ใบความรู้ที่5 ตาราง Table
- 1. ไฟล์ฐานข้อมูล ในการทางานของโปรแกรมสาเร็จรูปบนเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งโดยพื้นฐานของ Microsoft Access 2010 คือ จะมีไฟล์ที่ใช้สาหรับเก็บไฟล์ฐานข้อมูลต่างๆ ที่เรียกว่า ฐานข้อมูล ซึ่งโดยส่วนมากแล้วถ้ามีการ ทางานในฐานข้อมูลมากกว่า 1 ฐานข้อมูล ก็จะมีการเปิดไฟล์ฐานข้อมูลเพิ่มมากขึ้น ในขณะเดียวกันหากมีการ สร้างฐานข้อมูลขึ้นมาใหม่แล้วจาเป็นจะต้องมีการจัดเก็บ ฐานข้อมูลนั้น หรือเรียกว่า การจัดเก็บหรือการบันทึกนั่นเอง เพื่อที่จะเป็นประโยชน์ต่อการทางาน ในครั้งต่อไป อีกทั้งยังเป็นประโยชน์ในการย้อนกลับมาแก้ไขงานนั้นโดยไม่ต้องมีการจัดทาหรือพิมพ์ขึ้นมาใหม่ นั่นเอง การสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาใหม่ วิธีการสร้างฐานข้อมูลขึ้นมาใหม่ สามารถทาได้หลายวิธี ดังนี้ การสร้างฐานข้อมูลเปล่า 1. คลิกที่ปุ่ม บนหน้าต่างการเริ่มต้นการใช้ Microsoft Access 2010
- 2. 15 2. จากนั้นทาการตั้งชื่อให้กับไฟล์ฐานข้อมูล จะเห็นได้ว่านามสกุลของไฟล์ฐานข้อมูลจะเป็น ( *.accdb ) โดย การตั้งชื่อไฟล์นั้นสามารถตั้งได้ไม่เกิน 255 ตัวอักษร 3. คลิกที่ปุ่ม เพื่อให้โปรแกรม Microsoft Access 2010 สร้างฐานข้อมูลเปล่า การสร้างฐานข้อมูลจากต้นแบบ 1. การสร้างฐานข้อมูลจากต้นแบบ บนแถบ แม่แบบบนเครื่อง นั้นสามารถทาได้โดย คลิก จากนั้นโปรแกรม Microsoft Access 2010 จะแสดงรายละเอียด แม่แบบบนเครื่องให้เราเลือกตามความต้องการ
- 3. 16 1. เลือกแม่แบบที่ต้องการจากนั้นโปรแกรม Microsoft Access จะเปิดไดอะล๊อกบล็อก File New Database ให้ตั้งชื่อไฟล์และเลือกตาแหน่งเก็บฐานข้อมูลแล้วคลิกปุ่มคาสั่ง เพื่อให้ โปรแกรม Microsoft Access 2010 สร้างฐานข้อมูลจากแม่แบบตามที่เลือก โปรแกรม Microsoft Access 2010 จะสร้างฐานข้อมูลใหม่พร้อมกับอ๊อบเจคต่างๆที่มีอยู่ใน ต้นแบบตามที่เลือก การจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูล ในโปรแกรม Microsoft Access 2010 จะไม่มีคาสั่งในการจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูล การจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูลจะทา โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะจัดเก็บให้เราทันทีที่ปิดไฟล์ฐานข้อมูล หรือออกจากโปรแกรม Microsoft Access 2010 หรือ เมื่อมีการเปิดไฟล์ฐานข้อมูลอื่นขึ้นมา การจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูลขึ้นแผ่นดิสก์เก็ต การจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูลขึ้นแผ่นดิสก์เก็ต สามารถทาได้โดยการคัดลอกในโปรแกรม Windows Explorer ดังในหนังสือหลักสูตรการเรียนการสอน Windows
- 4. 17 การปิดฐานข้อมูล หลังจากที่เราใช้ฐานข้อมูลเสร็จแล้ว ควรที่จะปิดฐานข้อมูลเหล่านั้น แล้วจึงเปิดฐานข้อมูลอื่นหรือออกจาก Microsoft Access 2010 ก็ได้ ซึ่งถ้าโครงสร้างของฐานข้อมูลถูกเปลี่ยนไปในขณะใช้งาน เช่น เปลี่ยนขนาดของ แถวหรือคอลัมน์ใน Table โปรแกรมจะถามให้ยืนยันว่าจะบันทึกสิ่งที่เปลี่ยนแปลงนั้นหรือไม่ แต่สาหรับการ เปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับข้อมูลใน Table นั้น จะถูกบันทึกให้โดยอัตโนมัติทันทีที่เปลี่ยนแปลงอยู่แล้ว เมื่อเราปิด ฐานข้อมูลหรือออกจาก Microsoft Access 2010 ออบเจ็คต่างๆ ที่ยังเปิดอยู่ เช่น Table หรือ Query ก็จะถูกปิดตาม ไปด้วย การปิดฐานข้อมูล สามารถทาได้หลายวิธีดังนี้ วิธีที่1 การปิดฐานข้อมูลโดยใช้แท็บ นาเมาส์คลิกที่แท็บ แฟ้ม เลือก ปิดฐานข้อมูล
- 5. 18 วิธีที่ 2 การปิดฐานข้อมูลโดยใช้ปุ่ม Close คลิกที่ปุ่ม Close บนวินโดว์ Database ดังรูป หมายเหตุ เมื่อโปรแกรมขึ้นกรอบโต้ตอบเพื่อเตือนความจาในการบันทึก ให้คลิก No เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลงที่เราอาจจะทากับโครงสร้างฐานข้อมูล หรือออบเจ็คต่างๆ ไป แล้ว แต่ยังไม่ได้สั่งให้บันทึกลงไป หรือคลิก Yes เพื่อเก็บการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ เราทา (ส่วนตัวข้อมูลจริง ๆ ใน Table นั้นจะเปลี่ยนไปแล้วทันที โดยเราไม่ต้องรอจนถึง ตอนปิดฐานข้อมูล) คลิกเมาส์ เพื่อปิด
- 6. 19 การเปิดฐานข้อมูลเดิม วิธีการเปิดฐานข้อมูลเดิม สามารถทาได้หลายวิธี ดังนี้ วิธีที่ 1 การเปิดฐานข้อมูลโดยใช้แท็บ ในหน้าต่าง จะมีฐานข้อมูลเดิมที่มีอยู่แล้ว จะปรากฏรายชื่อฐานข้อมูลที่เปิดใช้งานไปเมื่อเร็วๆ นี้ ให้ดับเบิล คลิกที่ชื่อของฐานข้อมูลที่ต้องการจะเปิด หากไม่มีรายชื่อฐานข้อมูลในรายการ ให้เลือก จากการเปิดไฟล์ฐานข้อมูล จากนั้น เลือก Directory ที่เก็บข้อมูลเพื่อเลือกไฟล์ฐานข้อมูลดังกล่าว เมื่อเลือกชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่ต้องการจะเปิดได้แล้ว ให้คลิกที่ชื่อไฟล์ฐานข้อมูล นั้นและคลิกที่เปิด หรือ ดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่ต้องการเปิดได้เลย ให้เลือก Directory ที่เก็บข้อมูล จากนั้นคลิกชื่อไฟล์แฟ้มข้อมูล ที่ต้องการเปิด เช่น ชื่อแฟ้ม school.accdb ดังนี้
- 7. 20 วิธีที่ 2 เปิดฐานข้อมูลเดิมจากแถบเครื่องมือด่วน คลิกที่คาสั่งแฟ้มบนแถบเครื่องมือด่วน จะปรากฏ Popup Menu ดังนี้ ให้เลือก Directory ที่เก็บข้อมูล จากนั้นคลิกชื่อแฟ้มข้อมูลที่ต้องการเปิด เช่น ชื่อแฟ้ม school.accdb ดังนี้ เมื่อเลือกชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่ต้องการจะเปิดได้แล้ว ให้คลิกที่ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลนั้นและคลิกที่เปิด(Open) หรือ ดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่ต้องการเปิดได้เลย