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【80ppt.com】怎样拯救我们的“脑“？ 教你如何整理电脑文件@ppt精选
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- 3. 为什么要管好电脑文件？ 工欲善其事 必先利其器
- 4. ＠平凡不美 老板 这些悲催的情况有木有？ 电话的一端 客户 要的 资料 怎么也找不到？ 应聘人来了，收到的 面试简历 在茫茫的文件中分不清！ 站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！
- 5. ＠平凡不美 电脑文件最容易乱的地方在哪里？ 我的文档 MyDocument 有木有？ 系统中用户的文件夹 X:Documen-tsandSettings** 个人下载目录 X:Downloads 有木有？ 桌面 Desktop 有木有？
- 6. ＠平凡不美 文件管理的真谛 在于 文件方便 、 快速提取 科学地分类 和 规范化命名 是文件 管理的 精髓 所在
- 7. ＠平凡不美 电子文件三要素 文件存放路径 电子文件分类 文件怎样存放才好 怎样快速找到文件 文件保存属性 电子文件 文件文件文件文件文件文件 文件文件文件
- 8. ＠平凡不美 要素之一：文件存放路径 硬 盘 —— 一棵树 分 区 —— 大的枝桠 文件夹 —— 分枝， 内嵌 文件夹 —— 小枝桠 文 件 —— 树叶， 同样把它当 城市 － 街道 － 路 － 小区 － 单元 － 房间 某一个文件所在的地方 ： 分区 \ 文件夹 \ 子文件夹 \ 文件名 ， 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径， 这个文件所在地地址就是由 分区，文件夹，子文件夹，文件名 组成。
- 9. ＠平凡不美 要素之二：文件保存属性 存档 只读 隐藏 能看的！ 能改的！ 只能看！ 不能改！ 防修改！ 一般你看不到 设置了才能看 可防错误删除
- 10. 要素之三：文件分类：常见电子文件格式 1 文件类型 格式 格式特征 纯文本文件 TXT 格式 格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文本编辑工具阅读、数据占用字节数少。 XML 格式 遵循 XML 技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包含加密、易于转换。 版式文件 PDF 格式 遵循 ISO/DIS 19005 《文件管理 电子文件长期保存格式 第 1 部分 PDF1.4 的使用 (PDF/A-1 ) 》，支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换。 CEB 格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。 SEP 格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。
- 11. 要素之三：文件分类：常见电子文件格式 2 文件类型 格式 格式特征 格式化文本文件 RTF 格式 格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换。 WPS 格式 支持数字签名、可向其他文本格式转换。 图像文件 TIFF 格式 支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强。 JPEG 格式 遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 GIF 格式 支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 PNG 格式 支持无损压缩、格式透明、易于转换。
- 12. 要素之三：文件分类：常见电子文件格式 3 文件类型 格式 格式特征 音频文件 WAV 格式 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换 MP3 格式 遵循 GB/T 17191-1997 《信息技术 具有 1.5Mbit/s 数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。 WMA 格式 内置版权保护技术、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。 视频文件 AVI 格式 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换。 MOV 格式 格式紧凑、易于转换。 MPEG 格式 遵循 GB/T 17191-1997 《信息技术 具有 1.5Mbit/s 数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、不绑定软硬件、易于转换。
- 13. 如何去做 为什么做 怎样改进
- 14. ＠平凡不美 电脑文件的“ 5S” 管理 整理 ( S eiri) 、整顿 ( S eiton) 、清扫 ( S eiso) 、清洁 ( S eiketsu) 、 素养 ( S hitsuke)
- 15. ＠平凡不美 目标： 把需要的文件以 定 位 、 定 量 以便用最快的速度取得所需 。 整理 Seiri 1S 盘符 固定化 整理 三要点 结构 科学化 存放 目视化
- 16. ＠平凡不美 C:D:E:F: 四个盘符标准规划为： 整理 Seiri—— 盘符固定化 1S 操作系统盘 应用软件盘 工作文件盘 私人文件盘 本地磁盘 (C:) 本地磁盘 (D:) 本地磁盘 (F:) 本地磁盘 (E:) 计算机 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化
- 17. ＠平凡不美 适合的文件夹 ( 科学地分类 ) 适中的层级数 ( 结构的深度 ) 控制文件夹 与文件的数目 50-100 个 整理 Seiri—— 结构科学化 1S 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化 工具软件 精选 PPT 参考文件 项目文件 常用软件 项目管理 01-MyFiles-RS 02-MyFiles-YW 提交文件 …… 03-MyFiles-LA 10-MyFiles-BB 调研文件 工作安排 终端支持 会议管理 人事管理 财务管理 商品管理 培训管理 ……
- 18. ＠平凡不美 文件的命名与排序是有关联的。 常用的 命名方法是 ： 文件夹名＝ 2 位 数字 +“-”+ 文件夹名 ” 如： “ 01- 常用软件 ” 、 “ 02 - 系统软件 ”…… 。 文件名 ＝ 2 位 数字 +“-”+ 文件名 如： “ 01- 演讲比赛” 、 “ 02 – 培训课件”…… 。 这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。 一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹就可以这样命名： “ 20070801 演讲比赛 ” 、 “ 20070910 嵩山秋景 ” 规范化地命名文件夹和文件 整理 Seiri—— 存放目视化 1S 盘符 固定化 整理 三要点 存放 目视化 结构 科学化
- 19. ＠平凡不美 对把 有用 与 无用 的文件分开，再对 无用 的文件进行处理 进行整顿！ 果断删除 ! 整顿 Seiton 2S
- 20. ＠平凡不美 定期 清除和归档 2 、定期清扫垃圾 1 、定期归档文件 安装目录 \programfiles\tencent\QQ\ad 这里面是 QQ 广告 安装目录 \programfiles\tencent\QQ\flashshow 这是你的 QQ 好友的 QQ 秀文件夹，可以放心删除 装目录 \programfiles\tencent\QQ\flashshow 2 这是你的 QQ 好友的 QQ 秀文件夹，可以放心删除 安装目录 \programfiles\tencent\QQ\QQMusic\MhirlCache 这里面的空间音乐的临时文件夹 这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！ 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档 将电脑保持在 无垃圾文件 、 桌面整洁 的状态 清扫 Seiso 3S
- 21. ＠平凡不美 经过三个环节之后，怎样 保持 电脑文件井然有序？ 结构 建立完善的文件结构 命名 规范化地命名文件夹 归档 周期性地将文件归档 1 2 3 清洁 Seiketsu 4S
- 22. 软件 2 、安装软件 1 、下载软件 安装软件 要安装在合适的位置，并且记住 这个位置。 卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻 底删除 。 下载时，把软件存放在规划好的位置中； 资料 2 、归档资料 1 、下载资料 对资料要及时看阅，有用的要整理到分类 文件夹中（注意区分已完成和未完成的） 没有用的果断删除。 培养 每天 清洁的良好 习惯 ？ 下载的各种资料放在临时文件夹； 清洁 Seiketsu 4S
- 23. ＠平凡不美 电脑 的空间因整理变大！ 思想 的空间因总结变扩！ 生活 的空间因清理变宽！ 理 总结 思想 清理 环境 整理 电脑 管理工作 素养 Shitsuke 5S
- 24. ＠平凡不美 素养 清洁 整理 整顿 清扫 小结：电脑文件管理的” 5S” 文件 架构 建 区别 文件 分 定期 归档 归 每日 整理 整 效果 不错 推
- 25. 怎样改进 为什么做 如何去做
- 26. ＠平凡不美 我的文档 能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存 / 打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。 利用“ 我的文档 ”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。 Skill 1 ：发挥我的文档作用 1S 我 的 文 档
- 27. ＠平凡不美 如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择 “ 创建快捷方式 ”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。 当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。 Skill 2 ：发挥快捷方式的便利 2S
- 28. ＠平凡不美 当你看到一些 PPT 达人的分享时，可 以下载到一个临时的“ temp” 文件 夹中 。 待有空时，仔细阅看“ temp” 中的 PPT ，对于值得收藏的作品，可以 按人名或分类地存放在文件夹中 及时地处理过期的文件， 存放 该 保留 的，删除不需要的，是一个 好习惯 。 Skill 3 ：注意区分要处理的和已完成的 3S
- 29. 科学的电脑文件管理带来什么
- 30. ＠平凡不美 好文件管理让我们工作更 轻松 和 高效 ！ 看，这就是我要找的文件！ 访问快捷 清晰导航 科学的电脑文件管理
- 31. 贵在坚持： 人总是相信自己的记忆 人总是很难坚持好习惯 最大的问题是：
- 32. ＠平凡不美 光说不练 假 永远是 又会说又会练 的 把式 实践者 把式 真 分享与实践
- 33. 说 明： 1 本 PPT 模仿 @ 秋叶语录 的作品而成 2 本 PPT 属个人学习之作，切勿用于商业用途 3 欢迎交流、分享 有好想法或建议 请随手 @ 沉默 echo 新浪微博 4 求传播、求扩散
- 34. 饮水思源，下载不忘“ 关注 ”。 精品模板 行业案例 优质图表 创意图片 PPT 教程 我们只分享精品 本 PPT 来源于网络渠道，感谢作者的辛勤劳动，如作者不喜可私信本人删除！ 我们会提供更多更好的 PPT 素材，让你不再烦恼！ 欢迎访问： www.80ppt.com @PPT 精选 新浪微博最勤劳 PPT 分享 http://weibo.com/pptlove
Editor's Notes
- #2: 封面
- #10: 文档文件的保存的属性需要告诉大家，文件属性有只读 . 存档，隐藏 3 个属性， 1 、 存档的文档可以改写它的内容， 2 、 只读文档不能改写内容，假如你把存档的记事本改成只读，那你就不能改动它的内容，这个属性可以使用为防内容改写。 3 、 隐藏，当你保存以后在电脑分区，文件夹里是看不到这个文件的，只有当你设置开始－－控制面板－－文件夹选项－－查看－－隐藏文件和文件夹－－选中显示所以文件文件夹，应用，确定，这样才可以看到被你隐藏的文件夹或者文件。 “ 只读 ” 属性是为了防止因修改而产生数据丢失的一种措施，在必要的时候，它可以挽回因操作失误而造成的损失。 “ 隐藏 ” 属性可以使文件在文件列表中无法发现，能够防止因误操作而被删除，还带有一定保密功能。
- #15: 5S 起源于日本，是国际上较流行的一种先进的公司现场生产管理方法，其目的是保证公司能够以最高效的，和最节约的方式生产。 为了提高办公室办公人员的工作效率，分析办公工程中遇到的问题，造成效率低下的原因，制定防治对策显得尤为重要。“ 5S 管理”应用到办公电脑的文件管理具有一定的现实意义。 5S 是什么？ 5S 是整理 (Seiri) 、整顿 (Seiton) 、清扫 (Seiso) 、清洁 (Seiketsu) 和素养 (Shitsuke) 这 5 个词的缩写。
- #18: 1 、 建立最适合自己的文件夹结构 文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如 …… 同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用 image ，多媒体目录用 media ，文档用 doc 等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个软件打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。 感悟：这是分类思想的应用。管理大量的文件分类是最简洁的方法。比如你可以建立一个 “项目管理” 的文件夹，用于存放 所有项目文件 。在这个文件夹下面可以建立以 时间顺序 为名称的子文件夹，如 “ 01-MyFile-RS 、 10-MyFile-BB” 。这样会方便你的查找。 2 、 控制文件夹与文件的数目 文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有 50 个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过 100 个文件，浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。 这种情况下，就得考虑存档、删除一些文件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。 另一方面，如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。 四、注意结构的级数 分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别最好与自己经常处理的信息相结合。 越常用的类别，级别就越高，比如负责多媒体栏目的编辑，那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹，老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹，也应当是一级文件夹。 文件夹的数目，文件夹里文件的数目以及文件夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳的结合点。 感悟：个人认为文件夹层数以不超过三级为宜。除非是那些陈年老文，藏的深就深一点儿吧。
- #24: 素养是比清洁更高的要求，就是今后要用上面的一套管理思想来对待任何新的文件资料，处理所有需要整理和存放的资料，进而逐渐养成习惯，形成高效的、有序的工作作风，从整理电脑推而广之，直至整理你的办公室，整理你的工作，整理你的思想。这就是素质的提高。
- #27: 至于 “ 我的文档 ” 存储在 C 盘，在重装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后 右击桌面上的 “ 我的文档 ” ，选择 “ 属性 ” 。在弹出的 “ 我的文档属性 ” 窗口中，单击目标文件夹下的 “ 移动 ” 按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。 重装系统后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷。 小提示：如果你使用 Windows2000/XP ，则移动“我的文档”文件夹时，其下的所有文件会自动移过去，但如果你使用 Windows9x ，则需要手工将 C:\\MyDocuments 下的所有文件手工移到新指定的文件夹中，否则可能会丢失数据。
- #28: 如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择 “ 创建快捷方式 ” ，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。 当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。 感悟：这个很重要，把常用的文件（夹）快捷方式放在桌面或者是快速启动栏，会使你的工作效率大大提升。 4.1 发挥快捷方式的便利 访问比较频繁的文件或文件夹，那可以右击选择 “ 创建快捷方式到桌面 ” ，如此即可以省去大量寻址的时间，又可以避免系统崩溃对文件的危害。当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力