- 12. ?Yukari Kurihara 作業指?＆議事メモの?夫を重ねる 必ず事前にメモを作成 + 課題やWikiへリンク設定 参加者にURL送付 ?画?共有 その場で内容アップデート 同時に議事メモを取る 指?を出す側がWiki＆チケットをつくる ①聴覚だけではなく視覚で得られる圧倒的情報量 ②後から誰でも読み返せる ③会議後議事録作成不要?業務効率UP ④後からテキストで横断検索できる ⑤他案件でそのまま流?出来る Wiki チケット
- 13. ?Yukari Kurihara ?順書 “誰がやっても同じことが再現できる”?順書を?がける 「サルでもわかる?順書」 実際に運?するメンバーに作らせる 学習も兼ねてより効果的 途中の?順を省略しないこと? コマンドレベルで詳細に記述 コピペでコマンド実? 確実な再現性 GUIもキャプチャーを貼る
- 18. ?Yukari Kurihara 親課題 - ?課題を活? 「終わり」をきちんとチーム内で決める ? 何をもってこのチケットはクローズとなるか ? ?課題のタスクは細分化すればするほどよい 作業はシンプルな単位が理想 納期よりも優先度順がうまくいく ? 『期限が明らかに決まっているもの』以外 あえて締め切りを設けない ? タスクに取り組む側は「この順番にやろう」のほうが 分かりやすい＆取り組みやすい チケット管理の注意すべきポイント チームメンバーで粒度を合わせて 運?ならではの?夫 システム開発プロジェクトなどは 明確な締め切り設定と進捗管理は必須
- 19. ?Yukari Kurihara カンバンボード ?量のタスク進捗管理に最適? 親課題独?のステータス 【親】未対応/【親】処理中 親課題ステータスを?れば 全体進捗把握しやすい ? 優 先 度 低
- 20. ?Yukari Kurihara （?直し前）週次ミーティング 1時間 ? あれ、このチケットの内容、先週の状況ってどうだったっけ? ? チケットを?直していたらタイムオーバー また来週… （?直し後）毎朝 10分?20分 この3点だけ確認 ? 昨?やろうとしてできなかったチケット ? 今?やるチケット ? 困っていること 相談したいこと 進捗共有会の頻度?内容の?直し 我がチームはこれがベストプラクティス ?次単位のタスクコントロール 不明点も即キャッチアップ
- 21. ?Yukari Kurihara 「?える化」推進が円滑なリモートワークコミュニケーションにつながる ? 場所が会社から?宅に変わっただけ やることは何も変わらない ? チームメンバーもこの運?に慣れた後の在宅勤務開始 コツコツの積み重ねが効を奏し… 突然の在宅勤務開始でも問題なし
- 22. ?Yukari Kurihara Backlogに助けられたこと プロジェクト管理ツールとしてのBacklogの特?をフル活? 痒い所に全部?が届く ? チケット?Wiki（アンカーリンク）?ファイル がパーマネントリンク化 ?チャットでURLを送ってシェア ? インターネット+ブラウザだけでアクセスできるのはありがたい ※業務システムは社内ネットワークへVPN接続必須 ? 画?が軽い パソコンのCPU＆メモリを?わない 動きがサクサク ※全社標準のとあるコラボレーションツールは重すぎてアプリが固まる （重すぎて仕事にならないことも…）
- 24. ?Yukari Kurihara ドキュメント引継ぎ ? マニュアルと?順書、設計資料はすべてWikiに集約 ? インデックスも作って引継ぎ者が迷わないように 課題引継ぎ ? チケットの内容説明?担当者切り替え で完了 ? 異動後の引継ぎ者からの問い合わせもほとんどなし 実は今年の9?に他部署へ異動 引継ぎもサクサク ただ…異動後の部署がBacklogなどのPJ管理ツールを使?せず EXCELとPowerPointがそこかしこに散らばった“魔の巣窟” 異動後まだ1か?ですが 正直じんましん出そう（苦笑）
- 25. ?Yukari Kurihara 「?える化」に?間暇は惜しまない 必ずチーム皆が楽になる?? ? 成果物は必ずあとから役に?つ ? 他?が読んで分かりやすいドキュメントを作り説明することは ?分??のアウトプット?の強化にもつながる ? 在宅勤務ならではの“?同期コミュニケーション”にも有効 タスク管理は “ちっちゃい”単位で ? 運?業務は?量のタスクをいかに効率よく捌くか ? でも欲張らず?つ?つを着実にこなすことが?事 ? いろんなスキルセットや業務習得度のメンバーがいることを配慮 ? 在宅勤務ではどうしても効率が落ちてしまいがち 遅れに?くじら?てない まとめ 『かつての?分に伝えたいコト』