ระบบใบสำคัญจ่าย 2
- 2. แนวคิด ระบบใบสำคัญ (voucher system) เป็นระบบบัญชีที่จัดทำขึ้นมำเพื่อ ควบคุมกำรจ่ำยเงินชองกิจกำรให้มีควำมรัดกุมมำกขึ้น เพรำะในระบบใบสำคัญ กำรจ่ำยเงินทุกรำยกำรจะต้องจัดทำใบสำคัญมีกำรตรวจสอบเอกสำร และได้รับกำร อนุมัติก่อนจึงจะจ่ำยได้ เพื่อให้กำรจ่ำยในรำคำที่เหมำะสมและถูกต้องนอกจำกนี้ ในระบบใบสำคัญ กำรจ่ำยเงินทุกครั้งและจ่ำยเป็นเช็คเพื่อลดกำรผิดพลำดที่จ่ำย เป็นเงินสดและสะดวกในกำรปฏิบัติงำนมำกขึ้น ซึ่งเป็นกำรควบคุมภำยในที่มี ประสิทธิภำพของกิจกำรอุตสำหกรรม
- 5. ลักษณะของระบบใบสำคัญ เป็นวิธีกำรที่จัดทำเพื่อควบคุมกำรจ่ำยเงิน ทั้งนี้รำยกำรที่จะต้องจ่ำยเงินทุก รำยกำร ให้ถือเป็นหนี้ก่อนโดยจัดทำใบสำคัญ ขึ้นเพื่ออนุมัติกำรจ่ำยเงินจำกผู้มี อำนำจ และนำใบสำคัญที่ได้รับอนุมัติแล้วไปบันทึกใบสำคัญ เมื่อถึงกำหนดเวลำ จ่ำยเงินให้จ่ำยเป็นเช็คทุกรำยกำร (ยกเว้นรำยกำรที่จ่ำยจำกเงินสดย่อย) และนำ ใบสำคัญที่จ่ำยเงินแล้วไปบันทึกใบทะเบียนจ่ำยเช็ค ดังนั้นเมื่อใช้ระบบใบสำคัญ แล้ว ไม่ต้องมีสมุดรำยวันซื้ออีก เนื่องจำกเป็นกำรซ้ำซ้อน
- 7. กำรจัดทำและกำรจัดเก็บใบสำคัญ 1.การตรวจสอบเอกสารที่นามาทาใบสาคัญ ก่อนที่จะจัดทำใบสำคัญจ่ำยจะต้องมีกำร ตรวจสอบเอกสำรประกอบกำรจ่ำยเงินก่อนว่ำเอกสำรถูกต้องหรือไม่ เมื่อ ตรวจสอบเอกสำรถูกต้องเรียบร้อยแล้ว ผู้ตรวจสอบต้องลงลำยมือชื่อกำกับไว้ใน เอกสำรประกอบกำรจ่ำยเงินแล้วจึงจัดทำใบสำคัญจ่ำยต่อไป 2.การจัดทาใบสาคัญ ให้นำเอกสำรกำรจ่ำยเงินมำแนบติดกับใบสำคัญ โดยปรกติแล้ว ควรจะจัดทำใบสำคัญใบหนึ่งสำหรับกำรจ่ำยเงินให้ผู้รับเงินแต่ละรำย ใบสำคัญจ่ำย เป็นเอกสำรที่ใช้เป็นหลักฐำนในกำรจ่ำยเงินซึ่งจัดทำโดยฝ่ำยกำรเงิน แล้วส่งให้ผู้มีหน้ำที่ตรวจสอบ หลังจำกนั้นก็ให้ผู้มีอำนำจอนุมัติลงลำยมือ ชื่อเพื่ออนุมัติกำรจ่ำยเงินทุกครั้ง
- 8. 3.การบันทึกทะเบียนใบสาคัญ ในกำรจ่ำยเงินทุกครั้งไม่ว่ำจะจ่ำยทันทีหรือจ่ำย ในอนำคตจะต้องจัดทำใบสำคัญและบันทึกในสมุดบันทึกขั้นต้นคือ ทะเบียน ใบสำคัญ และลงรำยกำรเหล่ำนั้นเป็นหนี้สินโดยเดบิตรำยกำรต่ำง ๆ และเครดิต ใบสำคัญค้ำงจ่ำย ทะเบียนใบสำคัญเป็นทั้งสมุดบันทึกขั้นต้นซึ่งทำหน้ำที่จำแนก บัญชีต่ำง ๆ ที่จะเดบิตและเป็นทั้งบัญชีประเภทย่อยเจ้ำหนี้ 4.การเก็บใบสาคัญที่ยังไม่ได้จ่ายเงิน โดยจัดทำแฟ้มใบสำคัญที่ยังไม่ได้จ่ำยเงิน ใบสำคัญจ่ำยที่ได้บันทึกในทะเบียนใบสำคัญแล้วจะนำมำเก็บพร้อมเอกสำร ประกอบกำรจ่ำยเงินโดยเรียงตำมลำดับตำมกำหนดเวลำกำรจ่ำยเงิน โดยแฟ้มนี้จะ เรียกว่ำ แฟ้มใบสำคัญค้ำงจ่ำย เพื่อรอกำรจ่ำยเงินตำมใบสำคัญ 5.การจ่ายเงินตามใบสาคัญ ใบสำคัญที่ถึงกำหนดชำระเงินจะถูกนำออกจำกแฟ้ม ใบสำคัญค้ำงจ่ำยแล้วนำไปส่งให้ฝ่ำยกำรเงิน เมื่อฝ่ำยกำรเงินตรวจยอบแล้ว ก็จะเขียนเช็คสั่งจ่ำยเงินจำมใบสำคัญและนำไปบันทึกในทะเบียนจ่ำยเช็ค
- 9. 6.การเก็บใบสาคัญที่จ่ายเงินแล้ว โดยจัดทำแฟ้มใบสำคัญที่จ่ำยเงินแล้ว เมื่อเขียนเช็คสั่ง จ่ำยเงินเรียบร้อยแล้วก็จะเรียกให้ผู้รับเงินมำรับเช็คและลงนำมในด้ำนหน้ำชอง ทะเบียนใบสำคัญ โดยประทับตรำ จ่ำยเงินแล้ว และนำไปเก็บในแฟ้มใบสำคัญที่ จ่ำยเงินแล้ว
- 10. ทะเบียนใบสำคัญจ่ำย กรณีที่กิจกำรควบคุมกำรจ่ำยเงินโดยใช้ระบบใบสำคัญค้ำงจ่ำย จะต้องมีทะเบียน ใบสำคัญเพื่อบันทึกรำยกำรตำมใบสำคัญสั่งจ่ำยที่แผนกบัญชีจัดทำขึ้น เรียง ตำมลำดับเลขที่ใบสำคัญ โดยไม่ต้องมีสมุดรำยวันทั่วไป และสมุดรำยวันซื้อ ส่วน กำรผ่ำนบัญชีไปยังบัญชีย่อยนั้นไม่จำเป็นต้องทำเพรำะใช้แฟ้มใบสำคัญค้ำงจ่ำย แทนบัญชีเจ้ำหนี้รำยตัว เมื่อมีกำรจ่ำยเช็คชำระหนี้ใบสำคัญฉบับใดก็จะลงรำยกำร ในทะเบียนจ่ำยเช็ค และนำเลขที่เช็ควันที่ที่จ่ำยมำบันทึกในช่องกำรจ่ำยเงินของ ทะเบียนใบสำคัญ ยอดรวมใบสำคัญค้ำงจ่ำยในแฟ้ม จะเท่ำกับยอดรวมของจำนวน เงินในใบสำคัญที่ยังไม่ได้ลงเลขที่เช็คในทะเบียนใบสำคัญ และจะเท่ำกับยอด คงเหลือในสมุดบัญชีคุมยอดเจ้ำหนี้ด้วย
- 11. ตัวอย่ำง รำยกำรดังต่อไปนี้เป็นของบริษัท ปำร์ตี้ จำกัด มีนำคม 1 ซื้อสินค้ำจำกร้ำนสบำย 20,000 บำท เงื่อนไข 2/10 n/30 5 จ่ำยค่ำขนส่งในกำรซื้อสินค้ำ 1,000 บำท ให้บริษัท ขนส่ง จำกัด 8 ซื้ออุปกรณ์เป็นเงินสดจำก ร้ำนอุปกรณ์ภัณฑ์ 8,000 บำท 10 จ่ำยชำระหนี้ให้ร้ำนสยำม ทั้งจำนวน 25 ซื้อรถยนต์ 500,000 บำท จ่ำย 2 งวดเท่ำกัน จำกบริษัทโตโยต้ำ จำกัด งวดแรกจ่ำยเดือนเมษำยน 31 จ่ำยเงินเดือน 30,000 บำท หักภำษีไว้1,500 บำท ให้ใบสำคัญเริ่มจำก เลขที่ 301 เช็คเริ่มลงวันที่ 551 ให้ทำ: บันทึกรำยกำรในทะเบียนใบสำคัญ ทะเบียนจ่ำยเข็ด
- 12. ทะเบียนใบสำคัญ พ.ศ. 2550 เลขที่ ใบ สำ คัญ ผู้รับเงิน รำย กำร เงื่อน ไข กำรจ่ำย เช็ค เครดิต ใบสำคัญ จ่ำย เดบิต วัน ที่ เลข ที่ เช็ค ซื้อ ค่ำ ขนส่ง เข้ำ บัญชีอื่น ๆ ชื่อบัญชี เลขที่ บัญชี จำนวน เงิน มี.ค.1 301 ร้ำนสยำม ซื้อสินค้ำ 2/10 ,n/3 0 10 553 20,000 20,000 5 302 บ.ขนส่งฯ ค่ำขนส่ง 5 551 1,000 1,000 8 303 ร้ำนอุปกรณ์ฯ ซื้ออุปกรณ์ 8 552 8,000 อุปกรณ์ 103 8,000 25 304 บ.โตโยต้ำฯ ซื้อรถยนต์ 250,000 รถยนต์ 104 500,000 305 บ.โตโยต้ำ ซื้อรถยนต์ 250,000 31 306 พนักงำน จ่ำยเงินเดือน 31 554 28,500 เงินเดือน 505 30,000 307 กรมสรรพำกร ภำษีหัก ณ ที่จ่ำย 1,500 559,000 20,000 1,000 538,000 201 501 504
- 13. ทะเบียนจ่ำยเช็ค ในกรณีที่กิจกำรใช้ระบบใบสำคัญ รำยกำรจ่ำยทุกรำยกำรจะต้องจ่ำยด้วยเช็ค ดังนั้นสมุดรำยวันเงินสดจ่ำยจึงถูกดัดแปลง และเรียกใหม่ว่ำ สมุดทะเบียนจ่ำยเช็ค ข้อสังเกตคือ สมุดทะเบียนจ่ำยเช็คนี้จะไม่มีรำยละเอียดเกี่ยวกับรำยกำรว่ำจ่ำยอะไร แก่ใคร เพรำะรำยละเอียดเหล่ำนี้ได้ปรำกฏในใบสำคัญจ่ำยแล้ว และนำใบสำคัญ นั้นไปบันทึกในทะเบียนใบสำคัญไว้แล้ว จึงไม่จำเป็นต้องบันทึกซ้ำอีก
- 14. ตัวอย่ำง ทะเบียนจ่ำยเช็ค พ.ศ. 2550 เลขที่ เช็ค ผู้รับเงิน เลขที่ ใบสำคัญ เดบิต ใบสำคัญ จ่ำย เครดิต ส่วนลด รับ ธนำคำร มี.ค.5 551 บริษัทขนส่งฯ 302 1,000 1,000 8 552 ร้ำนอุปกรณ์ภัณฑ์ 303 8,000 8,000 10 553 ร้ำนสยำม 301 20,000 400 19,600 31 554 พนักงำน 306 28,500 28,500 57,500 400 57,100 201 502 102
- 16. บริษัท ปำร์ตี้ จำกัด รำยละเอียดใบสำคัญค้ำงจ่ำย วันที่ 31 มีนำคม 2550 เลขที่ใบสำคัญ ผู้รับเงิน จำนวนเงิน 304 บริษัทโตโยต้ำ จำกัด 250,000 305 บริษัท โตโยต้ำ จำกัด 250.000 307 กรมสรรพำกร 1.500 รวม 501.500
- 17. เงินสดย่อย ในกำรควบคุมภำยในเกี่ยวกับเงินสด ธุรกิจส่วนใหญ่มักจะใช้เช็คในกำรจ่ำย ค่ำใช้จ่ำย สำหรับค่ำใช้จ่ำยรำยกำรที่จ่ำยจำนวนครั้งละเล็ก ๆ น้อย ๆ ธุรกิจส่วน ใหญ่จะเบิกเงินสดมำจำนวนหนึ่งแล้วแต่นโยบำยของกิจกำร ซึ่งเงินจำนวนหนึ่งนี้ เรียกว่ำ เงินสดย่อย เป็นเงินที่กิจกำรเบิกมำให้พนักงำนคนหนึ่งเรียกว่ำ ผู้รักษำเงิน สดย่อย ซึ่งอำจเป็นพนักงำนบัญชีที่รับมอบหมำยให้ทำหน้ำที่รับผิดชอบดูแลและ จ่ำยเงินให้กับผู้มำขอเบิกเงินสด