狠狠撸

簡報輕鬆做簡報輕鬆做
謝寶煖
台灣大學圖書資訊學系副教授
pnhsieh@ntu.edu.tw
2008 年 12 月 12 日 1:30~3:20
東大學教資中心吳

2
容大綱內
? 簡報成功關鍵
? 成功簡報七骤步
? 投影片設計十誤
? Q & A

3
簡報成功關鍵
? 容內
? 態度 / 形象
? 聲音
7 ％
55 ％
38 ％

4
簡報成功關鍵在於態度 / 形象
The audience is a mirror of the presenter.

5
容大綱內
? 簡報成功關鍵：態度 / 形象
? Q & A

6
成功簡報七骤步
認識聽眾
組織容內
設計投影片
視覺輔助
彩排演練
精彩開講
觀提问眾

7
? 資訊性 / 教育性簡報
5W
– Who
– What
– When
– Where
– Why
? 服性簡報說
APAT
– ＡＡ udience
– ＰＰ urpose
– ＡＡ ction
– ＴＴ one
1. 認識聽眾 : Inform, Persuade, or Train

8
1. 了解聽眾
2. 組織容內
– 簡報主題
– 簡報架構
– 簡報題材

9
簡報架構
OpenOpen
1010 ％％
EndEnd
1010 ％％
Body 80 ％
Topic 1
Topic 2
Topic 3

10
簡報深度 vs. 廣告
Depth
Scope
Scope
Depth

11
觀眾
簡報目的
圖形
分析技術與模式
創造吸引人的視覺效果
範例
Before & After
類比
新穎、不熟悉的觀念
統計數字
說服力 Steve
Jobs
專家
聽眾知道
示範
行動比語言的聲音更響
亮
說給我聽，我就能了解；
做給我看，我就不會忘記
！
簡報題材： Sunshine

12
成功簡報
取決於
55%
態度
形象
? 7/38/55 定律：旁人對我們的
觀感，只有 7 ％是取決於談話
容，有內 38 ％在於輔助表達
談話容的方法；而有高達內
55 ％是決定於我們看起來是不
是有服力，很有自信，很夠說
專業
? 做簡報時，要充準備容，份內
還要用誠懇的語言，更要有真
誠的態度和表達專業的形象
外在決定在內

13
蒐集簡報題材
? 個人知識
? Google – Web, Images, Videos
– filetype:ppt
– 圖片搜尋
? Search Engines…
– Google
– Google Scholar, Book, Video, Blog
? EndNote 管理個人資訊
ProQuest ABI/Inform Global

15
" 簡報技巧 " filetype:ppt

18
1. 了解聽眾
2. 組織容內
3. 設計投影片
? KISS

19
最
後
1
張
投
影
片
了什麼說內
容
主
體
細分明說
第
2
張
投
影
片
要什麼說
第
1
張
投
影
片
我
是
誰
簡報設計原則

20
第一張投影片
? 開場
– 好的開始是成功的一半！
– 第一張投影片要充彰顯簡報成功關鍵份佔
58 ％的態度和形象
– 提供下列完整的資訊
? 會議名稱
? 演講主題
? 演講者、職稱、服務單位、連絡方式
? 日期

簡報技巧簡報技巧
謝寶煖
台灣大學圖書資訊學系副教授
pnhsieh@ntu.edu.tw
http://www.lis.ntu.edu.tw/~pnhsieh/
2007 年 4 月 28 日
敦安社會福利基金會
場合
簡報主題講者資訊

22
第二張投影片
? 預告（ preview ）
– 告訴聽我們接下來要講什麼眾
– 以一張投影片標示容大綱內
? 圖示更念人印象深刻
? 條列式清單
? 可以此 preview 串場，助聽掌握進度幫眾

23
容大綱內
? Mission ImpossibleImpossible
? 任務 1
? 任務 2
? 任務 3
? Mission PossiblePossible

24
Outline
? Q & A

25
Outline
? Q & A

26
容大綱內
簡報成功關鍵
Q ＆ A
投影片設計十誤
簡報成功關鍵

27
容大綱內
簡報成功關鍵
Q ＆ A

29
1. 了解聽眾
2. 組織容內
3. 設計投影片
4. 視覺輔助
? SAVE

30
簡報設計原則
? 圖表的使用
– 表勝於文，圖勝於表
– 圖表自己就能故事說
– 圖表只須標題，勿再加上文字解釋圖表
– 重要的資訊，要講的容打在備忘稿內

31
圖表設計原則
? Simple 簡明
? Audience-specific 觀導向眾
? Visual attractive 視覺魅力
? Economic 經濟

33
切花（百萬歐元）
2005 2006
成長率
玫瑰花
728.6 758.2 +4.1
菊花多花
293.1 300.2 +2.4
鬱金香
191.5 223.0 +16.4
百合
164.1 166.7 +1.6
非洲菊
121.2 122.2 +0.8
蕙蘭
70.2 72.0 +2.6
菊花
46.7 55.8 +19.5
小蒼蘭
57.4 55.4 -3.5
火鶴花
41.0 46.4 +13.2
水仙百合
39.1 39.2 +0.3
荷蘭切花生產前十名值
靠右對齊
不顯示框線

34
2005 2006
成長率
玫瑰花
728.6 758.2 +4.1
菊花多花
293.1 300.2 +2.4
鬱金香
191.5 223.0 +16.4
百合
164.1 166.7 +1.6
非洲菊
121.2 122.2 +0.8
蕙蘭
70.2 72.0 +2.6
菊花
46.7 55.8 +19.5
小蒼蘭
57.4 55.4 -3.5
火鶴花
41.0 46.4 +13.2
水仙百合
39.1 39.2 +0.3

35
2005 2006
成長率
玫瑰花
728.6 758.2 +4.1
菊花多花
293.1 300.2 +2.4
鬱金香
191.5 223.0 +16.4
百合
164.1 166.7 +1.6
非洲菊
121.2 122.2 +0.8
蕙蘭
70.2 72.0 +2.6
菊花
46.7 55.8 +19.5
小蒼蘭
57.4 55.4 -3.5
火鶴花
41.0 46.4 +13.2
水仙百合
39.1 39.2 +0.3

36
次數分配表（ Frequency table ）
讀者解決資訊需求的第一選擇
資訊需求管道人數百分比
上網 116 43.8
問人 67 25.3
求助專業人員 34 12.8
臺北市立圖書館總館或分館 22 8.3
逛書店 13 4.9
利用國家圖書館 7 2.6
就學時的大專院校圖書館 4 1.5
利用住家附近的圖書館 1 0.4
公司內的圖書館或資料中心 1 0.4
註： N ＝ 265

37
如何快速轉貼 Word 表格
1. Word ：預覽列印
– Prt Scr 或 Capture
? Png: 可攜式網路
圖形
– PowerPoint
? 插入＞圖片＞從
案檔
? 裁剪
2. Word ：複製
PowerPoint
? 編輯＞選擇性貼上
? 裁剪
? Word ：將字型改成粗體

38
變 T 字型
，
往推內
裁剪圖片

40
園藝作物之栽培面積

44
資訊來源
? 註明資料來源
– 尊重智慧財權產
? 引用資訊的權威性
? 彰顯專業性
– 建立自己的風格
? 將資訊來源固定安排在投影片的固定地方
– 採用標準書目格式
? JAMA, APA Style….
? EndNote X1: Copy Formatted

45
管理
資訊流
落實
組織學習
善用
知識庫
彰顯
組織價值
資料來源： Broadbent, M. (1998, May). The phenomenon of knowledge
management: What does it mean to the information profession?” Retrieved
January 20, 2006, from http://www.sla.org/pubs/serial/io/1998/may98/broadben.html
註明資訊來源

46
更多容……內
張保隆 / 逢甲大學教授兼校長
第一章學術論文的容與組織內
第二章編輯格式
第三章表的製作
第四章圖的製作
第五章正文中的引證
第六章參考文獻
第七章英文學術論文稿件
第八章中文學術論文稿件
第九章博碩士論文
第十章學期報告

47
1. 了解聽眾
2. 組織容內
3. 設計投影片
4. 視覺輔助
5. 彩排演練
? 做備忘
? 編講義

48
做備忘
? 時間控制
? PowerPoint 排練的功能
– 投影片放映＞排練計時
? 何時穿插笑話、故事、名言佳句
? 可刪除之投影片
? 待答問題之投影片

49
編講義
? 提供講義
– 演講是無形的服務，講義是有形的強化
– 從彩色到白黑，遺漏了什麼
– 填空設計、互動設計
? 發送時機
– 演講前
– 演講後
? 清楚易讀
– 頁二張為原則每

50
1. 了解聽眾
2. 組織容內
3. 設計投影片
4. 視覺輔助
5. 彩排演練
6. 精彩開講

51
鐘的位置
滴滴答答走
我們看不到
觀全知道眾

52
精彩開講
? 克服上台恐懼
– 練習、練習、再練習
– 創意放鬆方法： OK GO(1) 、 (2) 和 Jump On It
? 聲音
– 音量、音速
– 口頭禪、間歇語
? 非語言溝通
– 目光接觸
– 臉部表情
– 手勢、姿勢
– 外表、穿著
? 公開演技巧說
– 做自己
– 用講的，不要唸稿

53
開講
? 播放第一張投影片
? 開場白
– 謝謝主持人、主單位辦
– 致意重要聽眾
– 建立遊戲規則（提問時間）
? 建立主題與聽的關聯性眾
? 永遠「說我們」，而不要用「們」你
? 例子和經驗

54
重要容呈現在投影片內
? 城門、城門，蛋雞糕?? ...36 把刀 ....
騎白馬，帶把刀，走進城門滑一跤
? 安徽人：城門城門幾丈高，三十六丈高。
騎大馬，帶把刀，走進城門繞一遭。
（問吃桔子吃香蕉）你
? 南京人：城門城門幾丈高，三十六丈高。
騎大馬，帶把刀，城門底下走一遭。

55
1. 了解聽眾
2. 組織容內
3. 設計投影片
4. 視覺輔助
5. 彩排演練
6. 精彩開講
7. 回答提問

56
觀提问眾
? 要和發問人保持目光接觸
– 不要打斷發問、漫或是玩弄手邊東西步
? 重述問題
– 謝謝提這個問題…您 ..
– 這是個很好的問題…… .
– 我不知道這個問題的答案 / 我沒有法立即回答的辦您
問題；不過，如果願意留下姓名、您 email 或電話，
我會在…提供資料給參考您
? 20/80 原則
– 20 ％的注意力給發問者
– 80 ％的注意力給聽眾

57
成功簡報關鍵在態度 / 形象
5W/APAT
10/80/10
KISS
SAVE
安可
7/38/55
80/20
認識聽眾
組織容內
設計投影片
視覺輔助
彩排演練
精彩開講
回答提問

58
容大綱內
? Q & A

59
簡報成功關鍵
? 簡報是什麼？簡報是一種正式的溝通，目的在提供資訊、說服，甚至是娛呢
樂他人。所以簡報要為聽所了解，要回應所處情境。好的簡報令人印象深眾
刻，甚至讓聽驚讚，贏得選票、專案、支持、好成績。上台簡報可以建立眾
自信，倡議觀點，開機會的大門，增進社交生活，實現職涯成就。啟
? 簡報成功的關鍵可以歸納為內容、態度 / 形象、和聲音三部份。請猜猜看那您
項是簡報成功的關鍵？想想我們每次為了簡報搜索枯腸地找資料寫本，呢腳
答案當然是內容囉！
? 錯，我們辛辛苦苦準備的內容只佔 7 ％；簡報成功最主要的關鍵是態度 / 形象
，佔 58 ％；其次是聲音，佔 35 ％。回想一下所謂的名嘴，那麼這層道理也
就不說自明了。
? 美國加州柏克萊大學心理學教授 Albert Mebrabian 提出「 7/38/55 定律」說明
旁人對我們的觀感，只有 7 ％是取決於談話內容，有 38 ％在於輔助表達談話
內容的方法，也就是語氣、手勢等等肢體語言；而有高達 55 ％是決定於我們
看起來不有說服力，是不是很有自信，是不是很專業；換句話說：外在夠夠
決定內在。做簡報時，要充份準備內容，還要用誠懇的語言，更要有真誠的
態度和表達專業的形象。再有價的內容，也要透過我們的表達，才能有效值
傳達給聽，才能對聽產生影響。眾眾

60
1. 把想要講的容全部打上去，照唸內
More is less!
KISS

61
簡報設計原則
? KISS: Keep It Simple, Stupid
– 訂好題目
– 列出大綱
– 架構重要觀念和關鍵字的關連性
– 加上創意
– 以視覺工具輔助明說
? 數據
? 圖表
? 動畫
?

62
2. 不會 Powerpoint 硬要做
?

63
簡報設計原則
? 善用 PowerPoint 簡報設計範本
– 統一字型、色彩、版式
– 變換背景、色彩做強調
– 設計專屬範本
KISSKISS

64
PowerPoint 技巧
? 選定投影片範本
– 格式＞投影片設計
＞ Microsoft Office Online 設計範本
＞依類別瀏覽＞選定擬套用範本＞立即下載
? 變更投影片範本顏色
– 格式＞投影片設計＞右邊工作窗＞色彩配置
? 設定母片
– 變更整套投影片之字型、顏色、項目符號
– 檢視＞投影片母片

65
Typos!
看到有紅色底線，
務必檢字查拼

66
3. 錯字連篇，懶得改
? 英文：畫紅線、線綠
? 中文：注音輸入要選字

67
簡報設計原則： KISS
1. 簡報設計範本
2. 字體
3. 字型
4. 標題
5. 標點符號
6. 項目符號
7. 編號
8. 縮寫
9. 簡寫
10. 數字
11. 統計量
12. 關聯資訊
13. 標示
14. 圖表
15. 動畫
16. 抓圖
17. 繪圖
18. 資訊來源
19. 圓餅圖
20. 長條圖
21. 直方圖
22. 線形圖
23. 時間圖
24. 管制圖
25. 推移圖
26. 魚骨圖
27. 照片

68
簡報設計原則： KISS
1. ? 簡報設計範本
2. ? 字體
3. ? 字型
4. ? 標題
5. ? 標點符號
6. ? 項目符號
7. ? 編號
8. ? 縮寫
9. ? 簡寫
10. ? 數字
11. ? 統計量
12. ? 關聯資訊
13. ? 標示
14. ? 圖表
15. ? 動畫
16. ? 抓圖
17. ? 繪圖
18. ? 資訊來源
19. ? 圓餅圖
20. ? 長條圖
21. ? 直方圖
22. ? 線形圖
23. ? 時間圖
24. ? 管制圖
25. ? 照片

69
? 有順序關係用編號
? 無順序關係用項目符號
? 编号与项目符号不併用

71
4. 符號滿篇，沒重點

72
簡報設計原則
? Magic Seven 原則
– 7 士 2 ＝ 5 ～ 9
– 張投影片七行（七個概念）每
– 項標題題七個字每
– 適當留白
? 加段落間距增
? Shift + Enter 強制換行
增加
段落
間距
減少
段落
間距

74
服式簡報說
The primary goal of aThe primary goal of a
presentation ispresentation is
communicationcommunication.

75
圖看不清楚，
請放大

77
4. 項目符號充斥，沒重點
5. 圖表看不清楚，幹嘛放

78
圖表設計原則
? Simple 簡明
? Audience-specific 觀導向眾
? Visual attractive 視覺魅力
? Economic 經濟

79
人體長高的機制
? 長骨
– 脛骨、腓骨、大腿骨
肱骨、橈骨、尺骨
– 長高主要靠長骨的生長
? 生長板
– 長骨頭尾末端
– John Hunter 的實驗
? 把兩根針插入腿骨中央雞
? 證明骨頭生長發生在末端

84
6. 背景與容不搭內

85
簡報範本選擇原則
? 簡報範本要搭配容內
– 安全駕駛用和服範本
? 簡報範本要配合公司形象
? 一場簡報只用一套範本
– 變換單張以強調或區隔
? 設計專用範本
個人 / 企業 / 團隊
? 選用淺色背景或白色範本
– 淺色背景深色字
? 背景：白色或淺色
– 深色背景淺色字
? 紅色和橘色不適合久看
? 、藍、棕難捉住觀綠眾
注意力
? 底白字不適合遠距離黑
觀看
– 20 呎遠
– 從電腦螢幕到投影

88
7. 五顏六色，傷眼睛
? 一張三色

90
8. 小花小草淹沒容內
? 插圖輔助 / 明容說內

94
9. 花字型俏

95
簡報設計原則
? 字型
– 選用清楚易讀的字型
– 中文字型：標楷、細明
– 英文字型： San serif type （無細線體）
? Arial, Verdana, Tahoma
? Times New Roman （細線體）
? 不用 serif type （細線體）
–Bookman Old style
– Comic

96
簡報設計原則
? 字體大小
– 字體要大、行數要少
字體大，行數自然少，符合 Magic Seven 原則
！
– 標題不小於 28 點
– 項目容不小於內 20 點
– 標題上下層級間以相差四點為宜

97
? 這是 12 點的字，您看得到嗎？
? 這是 44 點的字，您看得到嗎
？
? 這是 48 點的字，您看得到嗎

98
大標題用 44 點標楷體粗體
? 標題 1 是 32 點，加粗，很清楚
– 標題 2 是 28 點，加粗，也很清楚
? 標題 3 是 24 點，加粗，還算清楚
– 標題 4 用 20 點，加粗，再小就看不到了
? 標題 5 用 18 點，加粗，快看不到了
– 標題 4 用 20 點，改用細明體，加粗，好一點
? 標題 5 用 18 點，改用細明體，加粗，勉強可以

99
9. 花字型難辨讀俏
10. 我會動畫，秀科技 ? ?

100
http://toppresentation.blogspot.com

101
祝簡報成功您
? 簡報成功關鍵：態度 / 形象
? 投影片設計原則： KISS
? Practice makes Perfect!

狠狠撸

20081212

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Editor's Notes