1704 e factureren doe-dagen
- 2. 2 E-factureren doel van vandaag • Inzicht geven stand van zaken e- factureren • Inzicht geven in gebruik van e- factureren • Inzicht in EU richtlijn En: Aan de slag!!
- 3. 3 Status E-factureren? Wat is jullie stand van zaken: 1. Wie heeft project e-facturen opgestart? 2. Wie kan e-facturen ontvangen? 3. Wie kan e-facturen versturen? 4. Wie heeft e-facturen in inkoopvoorwaarden opgenomen?
- 4. 4 E-facturen E-factuur is factuur in een gestructureerd format dat volledig automatisch ingelezen en verwerkt kan worden (geen mail + pdf). Europese Richtlijn verplicht alle aanbestedende diensten om e-facturen te kunnen ontvangen uiterlijk november 2018.
- 5. 5 Baten e-factureren • Meer grip op het financieel administratieve proces door geautomatiseerde controles • Standaardisatie van processen, wat leidt tot meer transparantie in taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden • Betere waarborging van continuïteit in procesuitvoering, doordat medewerkers beter in staat zijn elkaar te vervangen • Eenmalige invoer van gegevens, waardoor ‘één versie van de werkelijkheid’ • Kortere doorlooptijden, waardoor de gemeente een nog betrouwbaarder partner wordt om zaken mee te doen 5
- 6. 6 Status e-factureren • Leveranciersmanagement • Aanpassen inkoopvoorwaarden • Communicatie-activiteiten • Impactanalyse e-factureren • PIANOo programmabureau e-factureren • Pilots
- 7. 7 Leveranciersmanagement • De standaard E-factureren is opgenomen in de softwarecatalogus • Uitvraag gedaan onder de softwareleveranciers • Standaarden koppelen aan de referentiecomponenten Financiële administratie en Documentmanagement-systemen (DMS).
- 8. 8 Aanpassen model inkoopvoorwaarden Kunnen inkoopvoorwaarden niet op korte termijn aanpassen Alternatief: • Addendum e-factureren op de inkoopvoorwaarden • Medio 2016 verspreid
- 9. 9 Communicatie-activiteiten • Via KING website • Via PIANOO website • Doe-dagen • Congres 5 april • PIANOO regiodagen
- 10. 10 Impactanalyse e-factureren Scope: • Simplerinvoicing FULL • Ontvangen én versturen van e- facturen • Sturen op vergroten gebruik (stimuleren toeleveranciers) • Facturatieproces + inkoopproces (verplichtingenadministratie) Medio maart concept gereed
- 11. 11 DOELSTELLING Ondersteunt de implementatie bij medeoverheden om de e-factuur te kunnen ontvangen en te verwerken. Vanaf februari 2016 tot december 2018. SCOPE Medeoverheden : Gemeenten (KING/VNG) / Provincies (IPO / IPP), Waterschappen (UvW). Stakeholders: Leveranciers / ICT-Dienstverleners ACTIVITEITEN Geeft de afdelingen Financiën, ICT en inkoop informatie om e-facturen te kunnen verwerken. Het programmabureau fungeert als vraagbaak voor bestuurders, managers en projectleiders die e-factureren willen realiseren. PIANOo Programmabureau e-factureren 11Programmabureau e-factureren
- 12. 12 Programmabureau - activiteiten KENNIS VERGAREN > Inventariseren implementaties en ‘Best Practices’. > Onderzoeken / Rapporten. > Expertgroep met medeoverheden, toeleveranciers, ICT- dienstverleners. > E-factuur templates: welke velden noodzaak? > On-boarding leveranciers? KENNIS DELEN > PIANOo website: Documenten & handreikingen (business case, plan van aanpak, Programma van Eisen, etc.). > Organiseren bijeenkomsten/roadshow 12Programmabureau e-factureren
- 13. 13 Programmabureau - activiteiten INSPIREREN EN STIMULEREN DOELGROEPEN > Bestuurlijk (door Ministerie van Economische Zaken > ronde tafel e-factureren) > Monitor (online 02-2017) > ICT – dienstverleners: > CEF-Call –2016T-C3 - e-Invoicing > Leveranciers: > Ketenactivatieproject: medeoverheden en leveranciers verbinden om zo werkende e- factuurketens te realiseren. We komen naar u toe! Meld ons uw contactgegevens. 13Programmabureau e-factureren
- 14. 14 Versterken Innovatievermogen: Pilots - Lokaal initiatief - Technologie of Informatiemanagement - Gemeenten, samen met leveranciers en andere partijen? - KING inbreng: netwerk, ondersteuning en schalingskansen => Pilots E-factureren
- 15. 15 Pilots E-factureren 5 tot 10 gemeenten - Technische benodigdheden en belemmeringen (*) - Procesimplementatie binnen de organisatie (**) - Adoptie van het digitale kanaal (***)
- 16. 16 Aan de slag! Opdracht Stel, je start een project e-factureren binnen je gemeente, hoe pak je dit aan?
- 17. 17 Aanpak bij digitaliseren • Goede voorbereiding is essentieel voor een succesvolle implementatie; • informeren van de ondernemingsraad • communicatie richting de organisatie • bepalen van visie en ambities op het gebied van (financieel) administratieve processen • creëren van draagvlak binnen de gehele organisatie; • samenstelling van het projectteam: een mix tussen medewerkers Planning & Control en medewerkers uit de vakafdelingen • communicatie richting leveranciers; doel, verwachting: waarom, wat en hoe? • bepalen functionele eisen en opstellen Programma van Eisen voor de IT-ondersteuning • selecteren van IT-oplossing en IT-leverancier • projectscope; heldere afbakening van het project in termen van processen en systemen 17
- 18. 18 Wat hebben gemeenten nodig om aan te sluiten? Voldoende informatie om stappen te zetten? Wat is jullie ambitie? Wat is jullie tijdpad? Vervolgacties/bijeenkomsten? Wat kan KING/VNG en PIANOo doen?
- 19. 19 Contactgegevens Pieter Keestra: Pieter.keestra@PIANOo.nl Paul Huigens: paul.huigens@kinggemeenten.nl Rudolf Roeleven: rudolf.roeleven@kinggemeenten.nl Handige links: https://www.pianoo.nl/themas/elektronisch-factureren http://depilotstarter.vng.nl/projecten/verminderen- administratieve-lasten/invoering-e-factureren-bij- centric-gemeenten http://www.simplerinvoicing.org https://www.kinggemeenten.nl/secties/e-factureren/e- factureren-het-kort
- 20. 20 Afsluiting
Editor's Notes
- #4: Nog wel/niet veel werk te verrichten? Programmabureau wil daar graag bij helpen: Contactpersoon e-factureren binnen uw organisatie?
- #13: Expert groep bijeenkomst resultaten hoort u straks meer.
- #14: Stimulans: Europese subsidie om gebruik e-factureren bij medeoverheden te bevorderen (!) Voo Opzetketenactivatie toelichten Gemeente Tholen
- #19: Communicatiemiddelen Roadmap om aan te sluiten