ISSS 2011: Přínosy standardizace správy dokumentů dle ISO 15489
•Download as PPT, PDF•
0 likes•504 views
Presentace IRMS CRG přednesená 05. 04. 2011 na konferenci ISSS 2011, zaměřená na představení normy ISO 15489 a jejího přínosu pro standardizaci správy dokumentů v oragnizaci.
ISSS 2011: Přínosy standardizace správy dokumentů dle ISO 15489
- 1. DUBEN 2011
- 2. Přínosy standardizace správy dokumentů dle ISO 15489 Ing. Vladimír Görner, CSc., MBA Information and records management society DUBEN 2011
- 3. Data a informace Závislost na datech Požadavky na data Správa dat Zabezpečení dat Kontinuita podnikání Požadavky na data v souvislosti času DUBEN 2011
- 4. Data a informace Od papíru k informačním systémům Sdílení dat Měnící se požadavky na pracovníky a občany Řízená data Dokumenty Záznamy Životní cyklus dokumentů a záznamů DUBEN 2011
- 5. Současná firemní praxe Potřeba papírů (2002 o 42% větší než v 1999) 19 kopií každého dokumentu ztráta 1 dokumentu z 20 400 hodin ročně hledání dokumentů 1 až 5% dokumentů je nesprávně založeno Email zvýšil počet tištěných dokumentů o 40% DUBEN 2011
- 6. Typické nedostatky správy dat SYSTÉMOVÉ Chybí strategie v oblasti správy informací, dokumentů a záznamů Nejsou stanoveny odpovědnosti Nezahrnutí veškerých typů dat, dokumentů, záznamů do spisové služby Neodpovídající infrastruktura ICT Neodpovídající prostředí a režim Nedostatečné smlouvy s dodavateli APV DUBEN 2011
- 7. Typické nedostatky správy dat LIDSKÝ FAKTOR Nedostatečná organizační pravidla, směrnice Nedostatečná kontrola přístupu k informacím Zneužití dat běžnými pracovníky Zneužití dat managementem organizace Neuvědomělé zacházení s informacemi, záznamy, dokumenty Neřízený tisk, kopírování dokumentů Neřízené ukládání informací, dokumentů DUBEN 2011
- 8. Lidský faktor Školení Povědomost, souvislosti Kompetence Dodržování pravidel, postupů Motivace DUBEN 2011
- 9. Systémový přístup k řízení dat Standard ISO 15489:2001 SYSTÉMOVÝ PŘÍSTUP Správa informací a dokumentů Všechny typy organizací (soukromé, státní) Postupy spisové služby Všechny typy dokumentů, řízených dat DUBEN 2011
- 10. Struktura normy ISO 15489-1 1. Předmět normy 2. Odkazy na další normy 3. Pojmy a definice 4. Výhody IRM (Information and Records Management) 5. Legislativní požadavky 6. Politika IRM a odpovědnosti DUBEN 2011
- 11. Struktura normy ISO 15489-1 7. Požadavky na správu informací a záznamů 8. Návrh a implementace systému správy informací a záznamů (IRM) 9. Procesy a řízení správy záznamů 10. Monitorování a prověřování 11. Školení zaměstnanců DUBEN 2011
- 12. Struktura normy ISO 15489-2 Struktura technické zprávy ISO 15489-2 odpovídá struktuře normy ISO 1548-1 Nejlepší praxe Metodika DIRKS (Design and Implementation of Record Keeping Systems) DUBEN 2011
- 13. Vztah ISO 15489 a NSESS Systémový přístup k řízení správy informací, dokumentů a záznamů Základní podmínka - organizace musí plnit všechny LEGISLATIVNÍ požadavky v oblasti spisové služby - NSESS Návaznost mezi ISO 15489 a NSESS a další legislativou DUBEN 2011
- 14. Vztah ISO 15489 a NSESS Cílem je nastavit SYSTÉM ŘÍZENÍ v oblasti správy informací, dokumentů a záznamů (spisové služby) tak, aby organizace TRVALE splňovala všechny legislativní požadavky a efektivně řídila tuto oblast, která se v čase DYNAMICKY MĚNÍ Možnost posouzení efektivnosti a robustnosti systému řízení spisové služby nezávislým auditem DUBEN 2011
- 15. DUBEN 2011 Děkuji za pozornost