ݺߣ

ݺߣShare a Scribd company logo

Novela archivního zákona - Přehled klíčových změn

•
•
Institut pro správu dokumentů, z.s.
Institut pro správu dokumentů, z.s.

Presentační podklady ze semináře IRMS vedeného ing. Martinou Macek v Praze 17.10.2012.

1 of 21
NOVELA ZÁKONA O ARCHIVNÍ A SPISOVÉ SLUŽBĚ PŘEHLED KLÍČOVÝCH ZMĚN Martina Macek Praha, 17. 10. 2012
IRMS Information Records • Otevřená platforma pro Management Society – odborníky a profesionály v Czech Republic Group, občanské oblasti správy informací a sdružení dokumentů a spisové služby www.irms.cz • Garant vzdělávacího systému Tomáš Bezouška, president v oblasti správy dokumentů bezouska@irms.cz • Certifikační autorita pro Milan Štefl, generální sekretář systémy správy dokumentů a spisové služby v organizacích stefl@irms.cz (audity shody se zákonem 499/2004 Sb., NSESSS a ISO 15489)
Novela zákona 499/2004 Sb.  Počátkem roku 2010 se začala připravovat další novela zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, která reagovala na stávající proces elektronizace veřejné správy. Tato novela byla vydána ve Sbírce zákonů pod č. 167/2012 Sb. Účinnost zákona je stanovena k 1. červenci 2012.
Novela zákona 499/2004 Sb.  Prováděcí vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, byla nahrazena prováděcí vyhláškou č. 259/2012 Sb. , která pokrývá působnost i dalších právních předpisů (nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a vyhlášky č. 496/2004 Sb. o elektronických podatelnách ). Tato prováděcí vyhláška nabyla účinnosti od 1. srpna 2012.
Novela zákona 499/2004 Sb.  S účinností k 11. červenci 2012 dochází i k novelizaci národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. V textu byly odstraněny nedostatky, zjištěné původci i obchodními společnostmi zabývajícími se vývojem elektronických systémů spisové služby. Opraven byl model vztahů mezi entitami, provedeny terminologické změny vycházející z novely zákona č. 499/2004 Sb. a nahrazen metadatový model souborem většího počtu upřesněných schémat XML umožňujících praktickou aplikaci jednotlivých požadavků.
Konec přechodného období  Po nabytí účinnosti novely končí platnost přechodných ustanovení (čl. II zákona 190/2009 Sb.), to znamená povinnost plného souladu spisové služby se zákonem a prováděcími předpisy včetně národního standardu pro elektronické systémy spis. služby.  Dále již není nutné dokumenty tisknout.
Změny ve spisové službě - novela  Definování minimálního množství formátů, které je původce povinen přijímat (výstupní + z autorizované konverze).  Nutnost opatření spisu náležitostmi včetně převodu dokumentů již jako součást uzavření spisu.  Možnost neužívat „uvnitř“ původce uznávaný elektronický podpis = „zvláštní technologické prostředky“.
Změna §69a zákona  Vypuštěny odst. 1 až 3 (ruší se povinnost opatřovat nepodepsané podání časovým razítkem).  Při převodu dokumentu se zavádí povinná doložka včetně podpisu a časového razítka (obdoba autorizované konverze).  Změna odst. 5 (nově 8): posloupnost podpisu/el. značky a časového razítka.
Nové prováděcí předpisy  prováděcí právní předpisy stanoví mj.  podrobnosti struktury spisového plánu  údaje záznamu o ověření autentizačních prvků  údaje doložky o převodu dokumentu  nahrazuje vyhlášku a nařízení vlády o elektronických podatelnách (495/2004 Sb. a 496/2004 Sb.)  postup ověřování elektronického podpisu/značky a časového razítka
Elektronická podatelna  adresa elektronické podatelny se mění na elektronická adresa podatelny  všichni určení původci musí mít elektronickou podatelnu
Vyhláška č. 259/2012 Sb.  V případě, že jsou jako archiválie vybrány dokumenty nebo spisy v digitální podobě, veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu jejich repliky a k nim náležející metadata.
Vyhláška č. 259/2012 Sb.  Tyto repliky a k nim náležející metadata veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu zpracované podle požadavků schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem.
Vyhláška č. 259/2012 Sb.  Pokud příslušný archiv při zpracování úředního záznamu zjistí, že stav předávaných replik dokumentů nebo spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie neodpovídá požadavkům na jejich předání stanoveným v národním standardu nebo že tyto repliky obsahují škodlivý kód, vyzve veřejnoprávního původce k odstranění zjištěných nedostatků.
Novelou zákona 227/200 Sb.  upravena definice uznávaného elektronického podpisu (implementace Rozhodnutí EK 2011/130/EU)  již ne „zaručený elektronický podpis“ nebo „elektronický podpis založený na …“, ale „uznávaný elektronický podpis“ – změna všech zákonů, kde bylo použito
Digitální archiv  Možnost zřízení více digitálních archivů: ze zákona NDA a bezpečnostní archivy, jiné archivy mohou o povolení digitálního archivu požádat Ministerstvo vnitra o dodatečnou akreditací.
Digitální archiv  Rozhraní digitálního archivu: portál, v případě NDA „národní portál“ s širší funkčností.  Komunikaci digitálního archivu určí prováděcí právní předpis – provozní řád.  Nově jsou definovány metadata archiválií: které jsou přidávány digitálním archivem.
Portály pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě  Archiválie v digitální podobě, které jsou uloženy v Národním archivu, jsou zpřístupňovány způsobem umožňujícím dálkový přístup prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě, jehož správcem je Národní archiv (dále jen „národní portál“).  Národní portál je informačním systémem veřejné správy.
Portály pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě  Prostřednictvím národního portálu je způsobem umožňujícím dálkový přístup zajišťován a) výběr a příjem archiválií v digitální podobě a jejich metadat, b) vedení a zpřístupňování evidence Národního archivního dědictví, c) příjem metadat popisů původců, d) příjem metadat popisů archivů a kulturně vědeckých institucí, e) příjem a prezentace archivních pomůcek v digitální podobě, f) přístup k archiváliím v digitální podobě a dokumentům v digitální podobě vzniklým jako digitální reprodukce z archiválií v analogové podobě.
Portály pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě  Prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě jsou způsobem umožňujícím dálkový přístup zajišťovány a) výběr a příjem archiválií v digitální podobě a jejich metadat, b) přístup k archiváliím v digitální podobě a dokumentům v digitální podobě vzniklým jako digitální reprodukce z archiválií v analogové podobě.
Digitální archiv  nahlížení – stále nutnost vyplnění badatelského listu, předkládání průkazu totožnosti, nahlížení pouze v badatelně archivu,  akreditace digitálního archivu (uděluje MV): pouze při již existujícím archivu, povinnost předložení podkladů + závazné stanovisko Národního archivu k nim; dvě úložiště vzdálená od sebe 50 km.
„Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR) DĚKUJI ZA POZORNOST.

More Related Content

Novela archivního zákona - Přehled klíčových změn

  • 1. NOVELA ZÁKONA O ARCHIVNÍ A SPISOVÉ SLUŽBĚ PŘEHLED KLÍČOVÝCH ZMĚN Martina Macek Praha, 17. 10. 2012
  • 2. IRMS Information Records • Otevřená platforma pro Management Society – odborníky a profesionály v Czech Republic Group, občanské oblasti správy informací a sdružení dokumentů a spisové služby www.irms.cz • Garant vzdělávacího systému Tomáš Bezouška, president v oblasti správy dokumentů bezouska@irms.cz • Certifikační autorita pro Milan Štefl, generální sekretář systémy správy dokumentů a spisové služby v organizacích stefl@irms.cz (audity shody se zákonem 499/2004 Sb., NSESSS a ISO 15489)
  • 3. Novela zákona 499/2004 Sb.  Počátkem roku 2010 se začala připravovat další novela zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, která reagovala na stávající proces elektronizace veřejné správy. Tato novela byla vydána ve Sbírce zákonů pod č. 167/2012 Sb. Účinnost zákona je stanovena k 1. červenci 2012.
  • 4. Novela zákona 499/2004 Sb.  Prováděcí vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, byla nahrazena prováděcí vyhláškou č. 259/2012 Sb. , která pokrývá působnost i dalších právních předpisů (nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a vyhlášky č. 496/2004 Sb. o elektronických podatelnách ). Tato prováděcí vyhláška nabyla účinnosti od 1. srpna 2012.
  • 5. Novela zákona 499/2004 Sb.  S účinností k 11. červenci 2012 dochází i k novelizaci národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. V textu byly odstraněny nedostatky, zjištěné původci i obchodními společnostmi zabývajícími se vývojem elektronických systémů spisové služby. Opraven byl model vztahů mezi entitami, provedeny terminologické změny vycházející z novely zákona č. 499/2004 Sb. a nahrazen metadatový model souborem většího počtu upřesněných schémat XML umožňujících praktickou aplikaci jednotlivých požadavků.
  • 6. Konec přechodného období  Po nabytí účinnosti novely končí platnost přechodných ustanovení (čl. II zákona 190/2009 Sb.), to znamená povinnost plného souladu spisové služby se zákonem a prováděcími předpisy včetně národního standardu pro elektronické systémy spis. služby.  Dále již není nutné dokumenty tisknout.
  • 7. Změny ve spisové službě - novela  Definování minimálního množství formátů, které je původce povinen přijímat (výstupní + z autorizované konverze).  Nutnost opatření spisu náležitostmi včetně převodu dokumentů již jako součást uzavření spisu.  Možnost neužívat „uvnitř“ původce uznávaný elektronický podpis = „zvláštní technologické prostředky“.
  • 8. Změna §69a zákona  Vypuštěny odst. 1 až 3 (ruší se povinnost opatřovat nepodepsané podání časovým razítkem).  Při převodu dokumentu se zavádí povinná doložka včetně podpisu a časového razítka (obdoba autorizované konverze).  Změna odst. 5 (nově 8): posloupnost podpisu/el. značky a časového razítka.
  • 9. Nové prováděcí předpisy  prováděcí právní předpisy stanoví mj.  podrobnosti struktury spisového plánu  údaje záznamu o ověření autentizačních prvků  údaje doložky o převodu dokumentu  nahrazuje vyhlášku a nařízení vlády o elektronických podatelnách (495/2004 Sb. a 496/2004 Sb.)  postup ověřování elektronického podpisu/značky a časového razítka
  • 10. Elektronická podatelna  adresa elektronické podatelny se mění na elektronická adresa podatelny  všichni určení původci musí mít elektronickou podatelnu
  • 11. Vyhláška č. 259/2012 Sb.  V případě, že jsou jako archiválie vybrány dokumenty nebo spisy v digitální podobě, veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu jejich repliky a k nim náležející metadata.
  • 12. Vyhláška č. 259/2012 Sb.  Tyto repliky a k nim náležející metadata veřejnoprávní původce předá příslušnému archivu zpracované podle požadavků schématu XML pro výměnu dokumentů a jejich metadat mezi elektronickým systémem spisové služby stanoveného národním standardem.
  • 13. Vyhláška č. 259/2012 Sb.  Pokud příslušný archiv při zpracování úředního záznamu zjistí, že stav předávaných replik dokumentů nebo spisů v digitální podobě vybraných jako archiválie neodpovídá požadavkům na jejich předání stanoveným v národním standardu nebo že tyto repliky obsahují škodlivý kód, vyzve veřejnoprávního původce k odstranění zjištěných nedostatků.
  • 14. Novelou zákona 227/200 Sb.  upravena definice uznávaného elektronického podpisu (implementace Rozhodnutí EK 2011/130/EU)  již ne „zaručený elektronický podpis“ nebo „elektronický podpis založený na …“, ale „uznávaný elektronický podpis“ – změna všech zákonů, kde bylo použito
  • 15. Digitální archiv  Možnost zřízení více digitálních archivů: ze zákona NDA a bezpečnostní archivy, jiné archivy mohou o povolení digitálního archivu požádat Ministerstvo vnitra o dodatečnou akreditací.
  • 16. Digitální archiv  Rozhraní digitálního archivu: portál, v případě NDA „národní portál“ s širší funkčností.  Komunikaci digitálního archivu určí prováděcí právní předpis – provozní řád.  Nově jsou definovány metadata archiválií: které jsou přidávány digitálním archivem.
  • 17. Portály pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě  Archiválie v digitální podobě, které jsou uloženy v Národním archivu, jsou zpřístupňovány způsobem umožňujícím dálkový přístup prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě, jehož správcem je Národní archiv (dále jen „národní portál“).  Národní portál je informačním systémem veřejné správy.
  • 18. Portály pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě  Prostřednictvím národního portálu je způsobem umožňujícím dálkový přístup zajišťován a) výběr a příjem archiválií v digitální podobě a jejich metadat, b) vedení a zpřístupňování evidence Národního archivního dědictví, c) příjem metadat popisů původců, d) příjem metadat popisů archivů a kulturně vědeckých institucí, e) příjem a prezentace archivních pomůcek v digitální podobě, f) přístup k archiváliím v digitální podobě a dokumentům v digitální podobě vzniklým jako digitální reprodukce z archiválií v analogové podobě.
  • 19. Portály pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě  Prostřednictvím portálu pro zpřístupnění archiválií v digitální podobě jsou způsobem umožňujícím dálkový přístup zajišťovány a) výběr a příjem archiválií v digitální podobě a jejich metadat, b) přístup k archiváliím v digitální podobě a dokumentům v digitální podobě vzniklým jako digitální reprodukce z archiválií v analogové podobě.
  • 20. Digitální archiv  nahlížení – stále nutnost vyplnění badatelského listu, předkládání průkazu totožnosti, nahlížení pouze v badatelně archivu,  akreditace digitálního archivu (uděluje MV): pouze při již existujícím archivu, povinnost předložení podkladů + závazné stanovisko Národního archivu k nim; dvě úložiště vzdálená od sebe 50 km.
  • 21. „Jen profesionálové s odpovídající kvalifikací umožní důvěryhodnou a konkurence schopnou správu dokumentů.“ (Ing. Martina Macek, MV ČR) DĚKUJI ZA POZORNOST.