ݺߣ

ݺߣShare a Scribd company logo

Affecto undersökning ekonomer

•Download as PPTX, PDF•
•
A
affectosweden
1 of 23
Download to read offline
Live webinar 26 september Så skapar du en gemensam bild för hela företaget Presentation av undersökning genomförd av Affecto och förslag på angreppssätt av de största utmaningarna och upplevda problemen enligt respondenterna: • Förankra ett fåtal nyckeltal som man följer kontinuerligt • Knyta ihop budget, planering och uppföljning • Förenkla och snabba upp bokslutsprocessen • I högre grad automatisera framtagandet av kvartalsrapporter, årsredovisningar och publika rapporter Presentatör: Andreas Bernlind
Innehåll Presentation av undersökningen som genomfördes under Beslutsstödsdagen 2012 Övergripande förslag på angreppsätt av de största utmaningarna och upplevada problemen enligt de som svarade: - Förankra ett fåtal nyckeltal som man följer kontinuerligt - Knyta ihop budget, planering och uppföljning - Förenkla och snabba upp bokslutsprocessen (Fast Close) - I högre grad automatisera framtagandet av kvartalsrapporter, årsredovisningar och publika rapporter Slutord och frågor
Våra frågor Hur skulle uppföljning av verksamheten kunna förbättras? Var ligger de största utmaningarna med att få ihop verksamhet och ekonomifunktionen? Var ligger de största bristerna i budgetprocessen? Hur skulle du vilja förbättra koncernbokslutsprocessen?
Hur skulle uppföljningen av verksamheten kunna förbättras? Högsta Prio / viktigt Förankra ett fåtal nyckeltal som man följer kontinuerligt 93% Lägga mer tid på att skapa en gemensam företagsövergripande bild av vad som bör följas upp 91% Knyta ihop budget, planering och uppföljning 89% Att kombinera information från flera system som HR, CRM, ERP 89% Enklare kunna matcha utfall mot mål och budget 75% Arbeta med rullande prognoser 52% Göra tätare prognoser 30%
Var ligger de största utmaningarna med att få ihop verksamhet och ekonomifunktionen? Håller helt /mestadels med För stor del av tiden går åt till att producera siffrorna 71% Ekonomi och verksamhet jobbar utifrån så olika verkligheter 49% Verksamheten förstår inte vilken nytta den kan ha av ekonomifunktionen 43% Det är så snabb förändringstakt att vi inte hinner med i process och 38% systemsstödsförändringar Regelverken tar för mycket fokus för ekonomifunktionen 29% Ekonomifunktionen har för lite resurser 20%
Var ligger de största bristerna i budgetprocessen? Håller helt /mestadels med Att budgetprocessen tar för mycket resurser i anspråk 61% Processen för insamlingen av data 61% Analys av budget mot affärsmål 55% Förankringen av den slutgiltiga budgeten i verksamheten 43% Arbetet med sammanställning av budgetsiffror 36% Hanteringen av budgetversioner 35% Att budgetmodellen är byggd på kontoplanen 29% Att budgetmodellen inte är kopplad till verksamheten 27%
Hur skulle du vilja förbättra koncernbokslutsprocessen? Högsta Prio/ viktigt Förenkla/automatisera inhämtningen av dotterbolagsdata 79% Automatisera processen att ta fram årsredovisningen 73% Förenkla processen för avstämning av interna mellanhavanden 71% Få bort manuella korrigeringar 69% Få automatiserade beräkningar av förvärvselimineringar 37%
Topp-prioriteringar av upplevda problem och utmaningar Lägga mer tid på att skapa en gemensam företagsövergripande bild av vad som bör följas upp. Förankra nyckeltal. Knyta ihop budget, planering, uppföljning Att kombinera information från flera system För stor del av tiden går åt till att producera siffrorna Förenkla/automatisera inhämtningen av dotterbolagsdata Automatisera processen att ta fram årsredovisningen
Gemensam företagsövergipande bild. Förankra nyckeltal. (1/3) Mäta för att lära och förbättra inte för att belöna Välj rätt nyckeltal. En bra utgångspunkt är S M A R T som utgångspunkt Specifikt Lätt att förstå S Mätbart Data skall finnas och vara mätbar M Accepterat / Skall leda till förändrig i beteende A Attaraktivt Realistiskt / Relevant för nivå och strategi R Relevant Tidssatt De ska mätas i rätt tid och med rätt T frekvens
Gemensam företagsövergipande bild. Förankra nyckeltal. (2/3) Vad ska vi mäta på vilken nivå? Operativa nivån: - Viktigt att nyckeltalen är väl förankrade, gärna framtagna av teamen själva - Bör mäta hela processer, inte enskilda aktiviteter - Bör i största möjliga mån vara självreglerande, dvs att utfallet av nyckeltalet påverkar beteendet ”automatiskt” Affärsområdesnivån: - Fokus på strategi och kundnytta - Mäta affärsområdets resultat - Både operativa och processinriktade - Benchmarkade internt och externt och mäta förändringar/förbättringar över tid
Gemensam företagsövergipande bild. Förankra nyckeltal. (3/3) Företagsnivån: - Fokus på vad som kommuniceras till ägare och andra intressenter - vara framförallt finansiella nyckeltal - Benchmarkade mot andra företag (både konkurrenter och andra) samt mätt över tid för att se förändringar/förbättringar
Knyta ihop budget, planering och uppföljning (och kombinera information ifrån flera system) Ofta en väldigt omfattande område Dock ofta mer tekniskt inriktat och därmed ibland lite enklare att genomföra ur ett ekonomifunktionsperspekiv Det krävs riktigt systemstöd, Excel kan inte lösa allt Ofta inkluderas Master Data Management (MDM) när det upptäcks att verksamheten använt begrepp på olika sätt eller har olika begrepp för samma sak
Erfarenheter - Framgångsrika projekt! Måste tillföra affärsnytta för företagets efter dess förutsättningar / förhållande / typ av affär Förankrad och efterfrågad i organisation hos mottagare / intressenter / beslutsfattare Modell design/utformande som stödjer verksamhetstyrning i sin helhet Programvara integrerad (IT, BI, DW, DI) Tillgång till kvalitetssäkrad/aktuell information Projektgruppens samlade kompetens (verksamhet, ekonomi, IT & Social) - Eldsjäl, Envis, positivt tänkande, målfokuserad Långsiktigt tänkande (Projekt vs. Process) 13
Erfarenheter – Mindre lyckade projekt… Brist på förståelse / intresse / andra prioriteringar - Resursbrist - Kompetensbrist - Att inte involvera verksamhetsnära personer Felkonstruerad modelldesign / brist på strategiskt tänkande / brist på verksamhetsförståelse - Felaktiga definitioner av processer/aktiviteter/drivare Dålig projektstyrning - För stort eller för litet omfång av projekt Brist på rätt IT miljö och programvara, manuellt, ad-hoc - Brist på kvalitetssäkrad information/data 14
Förenkla och snabba upp bokslutsprocessen (Fast Close) De högts prioriterade områderna var: - För stor del av tiden går åt att producera siffrorna - Förenkla / automatisera inhämtningen av data ifrån rapporterade enheter - Förenkla processen för avstämning av interna mellanhavande. Fast Close
Snabba bokslut ”Fast Close” - Fördelar - Ger mer tid till övriga värdeskapande aktiviteter Färre korrigeringar Bättre kvalitet och snabbare reaktionstid Kostnadsreduceringar
Snabba bokslut ”Fast Close” - Vanliga problem - Inrapportering Interna mellanhavanden Sena rättningar och korrigeringar Tidsslack Felaktigt fokus
Snabba bokslut ”Fast Close” - Våra erfarenheter och rekommendationer - Utnyttja existerande lösningar Tidigarelägg processer och jobba parallellt Gör rätt tidigt i processen Sätt tydliga riktlinjer Rätt bemanning och arbetsflöden
I högre grad automatisera framtagande av årsredovisningar mm - Vanlig problem - Många är inblandande. Mail går fram och tillbaka. Stora mängder av Word- och Excel-dokument skickas via e-post. Bristfälliga interna kontroller, otydligt vem som ”äger” dokumenten och står på tur i arbetsordningen. Det saknas ”Audit Trail” . Manuella processer dominerar och data hämtas och kontrolleras för hand från datakällan. Problem uppstår med tillförlitligheten av data och ett antal sena korrigeringar uppstår. Ett stort antal arbetsmoment upprepas i onödan inför varje rapporteringsperiod.
I högre grad automatisera framtagande av årsredovisningar mm - Lösning - Idag finns det ett antal lösningar på marknaden som har utvecklats med huvudfokus på att hantera dessa processer. Dessa lösningar är i grunden inte speciellt avancerade system men de träffar mitt i prick på de utmaningar och ”pains” som de allra flesta företag och organsisationer möter. De bygger även ofta på välkända applikationer som MS Word och MS Excel vilket gör att startsträckan för att hantera systemen ofta är relativt kort. Det är inte bara siffror och data (kvantitativ data) som hanteras av dessa lösningar utan även texter (kvalitativ data).
I högre grad automatisera framtagande av årsredovisningar mm - Lösning - Genom användandet av dessa lösningar och i högre grad automatisera framtagandet av rapporter så kan företag och organisationer: - Koppla data i rapporterna direkt mot datakällan vilket ökar kvalitén och minskar risken för felaktigheter - Främja samarbete och effektivare reducering av flaskhalsar i och med användandet av gemensam databas - Få en effektiv versionshantering och säker Audit Trail - Ökad processkontroll med hjälp av arbetsflöden och statushantering
Slutord Börja med att skapa ett utrymma genom att välja en process/lösning som frigör tid och resurser t.ex: - automatisera inläsning av dotterbolagsdata - skapa applikation för hantering av interna mellanhavanden - automatisera framtagningen av Årsredovisning mm Det är viktigt att visa framsteg, börja med “lågt hängade frukt” Gå innan ni springer – utveckla i faser men med ett tydligt långsiktig mål
Frågor andreas.bernlind@affecto.com

More Related Content

Affecto undersökning ekonomer

  • 1. Live webinar 26 september Så skapar du en gemensam bild för hela företaget Presentation av undersökning genomförd av Affecto och förslag på angreppssätt av de största utmaningarna och upplevda problemen enligt respondenterna: • Förankra ett fåtal nyckeltal som man följer kontinuerligt • Knyta ihop budget, planering och uppföljning • Förenkla och snabba upp bokslutsprocessen • I högre grad automatisera framtagandet av kvartalsrapporter, årsredovisningar och publika rapporter Presentatör: Andreas Bernlind
  • 2. Innehåll Presentation av undersökningen som genomfördes under Beslutsstödsdagen 2012 Övergripande förslag på angreppsätt av de största utmaningarna och upplevada problemen enligt de som svarade: - Förankra ett fåtal nyckeltal som man följer kontinuerligt - Knyta ihop budget, planering och uppföljning - Förenkla och snabba upp bokslutsprocessen (Fast Close) - I högre grad automatisera framtagandet av kvartalsrapporter, årsredovisningar och publika rapporter Slutord och frågor
  • 3. Våra frågor Hur skulle uppföljning av verksamheten kunna förbättras? Var ligger de största utmaningarna med att få ihop verksamhet och ekonomifunktionen? Var ligger de största bristerna i budgetprocessen? Hur skulle du vilja förbättra koncernbokslutsprocessen?
  • 4. Hur skulle uppföljningen av verksamheten kunna förbättras? Högsta Prio / viktigt Förankra ett fåtal nyckeltal som man följer kontinuerligt 93% Lägga mer tid på att skapa en gemensam företagsövergripande bild av vad som bör följas upp 91% Knyta ihop budget, planering och uppföljning 89% Att kombinera information från flera system som HR, CRM, ERP 89% Enklare kunna matcha utfall mot mål och budget 75% Arbeta med rullande prognoser 52% Göra tätare prognoser 30%
  • 5. Var ligger de största utmaningarna med att få ihop verksamhet och ekonomifunktionen? Håller helt /mestadels med För stor del av tiden går åt till att producera siffrorna 71% Ekonomi och verksamhet jobbar utifrån så olika verkligheter 49% Verksamheten förstår inte vilken nytta den kan ha av ekonomifunktionen 43% Det är så snabb förändringstakt att vi inte hinner med i process och 38% systemsstödsförändringar Regelverken tar för mycket fokus för ekonomifunktionen 29% Ekonomifunktionen har för lite resurser 20%
  • 6. Var ligger de största bristerna i budgetprocessen? Håller helt /mestadels med Att budgetprocessen tar för mycket resurser i anspråk 61% Processen för insamlingen av data 61% Analys av budget mot affärsmål 55% Förankringen av den slutgiltiga budgeten i verksamheten 43% Arbetet med sammanställning av budgetsiffror 36% Hanteringen av budgetversioner 35% Att budgetmodellen är byggd på kontoplanen 29% Att budgetmodellen inte är kopplad till verksamheten 27%
  • 7. Hur skulle du vilja förbättra koncernbokslutsprocessen? Högsta Prio/ viktigt Förenkla/automatisera inhämtningen av dotterbolagsdata 79% Automatisera processen att ta fram årsredovisningen 73% Förenkla processen för avstämning av interna mellanhavanden 71% Få bort manuella korrigeringar 69% Få automatiserade beräkningar av förvärvselimineringar 37%
  • 8. Topp-prioriteringar av upplevda problem och utmaningar Lägga mer tid på att skapa en gemensam företagsövergripande bild av vad som bör följas upp. Förankra nyckeltal. Knyta ihop budget, planering, uppföljning Att kombinera information från flera system För stor del av tiden går åt till att producera siffrorna Förenkla/automatisera inhämtningen av dotterbolagsdata Automatisera processen att ta fram årsredovisningen
  • 9. Gemensam företagsövergipande bild. Förankra nyckeltal. (1/3) Mäta för att lära och förbättra inte för att belöna Välj rätt nyckeltal. En bra utgångspunkt är S M A R T som utgångspunkt Specifikt Lätt att förstå S Mätbart Data skall finnas och vara mätbar M Accepterat / Skall leda till förändrig i beteende A Attaraktivt Realistiskt / Relevant för nivå och strategi R Relevant Tidssatt De ska mätas i rätt tid och med rätt T frekvens
  • 10. Gemensam företagsövergipande bild. Förankra nyckeltal. (2/3) Vad ska vi mäta på vilken nivå? Operativa nivån: - Viktigt att nyckeltalen är väl förankrade, gärna framtagna av teamen själva - Bör mäta hela processer, inte enskilda aktiviteter - Bör i största möjliga mån vara självreglerande, dvs att utfallet av nyckeltalet påverkar beteendet ”automatiskt” Affärsområdesnivån: - Fokus på strategi och kundnytta - Mäta affärsområdets resultat - Både operativa och processinriktade - Benchmarkade internt och externt och mäta förändringar/förbättringar över tid
  • 11. Gemensam företagsövergipande bild. Förankra nyckeltal. (3/3) Företagsnivån: - Fokus på vad som kommuniceras till ägare och andra intressenter - vara framförallt finansiella nyckeltal - Benchmarkade mot andra företag (både konkurrenter och andra) samt mätt över tid för att se förändringar/förbättringar
  • 12. Knyta ihop budget, planering och uppföljning (och kombinera information ifrån flera system) Ofta en väldigt omfattande område Dock ofta mer tekniskt inriktat och därmed ibland lite enklare att genomföra ur ett ekonomifunktionsperspekiv Det krävs riktigt systemstöd, Excel kan inte lösa allt Ofta inkluderas Master Data Management (MDM) när det upptäcks att verksamheten använt begrepp på olika sätt eller har olika begrepp för samma sak
  • 13. Erfarenheter - Framgångsrika projekt! Måste tillföra affärsnytta för företagets efter dess förutsättningar / förhållande / typ av affär Förankrad och efterfrågad i organisation hos mottagare / intressenter / beslutsfattare Modell design/utformande som stödjer verksamhetstyrning i sin helhet Programvara integrerad (IT, BI, DW, DI) Tillgång till kvalitetssäkrad/aktuell information Projektgruppens samlade kompetens (verksamhet, ekonomi, IT & Social) - Eldsjäl, Envis, positivt tänkande, målfokuserad Långsiktigt tänkande (Projekt vs. Process) 13
  • 14. Erfarenheter – Mindre lyckade projekt… Brist på förståelse / intresse / andra prioriteringar - Resursbrist - Kompetensbrist - Att inte involvera verksamhetsnära personer Felkonstruerad modelldesign / brist på strategiskt tänkande / brist på verksamhetsförståelse - Felaktiga definitioner av processer/aktiviteter/drivare Dålig projektstyrning - För stort eller för litet omfång av projekt Brist på rätt IT miljö och programvara, manuellt, ad-hoc - Brist på kvalitetssäkrad information/data 14
  • 15. Förenkla och snabba upp bokslutsprocessen (Fast Close) De högts prioriterade områderna var: - För stor del av tiden går åt att producera siffrorna - Förenkla / automatisera inhämtningen av data ifrån rapporterade enheter - Förenkla processen för avstämning av interna mellanhavande. Fast Close
  • 16. Snabba bokslut ”Fast Close” - Fördelar - Ger mer tid till övriga värdeskapande aktiviteter Färre korrigeringar Bättre kvalitet och snabbare reaktionstid Kostnadsreduceringar
  • 17. Snabba bokslut ”Fast Close” - Vanliga problem - Inrapportering Interna mellanhavanden Sena rättningar och korrigeringar Tidsslack Felaktigt fokus
  • 18. Snabba bokslut ”Fast Close” - Våra erfarenheter och rekommendationer - Utnyttja existerande lösningar Tidigarelägg processer och jobba parallellt Gör rätt tidigt i processen Sätt tydliga riktlinjer Rätt bemanning och arbetsflöden
  • 19. I högre grad automatisera framtagande av årsredovisningar mm - Vanlig problem - Många är inblandande. Mail går fram och tillbaka. Stora mängder av Word- och Excel-dokument skickas via e-post. Bristfälliga interna kontroller, otydligt vem som ”äger” dokumenten och står på tur i arbetsordningen. Det saknas ”Audit Trail” . Manuella processer dominerar och data hämtas och kontrolleras för hand från datakällan. Problem uppstår med tillförlitligheten av data och ett antal sena korrigeringar uppstår. Ett stort antal arbetsmoment upprepas i onödan inför varje rapporteringsperiod.
  • 20. I högre grad automatisera framtagande av årsredovisningar mm - Lösning - Idag finns det ett antal lösningar på marknaden som har utvecklats med huvudfokus på att hantera dessa processer. Dessa lösningar är i grunden inte speciellt avancerade system men de träffar mitt i prick på de utmaningar och ”pains” som de allra flesta företag och organsisationer möter. De bygger även ofta på välkända applikationer som MS Word och MS Excel vilket gör att startsträckan för att hantera systemen ofta är relativt kort. Det är inte bara siffror och data (kvantitativ data) som hanteras av dessa lösningar utan även texter (kvalitativ data).
  • 21. I högre grad automatisera framtagande av årsredovisningar mm - Lösning - Genom användandet av dessa lösningar och i högre grad automatisera framtagandet av rapporter så kan företag och organisationer: - Koppla data i rapporterna direkt mot datakällan vilket ökar kvalitén och minskar risken för felaktigheter - Främja samarbete och effektivare reducering av flaskhalsar i och med användandet av gemensam databas - Få en effektiv versionshantering och säker Audit Trail - Ökad processkontroll med hjälp av arbetsflöden och statushantering
  • 22. Slutord Börja med att skapa ett utrymma genom att välja en process/lösning som frigör tid och resurser t.ex: - automatisera inläsning av dotterbolagsdata - skapa applikation för hantering av interna mellanhavanden - automatisera framtagningen av Årsredovisning mm Det är viktigt att visa framsteg, börja med “lågt hängade frukt” Gå innan ni springer – utveckla i faser men med ett tydligt långsiktig mål