More Related Content
What's hot (20)
Similar to 3. proses dalam_manajemen_proyek_ (20)
Recently uploaded (6)
3. proses dalam_manajemen_proyek_
- 1. Program Mata Kuliah Terbuka Pembelajaran Daring Indonesia Terbuka & Terpadu MANAJEMEN PROYEK
- 2. MATERI DAN REFERENSI Dokumen ini merupakan rangkaian dari dokumen pembelajaran program mata kuliah terbuka MANAJEMEN PROYOEK. Dokumen meliputi materi utama dan materi suplemen (tambahan). Pastikan anda mendapatkan semua rangkaian dokumen tersebut untuk memastikan tercapainya tujuan instruksional secara umum dan khusus MATERI UTAMA 1. Pengantar Manajemen Proyek 2. Konteks Teknologi Informasi dalam Manajemen Proyek 3. Proses dalam Manajemen Proyek 4. Manajemen Integrasi dalam Proyek 5. Manajemen Ruang Lingkup dalam Proyek 6. Manejemen Waktu dalam Proyek 7. Manajemen Biaya dalam Proyek Sumber Referensi: Information Technology Project Management 7 edition, Kathy Schwalbe, 2013, Cengage Learning, ISBN-10: 1285847091 A Guide to the Project Management Body of Knowledge: PMBOK Guide Edition 5, PMI, Project Management Institute, 2013, ISBN 1935589679 MATERI UTAMA 8. Manajemen Kualitas dalam Proyek 9. Manajemen Sumber Daya Manusia dalam Proyek 10.Manajemen Komunikasi dalam Proyek 11.Manajemen Resiko dalam Proyek 12.Manajemen Pengadaan dalam Proyek 13.Manajemen Stakeholder Proyel 14.Advanced Topik
- 3. Pertemuan 1: Proses dalam Manajemen Proyek Manajemen Proyek Teknologi Informasi
- 4. 1. Kumpulan proses dalam manajemen proyek. 2. Pemetaan kumpulan proses dalam bidang pengetahuan. 3. Pengembangan metodologi manajemen proyek IT. 4. Studi kasus Outline Materi 1
- 5. TUJUAN INSTRUKSIONAL 1 Mendeskripsikan 5 group proses manajemen proyek 2 Mendeskripsikan bagaimana group proses berkaitan dengan bidang pengetahuan dalam manajemen proyek. 3 Mendiskusikan bagaimana organisasi mengembangkan metodologi manajemen proyek IT untuk memenuhi kebutuhannya 4 Mereview studi kasus organisasi. 5 . 6 .
- 6. Kumpulan proses dalam manajemen proyek 1.1
- 7. KUMPULAN PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK Ingat bahwa manajemen proyek meliputi 10 bidang pengetahuan yang meliputi: manajemen integrasi, ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, SDM, komunikasi, resiko, pembelian, dan manajemen pemangku kepentingan. Proses disini diartikan sebagai sekumpulan aksi yang diarahkan untuk mendapatkan hasil tertentu. Kumpulan proses dalam manajemen proyek meliputi: Initiating processes Planning processes Executing processes Monitoring and controlling processes Closing processes
- 8. KUMPULAN PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK Umumnya proses dalam manajemen proyek dipaparkan sebagai elemen diskrit dengan interfaces yang terdefinisi dengan baik, namun demikian kenyataannya proses tersebut overlap dan berinteraksi dengan berbagai variasi Praktisi di bidang manajemen proyek meyakini bahwa terdapat banyak cara untuk mengelola sebuah proyek Kumpulan proses sebagaimana yang didefinisikan di atas merupakan acuan petunjuk untuk mengaplikasikan pengetahuan dan ketrampilan proyek secara benar selama berlangsungnya aktifitas proyek
- 9. INTERAKSI PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK Sifat integratif manajemen proyek memerlukan proses monitoring dan pengendalian untuk berinteraksi bersama-sama dengan kumpulan proses lainnya
- 10. INTERAKSI PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK Kumpulan proses dalam manajamen proyek terhubung melalui output yang dihasilkan, artinya output pada satu proses umumnya menjadi input bagi proses selanjutnya Misalnya, proses pada perencanaan (planning) menghasilkan dokumen proyek dan dokumen perencanaan manajemen proyek yang menjadi input pada proses eksekusi (executing). Dan seiring dengan jalannya proyek sering kali pada tahapan eksekusi dilakukan juga pemutakhiran / update terhadap dokumen tersebut.
- 11. INTERAKSI PROSES DALAM SEBUAH PHASE ATAU PROYEK
- 12. PERKIRAAN WAKTU YANG DIBUTUHKAN DI TIAP PROSES
- 13. MAPPING KUMPULAN PROSES KE DALAM KNOWLEDGE AREA Untuk memudahkan kebutuhan pengetahuan apa saja yang harus dimiliki saat menjalankan proyek, PMBOK guide telah memetakan aktifitas utama di tiap-tiap proses dalam manajemen proyek ke dalam 10 knowledge area. Perhatikan bahwa terdapat aktifitas dari masing-masing bidang pengetahuan di bawah kelompok proses perencanaan.
- 14. MAPPING KUMPULAN PROSES KE DALAM KNOWLEDGE AREA 鏤 Knowledge Areas Project Management Process Groups Initiating Process Group Planning Process Group Executing Process Group Monitoring and Controlling Process Group Closing Process Group 1. Project Integration Management 1.1 Develop Project Charter 1.2 Develop Project Management Plan 1.3 Direct and Manage Project Work 1.4 Monitor and Control Project Work 1.5 Perform Integrated Change Control 1.6 Close Project or Phase 2. Project Scope Management 2.1 Plan Scope Management 2.2 Collect Requirements 2.3 Define Scope 2.4 Create WBS 2.5 Validate Scope 2.6 Control Scope 3. Project Time Management 3.1 Plan Schedule Management 3.2 Define Activities 3.3 Sequence Activities 3.4 Estimate Activity Resources 3.5 Estimate Activity Durations 3.6 Develop Schedule 3.7 Control Schedule 4. Project Cost Management 4.1 Plan Cost Management 4.2 Estimate Costs 4.3 Determine Budget 4.4 Control Costs 5. Project Quality Management 5.1 Plan Quality Management 5.2 Perform Quality Assurance 5.3 Control Quality
- 15. MAPPING KUMPULAN PROSES KE DALAM KNOWLEDGE AREA 鏤 Knowledge Areas Project Management Process Groups Initiating Process Group Planning Process Group Executing Process Group Monitoring and Controlling Process Group Closing Process Group 6. Project Human Resource Management 6.1 Plan Human Resource Management 6.2 Acquire Project Team 6.3 Develop Project Team 6.4 Manage Project Team 7. Project Communications Management 7.1 Plan Communications Management 7.2 Manage Communications 7.3 Control Communications 8. Project Risk Management 8.1 Plan Risk Management 8.2 Identify Risks 8.3 Perform Qualitative Risk Analysis 8.4 Perform Quantitative Risk Analysis 8.5 Plan Risk Responses 8.6 Control Risks 9. Project Procurement Management 9.1 Plan Procurement Management 9.2 Conduct Procurements 9.3 Control Procurements 9.4 Close Procurements 10. Project Stakeholder Management 10.1 Identify Stakeholders 10.2 Plan Stakeholder Management 10.3 Manage Stakeholder Engagement 10.4 Control Stakeholder Engagement
- 16. PAPARAN KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK Manajer senior seringkali melakukan aktifitas pre- initiation sebelum proyek dimulai secara resmi, aktifitas tersebut meliputi: Berikut ini adalah paparan 5 kelompok proses secara lebih detil: Penentuan kendala-kendala pada ruang lingkup, waktu dan biaya proyek Identifikasi sponsor proyek Pemilihan manajer proyek Pengembangan business case (contoh dan template) Mengkaji proses dan ekspektasi dalam mengelola proyek Penentuan apakah proyekperlu dipecah menjadi beberapa proyek yang lebih kecil
- 17. 1. INISIASI PROYEK (PROJECT INITIATION) Proses inisiasi proyek merupakan proses yang dilakukan untuk mendefinisikan proyek baru atau fase baru dari proyek yang sedang berjalan melalui pemberian kekuasaan untuk memulai proyek atau fase dari proyek. Berikut ini adalah area pengetahuan yang dibutuhkan, proses, dan output dari inisiasi proyek Knowledge area Proses Output Manajemen integrasi proyek Menyusun dokumen kontrak proyek Kontrak proyek (Project charter) Manajemen stakeholder proyek Mengidentifikasi stakeholder dalam proyek Daftar pemangku kepentingan (stakeholder register)
- 18. KELUARAN DARI INISIASI PROYEK Proses inisiasi meliputi pendefinisian ruang lingkup, komitmen sumber pendanaan, identifikasi stakeholder internal/external yang berinteraksi dan mempengaruhi keluaran dari proyek, serta penunjukan manajer proyek. Informasi di atas dituangkan dalam dokumen project charter and stakeholder register Proses dan dokumen tersebut membantu dalam penentuan visi atau hal yang harus dicapai dari suatu proyek. (contoh dan template project charter telah disertakan)
- 19. CONTOH DAFTAR PEMANGKU KEPENTINGAN (STAKEHOLDER REGISTER) Nama Posisi Internal / Eksternal Peran dalam Proyek Kontak Joe Fleming CEO Internal Sponsor Joefleming@jwdconsulting.com Erica Bell Direktur PMO Internal Manajer Proyek Ericabell@jwdconsulting.com Michael Chen Anggota Tim Internal Anggota Tim Mchen@jwdconsulting.com Kim Phong Analis Bisnis Eksternal Penasehat Kimphong@gmail.com Louise Mills Direktur PR Internal Penasehat Louisemills@jwdconsulting.com
- 20. ANALISA STAKEHOLDER Analisa stakeholder (yang dituangkan dalam dokumen stakeholder register) dilakukan untuk membantu memahami dan meningkatkan dukungan stakeholder selama berlangsungnya proyek. Strategi analisa meliputi identifikasi: nama, tingkat kepentingan, tingkat pengaruh, manajemen strategis guna mendapatkan dukungan, serta hal-hal yang mengurangi hambatan dengan tiap-tiap stakeholder. Informasi dalam stakeholder register tergolong sensitive sehingga perlu dirahasiakan. Beberapa manajer proyek bahkan tidak menuliskan informasi ini, tetapi mereka tetap mempertimbangkannya di saat inisiasi proyek
- 21. CONTOH ANALISA STAKEHOLDER Nama Tingkat Kepentingan Tingkat Pengaruh Strategi manajemen Joe Fleming High High Joe menyukai posisinya sebagai tokoh kunci dalam proyek, berorientasi pada kekayaan. Memiliki banyak kekurangan, menyukai pertemuan secara langsung, dan fokus pada pencapaian keuntungan dari proyek Louise Mills Low High Louise orang yang sangat sibuk, dia tergolong orang yang menentang proyek ini. Orang yang cenderung oportunis. Perlu pendekatan untuk menunjukkan arti penting proyek ini bagi perusahaan dan karirnya.
- 22. KICK-OFF MEETING Setelah business case atau project charter selesai maka hal penting yang harus segera dilakukan adalah mengadakan kick-off meeting. Kick-off meeting adalah pertemuan yang dilakukan di awal berlangsungnya proyek agar semua stakeholder dapat bertemu, mereview tujuan dari proyek, dan mendiskusikan sejumlah rencana ke depan. Hasil dari meeting didokumentasikan (meliputi meeting minutes, keputusan penting, action item, dan jadwal meeting lanjutan) dan didistribusikan kepada stakeholder yang terkait.
- 23. 2. PERENCANAAN PROYEK (PROJECT PLANNING) Proses perencanaan proyek meliputi sejumlah proses yang dilakukan untuk menentukan keseluruhan usaha yang perlu dilakukan, mendefinisikan dan memperbaiki tujuan, dan menentukan aksi untuk mencapai tujuan. Keluaran dari proses ini adalah Project Manajement Plan dan dokumentasi proyek yang memuat semua aspek terkait: Ruang lingkup, Waktu Biaya Kualitas Komunikasi SDM Resiko Pembelian, dan Keterlibatan stakeholder
- 24. 2. PERENCANAAN PROYEK (PROJECT PLANNING) Berikut ini adalah area pengetahuan yang dibutuhkan, proses, dan output dari perencanaan proyek Knowledge area Proses Perencanaan Proyek Output Project Integration Management Penyusunan rencana manajemen proyek Project management plan Project Scope Management Perencanaan manajemen ruang lingkup Scope management plan Requirements management plan Menghimpun kebutuhan Requirements documentation Requirements traceability matrix Mendefinisikan ruang lingkup Project scope statement Project documents updates Membuat WBS Scope baseline Project documents updates
- 25. 2. PERENCANAAN PROYEK (PROJECT PLANNING) Knowledge area Proses Perencanaan Proyek Output Project Time Management Perencanaan manajemen penjadwalan Schedule management plan Mendefinisikan aktifitas Activity list Activity attributes Milestone list Project management plan updates Menyusun urutan aktifitas Project schedule network diagrams Project documents updates Memperkirakan kebutuhan sumber daya Activity resource requirements Resource breakdown structure Project documents updates Memperkirakan durasi aktifitas Activity duration estimates Project documents updates Menyusun penjadwalan Schedule baseline Project schedule Schedule data Project calendars Project management plan updates Project documents updates
- 26. 2. PERENCANAAN PROYEK (PROJECT PLANNING) Knowledge area Proses Perencanaan Proyek Output Project Cost Management Perencanaan manajemen biaya Cost management plan Memperkirakan biaya Activity cost estimates Basis of estimates Project documents updates Menentukan anggaran Cost baseline Project funding requirements Project documents updates Project Quality Management Perencanaan manajemen kualitas Quality management plan Process improvement plan Quality metrics Quality checklists Project documents updates Project Human Resource Management Perencanaan manajemen SDM Human resource plan Project Communications Management Perencanaan manajemen komunikasi Communications management plan Project documents updates
- 27. 2. PERENCANAAN PROYEK (PROJECT PLANNING) Knowledge area Proses Perencanaan Proyek Output Project Risk Management Perencanaan meanajemen resiko Risk management plan Identifikasi resiko Risk register Pelaksanaan analisa resiko kualitatif Project documents updates Pelaksanaan analisa resiko kuantitatif Project documents updates Perencanaan respon terhadap resiko Project management plan updates Project documents updates Project Procurement Management Perencanaan manajemen pembelanjaan Procurement management plan Procurement statement of work Procurement documents Source selection criteria Make-or-buy decisions Change requests Project Stakeholder Management Perencanaan manajemen stakeholder Stakeholder management plan Project documents updates
- 28. KELUARAN PERENCANAAN PROYEK Beberapa keluaran dari planning process berikut ini memiliki peran yang sangat penting, diantaranya: Komitmen tim (Team contract) Pernyataan lingkup proyek (Scope statement) Work Breakdown Structure (WBS) Gantt chart
- 29. 3. PENGERJAAN PROYEK (PROJECT EXECUTING) Proses pengerjaan proyek terdiri dari sejumlah proses yang dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang telah didefinisikan dalam project management plan untuk mencapai spesifikasi proyek. Secara umum aktifitas meliputi mengkoordinasikan SDM dan sumber daya lainnya, mengelola keinginan stakeholder, serta mengintegrasikan dan melakukan kegiatan proyek sesuai dengan rencana manajemen proyek.`
- 30. 3. PENGERJAAN PROYEK (PROJECT EXECUTING) Pada tahap eksekusi sering terjadi perubahan yang terkait dengan durasi aktifitas yang diharapkan, produktifitas dan ketersediaan sumberdaya, serta resiko yang tidak diantisipasi sebelumnya. Variasi perubahan tersebut apabila disetujui maka perlu dilakukan updating project dokumen project manajemen plan dan sejumlah dokumen lainnya. Anggaran proyek dalam jumlah yang besar umumnya akan dibelanjakan pada tahapan proses eksekusi ini.
- 31. 4. PEMANTAUAN DAN PENGENDALIAN PROYEK (PROJECT MONITORING AND CONTROLLING) Tahapan ini meliputi: pengukuran kemajuan / perkembangan proyek, pemantauan jika terjadi penyimpangan dari rencana, dan penentuan tindakan koreksi. Proses ini berlangsung di keseluruhan fase sikluis hidup proyek serta akan sangat berdapak pada semua kelompok proses lainnya Keluaran utama dari proses ini meliputi: laporan kinerja, pengajuan perubahan, serta sejumlah pemutakhiran dari berbagai dokumen perencanaan
- 32. 4. PEMANTAUAN DAN PENGENDALIAN PROYEK (PROJECT MONITORING AND CONTROLLING) Berikut ini adalah area pengetahuan yang dibutuhkan, proses, dan output dari pemantauan dan pengendalian proyek Knowledge area Proses Pemantauan dan Pengendalian Proyek Output Project Integration Management Pemantauan dan pengendalian kerja proyek Change requests Work performance reports Project management plan updates Project documents updates Pengendalian perubahan terintegrasi Approved change requests Change log Project management plan updates Project documents updates
- 33. 4. PEMANTAUAN DAN PENGENDALIAN PROYEK (PROJECT MONITORING AND CONTROLLING) Knowledge area Proses Pemantauan dan Pengendalian Proyek Output Project Scope Management Memvalidasi ruang lingkup Accepted deliverables Change requests Work performance information Project documents updates Pengendalian ruang lingkup Work performance information Change requests Project management plan updates Project documents updates Organizational process assets updates
- 34. 4. PEMANTAUAN DAN PENGENDALIAN PROYEK (PROJECT MONITORING AND CONTROLLING) Knowledge area Proses Pemantauan dan Pengendalian Proyek Output Project Time Management Pengendalian jadwal proyek Work performance information Schedule forecasts Change requests Project management plan updates Project documents updates Organizational process assets updates Project Cost Management Pengendalian biaya Work performance information Cost forecasts Change requests Project management plan updates Project documents updates Organizational process assets updates
- 35. 4. PEMANTAUAN DAN PENGENDALIAN PROYEK (PROJECT MONITORING AND CONTROLLING) Knowledge area Proses Pemantauan dan Pengendalian Proyek Output Project Quality Management Pengendalian kualitas Quality control measurements Validated changes Validated deliverables Work performance information Change requests Project management plan updates Project documents updates Organizational process assets updates
- 36. 4. PEMANTAUAN DAN PENGENDALIAN PROYEK (PROJECT MONITORING AND CONTROLLING) Knowledge area Proses Pemantauan dan Pengendalian Proyek Output Project Communications Management Pengendalian komunikasi Work performance information Change requests Project documents updates Organizational process assets updates Project Risk Management Pengendalian resiko Work performance information Change requests Project management plan updates Project documents updates Organizational process assets updates
- 37. 4. PEMANTAUAN DAN PENGENDALIAN PROYEK (PROJECT MONITORING AND CONTROLLING) Knowledge area Proses Pemantauan dan Pengendalian Proyek Output Project Procurement Management Pengendalian Pembelian Work performance information Change requests Project management plan updates Project documents updates Organizational process assets updates Project Stakeholder Management Pengendalian keterlibatan stakeholder Work performance information Change requests Project documents updates Organizational process assets updates
- 38. 5. PENUTUPAN PROYEK (PROJECT CLOSING) Kegiatan utamanya adalah untuk penyerahan produk atau layanan akhir kepada stakeholder atau customer Meski terkadang proyek belum tuntas, namun demikian tetap harus dilakukan closing. Dokumen luaran dari tahapan ini meliputi: file-file proyek dan laporan review (lesson-learned report) Umumnya penutupan proyek disertai juga dengan laporan dan presentasi akhir di hadapan sponsor atau senior management.
- 39. 4. PENUTUPAN PROYEK (PROJECT CLOSING) Berikut ini adalah area pengetahuan yang dibutuhkan, proses, dan output dari penutupan proyek Knowledge area Proses Penutupan Proyek Output Project Integration Management Menutup aktifitas proyek / phase Final Product,services, or result transition. Organizational process assets updates Project Procurement Management Menutup pembelanjaan Closed procurements Organizational process assets updates
- 40. 4. TEMPLATE LAPORAN AKHIR PROYEK Konten laporan: 1. Tujuan proyek 2. Ringkasan hasil dari proyek 3. Rencana dan realisasi jadwal 4. Rencana dan realisasi anggaran 5. Penilaian proyek (mengapa proyek ini dikerjakan?, apa yang dihasilkan dari proyek?, apakah proyek tergolong sukses?, apa yang benar dan yang salah dengan proyek ini? 6. Rencana transisi 7. Pendekatan untuk pengukuran keuntungan proyek tahunan. Lampiran laporan: A. Dokumentasi manajemen proyek Business case Project charter Team contract Scope statement WBS and WBS dictionary Baseline and actual Gantt chart List of prioritized risks Milestone reports Progress reports Contract files Lessons-learned reports Final presentation Client acceptance form B. Dokumentasi terkait produk Survey and results Summary of user inputs Intranet site content Intranet site design documents Test plans and reports Intranet site promotion information Intranet site roll-out information Project benefits measurement information
- 41. RINGKASAN MATERI Manajemen proyek terdiri dari sejumlah proses yang saling berkaitan, kelompok proses tersebut meliputi:inisiasi, perencanaan, pengerjaan, pengawasan dan pengendalian, serta penutupan. Aktifitas di tiap-tiap kelompok proses dapat dipetakan ke dalam 10 Knowledge area manajemen proyek yang memberikan gambaran utuh mengenai aktifitas apa saja yang terkait dalam proyek. Proses-proses tersebut dijalankan dengan berbagai level intensitas di tiap-tiap fase proyek dan menghasilkan outcome tertentu sebagai luarannya. Beberapa organisasi menggunakan informasi PMIs PMBOK速 Guide sebagai dasar dalam pengembangan metodologi manajemen proyek, dan beberap lagi menggunakan pendekatan versi mereka sendiri.