39161 8. pdca
- 1. Plan Do Check Act (PDCA) PDCA sering disebut  Deming Circle  Shewart Cycle  Plan Do Study Act (PDSA)
- 2. Plan Do Check Act (PDCA) Konsep PDCA ini pertama dikemukakan oleh Walter Shewhart Konsep PDCA ini dikembangkan oleh seorang ahli manajemen kualitas dari Amerika Serikat yang bernama Dr. William Edwards Deming. PDCA menjadi PDSA
- 3. PDCA sebuah metode manajemen empat langkah iteratif yang digunakan pada proses bisnis untuk kontrol dan peningkatan berkelanjutan dari proses dan produk. Siklus peningkatan proses (process improvement) yang berkesinambungan atau secara terus menerus seperti lingkaran yang tidak ada akhirnya.
- 7. Manfaat PDCA Antara lain : 1. Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan tanggung jawab dari sebuah unit organisasi; 2. Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem di sebuah organisasi; 3. Untuk menyelesaikan serta mengendalikan suatu permasalahan dengan pola yang runtun dan sistematis; 4. Untuk kegiatan continuous improvement dalam rangka memperpendek alur kerja; 5. Menghapuskan pemborosan di tempat kerja dan meningkatkan produktivitas.
- 8. Kapan PDCA digunakan • Sebagai Model Improvement Berkelanjutan (Continuous Improvement) • Awal sebuah Proyek Perbaikan (Improvement Project) • Pengembangan Proses, Produk, Jasa Pelayanan yang Baru • Pendefinisian Proses Kerja yang berulang • Implementasi sebuah perubahan • Pengumpulan data analisis untuk verifikasi dan penentuan prioritas akar masalah
- 9. P (Plan = Rencanakan) Artinya merencanakan SASARAN (GOAL=TUJUAN) dan PROSES apa yang dibutuhkan untuk menentukan hasil yang sesuai dengan SPESIFIKASI tujuan yang ditetapkan. PLAN ini harus diterjemahkan secara detil dan per sub-sistem.
- 10. • Perencanaan ini dilakukan untuk mengidentifikasi sasaran dan proses dengan mencari tahu hal-hal apa saja yang tidak beres kemudian mencari solusi atau ide-ide untuk memecahkan masalah ini. Tahapan yang perlu diperhatikan, antara lain: mengidentifikasi pelayanan jasa, harapan, dan kepuasan pelanggan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi.
- 11. • Kemudian mendeskripsikan proses dari awal hingga akhir yang akan dilakukan. Memfokuskan pada peluang peningkatan mutu (pilih salah satu permasalahan yang akan diselesaikan terlebih dahulu). Identifikasikanlah akar penyebab masalah. Meletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil yang sesuai dengan spesifikasi.
- 12. • Mengacu pada aktivitas identifikasi peluang perbaikan dan/ atau identifikasi terhadap cara-cara mencapai peningkatan dan perbaikan. • Terakhir mencari dan memilih penyelesaian masalah.
- 13. Beberapa alat yang digunakan • Cause and Effect Diagram, • 5 W 1H :
- 15. 5W 2H 1. Apa (what). Apa saja yang menjadi penyebab masalah tersebut? 2. Kapan (when). Kapan masalah tersebut paling sering muncul? 3. Di mana (where). Dimana masalah tersebut paling sering muncul? 4. Siapa (who). Siapa orang atau kelompok yang mengalami paling banyak masalah?
- 16. 5W 2H 5. Mengapa (why). Mengapa masalah tersebut banyak terjadi? 6. Bagaimana (how). Bagaimana masalah tersebut bisa terjadi? 7. Berapa biayanya (how much).Masalah mana yang biayanya paling besar? / atau berapa besar biasa yang sudah ditimbulkan?
- 18. D (Do = Kerjakan) Artinya MELAKUKAN perencanaan PROSES yang telah ditetapkan sebelumnya. Ukuran- ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap PLAN. Dalam konsep DO ini kita harus benar-benar menghindari penundaan, semakin kita menunda pekerjaan maka waktu kita semakin terbuang dan yang pasti pekerjaan akan bertambah banyak.
- 19. • Implementasi proses. Dalam langkah ini, yaitu melaksanakan rencana yang telah disusun sebelumnya dan memantau proses pelaksanaan dalam skala kecil (proyek uji coba). • Mengacu pada penerapan dan pelaksanaan aktivitas yang direncanakan
- 20. C (Check = Evaluasi) Artinya melakukan evaluasi terhadap SASARAN dan PROSES serta melaporkan apa saja hasilnya. Kita mengecek kembali apa yang sudah kita kerjakan, sudahkah sesuai dengan standar yang ada atau masih ada kekurangan.
- 21. • Memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya. • Dalam pengecekan ada dua hal yang perlu diperhatikan, yaitu memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi.
- 22. • Teknik yang digunakan adalah observasi dan survei. Apabila masih menemukan kelemahan-kelemahan, maka disusunlah rencana perbaikan untuk dilaksanakan selanjutnya. Jika gagal, maka cari pelaksanaan lain, namun jika berhasil, dilakukan rutinitas. • Mengacu pada verifikasi apakah penerapan tersebut sesuai dengan rencana peningkatan dan perbaikan yang diinginkan
- 23. A (Act = Menindaklanjuti) Artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan PROSES dan menindaklanjuti dengan perbaikan-perbaikan. Jika ternyata apa yang telah kita kerjakan masih ada yang kurang atau belum sempurna, segera melakukan action untuk memperbaikinya. Proses ACT ini sangat penting artinya sebelum melangkah lebih jauh ke proses perbaikan selanjutnya.
- 24. • Menindaklanjuti hasil untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Ini berarti juga meninjau seluruh langkah dan memodifikasi proses untuk memperbaikinya sebelum implementasi berikutnya.
- 25. • Menindaklanjuti hasil berarti melakukan standarisasi perubahan, seperti mempertimbangkan area mana saja yang mungkin diterapkan, merevisi proses yang sudah diperbaiki, melakukan modifikasi standar, prosedur dan kebijakan yang ada, mengkomunikasikan kepada seluruh staf, pelanggan dan suplier atas perubahan yang dilakukan apabila diperlukan, mengembangkan rencana yang jelas, dan mendokumentasikan proyek. Selain itu, juga perlu memonitor perubahan dengan melakukan pengukuran dan pengendalian proses secara teratur.
- 27. • Hasil dari proses ini kemudian digunakan sebagai input bagi proses perencanaan selanjutnya. Keempat proses di atas, Plan-Do-Check-Act (PDCA) merupakan satu siklus yang tidak terputus dan saling berinteraksi satu sama lain. • Siklus PDCA sudah seharusnya digunakan untuk meningkatkan sistem manajemen mutu (kinerja organisasi) secara terus menerus. • Jika produk sudah sesuai dengan mutu yang direncanakan maka proses tersebut dapat dipergunakan di masa mendatang. Sebaliknya, jika hasilnya belum sesuai dengan yang direncanakan, maka prosedur tersebut harus diperbaiki atau diganti di masa mendatang. Dengan demikian, proses sesungguhnya tidak berakhir pada langkah Act, tetapi merupakan proses yang kontinu dan berkesinambungan sehingga kembali lagi pada langkah pertama dan seterusnya.
- 28. PDCA, SDCA dan Visi Organisasi Pengimplementasian siklus PDCA merupakan sebuah upaya untuk dapat menjalankan suatu peningkatan berkelanjutan. Hubungan antara implementasi PDCA tersebut dengan SDCA (standar-do-check-action) serta proses peningkatan berkelanjutan (continuous improvement)
- 31. • Menggambarkan sebagai suatu bola yang harus didorong menuju arah visi yang letaknya diatas. Tentu memerlukan tenaga dan upaya untuk dapat meletakkan bola tersebut menuju visi yang letaknya diatas. Jika tidak ada upaya, mustahil bola PDCA tersebut akan mencapai visi yang letaknya di atas. Kondisi ini menandakan bahwa mutu tersebut harus diupayakan, tidak ada mutu datang dengan sendirinya
- 32. Dalam mencapai visi, harus menetapkan sasaran- sasaran jangka pendek dan tujuan-tujuan jangka menengah. Dalam setiap tahun, organisasi harus memiliki sasaran yang akan dicapai. Sasaran tersebut akan dicapai dengan menggunakan berbagai program kerja. Program kerja yang ada di organisasi merupakan bola PDCA,. Demikian seterusnya setiap tahun organisasi harus menetapkan berbagai sasaran yang lebih baik dan lebih mendekati visi yang telah ditetapkannya