1. Si possono archiviare i documenti contabili generati in formato elettronico, senza lobbligo di conservare la carta ad eccezione di: Scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale Accise e imposte di competenza dellagenzia delle Dogane COSA SI PU SOSTITUIRE E COSA NO Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
2. Si possono eliminare i documenti contabili in formato cartaceo soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale ad eccezione di: Documenti analogici originali unici Documenti in cui NON si pu嘆 risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione anche presso terzi (p.e. assegni girati, cartelle cliniche, contratti) per i quali 竪 necessaria lulteriore apposizione di una sottoscrizione elettronica e di una marca temporale da parte di un pubblico ufficiale, che attesti la conformit di quanto memorizzato, al documento originale COSA SI PU SOSTITUIRE E COSA NO Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
3. Nominare il Responsabile della conservazione: definisce il processo, archivia, delega fasi del processo, cura, convoca il pubblico ufficiale, verifica i CD/DvD, comunica con le Agenzie Fiscali Creare Documenti informatici: Il documento statico non modificabile, 竪 creato in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, con garanzia di integrit e autenticit Dotarsi di dispositivi per la Firma Digitale Per lapposizione della firma elettronica qualificata, basata su un certificato qualificato e creata attraverso un dispositivo sicuro per la sua creazione (smart card + certificato rilasciato da una CA) Dotarsi di Marca Temporale : Per inserire sui documenti fiscali levidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale Dotarsi di software applicativo che consente leffettuazione a norme CNIPA del processo sostitutivo COSA FARE PER REALIZZARLA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
4. Definisce e progetta sotto il profilo organizzativo e tecnologico il sistema di conservazione, ivi incluse le procedure di sicurezza fisiche e logiche, anche per quanto concerne lapposizione del riferimento temporale; Archivia e rende disponibili, con limpiego di applicazioni software, relativamente ad ogni supporto di memorizzazione utilizzato: Descrizione del contenuto dellinsieme di documenti; Estremi identificativi del responsabile della conservazione; Estremi identificativi delle persone eventualmente delegate; lndicazione delle copie di sicurezza; Cura che il sistema e le procedure operino in conformit con il piano stabilito e siano mantenute aggiornate e funzionanti; Convoca il pubblico ufficiale quando necessario; Verifica periodicamente, con cadenza non superiore, leffettiva leggibilit dei documenti conservati e provvede, se necessario, al riversamento; Definisce la gestione del processo di esibizione dei documenti; Comunica alle Agenzie Fiscali i dati relativi ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari (impronte, sottoscrizione elettronica, marca temp.); IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
5. Scanner di produzione Processo di conservazione sostitutiva Masterizzatore CD/DVD / UDO Postazione di Conservazione Legale basata su Ge.DOC (1) Acquisizione documentale (2) Firma e/o marca Marcatura temporale Lettore smart card (3) Processo di masterizzazione a lotti Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
6. Recupero spazi destinati ad archivi Riduzione costi di archiviazione cartacea Riduzione costi per ricerche cartacee in caso di verifiche Riduzione costi del materiale di consumo (carta, toner, ecc) Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di stampa Impiego di risorse umane in altre attivit VANTAGGI ECONOMICI Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
7. D.P.R. 445/2000 (Testo unico e succ. modif.) D.P.C.M. 13/01/2004 (Regole tecniche per i documenti informatici) Deliberazione CNIPA 11/2004 (Regole tecniche conservazione) Decreto Ministro Economia e Finanze 23/01/2004 (Obblighi fiscali relativi ai documenti informatici) D.L. 20/02/2004 n. 52 (Fatture elettroniche) ...e altre, tra cui il Codice in Materia di Protezione dei Dati Personali (Privacy) Quadro Legislativo Archiviazione Sostitutiva Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
8. Evoluzione delle norme che, per la prima volta , consentono la smaterializzazione del documento cartaceo Quadro Legislativo Archiviazione Sostitutiva Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
9. Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformit dei documenti agli originali Quadro Legislativo Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
10. CNIPA n. 11/2004: Quadro Sinottico Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
11. Ge.CNIPA - Archiviazione Sostitutiva Il modulo di Ge.DOC denominato Ge.CNIPA, consente di effettuare la conservazione dei documenti a norma della Deliberazione n. 11/2004 CNIPA e delle altre norme e leggi collegate E costituito da funzioni distinte ed indipendenti, da utilizzare in sequenza: Ge.EXPORT: per lesportazione della porzione di dati del database e dei documenti, soggetti allarchiviazione sostitutiva; Ge.CNIPA: per la chiusura e la firma dei files DiKe: il software di Firma Digitale gratuito di Infocamere SpA Ge-Burn: consente di guidare il processo di masterizzazione su CD/DVD Ge.DocViewer: 竪 il software autoconsistente, basato su database XML, visualizzatore di immagini e dati, precedentemente archiviati con il software Ge.Doc速. Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
12. Ge.EXPORT consente di: Estrarre i files per effettuare larchiviazione sostitutiva; Effettuare esportazioni per altre attivit di amministrazione del db; Ge.EXPORT - Export files da conservare possibile esportare: la tipologia dei documenti le cartelle contenenti i documenti Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
13. Ge.CNIPA consente di effettuare le operazioni di chiusura e di preparare i files per lapposizione della firma digitale Ge.CNIPA - Archiviazione Sostitutiva Ge.CNIPA si collega automaticamente a DiKe , il software di Firma Digitale gratuito di Infocamere SpA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
14. Dike - Apposizione Firma Digitale Loperazione viene effettuata mediante: il software Dike (installato sul client); un lettore di smart card ; la smart card contenente la Firma Digitale del Responsabile della conservazione sostitutiva. Il quale inserisce il proprio codice PIN Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
15. DiKe , effettua la verifica del dispositivo di Firma Digitale Verificata la validit della Firma Digitale, contente di apporre la propria Firma Digitale sul/sui files da firmare Alla fine delloperazione viene visualizzato un messaggio che certifica che loperazione effettuata 竪 corretta Dike - Apposizione Firma Digitale Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
16. Il processo guidato di masterizzazione semplifica le attivit del dba Ge.BURN - Masterizzazione Guidata Ge-Burn consente di: Estrarre i files da masterizzare Selezionare il Devise su cui risiedono i files Selezionare il masterizzatore di CD/DVD Masterizzare il CD/DVD Creare il CD/DVD eseguibile con Ge.DocViewer Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
17. Ge.DocViewer: 竪 il modulo autoinstallante ed autoconsistente, basato su database XML, visualizzatore di immagini e dati, precedentemente archiviati con il software Ge.Doc速. Ge.DocViewer Consente di eseguire ricerche sullarchivio masterizzato su CD/DVD, esibire larchivio sostitutivo a norme CNIPA, ristampare documenti, senza poter effettuare modifiche allarchivio Consente di dimostrare loriginalit dei documenti conservati a norme CNIPA Gestione Documentale ed Archiviazione Digitale
