20121120 digitaal werken is leuk... maar hoe dan
- 1. Digitaal werken is leuk... maar hoe dan? Slim documentbeheer, digitalisering en ontsluiten van informatie als voorwaarde Klant XXX voor " het nieuwe werken" Naam XXX Datum & Plaatsnaam XXX 22 november 2012
- 2. Agenda Trends & ontwikkelingen Het Nieuwe Werken Infra, Data & Document Van Papier naar Digitaal
- 3. Jan Holleman Sue, Daniel & Lisa | 6 jaar Ricoh | 45 | Bedrijfskundig | Electrotechniek | Consultative Selling | 20 jaar Healthcare ICT | Race / ATB | France | Italy | South Africa | UK | USA | 4x4 | Travel | Food & Drink | Gadgets Jan.holleman@ricoh.nl http://www.jasu.nl twittter.com/jan_holleman nl.linkedin.com/in/holleman +31 6 488 77577
- 4. It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent, but the one most responsive to change. Charles Darwin
- 5. Trends & ontwikkeling Locatie en tijdstip van Technologische trends Het nieuwe werken cre谷ert werken zijn niet meer hebben effect op hoe een verschuiving in het relevant. Medewerkers bedrijven werken. gebruik van informatie en worden output gedreven. Cloud / SaaS gaan van de het printen. Digitalisatie Medewerkers worden incubatie naar de maturity zal versnellen door deze kenniswerkers die fase. Infrastructuur en het trends, printen zal informatie en documenten gebruik van tablets (iPad) afnemen. zonder zoeken in de zorgt voor een verandering juiste proporties hoe bedrijven en aangereikt willen krijgen medewerkers werken.
- 6. De wereld verandert De wereld gaat sneller We leven in een snelle exponenti谷le periode Jongeren & Hoogopgeleiden adopteren nieuwe IT Technologie ontwikkelt zich razendsnel Radio , TV, Internet, Mobiel, Tablet Mensen (werknemers) veranderen Digital Immigrant vs Digital Natives Digital immigrant Bedrijfsleven verandert +30 Nieuwe Werken in opkomst Week van het Nieuwe Werken Digital native -30
- 7. De winst van Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken is flex: de werknemer bepaalt zelf wanneer en waar hij werkt, dus ook vanuit huis. Als in 2015 20 procent van de beroepsbevolking dat 辿辿n dag per week zou doen, levert dit de samenleving een winst op van twee miljard. PricewaterhouseCoopers
- 8. Kostenreductie de drijfveer? Deloitte: Besparing vastgoedkosten grote drijfveer voor Het Nieuwe Werken Het Nieuwe Werken is over vijf jaar de standaard voor het grootste gedeelte van de organisaties in Nederland. Dit heeft een substanti谷le impact op de verhoudingen in de kantorenmarkt en de manier waarop vastgoedbeleggers in de toekomst naar deze markt kijken. Het Nieuwe Werken richt zich naast werknemertevredenheid steeds meer op kostenreductie. Dit zijn de belangrijkste resultaten uit een enqu棚te die Deloitte hield naar het belang van Het Nieuwe Werken (HNW) voor bedrijven waaronder commerci谷le organisaties, gemeenten, zorg- en onderwijsinstellingen en corporaties.
- 9. Belangrijkste markt veranderingen Gemeenteraden stappen over op Digitalisering iPads minder post, 10% minder papieren facturen, 4000% meer tablets De gemeenteraad van Nijmegen heeft unaniem besloten keihard op zichzelf Cloud te bezuinigen: alle raadsleden wisselen steeds meer diensten, 20% hogere stapels papier in voor een iPad, tenzij adoptie, pay-per-use, geen ze dat niet willen. De bezuiniging bestaat commitment, snel eruit dat raadsleden nu bergen papier moeten doorwerken, die in de toekomst Sustainability vooral digitaal worden aangeleverd. van nice naar need-to-have naar Dat bespaart de gemeente 106 per harde KPIs gebruiker per jaar. Maximaal zijn dat er 70, dus moet de besparing ruim 7000 Disruptive Technology per jaar bedragen. iPads zorgen voor een fundamenteel andere wijze van werken http://duurzaamkantoor.blogspot.com/2011/02/ gemeente-nijmegen-stapt-over-op-ipad.html
- 10. Of ook andere effecten? KPN : Reductie van 42% op huisvestingskosten IBM : Besparing van 500.000 per jaar door teleconferencing Finext : Stijging van medewerker- tevredenheid naar 8,5 Rabobank : Beste werkgever (Intermediair 2009) Microsoft : Productiviteitstijging van gemiddeld 28 minuten per dag per medewerker
- 12. Waarom het nieuwe werken? Omdat u bestellingen thuis ook wilt kunnen goedkeuren en plaatsen (en uiteraard ook de factuur) Omdat ook uw klanten recht hebben op een actuele versie van hun offerte, dus moet uw bedrijfsinformatie altijd en overal te raadplegen zijn. Omdat uw medewerkers nu zon 30% van hun tijd op zoek zijn naar bedrijfsinformatie, dus documenten moeten altijd en overal snel vindbaar zijn. Omdat u geen stapels papier meer wilt meenemen als u niet op kantoor bent, deze moeten digitaal beschikbaar zijn, altijd en overal, dag en nacht.
- 13. Om klanten Ik wil al mijn documenten gewoon sneller van dienst te zijn op mn iPad kunnen moet ik direct inzicht Wij zien als ik onderweg hebben geen hebben in hun ben. overzicht van dossier. We hebben een ge谷xplodeerde een project bij Help, ik sharedrive en ik kan een klant. ben mijn documenten niks vinden daarop. Kunnen we die kwijt. post niet gewoon scannen?
- 14. HNW 0.1 Data / infra
- 15. HNW 0.1 - Documenten
- 16. Het Nieuwe Werken is niet meer pers辿 gaan werken.
- 17. Bij Het Nieuwe Werken gaat het nog steeds om werken
- 18. Infrastructuur Data Documenten
- 19. Voorwaarde om digitaal te gaan Documenten dienen digitaal beschikbaar zijn o Backlog scanning relevante documenten digitaliseren o Nieuwe aanwas bij bron digitaliseren centraal en/of decentraal o Documenten digitaal beschikbaar te hebben o Primaire applicatie o Eigen applicatie o Intra- en internet (bijv SharePoint portal) o Mobile devices (mobile, tablet) o Archivering (authentiek, langere termijn, wet- en regelgeving) o Document workflow & collaboratie
- 20. Van papier naar digitaal Microsoft Office? Change Management? Email? Welke documentsoorten? Hoe scannen? Ontsluiten voor medewerkers? Waar scannen? Inkoopfacturen? Autorisaties? Onderhoud digitaal archief? Primair proces, ondersteunend? Dossier 100% open? Volledig papier: Volledig digitaal: Fysieke dossiers Digitale dossiers Fysieke documentstromen Minimaal fysieke document- (in proces) stromen (in proces) Wie scannen? Businesscase? Proces ondersteuning? Tablets/PC/Mobile? Workflow - adhoc? Alleen dossiers? Correspondentie? Hoe raadplegen? Wettelijke (niet) bewaarplicht? Inkoop? Interfacing met systemen? (De)centraal scannen?
- 21. IPO Model Document intensieve proces oplossingen Bron Document Intensieve Processen Bestemming Knelpunten Monitoring & Business Intelligence Input Proces Output Input Proces Output
- 22. Document Management Input Document intensieve proces oplossingen Proces Output Productie Input Fax & E-mail Primaire processen Output Print Fax & E-mail Formulierverwerking Productie Print Scannen primair proces Post Portal Post Digitalisering Archieven Portal Ontvangst, Overplaat- Ontvangst, Overplaat- scannen, scannen, naar sen naar sen Primair Primair OntvangstOntvangst Produceren Produceren extractie, extractie, ERP ECM, ECM, ERP proces proces data data & leveren & leveren valideren en WFM valideren en WFM MFP MFP MFP Secundaire processen MFP Web Inkoop- en Output man.. factuurverwerking Digitaal archiveren Output Web HR-dossiers management & terugplaatsen Digitalisering Correspondentie
- 23. Document Management Uniforme werkwijze voor afhandeling van Kostenreductie (werk-) processen Documentauthenticiteit Minimaliseren van handmatige werkzaamheden Beveiliging documenten Versnellen van bedrijfsprocessen Gebruiksgemak Documenten veilig opslaan voor een lange periode Eenvoudige en snelle toegang tot documenten Voldoen aan wettelijke bepalingen voor dossier opslag Service naar (interne) klanten Volledige controle en grip op de processen Interfacing met (primaire-) Systemen Ontsluiting via (primaire-) Systemen Correspondentie (intern en extern), In- en uitgaande facturen, Personeel, Vastgoed, Klant- /leverancier, Contract, Medicatie, Inkoop, Kwaliteit, Medisch, Cli谷nten, E-mail
- 24. Scanning decentraal; Slim scannen Stappen van decentraal scanning (One Action Flow) Documenten inscannen op afdelings MFP Controle verificatie via het doel- systeem Document volgt voorgedefinieerde route naar archief Opslag document in voorgedefinieerde formaat
- 25. Positie Document Management Primaire proces DMS Backoffice Processen Back office DMS
- 26. 奈姻顎一一稼看沿沿艶稼馨看糸艶鉛 Viewer Mobile / Intranet Sharepoint Internet EXTERN syst Tablet Kwaliteits- Papierloos- Invoice Personeels Pati谷nten / Post hanboek vergaderen Processing Zaken Cli谷nten Output management Input management Registratie Creatie Agenda Registreren Registreren Registreren Distributie Expiratie Creatie Coderen Creatie Versiebeheer Annotatie Distributie Distributie Annotatie Distributie Distributie Matching Autorisatie Autorisatie Autorisatie Autorisatie Autorisatie Archieven Interfacing, Autorisatie, Wet & regelgeving, Infrastructuur, Logging, Admin & Systeembeheer
- 27. Wat is nu het nieuwe werken? Tijd & plaats onafhankelijk Altijd toegang tot systemen Altijd toegang tot data Altijd toegang tot documenten - Slim documentbeheer - Ontsluiten van informatie Kortom " het nieuwe werken" is volledig digitaal Infrastructuur, Data & Documenten
- 28. Omdat dit de toekomst is
- 29. En is het leuk?