ݺߣ

ݺߣShare a Scribd company logo

сэд 2.0 современные системы документооборота и новые сервисы

•
•
ACGM Business Talisman
ACGM Business Talisman

В статье рассматриваются вопросы создания СЭД и проблематику, связанную с интеграцией информационных систем и дополнительными функциональными требованиями, которые неизбежно приводят к модернизации существующей информационной среды. Предлагается индивидуальный подход, отличающийся от стандартного шаблонного внедрения коробочных решений тем, что обеспечивает руководство предприятия современным и эффективным инструментом управления процессами посредством контроля достижения нужных результатов при выполнении тех или иных процессов и задач. Дается описание дополнительных услуг и сервисов, которые помогут в рамках допустимого объем инвестиций принять взвешенное решение.

1 of 5
Download to read offline
1 СЭД (Системы автоматизации документооборота) Существуют несколько классов информационных систем по оптимизации документационных процессов. Одни нацелены на достижение оптимального сочетания необходимого функционала, цены и качества. Другие позволяют решать комплексные задачи автоматизации и связки, как документационных процессов, так и более сложных бизнес-процессов, на выходе которых рождаются не только документы. Классические Системы электронного документооборота применяются для решения следующих задач:  Формирование внутренних документов  Маршрутизация движения документов (согласование, исполнение, ознакомление и т.д.) и управление бизнес-процессами  Хранение документов  Организация оперативного взаимодействия подразделений (в т.ч. удаленных)  Контроль исполнительской дисциплины  Управление задачами и совместной работой с документами  Масштабируемость системы документооборота и безопасность передаваемой и хранимой в системе информации В ходе решения перечисленных задач, как правило, возникают дополнительные факторы, которые обычно не учитываются при шаблонном внедрении готовых «коробочных решений». Это такие факторы, как слабая регламентированность документационных процессов, низкая зрелость автоматизации и исполнительской дисциплины, недостаточная готовность инфраструктуры Заказчика и отсутствие необходимой квалификации у сотрудников, неготовность к изменениям в существующих документационных процедурах. Все перечисленные проблемы приводят к неэффективному внедрению СЭД и не достижению KPI, которые сформулированы для обеспечения бизнес потребностей Заказчика.
2 Наша компания имеет квалификации и решает все перечисленные «проблемные вопросы» путем применения индивидуального итеративного процесса обследования, моделирования и выбора оптимальной системы автоматизации. Мы создаем индивидуальную модель документационных процессов под Заказчика, на основе которой в дальнейшем могут быть предоставлены дополнительные консультационные услуги по сопровождению системы и/или ее дальнейшему развитию в зависимости от внешних факторов, а именно:  Анализ внутренних нормативных документов, регламентирующих действующий документооборот, и формы документов.  Оценка полноты регламентации действующего документооборота, выявление нерегламентированных процессов.  Подготовка проекта модели документооборота документов и проекта Концепции создания СЭД.  Оптимизация документооборота в целях повышения исполнительской дисциплины и эффективности процессов.  Автоматизированная проверка моделей процессов на соответствие требованиям SADT. Устранение логических противоречий, разрывов и коллизий.  Подготовка обучающей документации для пользователей  Определение KPI и регулярной отчетности по исполнительской дисциплине для руководства Современные СЭД и новые требования к функционалу. Автоматизация управленческой деятельности Следует отметить, что в настоящее время идет качественный переход от отслеживания поручений (для чего, собственно, и предназначена система электронного документооборота) к исполнению программно-целевых задач в бизнесе. Требования к информационным системам как ранее внедренным, так и к внедряемым в настоящий момент значительно повышаются, так как затраты на ИТ-технологии - это ощутимые долгосрочные инвестиции для бизнеса. Внешние факторы, требующие повышения конкурентоспособности и эффективности от бизнеса, порождают новые функциональные задачи в информационных системах, которые уже не входят в состав функционала «классических» систем СЭД/ECM. Повышение конкурентоспособности бизнеса объективно связано с необходимостью все большей автоматизации, как внутриотраслевой информации, так и внешней, представленной в виде макроэкономической информации о глобальных рынках, мировых тенденциях и успешных практиках, развитии глобальных технологических изменений и государственного регулирования, глобальные отраслевые изменения т.д. В этой связи возникает потребность в автоматизации всех потоков информации, включающих внутренние и внешние документационные процессы, которые затрагивают принятие управленческих решений. Как следствие, это приводит к необходимости интеграции СЭД с бизнес-процессами управления организацией в целом.
3 При этом СЭД функционально «перемещается в ядро» информационных систем, обеспечивающих автоматизацию основных бизнес-процессов, оставаясь самостоятельным системным элементом, взаимоувязанным с другими информационными системами. Современные СЭД трансформируется из изолированной информационной системы, заставляющих управленцев выполнять дополнительную работу, в удобный для их работы инструмент – «сервис документирования», который должен необременительно обслуживать основные деловые процессы сотрудников организации, такие как работа с задачами, которые они решают; документированные действия с планами, которые они создают и исполняют; работа с информацией, нужной им в деловой практике. На Рис 1 схематично показан «функциональный разрыв» между СЭД старого и нового поколений. Функции «классических» СЭД/ECM: · Документирование (порядок в работе, качество контроля, облегчение поиска, ускорение согласования) · Управление интеллектуальными активами предприятия Функции «новых» управленческих АИС (CRM, ERP, SCM и другие классы) Автоматизация основных деловых процессов сотрудников организации: · Работа с задачами · Средства управления и контроля бизнес- процессами · Средства планирования и другая информация, которая требуется в деловой практике Функциональный разрыв Типичное «AS IS» распределение функционала в существующих АИС Как должно быть «TO BE». Распределение функционала в «современных» АИС · Автоматизация основных деловых процессов сотрудников организации · Средства аналитики · Средства управления и контроля бизнес-процессами · Средства планирования и т.д. СЭД – единая инфраструктура, обслуживающая основные деловые процессы: · Атрибутирование (облегчение поиска, управление доступом, обеспечение целостности, консистентности и юридической значимости документов, их маршрутизация (гибкие или жесткие маршруты обработки) и др. · Средства напоминания и контроля исполнения для аналитики и оценки управленческой дисциплины · Обеспечение актуальности (поддержка жизненного цикла документов) Рис 1. В ходе автоматизации задач управленческого учета достигается следующее:  Своевременное формирование информационного поля в сроки, обеспечивающие актуальность информации
4  Структуризация информации в аналитических разрезах, требуемых руководству для понимания состояния дел по интересующим его направлениям деятельности и проблемам  Формирование отчетов, наглядно визуализирующих данные для принятия управленческих решений. Наша компания предлагает полный комплекс услуг по автоматизации управленческого учета и принятия решений, включающий: Методологическое сопровождение внедрения автоматизированных информационных систем В состав методологического сопровождения при внедрении и дальнейшего обслуживания информационных систем СЭД входит: 1. Анализ существующих внутренних нормативных документов (ВНД) 2. Обработка массива неструктурированной текстовой информации 3. Подготовка методологической основы для моделирования бизнес- процессов, 4. Разработка моделей бизнес-процессов, 5. Разработка внутренних регламентов, а также соответствующих разделов технических заданий на внедрение АИС, исполнительной и эксплуатационной документации. Оптимизация бизнес-процессов и разработка KPI Пакет услуг по автоматизации управленческого учета входит: 6. стратегическое планирование/мониторинг и разработка/оптимизация организационно-штатной структуры», включающий разработку системы целей предприятия, 7. разработку показателей (KPI) достижения целей, 8. мониторинг KPI. 9. оптимизация существующих бизнес-процессов заказчика на базе функционала по проектированию и моделированию бизнес-процессов. Поддержка базы знаний и технологическая платформа моделирования бизнес-процессов После внедрения систем автоматизации Заказчику может быть предоставлен дополнительный сервис: 1. Поддержка базы знаний предприятия по внутренним нормативно-правовым актам (НПА), включающим разработку описаний бизнес-процессов и документооборота, административных регламентов, их последующая актуализация и доведение до сведения работников.
5 2. Предоставление клиентам ресурсов технологической платформы моделирования бизнес-процессов на базе Business Studio по подписке (облачный сервис по модели SaaS). В заключении Cледует отметить, что на практике очень сложно принять взвешенное управленческое решение, как добиться максимального эффекта от модернизации информационных систем. По какому пути двигаться: - по пути – модернизации, внедрению новых систем, автоматизирующих требуемый функционал и интегрировать их с существующими информационными системами методом «бесшовной» интеграции; - либо по пути создания новых систем «с нуля», функционирующих параллельно с существующими АИС, отчасти дублирующими существующие функции, и совершать в дальнейшем поэтапный переход к единой системе. Оба пути достаточно затратные и требуют тщательного анализа и всесторонней проработки, большого опыта и знаний лучших отраслевых практик, учета индивидуальных особенностей Заказчика и т.д. В чем наша уникальность? В том, что мы итеративно подходим к обоснованию того или иного пути реализации. До внедрения системы детально обследуются процессы «как есть» и моделируются «как должны быть», чтобы процесс выбора был максимально понятен Заказчику, как с точки зрения разовых вложений (CAPEX), так и перспективы «владения» системой (OPEX).

More Related Content

сэд 2.0 современные системы документооборота и новые сервисы

  • 1. 1 СЭД (Системы автоматизации документооборота) Существуют несколько классов информационных систем по оптимизации документационных процессов. Одни нацелены на достижение оптимального сочетания необходимого функционала, цены и качества. Другие позволяют решать комплексные задачи автоматизации и связки, как документационных процессов, так и более сложных бизнес-процессов, на выходе которых рождаются не только документы. Классические Системы электронного документооборота применяются для решения следующих задач:  Формирование внутренних документов  Маршрутизация движения документов (согласование, исполнение, ознакомление и т.д.) и управление бизнес-процессами  Хранение документов  Организация оперативного взаимодействия подразделений (в т.ч. удаленных)  Контроль исполнительской дисциплины  Управление задачами и совместной работой с документами  Масштабируемость системы документооборота и безопасность передаваемой и хранимой в системе информации В ходе решения перечисленных задач, как правило, возникают дополнительные факторы, которые обычно не учитываются при шаблонном внедрении готовых «коробочных решений». Это такие факторы, как слабая регламентированность документационных процессов, низкая зрелость автоматизации и исполнительской дисциплины, недостаточная готовность инфраструктуры Заказчика и отсутствие необходимой квалификации у сотрудников, неготовность к изменениям в существующих документационных процедурах. Все перечисленные проблемы приводят к неэффективному внедрению СЭД и не достижению KPI, которые сформулированы для обеспечения бизнес потребностей Заказчика.
  • 2. 2 Наша компания имеет квалификации и решает все перечисленные «проблемные вопросы» путем применения индивидуального итеративного процесса обследования, моделирования и выбора оптимальной системы автоматизации. Мы создаем индивидуальную модель документационных процессов под Заказчика, на основе которой в дальнейшем могут быть предоставлены дополнительные консультационные услуги по сопровождению системы и/или ее дальнейшему развитию в зависимости от внешних факторов, а именно:  Анализ внутренних нормативных документов, регламентирующих действующий документооборот, и формы документов.  Оценка полноты регламентации действующего документооборота, выявление нерегламентированных процессов.  Подготовка проекта модели документооборота документов и проекта Концепции создания СЭД.  Оптимизация документооборота в целях повышения исполнительской дисциплины и эффективности процессов.  Автоматизированная проверка моделей процессов на соответствие требованиям SADT. Устранение логических противоречий, разрывов и коллизий.  Подготовка обучающей документации для пользователей  Определение KPI и регулярной отчетности по исполнительской дисциплине для руководства Современные СЭД и новые требования к функционалу. Автоматизация управленческой деятельности Следует отметить, что в настоящее время идет качественный переход от отслеживания поручений (для чего, собственно, и предназначена система электронного документооборота) к исполнению программно-целевых задач в бизнесе. Требования к информационным системам как ранее внедренным, так и к внедряемым в настоящий момент значительно повышаются, так как затраты на ИТ-технологии - это ощутимые долгосрочные инвестиции для бизнеса. Внешние факторы, требующие повышения конкурентоспособности и эффективности от бизнеса, порождают новые функциональные задачи в информационных системах, которые уже не входят в состав функционала «классических» систем СЭД/ECM. Повышение конкурентоспособности бизнеса объективно связано с необходимостью все большей автоматизации, как внутриотраслевой информации, так и внешней, представленной в виде макроэкономической информации о глобальных рынках, мировых тенденциях и успешных практиках, развитии глобальных технологических изменений и государственного регулирования, глобальные отраслевые изменения т.д. В этой связи возникает потребность в автоматизации всех потоков информации, включающих внутренние и внешние документационные процессы, которые затрагивают принятие управленческих решений. Как следствие, это приводит к необходимости интеграции СЭД с бизнес-процессами управления организацией в целом.
  • 3. 3 При этом СЭД функционально «перемещается в ядро» информационных систем, обеспечивающих автоматизацию основных бизнес-процессов, оставаясь самостоятельным системным элементом, взаимоувязанным с другими информационными системами. Современные СЭД трансформируется из изолированной информационной системы, заставляющих управленцев выполнять дополнительную работу, в удобный для их работы инструмент – «сервис документирования», который должен необременительно обслуживать основные деловые процессы сотрудников организации, такие как работа с задачами, которые они решают; документированные действия с планами, которые они создают и исполняют; работа с информацией, нужной им в деловой практике. На Рис 1 схематично показан «функциональный разрыв» между СЭД старого и нового поколений. Функции «классических» СЭД/ECM: · Документирование (порядок в работе, качество контроля, облегчение поиска, ускорение согласования) · Управление интеллектуальными активами предприятия Функции «новых» управленческих АИС (CRM, ERP, SCM и другие классы) Автоматизация основных деловых процессов сотрудников организации: · Работа с задачами · Средства управления и контроля бизнес- процессами · Средства планирования и другая информация, которая требуется в деловой практике Функциональный разрыв Типичное «AS IS» распределение функционала в существующих АИС Как должно быть «TO BE». Распределение функционала в «современных» АИС · Автоматизация основных деловых процессов сотрудников организации · Средства аналитики · Средства управления и контроля бизнес-процессами · Средства планирования и т.д. СЭД – единая инфраструктура, обслуживающая основные деловые процессы: · Атрибутирование (облегчение поиска, управление доступом, обеспечение целостности, консистентности и юридической значимости документов, их маршрутизация (гибкие или жесткие маршруты обработки) и др. · Средства напоминания и контроля исполнения для аналитики и оценки управленческой дисциплины · Обеспечение актуальности (поддержка жизненного цикла документов) Рис 1. В ходе автоматизации задач управленческого учета достигается следующее:  Своевременное формирование информационного поля в сроки, обеспечивающие актуальность информации
  • 4. 4  Структуризация информации в аналитических разрезах, требуемых руководству для понимания состояния дел по интересующим его направлениям деятельности и проблемам  Формирование отчетов, наглядно визуализирующих данные для принятия управленческих решений. Наша компания предлагает полный комплекс услуг по автоматизации управленческого учета и принятия решений, включающий: Методологическое сопровождение внедрения автоматизированных информационных систем В состав методологического сопровождения при внедрении и дальнейшего обслуживания информационных систем СЭД входит: 1. Анализ существующих внутренних нормативных документов (ВНД) 2. Обработка массива неструктурированной текстовой информации 3. Подготовка методологической основы для моделирования бизнес- процессов, 4. Разработка моделей бизнес-процессов, 5. Разработка внутренних регламентов, а также соответствующих разделов технических заданий на внедрение АИС, исполнительной и эксплуатационной документации. Оптимизация бизнес-процессов и разработка KPI Пакет услуг по автоматизации управленческого учета входит: 6. стратегическое планирование/мониторинг и разработка/оптимизация организационно-штатной структуры», включающий разработку системы целей предприятия, 7. разработку показателей (KPI) достижения целей, 8. мониторинг KPI. 9. оптимизация существующих бизнес-процессов заказчика на базе функционала по проектированию и моделированию бизнес-процессов. Поддержка базы знаний и технологическая платформа моделирования бизнес-процессов После внедрения систем автоматизации Заказчику может быть предоставлен дополнительный сервис: 1. Поддержка базы знаний предприятия по внутренним нормативно-правовым актам (НПА), включающим разработку описаний бизнес-процессов и документооборота, административных регламентов, их последующая актуализация и доведение до сведения работников.
  • 5. 5 2. Предоставление клиентам ресурсов технологической платформы моделирования бизнес-процессов на базе Business Studio по подписке (облачный сервис по модели SaaS). В заключении Cледует отметить, что на практике очень сложно принять взвешенное управленческое решение, как добиться максимального эффекта от модернизации информационных систем. По какому пути двигаться: - по пути – модернизации, внедрению новых систем, автоматизирующих требуемый функционал и интегрировать их с существующими информационными системами методом «бесшовной» интеграции; - либо по пути создания новых систем «с нуля», функционирующих параллельно с существующими АИС, отчасти дублирующими существующие функции, и совершать в дальнейшем поэтапный переход к единой системе. Оба пути достаточно затратные и требуют тщательного анализа и всесторонней проработки, большого опыта и знаний лучших отраслевых практик, учета индивидуальных особенностей Заказчика и т.д. В чем наша уникальность? В том, что мы итеративно подходим к обоснованию того или иного пути реализации. До внедрения системы детально обследуются процессы «как есть» и моделируются «как должны быть», чтобы процесс выбора был максимально понятен Заказчику, как с точки зрения разовых вложений (CAPEX), так и перспективы «владения» системой (OPEX).