Op welke manier heeft het aankoopdepartement invloed op uitgavenbeheer? Wat zijn de voordelen voor de financiële en aankoopdirecties van het in gebruik nemen van efficiënte aankoopsoftware? En hoe worden Aankopen en Finance met succes op mekaar afgestemd?
2. INHOUDSTAFEL
INLEIDING ........................................................................................................................................................................................................................3
DE AANKOOPFUNCTIE, EEN ECONOMISCHE HEFBOOM BINNEN ONDERNEMINGEN............................................................................................4
Hoe het aankoopdepartement bijdraagt aan het prestatievermogen van ondernemingen..................................................................................................5
Digitalisering, een onmiskenbare boost voor de performantie van het aankoopproces ......................................................................................................5
DE DIGITALISERING VAN AANKOPEN, EEN WIN-WIN VOOR AANKOPEN EN FINANCE..........................................................................................7
Performantiemetingen van indirecte aankopen: werken aan toenadering tussen Aankopen en Finance............................................................................8
Gedematerialiseerd aankoopbeheer: winsten voor de financiële en aankoopdirectie.......................................................................................................11
DE AANWENDING VAN EFFICIËNTE AANKOOPSOFTWARE ALS ONDERDEEL VAN DE GLOBALE BEDRIJFSSTRATEGIE ..............................15
Responsabiliseren van interne consumenten...................................................................................................................................................................16
De digitalisering van aankopen als impuls voor de volledige dematerialisatie van de onderneming ................................................................................16
Integratie van de aankoopsoftware in het globale IT-systeem van de onderneming 18
BESLUIT ........................................................................................................................................................................................................................19
Aankopen & Finance: op weg naar een win-winrelatie | Ordiges-groep 2
3. INLEIDING
In de huidige economische context blijft het verhogen van de
rentabiliteit een van de belangrijkste uitdagingen voor onder-
nemingen. Maar hoe kan een onderneming financieel perfor-
manter worden zonder hiervoor commerciële inspanningen te
moeten leveren? Het antwoord: door haar kosten te
verminderen.
Terwijl tegenover een toename van het omzetcijfer in de regel
een financiële investering van de onderneming staat, geldt
voor een vermindering van de kosten doorgaans een
onafhankelijke, rechtstreekse invloed op het globale resultaat.
Aankopen & Finance: op weg naar een win-winrelatie | Ordiges-groep 3
Op welke manier heeft het aankoopdepartement invloed op
uitgavenbeheer? Wat zijn de voordelen voor de financiële en
aankoopdirecties van het in gebruik nemen van efficiënte
aankoopsoftware? En hoe worden Aankopen en Finance met
succes op mekaar afgestemd?
4. DE AANKOOPFUNCTIE,
EEN ECONOMISCHE HEFBOOM
BINNEN ONDERNEMINGEN
Tegenover een achtergrond van mondialisering, toenemende concurrentie en
geopolitieke, ecologische en sociale belangen, speelt de aankoopfunctie meer
dan ooit een voorname rol bij het verdedigen van de concurrentiekracht van
ondernemingen. Naast haar strategische rol streeft ze voortdurend naar een
vermindering van de kosten, brengt ze risico’s in kaart, stimuleert ze innovatie
en creëert zewaarden voor de onderneming.
Op een tiental jaren heeft de aankoopfunctie een ware revolutie doorgemaakt.
Zo neemt ze vandaag een centrale plaats in binnen de organisatiestructuur en
draagt ze eveneens bij aan het prestatievermogen van de onderneming.
Controle over uitgaven wordt hier dan ook eenbelangrijke hefboom.
Aankopen & Finance: op weg naar een win-winrelatie | Ordiges-groep 4
5. Hoe het aankoopdepartement bijdraagt aan het prestatievermogen van ondernemingen
Op basis van de Belgische gemiddelden stemt een vermindering van de indirecte kosten met 5% overeen met een toename van het
nettoresultaat van de onderneming met 10%
Desalniettemin konden wij in 2015 via een bevraging van ons ondernemingenpanel vaststellen dat:
- 78% van de ondernemingen regelmatig hun budget overschrijden ;
- 79% geen zicht hebben op de uitgaven die buiten de gebruikelijke aankoopcircuits plaatsvinden ;
- 71% informatie missen om schaalvoordelen te kunnen realiseren ;
- 81% onvoldoende hun contracten beheren ;
- 92% geen idee hebben van de impact op het budget wanneer zij een uitgave aangaan
Deze cijfers illustreren dat uitgavenbeheer binnen ondernemingen vaak nog moeizaam verloopt. Dit terwijl de aankoopdirectie over een krach-
tig wapen beschikt om ten volle bij te dragen aan het prestatievermogen van de onderneming, meer bepaald digitalisering.
Digitalisering, een onmiskenbare boost voor de performantie van het aankoopproces
Dankzij innovatie en een resem nieuwe tools kan het aankoopproces vandaag vlotter verlopen en kan het ook ruimer worden beheerd. Het
digitale tijdperk geeft de aankoopdiensten immers toegang tot gestructureerde informatie om aankopen veel efficiënter te sturen.
Een antwoord op de uitdagingen inzake uitgaven- en risicobeheer ligt daarmee binnen handbereik.
Aankopen & Finance: op weg naar een win-winrelatie | Ordiges-groep 5
6. Case study
De nood aan gestructureerde informatie kan het best worden
geïllustreerd aan de hand van een voorbeeld uit een
niet-gedigitaliseerd aankoopproces.
In een dergelijk proces zullen medewerkers meestal hun
aankoopwensen kenbaar maken via een e-mail naar de
aankoopdienst of dit soms zelfs gewoon tijdens de koffiepauze
vermelden.
Gevolg? De behoefte wordt niet duidelijk geformaliseerd. De
verantwoordelijken van de medewerker zijn niet op de hoogte en
de aankoopdienst heeft geen globaal overzicht van eventuele
gelijkaardige aanvragen.
Het gebrek aan formalisatie uit zich op langere termijn in
beheersproblemen omdat behoeften verkeerd worden ingeschat.
Dit terwijl de behoeftebepaling eigenlijk de hoeksteen vormt van
de job van aankoper. Ze laat immers toe een bestek of
offerteaanvraag op te stellen voor potentiële leveranciers.
Wanneer een behoeftebepaling de bal misslaat, dan geldt dit
helaas ook vaak voor de offerte van de geïnteresseerde
leveranciers, in die zin dat ze de aankoopdienst niet de juiste
uitgave aanbiedt.
Een verstandige digitalisering van het aankoopproces vermijdt
dergelijke problemen en draagt zo bij tot de performantie van de
aankoopdienst en van de hele onderneming.
Samengevat zorgt het innoverende karakter van de digitalisering van aankopen ervoor dat ondernemingen en dienstverleners beter
en correcter informatie met elkaar uitwisselen. Kiezen voor efficiënte aankoopsoftware waarin een maximum aan bruikbare gegevens
worden samengebracht, is dan ook iets waar je vandaag als onderneming niet omheen kan.
Aankopen & Finance: op weg naar een win-winrelatie | Ordiges-groep 6
7. DIGITALISERING VAN AANKOPEN,
EEN WIN-WIN VOOR
AANKOPEN EN FINANCE
De aankoopfunctie telt een hele reeks andere functies als
interne klanten. Doorheen het aankoopproces communiceren
aankopers zowel met de verschillende interne diensten als
met de externe leveranciers, hetgeen heel wat bijkomende
informatie oplevert: contractuele elementen, facturatie-
elementen, procedures, beoordelingen, enz.
Ook met de financiële dienst en directie zijn er uiteraard
contacten. Meer nog, de activiteiten van de aankoopdienst en
van de financiële afdeling lopen voor een stuk gelijk. Zo wer-
ken ze allebei met budgetten, stellen ze plannings op en stre-
ven ze naar minder kosten.
Deze overeenkomsten moeten ertoe leiden dat Aankopen en
Finance mekaar de hand reiken in de digitalisering van het
aankoopproces.
De meest juiste uitgave is vandaag
de best ingeschatte uitgave
Aankopen & Finance: op weg naar een win-winrelatie | Ordiges-groep 7
8. Performantiemetingen van indirecte aankopen:
werken aan toenadering tussen Aankopen en Finance
Sinds enkele jaren wordt algemeen erkend dat aankopen een
impact hebben op het nettoresultaat en dus op de performantie
van ondernemingen. Maar hoe die impact precies gemeten moet
worden, daarover durven Aankopen en Finance nog wel eens van
mening te verschillen.
Waar de aankoopdienst het onderhandelen van een lager tarief bij
een leverancier als een kostenvermindering beschouwt, is dit voor
de financiële dienst niet noodzakelijk het geval indien tegelijk het
aantal prestaties door die leverancier de hoogte ingaat. Ook
uitgaven die buiten de gebruikelijke aankoopcircuits gebeuren,
kunnen voor verschillen zorgen. Terwijl de aankoopdienst hier niet
meteen zicht op heeft, verschijnen deze uitgaven wel in de balans
van de CFO.
Met andere woorden, omdat er tussen Aankopen en Finance niet
echt een consensus is over de berekeningswijze van
aankoopperformantie, ontbreekt het in veel ondernemingen dan
ook aan efficiënte sturing hieromtrent.
Om dit probleem aan te pakken en aan toenadering tussen de
aankoopdienst en de financiële afdeling te werken, zijn
volgende oplossingen mogelijk:
41% van de CPO’s en 64% van de CFO’s beschouwen
de sturing van de performantie van aankopen als prioriteit.
1. Bepalen van gemeenschappelijke
KPI’s voor Aankopen & Finance
2. Gebruiken van een coöperatieve
tool met informatiedeling
in real time
3. Samenwerken rond
gemeenschappelijke thema’s
Aankopen & Finance: op weg naar een win-winrelatie | Ordiges-groep 8
9. 1. Bepalen van gemeenschappelijke KPI’s voor Aankopen & Finance
De bepaling van gemeenschappelijke KPI’s evenals de wijze waarop ze gemeten of berekend worden, vormt een eerste stap om tot
een gezamenlijke performantiebenadering te komen door Aankopen en Finance.
Ook al hebben de aankoopdienst en de financiële afdeling vaak hun eigen performantie-indicatoren, toch is het perfect mogelijk om
raakpunten te vinden en gemeenschappelijke indicatoren te formuleren. Het resultaat hiervan is dat CPO (Aankopen) en CFO (Finance) over
een gemeenschappelijk kader beschikken waarmee ze de impact van aankopen op de performantie van de onderneming kunnen nagaan.
Voorbeeld van de bepaling van gemeenschappelijke KPI’s:
AANKOOPDIRECTIE
MOGELIJKE GEMEENSCH.
INDICATOREN
FINANCIËLE DIRECTIE
Evolutie van het aantal
leveranciers
% kortingen
% risico-leveranciers
Gemaakte kosten voor het
vinden van een leverancier
Kwaliteit van dienstverlening
Budgettaire afwijkingen
Globale kosten
Thesaurie-indicatoren
Snelheid van informatie-
opzoekingen
Risico-indicatoren gelinkt
aan procedures
Aantal geschillen
Betalingstermijn en
Betalingsvoorwaarden
% facturen met bestelling
Indicatoren ivm optimaliser-
ing van de aankoopketen en
benutting van opportuniteiten
Verborgen kosten en
afwijkende tarieven
Aankopen & Finance: op weg naar een win-winrelatie | Ordiges-groep 9
11. Een gedematerialiseerd aankoopproces met gebruik van gemeenschappelijke performantie-indicatoren laat toe om na te gaan in
welke mate het uitgavenbeheer al geoptimaliseerd is. Daarnaast is het waardevol voor de budgettaire sturing: facturatievolumes
worden beter vastgesteld, de overeenstemming tussen voorziene en werkelijke uitgaven beter gemonitord, en geschillen met
leveranciers beter opgevolgd.
Gedematerialiseerd aankoopbeheer: winsten voor de financiële en aankoopdirectie
In de vorige alinea’s is gebleken dat CPO en CFO allebei naar
aankoopperformantie streven, maar aan de basis niet dezelfde
noden en middelen in dit verband hebben.
De bepaling van gezamenlijke indicatoren en het gebruik van
tools die dezelfde informatie benutten, zorgen voor een betere
communicatie tussen de financiële en aankoopafdeling en
een gemeenschappelijk kader om het geheel aan uitgaven te
sturen. Als resultaat hiervan worden nieuwe groeipunten van de
onderneming zichtbaar.
Het volgende onderdeel bekijkt hoe Aankopen en Finance
de vruchten plukken van deze nieuwe performantiedyna-
miek.
In 2020 raakt dematerialisatie via Purchase to Pay
ongeveer 85% van alle ondernemingen!
4 voornaamste
voordelen van het
gebruik van software
voor aankoopbeheer
Betere beheersing van
kosten en niet-
gebruikelijke aankopen
Beter overzicht om
aankopen te voorzien
en te controleren
Besparingen op
alle niveaus van
de onderneming
Hogere productiviteit
Aankopen & Finance: op weg naar een win-winrelatie | Ordiges-groep 11
12. 1. Beter overzicht om aankopen te voorzien en te controleren
Een gebrek aan overzicht stelt een onderneming bloot aan het risico op fouten en fraude. Een globaal informatieoverzicht in realtime verlaagt
aanzienlijk dit risico en zorgt voor een beter gestructureerd besluitvormingsproces.
Voorbeeld
Een vaak voorkomende fout in ondernemingen is dat facturen be-
taald worden onder vroegere contractbepalingen. Al te vaak im-
mers onderhandelt de aankoper betere voorwaarden met de le-
verancier, maar worden die niet overgenomen op de factuur.
Een goede doorstroming van informatie doorheen de volle-
dige aankoopcyclus vermijdt dit type fouten. Actuele gegevens
en analyses stellen de financiële directie in staat om incoheren-
ties binnen het aankoopproces te detecteren en te corrigeren.
Bovendien kunnen betalingen zodanig nauwkeurig worden
opgevolgd dat het mogelijk wordt om volledig te anticiperen op de
geldstromen van de onderneming.
2. Betere beheersing van kosten en niet-gebruikelijke uitgaven
De opmaak van aankoopbudgetten op basis van de resultatenbalans van het vorige jaar kan aanleiding geven tot budgettaire discrepanties
op een niet te verwaarlozen schaal. Omschakelen van een spreidingslogica naar een verbruikslogica kan hiermee komaf maken en zorgen
voor een betere inschatting en beheersing van kosten.
Voorbeeld
Meestal analyseert de financiële directie de resultaten van het
afgelopen boekjaar om op basis daarvan, de economische con-
text en de strategie vastgelegd door de algemene directie, een
budgettaire projectie op te stellen en die vervolgens analytisch te
spreiden over het nieuwe boekjaar.
Desalniettemin durven niet-gebruikelijke uitgaven en het
onzekere karakter van de initiële gegevens er in de praktijk wel
eens voor zorgen dat de voorziene budgetten toch worden
overschreden.
Een budget vertelt ons wat we ons niet kunnen veroorloven,
maar verhindert ons niet om het te kopen - William Feather
Aankopen & Finance: op weg naar een win-winrelatie | Ordiges-groep 12
13. De automatisering van het volledige proces voor aankopen/
leveranciersfacturen met behulp van eenzelfde softwareoplos-
sing laat toe om een leverancierspanel op te bouwen, op basis
van nauwkeurige parameters de beste leverancier te kiezen, hel-
dere aankoopvoorwaarden te bepalen evenals contracten na te
leven bij het plaatsen van bestellingen.
De financiële directie krijgt de kans om een correcter budget te
voorzien en over nauwkeurige informatie te beschikken
inzake het verbruik van dit budget. Overschrijdingen van bud-
getten worden hierbij meteen gemeld. Dit betekent dat de onder-
neming georiënteerd wordt naar uitgaven in overeenstemming
met het reële verbruik, ongeacht het departement of het type
uitgave.
De aankoopdirectie elimineert op haar beurt niet-gebruikelijke
uitgaven doordat aankoopaanvragen een elektronisch goedkeu-
ringscircuit moeten doorlopen. De aanvragen worden in deze
procedure geanalyseerd en omgezet in bestellingen conform on-
derhandelde aankoopvoorwaarden en geldende contractuele
bepalingen. Op die manier worden onnodige uitgaven vermeden
en is men zeker dat bestellingen in lijn zijn met de budgetten van
3. Besparingen op alle niveaus van de onderneming
Zonder een duidelijk zicht op de globale behoeften van de onderneming kunnen heel wat onnodige en onzichtbare uitgaven plaatsvinden. Het
centraliseren van gegevens laat toe om deze kosten tot een minimum te herleiden.
Voorbeeld
Medewerkers of diensten richten hun aankoopaanvragen tot het
aankoopdepartement zodat dit laatste de gewenste producten of
diensten kan bestellen. Bezit de aankoper evenwel geen
overzicht van alle lopende gelijkaardige aanvragen, dan zal hij
doorgaans geval per geval bestellen. Dit leidt er evenwel toe dat
contractuele voorwaarden inzake aankoophoeveelheden e.a.
niet worden benut en zo aanleiding geven tot onnodige
uitgaven.
De reële behoeften van de onderneming juist inschatten laat
de dienst Aankopen toe geschikte leveranciers te zoeken en te
selecteren, evenals de beste prijzen en voorwaarden te
onderhandelen in functie van de geraamde volumes.
Aankopen & Finance: op weg naar een win-winrelatie | Ordiges-groep 13
14. 4. Hogere productiviteit
Naast een optimaler beheer van kosten en uitgaven hebben samenwerking en gedeelde informatiebenutting tussen Aankopen en Finance een
gunstige invloed op een reeks factoren die onrechtstreeks verband houden met uitgavenbeheer:
 Vermindering van de workload:
Door de automatisering van sommige ingaves en taken alsook de traceerbaarheid van activiteiten, wordt de administratieve werklast verlicht
en kunnen medewerkers gerichter worden ingezet.
Voorbeeld: daling van de werklast gelinkt aan facturen zonder bestelbon
 Verlaging van bankkosten en financiële penaliteiten:
Digitalisering laat het aankoopproces vlotter verlopen, reduceert de verwerkingstijd van facturen en verlaagt het risico op fouten. Op die
manier kunnen facturen tijdig worden betaald en worden nalatigheidsinteresten vermeden. Ook is er een beter zicht op welke manier een con-
tract kan worden beëindigd zonder financiële penaliteiten. Waar medewerkers dit zelf tijdig moeten uitzoeken, beschikt een elektronische
oplossing hiervoor over automatische verificatiemechanismen.
 Verhoging van de productiviteit van diensten en medewerkers:
Softwareoplossingen verzamelen zelf gegevens en sturen zelf processen. Zo worden artikels en diensten sneller teruggevonden en worden
aankoopaanvragen vlotter omgezet in bestellingen. Dit biedt ruimte om de productiviteit van medewerkers te verhogen, doordat zij zich nu
meer op hun kerntaken kunnen richten.
De digitalisering van het aankoopbeheer levert de impuls voor een nieuwe performantiebenadering binnen ondernemingen.
Complete software voor aankoopbeheer vertaalt zich in meer gerichte financiële en aankoopbeslissingen, iets wat het uitgaven- en
thesauriebeheer sterk ten goede komt. Bovendien is er een beter risicobeheer en kan men met behulp van nauwkeurige en
betrouwbare gegevens slagkrachtiger inspelen op marktbewegingen en economische gebeurtenissen.
Aankopen & Finance: op weg naar een win-winrelatie | Ordiges-groep 14
15. DE AANWENDING VAN EFFICIËNTE
AANKOOPSOFTWARE ALS
ONDERDEEL VAN DE GLOBALE
BEDRIJFSSTRATEGIE
Samenwerking tussen Aankopen en Finance is onlosmakelijk
verbonden met een efficiënte procurementstrategie.
De optimalisering van het aankoopproces leidt tot een correcter
uitgavenbeheer en maakt ondernemingen ook competitiever.
Maar om een maximaal rendement af te leveren, moet het
gebruik van een softwareoplossing voor aankoopbeheer
ingeschreven zijn in de ruimere bedrijfsstrategie zodat zij
voordelen genereert voor alle medewerkers van de onder-
neming.
Aankopen & Finance: op weg naar een win-winrelatie | Ordiges-groep 15
16. Responsabiliseren van interne consumenten
Het bewustmaken van medewerkers omtrent de impact van hun uitgaven op de onderneming is vandaag essentieel. Een gebrek aan overzicht
en discipline inzake uitgaven vormen immers al te vaak een bron van geldverspilling.
Een softwareoplossing voor aankoopbeheer met geïntegreerd aanvragenportaal laat toe om een positieve uitgavencultuur binnen de
onderneming te ontwikkelen. Interne consumenten leren opnieuw de waarde van hun aankopen kennen dankzij tools die inzicht bieden in de
hoogte van hun uitgaven ten opzichte van lopende budgetten. Op die manier worden ze geresponsabiliseerd en aangespoord hun uitgaven bin-
nen de perken te houden.
Aankoopsoftware sensibiliseert medewerkers door hen te betrekken in de verschillende fases van de aankoopcyclus. Ook werken ze actief
mee aan het beoordelen van leveranciers. Niet alleen kan de aankoopdienst zo sneller en doelgerichter de juiste leverancier selecteren, ook de
globale performantie van de onderneming gaat de hoogte in.
De digitalisering van aankopen als impuls voor
de volledige dematerialisatie van de onderneming
De marketing- en communicatieafdeling was binnen bedrijven de eerste om de opportuniteiten gelinkt aan digitalisering in te zien.
Het financiële en aankoopdepartement blijven vandaag niet achter. De digitale revolutie laat hen toe voorop te gaan in het aanpakken van de
huidige economische en operationele uitdagingen. De invloed van het implementeren van een elektronische oplossing voor uitgavenbeheer
reikt dan ook verder dan louter de procedures rond aankopen en facturen. De organisatiestructuur ombouwen, werkmethodes optimalise-
ren en de relaties tussen medewerkers verbeteren, daar draait het uiteindelijk om.
Aankopen & Finance: op weg naar een win-winrelatie | Ordiges-groep 16
17. De digitale omwenteling brengt structurele veranderingen voor ondernemingen teweeg. Het integreren van nieuwe technologieën is dus geen
onschuldig proces, maar verloopt liefst via een welomlijnd stappenplan:
1. Kiezen voor een projectbenadering waarin alle betrokken diensten en medewerkers zijn opgenomen ;
2. Bepalen van een heldere strategie en roadmap ;
3. Selecteren van een betrouwbare partner om geen onnodige risico’s te nemen inzake technologiebeheersing ;
4. Kiezen voor een makkelijk te integreren en gebruiksvriendelijke oplossing ;
5. Begeleiden van de verandering aan de hand van informatie- en vormingsessies voor de medewerkers/gebruikers.
Aankopen & Finance: op weg naar een win-winrelatie | Ordiges-groep 17
18. Integratie van de aankoopsoftware
in het globale IT-systeem
van de onderneming
Om aankoopsoftware werkelijk tot hefboom voor verdere dema-
terialisering te maken, moet de ingebruikname ervan worden in-
gebed in het globale IT-systeem van de onderneming. Er moet
dus worden gewaarborgd dat de oplossing compatibel is met
het ERP-systeem en met andere vakspecifieke software.
Daarnaast moet het aankoopsysteem volledige continuïteit bie-
den met het systeem voor beheerscontrole, dit opdat uitgaven
meteen kunnen worden gelinkt aan budgettaire voorzieningen.
Zijn ook deze voorwaarden vervuld, dan kan de samenwerking
tussen Aankopen en Finance een echte meerwaarde creëren.
Aankopen & Finance: op weg naar een win-winrelatie | Ordiges 18