Sviluppo di una piattaforma di workflow e di un panello di controllo sulle performance e sui risultati - CCIAA Grosseto
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![COINVOLGIMENTO I fattori di successo ANALISI REALIZZATIVA SEMPLIFICAZIONE VISIONE GLOBALE Tutto il personale ha contribuito, in base alla propria esperienza, al disegno e al perfezionamento dei processi innescando, cos狸, un ciclo virtuoso di miglioramento continuo. La piattaforma EGO permette di dare attuazione molto velocemente a nuove soluzioni operative. Il personale ha quindi utilizzato uno strumento in grado di accompagnarlo e supportarlo nel lavoro quotidiano ed in grado di recepire e sperimentare ogni idea innovativa o migliorativa. Operare su uno strumento nel quale tutti i passaggi procedurali sono ben codificati e i compiti da svolgere sono distribuiti e monitorati rassicura sia la dirigenza che gli operatori. La maggiore uniformit migliora la visione dellorganizzazione sui propri processi lavorativi permettendo a tutti di comprendere il significato e il valore che ogni operazione compiuta ha per lintera struttura. Criticit incontrate INTEGRAZIONE SOFTWARE Lunica criticit rilevabile nellattuazione del progetto 竪 rappresentata dalla difficolt che alcuni software o fornitori possono avere nel mettere a disposizione, da un punto di vista tecnologico, informazioni e funzionalit. I software e le tecnologie di ultima generazione hanno, per fortuna, potenziato queste possibilit. Per informazioni Dott. Stefano Facchi Ufficio Qualit e Innovazione Fisso 0564 430219 Mobile 3666800458 E-mail [email_address] Pec s.facchi@gr.legalmail.camcom.it](https://image.slidesharecdn.com/workflowcciaagrosseto-100505022913-phpapp01/85/Sviluppo-di-una-piattaforma-di-workflow-e-di-un-panello-di-controllo-sulle-performance-e-sui-risultati-CCIAA-Grosseto-7-320.jpg)
Sviluppo di una piattaforma di workflow e di un panello di controllo sulle performance e sui risultati - CCIAA Grosseto
- 1. Sviluppo di una piattaforma di workflow e di un panello di controllo sulle performance e sui risultati Camera di Commercio di Grosseto
- 2. REINGEGNERIZZAZIONE I problemi affrontati DEMATERIALIZZAZIONE AUTOMAZIONE CONDIVISIONE E INTEGRAZIONE Migliorare la gestione dei processi di lavorazione e predisporre degli strumenti che permettano agevolmente la loro modifica e revisione. Eliminare progressivamente la gestione dei documenti cartacei favorendo la digitalizzazione delle informazioni e degli archivi. Automatizzare le operazioni ripetitive di allineamento delle banche dati e di controllo, limitando lintervento degli operatori alle operazioni strettamente necessarie. Rendere disponibili da un unico punto di accesso e quando servono le informazioni e le funzionalit distribuite nei vari archivi e software. CONTROLLO Rendere evidenti e misurabili i processi di lavorazione in essere, i loro flow-chart, le fasi di lavorazione attive, i tempi di durata, quelli di esecuzione, la storia delle modifiche di un documento.
- 3. EGO, PIATTAFORMA DI WORKFLOW Le soluzioni adottate /1 FORMAZIONE E COINVOLGIMENTO E stata realizzata EGO, una piattaforma informatica che gestisce i processi di lavorazione e i documenti ad essi correlati secondo logiche e criteri tesi a favorire e supportare percorsi di automazione e dematerializzazione. I processi attualmente gestiti sono le Determinazioni dirigenziali, la gestione del budget e degli ordinativi, la gestione delle fatture e delle procedure di liquidazione; la gestione dei contratti e della cassa piccole spese; la gestione delle trasferte del personale e dei rimborsi spesa;la gestione dei fax; la gestione delle anagrafiche dei fornitori e dei prestatori di servizi. Il personale 竪 stato coinvolto nella realizzazione della piattaforma, nella definizione di regole e processi di lavorazione ed 竪 costantemente partecipe e propositivo nella gestione dei miglioramenti e delle evoluzioni. Un progetto organizzativo e tecnologico ideato e sviluppato dalla CCIAA di Grosseto In rapida diffusione nel sistema camerale
- 4. Le soluzioni adottate /2 Avvio di nuovi processi di lavorazione Interfaccia unica Accessibile sempre e ovunque, permette la condivisione di dati e di documenti. Controllo operativo Avvisa ogni singolo utente sulle attivit da eseguire e sulle scadenze accompagnandolo per tutta la durata del procedimento. Integrazione tra sistemi Lutente ha sempre a disposizioni dati e funzionalit anche di altri software: il sistema, infatti, dialoga con tutte le altre applicazioni. EGO, attivit e controllo Strumenti per la gestione del documento digitale Strumenti di controllo: processi in esecuzione, utenti connessi, archivio documentale, ecc. Elenco dei compiti da svolgere Consultazione atti amministrativi correnti e storici Promemoria Istruzioni e tele-assistenza
- 5. Le soluzioni adottate /3 EGO, centralit operativa Protocollo Informatico Sistema contabile Intranet Internet Fax Pec @posta Firma digitale Gestione personale Albo fornitori Openoffice MS Office EGO non sostituisce i software esistenti ma li integra rendendo disponibili dati e funzionalit quando e dove necessario EGO, la gestione dei processi La definizione delle regole 竪 facile e intuitiva e permette alla piattaforma di essere flessibile e adattabile Operazioni manuali compiute dal personale Operazioni automatiche compiute dal server
- 6. I risultati raggiunti -90% Percentuale di errore nei procedimenti. -35% Costi diretti del personale sui procedimenti -50% -60% 90% Fascicolazione digitale Percentuale dei documenti fascicolati digitalmente. il parametro che indica la qualit e lo stato di avanzamento del processo di dematerializzazione. Qualit e efficacia Trasparenza e controllo operativo : sono evidenti i processi di lavorazione in essere, il loro flow-chart, le fasi di lavorazione attive, i tempi di durata, quelli di esecuzione, la storia delle modifiche di un documento. Crescita professionale, culturale e della capacit propositiva delle persone : tutti concorrono alla definizione delle regole e delle procedure proponendo soluzioni migliorative. Aumento dellefficienza Tempo medio di durata dei procedimenti. Riduzione dei costi Costi di materiale (carta, toner, stampanti, ecc.) Replicabilit e diffusione del progetto nel sistema camerale 4 Numero di Camere che stanno utilizzando EGO (Grosseto, Teramo, Viterbo e Brindisi) 3 Numero di Camere che stanno per attivare EGO 21 Numero di Camere che nel triennio 2010-2012 attiveranno EGO
- 7. COINVOLGIMENTO I fattori di successo ANALISI REALIZZATIVA SEMPLIFICAZIONE VISIONE GLOBALE Tutto il personale ha contribuito, in base alla propria esperienza, al disegno e al perfezionamento dei processi innescando, cos狸, un ciclo virtuoso di miglioramento continuo. La piattaforma EGO permette di dare attuazione molto velocemente a nuove soluzioni operative. Il personale ha quindi utilizzato uno strumento in grado di accompagnarlo e supportarlo nel lavoro quotidiano ed in grado di recepire e sperimentare ogni idea innovativa o migliorativa. Operare su uno strumento nel quale tutti i passaggi procedurali sono ben codificati e i compiti da svolgere sono distribuiti e monitorati rassicura sia la dirigenza che gli operatori. La maggiore uniformit migliora la visione dellorganizzazione sui propri processi lavorativi permettendo a tutti di comprendere il significato e il valore che ogni operazione compiuta ha per lintera struttura. Criticit incontrate INTEGRAZIONE SOFTWARE Lunica criticit rilevabile nellattuazione del progetto 竪 rappresentata dalla difficolt che alcuni software o fornitori possono avere nel mettere a disposizione, da un punto di vista tecnologico, informazioni e funzionalit. I software e le tecnologie di ultima generazione hanno, per fortuna, potenziato queste possibilit. Per informazioni Dott. Stefano Facchi Ufficio Qualit e Innovazione Fisso 0564 430219 Mobile 3666800458 E-mail [email_address] Pec s.facchi@gr.legalmail.camcom.it