ส่วนที่ 4 ผังบัญชี รหัสบัญชี และผังทางเดินเอกสาร
•Download as PPT, PDF•
12 likes•93,013 views
ส่วนที่ 4 ผังบัญชี รหัสบัญชี และผังทางเดินเอกสาร
- 2. 1. ผังบัญชี (Chart of Accounts) “ ”ผังบัญชี หมายถึง โครงร่างของระบบบัญชีต่าง ๆ ที่ใช้ในระบบบัญชีของกิจการ โดยการให้ บัญชี เลขที่บัญชี และรหัสบัญชีทั้งหมดที่มี อยู่ในกิจการ ซึ่งจัดหมวดหมู่อย่างมีระบบ ผังบัญชี (Chart of Accounts) ประกอบด้วยเลขที่และชื่อบัญชีแยกประเภท ทั่วไปที่กิจการกำาหนดขึ้นเพื่อใช้บันทึกบัญชี ประเภทต่าง ๆ โครงสร้างของผังบัญชีอาจมี ลักษณะแตกต่างกันไปบ้างในแต่ละกิจการ
- 3. 1. ผังบัญชี (Chart of Accounts) (ต่อ) ผังบัญชีมักจะกำาหนดโดยอาศัยแนวทาง ดังต่อไปนี้ 1. กำาหนดเลขที่บัญชัเป็นหมวดหมู่ เพื่อง่าย ต่อการค้นหาและรวบรวมข้อมูล เช่น 1xxx ใช้สำาหรับกำาหนดบัญชี สินทรัพย์ 2xxx ใช้สำาหรับกำาหนดบัญชีหนี้สิน 5xxx ใช้สำาหรับกำาหนดบัญชีต้นทุน 2. ชื่อบัญชีควรมีความแตกต่างกัน 3. การขอเพิ่มเติมหรือยกเลิกชื่อบัญชี ควร
- 4. 1. ผังบัญชี (Chart of Accounts) (ต่อ) ผังบัญชีมักจะกำาหนดโดยอาศัย แนวทางดังต่อไปนี้ (ต่อ) 4. ผังบัญชีควรที่จะมีการกำาหนดไว้อย่าง เป็นระบบและเป็นหมวดหมู่อย่างชัดเจน 5. สำาหรับกิจการที่ใช้ในระบบงบประมาณ รหัสบัญชีอาจนำาไปผูกกับรหัสแผนกหรือศูนย์ ความรับผิดชอบต่าง ๆ ทำาให้การบันทึกบัญชี ทุกครั้งจะต้องอ้างเลขที่บัญชีและเลขที่แผนก พร้อมกันเสมอ
- 5. 2. บทบาทของผัง บัญชี บทบาทของผังบัญชี ข้อมูลเบื้องต้นในระบบบัญชี ในที่สุดจะ ต้องจบลงในรูปบัญชีแยกประเภทตามผังบัญชี ผังบัญชีเป็นเสมือนหนึ่งเค้าโครงของ ข้อมูลที่จัดไว้ให้แก่ธุรกิจ และยังเป็นแนวทาง การจำาแนกข้อมูลขั้นต้นหรือวิธีการรวบรวม ข้อมูลขั้นต้นที่จะต้องจำาแนกตามขั้นตอนจนถึง ขั้นสรุป เพื่อที่จะนำาเข้าบัญชีต่าง ๆ ตามผัง บัญชี
- 6. 3. การจัดทำาผังบัญชี การจัดทำาผังบัญชี ผังบัญชีไม่เพียงแต่จัดทำาเพื่อให้ได้ข้อมูล ในการจัดทำางบการเงินเท่านั้น ควรจะต้องให้ สอดคล้องกับโครงสร้างขององค์กรและ นโยบายการบริหาร เพื่อแสดงให้เห็นผลการ ดำาเนินงานหรือประสิทธิภาพของระบบงาน วิธี การ และแบบฟอร์มเอกสารที่ให้อยู่ เอกสารทางบัญชี การจัดหมวดหมู่รวมถึง เลขรหัสบัญชี จะต้องมีการหารือจนได้รับความ
- 9. 4.รหัสบัญชี (Code of Account) รหัสบัญชี (Code of Account) ในแต่ละหมวดบัญชียังสามารถจัด แบ่งออกเป็นหลายประเภทย่อย ๆ เช่น สินทรัพย์ แบ่งได้เป็น สินทรัพย์ หมุนเวียน สินทรัพย์ไม่ หมุนเวียน สินทรัพย์หมุนเวียน แบ่งได้เป็น เงินสด ลุกหนี้
- 10. 4.รหัสบัญชี (Code of Account) (ต่อ) รหัสบัญชี (Code of Account) ควรมีการกำาหนดเลขที่หรือรหัส แต่ละบัญชีไว้แทนชื่อบัญชี อย่างมีระบบ และหลักเกณฑ์ เพื่อประโยชน์ในการ บันทึกข้อมูลอย่างถูกต้อง สะดวก และ รวดเร็ว ดังนั้น ชื่อบัญชีที่กิจการใช้จึงควรตั้ง ให้มีความหมายคล้ายกับรายการที่เกิดขึ้น
- 11. 4.รหัสบัญชี (Code of Account) (ต่อ) วิธีการกำาหนดรหัสบัญชี กิจการสามารถกำาหนดรหัสบัญชีได้ 3 วิธี คือ 1. รหัสตัวเลข (Numerical Sequence) 1.1 รหัสตัวเลขเป็นตอน (Block numerical code) 1.2 รหัสตัวเลขเป็นกลุ่ม (Group numerical code) 2. รหัสอักษร (Alphabetic Sequence)
- 12. 4.รหัสบัญชี (Code of Account) (ต่อ) 1. รหัสตัวเลข (Numerical Sequence) เป็นการกำาหนดที่ง่ายที่สุด คือ เริ่ม ตั้งแต่เลขที่หนึ่งเรียงสำาดับไปจนถึงเลขที่ ต้องการ เช่น หมวดสินทรัพย์ ใช้เลข 1 นำาหน้าเลข ที่บัญชี หมวดหนี้สิน ใช้เลข 2 นำาหน้าเลขที่ บัญชี ตัวอย่าง
- 13. 4.รหัสบัญชี (Code of Account) (ต่อ) 1.1 รหัสตัวเลขเป็นตอน (Block numerical code) เป็นการกำาหนดรหัสบัญชีแต่ละชุดไว้ สำาหรับบัญชีแต่ละประเภท วิธีนี้ไม่ต้องใช้ ตัวเลขหลายหน่วย และมักจะมีการ กำาหนดรหัสเปล่าไว้ล่วงหน้า เผื่อมีการ เพิ่มบัญชีประเภทนั้น ๆ ในอนาคต ตัวอย่าง รหัส 1 – 50 เป็นบัญชีประเภท
- 14. 4.รหัสบัญชี (Code of Account) (ต่อ) 1.2 รหัสตัวเลขเป็นกลุ่ม (Group numerical code) มีลักษณะสำาคัญ ดังนี้ 1. ตำาแหน่งของแต่ละตัวเลขมีความ หมาย เช่น ตัวเลขซ้ายสุดแสดงถึงประเภท ใหญ่ และตัวเลขขวาสุดแสดงถึงประเภท ย่อย 2. จำานวนของรหัสเป็นกลุ่ม (Group numerical code) ต้องมีการกำาหนดไว้
- 15. 4.รหัสบัญชี (Code of Account) (ต่อ) 1.2 รหัสตัวเลขเป็นกลุ่ม (Group numerical code) ตัวอย่าง รหัสบัญชี 4401111 3 ตำาแหน่งแรก 440 เป็นบัญชีรายได้ เช่น รายได้จากการขาย 2 ตำาแหน่งถัดมา 11 เป็นแผนก เช่น แผนกขาย 2 ตำาแหน่งถัดมา 11 เป็นบัญชีย่อย เช่น บัญชีขายรถยนต์
- 16. 4.รหัสบัญชี (Code of Account) (ต่อ) 2. รหัสอักษร (Alphabetic Sequence) เป็นการกำาหนดตัวอักษรเป็นรหัส บัญชี วิธีนี้จะไม่ค่อยนิยมมากนักเพราะจำา ยาก ตัวอย่าง บัญชีเงินสด รหัสบัญชี คือ ก หรือ กก หรือ A หรือ AA บัญชีเจ้าหนี้ รหัสบัญชี คือ ข หรือ L อักษร A มาจาก Asset หมาย ถึง สินทรัพย์
- 17. 4.รหัสบัญชี (Code of Account) (ต่อ) 3. รหัสตัวเลขและตัวอักษร (Numerical and Alphabetic Sequence) เป็นการใช้ตัวอักษรแสดงประเภท ของบัญชี และ ตัวเลขแสดงชนิดและชื่อ บัญชี ตัวอย่าง บัญชีเงินสด รหัสบัญชี คือ A 110
- 18. 4.รหัสบัญชี (Code of Account) (ต่อ) ลักษณะของรหัสบัญชีที่ดี รหัสบัญชีที่ดีหรือไม่ได้นั้น อาจจะ พิจารณาได้ดังนี้ 1. รหัสสามารถที่จะจัดลำาดับบัญชีได้ รวดเร็ว และ สะดวก 2. ลดเวลาในการเขียนชื่อบัญชี 3. ช่วยในการจำาแนกประเภทบัญชี 4. สะดวกและง่ายต่อการจำา 5. สามารถเพิ่มและลดประเภทบัญชีตาม
- 20. 1. ประเภทของผังทาง เดินเอกสาร (ต่อ) ผังทางเดินเอกสารเป็นระบบที่แสดง ทางเดินเอกสารของการบันทึกรายการค้า ตามลำาดับในธุรกิจหนึ่ง ๆ ผังทางเดิน เอกสารที่นิยมใช้กันมี 3 ชนิด ดังนี้ 1. ผังระบบทางเดินของเอกสาร (System flowchart) 2. ผังระบบการควบคุมภายใน (Internal control flowchart) 3. ผังบัญชีเพื่อคอมพิวเตอร์
- 21. 2. เทคนิคในการเขียน ผังทางเดินเอกสาร ผังทางเดินเอกสารจะเป็นเครื่องช่วย ให้เขียนการเคลื่อนไหวของเอกสารและ การบันทึกรายการ รวมทั้งบอกถึงการ ควบคุมภายใน เทคนิคที่จะช่วยให้การ เขียนผังทางเดินเอกสารให้เข้าใจยิ่งขึ้น ประกอบด้วย
- 22. 2. เทคนิคในการเขียน ผังทางเดินเอกสาร 1. ใช้สัญลักษณ์ที่กำาหนดไว้พร้อมคำา อธิบาย 2. ใช้เส้นทางเดินเอกสารเพื่อแสดง การเดินเอกสาร แสดงความสัมพันธ์และ ทิศทางของเอกสารและการบันทึกรายการ เส้นทางเดินเอกสารจะหัวลูกศรเพื่อกำาหนด ทิศทาง และ จะเดินจากบนลงล่างและจาก ซ้ายไปขวา
- 23. 2. เทคนิคในการเขียน ผังทางเดินเอกสาร 3. บอกถึงการแบ่งแยกหน้าที่ หรือ บอกถึงความรับผิดชอบของแต่ละแผนก หรือแต่ละบุคคลโดยชัดเจน 4. บอกถึงการควบคุมภายในที่ เกี่ยวข้อง ควรแสดงถึงการควบคุมเพื่อให้ ผู้ใช้สามารถตรวจสอบและให้ความสำาคัญ
- 24. 2. เทคนิคในการเขียน ผังทางเดินเอกสาร 5. การเขียนคำาอธิบาย จะทำาให้ผู้ใช้ ผังทางเดินเอกสารเข้าใจและง่ายในการ ใช้ยิ่งขึ้น ส่วนใหญ่คำาอธิบายจะแบ่งออก เป็น 2 ชนิด คือ 5.1 คำาอธิบายประกอบ (annotation) 5.2 หมายเหตุประกอบ (footnotes)
- 25. 2. เทคนิคในการเขียน ผังทางเดินเอกสาร 6. แสดงการเกิดขึ้นของเอกสารทุก ฉบับ โดยการเกิดขึ้นของเอกสารจะเกิดขึ้น 3 แหล่ง ด้วยกันคือ 6.1 การรับจากแหล่งภายนอก 6.2 ได้รับจากแผนกที่ไม่แสดง ในผังทางเดินเอกสาร 6.3 แผนกที่กำาหนดในผังทาง เดินเอกสาร
- 26. 2. เทคนิคในการเขียน ผังทางเดินเอกสาร 7. แสดงจุดสิ้นสุดของเอกสารนั้น ๆ การสิ้นสุดของเอกสารมักจะเกิดขึ้น 3 จุด คือ 7.1 ส่งออกภายนอก 7.2 ส่งไปแผนกที่ไม่ได้แสดงใน ผังทางเดินเอกสาร 7.3 การเก็บเข้าแฟ้ม
- 27. 3. วิธีการเขียนผังทาง เดินเอกสาร การเขียนผังทางเดินเอกสารที่ดีควรมี คุณสมบัติที่อ่านง่าย และ แสดงขั้นตอน ที่สำาคัญ ๆ ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนในการ เขียนผังทางเดินเอกสาร 1. เลือกระบบที่จะทำาการเขียน (ระบบ จัดซื้อ ระบบขาย) 2. ตัดสินใจเลือกข้อมูลที่จะเขียนลง ไปในผังทางเดินเอกสาร เช่น เอกสารการ
- 28. 3. วิธีการเขียนผังทาง เดินเอกสาร (ต่อ) 4. ร่างระบบทางเดินเอกสาร โดยเน้น ถึงเอกสารที่ประกอบกันในระบบ 5. ร่างระบบทั้งหมด โดยรวมความคิด เห็นและข้อเสนอแนะ 6. ตรวจสอบระบบที่ร่างไว้ด้วย รายการค้า ประมาณ 1 - 2 รายการ
- 29. 4. ข้อควรคำานึงในการ เขียนผังทางเดินเอกสาร 1. บอกแหล่งที่มาของเอกสารต้นฉบับ และการเก็บข้อมูลครั้งแรก 2. กระบวนการทั้งหมดที่เกิดขึ้น 3. บอกถึงตำาแหน่งของเอกสารทุก ๆ ฉบับในระบบว่าควรอยู่ที่ใดของระบบ และ การส่งเอกสารไปแผนกต่าง ๆ 4. บอกถึงหน้าที่ของแต่ละบุคคลหรือ แต่ละแผนกที่ควรปฏิบัติ
- 30. 4. ข้อควรคำานึงในการ เขียนผังทางเดินเอกสาร 5. การควบคุมภายในที่จัดให้มีควรจะ รวมถึง 5.1 การแบ่งหน้าที่ 5.2 การอนุมัติและความเห็น ชอบ 5.3 การตรวจสอบกันระหว่าง แผนก เช่น เปรียบเทียบจำานวนสินค้าคง เหลือระหว่างฝ่ายคลังสินค้าและฝ่ายบัญชี
- 31. 5. ประโยชน์ของการเขียน ผังทางเดินเอกสาร การเขียนผังทางเดินเอกสารนับว่า เป็นสิ่งสำาคัญของระบบบัญชี ซึ่งส่งผลกระ ทบต่อความถูกต้องของงบการเงิน ดังนั้น การเขียนผังทางเดินเอกสารจึงมีประโยชน์ ดังนี้ 1. ลดความไม่สมบูรณ์หรือการไม่มี ประสิทธิภาพของระบบบัญชี 2. เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการอบรม
- 32. 5. ประโยชน์ของการเขียน ผังทางเดินเอกสาร 3. ช่วยให้มีการพัฒนาระบบในครั้ง ต่อ ๆ ไปมีความถูกต้องยิ่งขึ้น 4. ช่วยให้มีข้อมูลเกี่ยวกับผู้ปฎิบัติ หน้าที่ในทุกตำาแหน่งในระบบบัญชี 5. ช่วยพัฒนาความสามารถในการ ติดต่อสื่อสารกับบุคคลภายนอก
- 39. 39
- 40. 40
- 41. 41