Ağirlama teknikleri
- 2. Karşılama ve uğurlama kişiye verilen önemi gösterir. Protokole tabi kişilerin karşılanması ve uğurlanması ayakta yapılır. Yöneticiler bu kişileri karşılar ve uğurlar. Bu kişiler kurumun kapısında karşılanır ve aynı yerden uğurlanır. Karşılama ve uğurlamalardaki tatlı bir tebessüm, insana puan kazandırır. Karşılamada, önce ast “Hoş geldiniz efendim.” der. Uğurlamalarda ise, önce üst “Allahaısmarladık.”, sonra ast “Güle güle efendim ” der. Her ikisinde de üst el uzatırsa, ast elini uzatıp tokalaşır.
- 3. Sekreter, yönetici odasına gidecek olan konuğun sol ön tarafından giderek ona yol gösterir, yardımcı olur. Konuğun önünü kapatacak şekilde önüne geçmemelidir. Konuklar, ayağa kalkılarak karşılanmalı ve aynı şekilde uğurlanmalıdır. İş yerine gelen konuk, eve gelen bir konuk gibi düşünülmelidir. İçten, samimi bir gülümseyişle karşılanmalı, “Hoş geldiniz efendim, size nasıl yardımcı olabilirim?” derken tebessüm ihmal edilmemelidir.
- 4. Candan, samimi bir tebessüm, neşeli, dostça bir iletişimdir. Somurtarak söylenen bir sözcükle gülümsenerek söylenen aynı sözcük, değişik anlamlar ifade eder, karşıdaki kişiyi de değişik etkiler. Tebessümle karşılanan misafir, kendisini yabancı hissetmez ve rahat olur. Rahat bir misafir de size problem çıkarmaz. Bazı konuklar çok çabuk memnun olurlar, her şeye iyimser bakabilirler. Bazıları ise çok zor memnun olur, hiçbir şeyden kolay kolay memnun kalmazlar; en küçük olayı büyütür, huzursuzluk nedenine dönüştürebilirler.
- 5. Bazıları asık suratlı, bazıları güler yüzlüdür. Bazıları son derece kendisini beğenmiş, bazıları ise aksine alçak gönüllüdür. Sekreterin işi ise; karakteri nasıl olursa olsun konukları memnun etmektir. Bu görev zor da olsa, sabırla ve ısrarla başarılmalıdır. En zor diyebileceğimiz bir konuğa bile birkaç defa güler yüzle, içten davranır, isteklerini yerine getirirsek, onun da bize karşı tavrının değiştiğini görmek mümkün olacaktır. Konukların kişisel özellikleri tespit edilerek hoşlarına gidecek davranışlar sergilenmelidir. Konukların uygun yerlere oturmasına, onlara çeşitli ikramlarda bulunulmasına dikkat edilmelidir. Konuk ağırlanırken kendilerini “dünyanın en önemli kişisi” gibi hissetmelidirler
- 6. Selamlama Kuralları Selam; saygı, sevgi ve incelik ifade eden bir davranıştır. İnsanlar karşılaştıkları zaman, birbirleri hakkında duydukları yakınlık, dostluk, saygı ve iyi niyet dileklerini selamlaşarak gösterirler. Bu iyi niyet sözcükleri; “günaydın, iyi günler, iyi akşamlar, merhaba” gibi sözcüklerdir. Selamlama sırasında abartılmış konuşma ve davranışlardan kaçınmak gerekir. “Selam ne haber, işler ne âlemde” gibi nezaketsiz bir selamlama yerine “Günaydın Ahmet Bey, nasılsınız? İşleriniz nasıl?”gibi sözlerle daha nazik olunmalıdır. Sabahları iş yerine gidildiğinde gülümsenerek herkes selamlanır. Asık bir yüz ile verilen selamın hiçbir anlamı ve önemi yoktur. Aynı şekilde ayrılırken de ortamda bulunan herkes samimi, içten ve güler yüzle selamlanmalıdır.
- 7. Selam verirken ses, ne çok fazla yükseltilmeli ne de duyulması zor olacak kadar kısılmalıdır. Karşı tarafa yüksek sesle selam vermek “Sağır mıyım?” veya isteksiz, kısık bir sesle selamlamak “Sizi önemsemiyorum.” hissini uyandırabileceği için yanlış bir davranış olacaktır. Ses tonu, selamlayacağınız kişinin rahatlıkla duyabileceği şekilde ayarlanmalıdır. Karşınızda bir grup yoksa insanları isimleri ile selamlamak onları daha mutlu edecektir. “Günaydın Nedret Hanım, Günaydın Soner Bey” gibi. Eğer karşınızda grup var ise, grubun tamamına selam verilmelidir. Kendimizden yaşça ve mevkice küçük birine selam verirken veya selamını alırken sese kibirli bir ton verilmemeli, ses, tevazu, saygı ve sevgi ifade etmelidir. İnsanlara değer verdiğimizin en önemli sinyallerinden biri de selam verip almaktır.
- 8. Yaşça veya makamca büyük biri içeri girdiğinde ayağa kalkmalı, güler yüzlü ve içten bir ifadeyle selamlanmalıdır. “Günaydın sayın müdürüm.”, “İyi akşamlar Nurcan Hanım.” gibi ifadeler kullanılabilir. Cumhurbaşkanı, başbakan, meclis başkanı, bakan, vali gibi devlet büyüklerine saygı ifadesi olarak baş eğilerek selam verilir. Aynı şekilde törenlerde de bayrağımız, büyük bir gururla ayakta selamlanır. Görüşeceğiniz kimseyi veya makam sahibini önceden tanımıyorsanız, onunla dostluğunuz yoksa “Merhaba, günaydın” gibi sözlü selam vermeyiniz. Baş eğerek selam vermek yeterli olacaktır. İçeri girdiğinizde görüşeceğiniz kimse telefonla konuşuyorsa veya yanında başkaları varsa, size söz vermesini yani “Buyurun” demesini bekleyiniz. Sorununuzu en kısa yoldan anlaşılır cümlelerle ve kibar bir dille anlatınız.
- 9. Tanıdığımız bir kişiyi kalabalık ortamlarda otururken yanına giderek selamlamak hoş olmayacaktır. Eğer yanına gidersek sohbeti bölünebileceği gibi, ayağa kalkmasına neden olacağımızdan rahatını bozmuş olabiliriz. Yanına gitme yerine, baş eğerek uzaktan selamlamak daha doğru olur. Astlar üst’lere, gençler yaşlılara öncelikle selam vermelidir. Ayrıca, aynı konumdaki arkadaşlara karşılık beklemeden selam verilebilir. Tanıdık kişilerin sokakta karşılaşmaları halinde, diğer insanları rahatsız etmeyecek şekilde kenara çekilip selamlaşmaları esastır. Sohbetlerine yolda yürüyerek devam etmeleri, diğer insanlara verilen önemin ve nezaketin bir göstergesidir. Selamlaşmada dostluk, saygı, sevgi, nezaket ve görgü vardır
- 10. Hitap Kuralları Kişiler arası ilişkilerde uyulması gereken kuralların başında, hitaplar gelir. Hitap etme, etkili söz söyleme, karşı tarafı etkileme anlamına gelir. İnsanlar öncelikle karşıdakinin kendisiyle nasıl bir üslupla ve ses tonuyla konuştuğuna bakar. İyi bir ses tonu ve yerinde kullanılan bir hitap, insanları onurlandırmak için etkili bir davranıştır. Yönetici konumundaki kişilere mutlaka “bey”, “hanım” diye hitap edilmeli, asla tek başına adıyla hitap edilmemelidir. Bir başkasına yöneticiden bahsederken de aynı kurala uyulmalıdır. Bekleyen bir konuğa “İlknur şu an iş gezisindeler” ifadesi kullanımı yanlış olacaktır. Mesai arkadaşı dahi olsa bir başkasına bahsederken de mutlaka “İlknur Hanım, şu an iş gezisindeler efendim.” gibi saygı ve nezaket içeren ifadeler birlikte kullanılmalıdır.
- 11. Kurum ve kuruluş çalışanları yaş ve makam farkı gözetmeksizin hitap ederken “siz” diye hitap etmelidir. Yöneticiyle olan yakınlık veya akrabalık ilişkisi de, bu kuralı bozmamalıdır. İşini yapmakta olan bir kişiye (oğlum-kızım) diye hitap edilirse, onun (amca- dayı) cevabından rahatsızlık duymak haksızlık olacaktır. O nedenle kurumlarda senli benli veya akrabalık içeren hitaplara yer yoktur. “Babam bugün toplantı yapacak.” ifadesi yerine “Ahmet Bey bugün toplantı yapacaklar” ifadesini kullanmak daha doğru olacaktır. Her bir nezaket sözcüğü ayrı ayrı kullanılır. İki nezaket sözcüğü bir cümlede aynı anda kullanılamaz. Örneğin; “sayın” sözcüğünden sonra ad ve soyad söylenir; ancak “bey”, “hanım” gibi başka bir nezaket sözcüğü kullanılmaz. “Sayın Soner AKTAŞ 19.45 uçağı ile Ankara’ya gelecekler, efendim.” veya “Bey” denilecek ise sadece “Soner Bey 19.45 uçağı ile Ankara’ya gelecekler, efendim.” denmesi yeterli olacaktır. Ayrıca “sayın” ifadesi makamdan sonra gelmelidir. “Yönetim Kurulu Başkanı Sayın Mustafa Çelik” gibi.
- 12. İsim söylenmeyecekse “Sayın” ifadesi makamdan önce kullanılır. “Sayın Profesör, Sayın Dekan, Sayın Genel Müdür” gibi. Astlar yöneticilerin isimlerini sayın ifadesi ile kullanacaklar ise, mutlaka ad ve soyadlarını birlikte kullanmalı, yalnızca adı veya soyadını kullanmamalıdır. Abdullah İstek adındaki yönetici ile görüşmek isteyen konuğa: “Sayın İstek henüz gelmediler efendim.” denmemeli. Bunun yerine: “Sayın Abdullah İstek henüz gelmediler efendim.” veya “Sayın Genel Müdürümüz henüz gelmediler efendim.” denmesi daha uygun olacaktır. Yönetim yaşamında vekil veya yardımcı unvanı taşıyan kişilere, eğer üstleri o an yoksa üst unvanla hitap edilmelidir. Genel müdür izne ayrıldığında yerine bakan genel müdür yardımcısına “Sayın Genel Müdürüm” diye hitap etmek kendisini mutlu edecektir.
- 13. Odasına girilirken amire makam unvanı ile hitap edilmelidir. Kapalı odaya girerken mutlaka kapı vurulmalı, içeriden “Girin” veya “Giriniz” sesi duyulmadan içeri girilmemelidir. “Günaydın sayın müdürüm, emrettiğiniz raporları getirdim.” gibi kısa ifadeler ile giriş nedeni belirtilmelidir. Odadan ayrılırken de mutlaka amirin izni alınmalıdır. “Sayın müdürüm başka bir emriniz yoksa, izninizle çıkabilir miyim?” diyerek odadan çıkılmalıdır. Makamlar arasında cinsiyet ayrımı içeren ifadeler kullanılmamalıdır. Genel müdürün bayan olması durumunda “Sayın Genel Müdüre” denmez. Bayan yöneticiye de “Sayın Genel Müdürüm” denmesi daha doğru olacaktır. Bulunulan ortamdaki kişilere isimleri ile hitap edilmelidir. İsimleri hafızada tutarak hitap etmek onlara verilen önemi göstermesi bakımından önemlidir. “Günaydın Murat Bey, nasılsınız?” gibi bir ifade Murat Bey’e kendisinin önemsendiği hissini verecek ve mutlu olmasını sağlayacaktır.
- 14. Resmi takdimlerde ve hitaplarda devlet adamlarına, diplomatlara, askeri ve mülki amirlere daima resmi ünvan veya rütbeleriyle hitap edilir, isimleri ile hitap edilmez. (Sayın Bakan, Sayın Vali, Sayın Belediye Başkanı, Sayın Garnizon Komutanı, Sayın Genel Müdür, Sayın Dekan vb.) Karşınızdaki kişinin unvanı ve makamını bilmiyorsanız “sayın”,“efendim” , “hanımefendi” , “beyefendi” gibi toplumsal görgü ve nezaket ifadelerinden birini kullanabilirsiniz. “Hoş geldiniz efendim, nasıl yardımcı olabilirim?” gibi. Yöneticinizin eşi, çocuğu gibi akrabaları ile yöneticiniz açısından önemli olan kişileri tanımak ve onlara uygun hitaplarda bulunmak, işinizi kolaylaştıracaktır.
- 15. Karşımızdaki kişiye uygun bir şekilde hitap etmek nezaket ve görgünün vazgeçilmez bir kuralıdır. Günlük yaşamda çok rastlanan, amca, hala, teyze, abla gibi ifadeleri akrabalık ilişkisi dışında kalanların kullanması yakışık almaz. Böyle bir davranışı ancak görgüsüzlük olarak adlandırabiliriz. Hiç tanımadığımız insanlarla akrabalık bağı kurmaya çalışmamalıyız. Onlara “hanımefendi, beyefendi, efendim” gibi hitaplarla nezaket ve görgü kuralları içinde çağdaş insanlar gibi davranmalıyız. Samimi olmadığımız kişilere “sen” diye hitap etmemeliyiz. “Sen” ancak aralarında akrabalık, arkadaşlık, dostluk, sevgi ilişkisi bulunan kişilerin kullanacağı bir hitap tarzıdır. İş yerlerinde bu hitap tarzı asla kullanılmaz.
- 16. Hitap Ederken Dikkat Edilecek Noktalar Karşıdakinin konuşması kesilmemeli Bilgi sahibi olunmayan konular hakkında konuşulmamalı Konuşma gereksiz yere uzatılmamalı Ses tonu iyi ayarlanmalı Jest ve mimiklerde aşırıya kaçılmamalı Dili hatasız ve anlaşılır kullanmaya özen göstermeli Gereksiz ve zamansız sorulardan kaçınılmalı Konuğa onu can kulağı ile dinlediğimiz hissettirilmeli Karşınızdaki kişiyi kendimizmiş gibi düşünmeli Sinirli ve öfkeliyken iletişim kurmamaya özen gösterilmeli Tartışma ve eleştirilere girilmemeli Bilgilerin doğruluğu tekrar edilmeli Önyargılı olmamalı Sorular açıklıkla yanıtlanmalı Beden dilini okumaya çalışılmalı
- 17. İkram Kuralları Her konuk güler yüzle selamlanır. Eğer konukların adı biliniyorsa, “Günaydın Oğuz Bey, hoş geldiniz” veya “Günaydın sayın müdürüm, hoş geldiniz.” denir. Beklemesi gereken veya yönetici odasına gitmeyecek olan konuklara oturması için uygun bir yer gösterir. İnsanlara isimleriyle veya makamlarıyla hitap etmek onları mutlu edecektir. “İçecek olarak ne arzu edersiniz, efendim?” gibi bir cümleyle konukların isteği alınır. İstekleri öğrenildikten sonra, konuklar bekletilmeden ikramlar yapılır. Sekreter konuklara ikram edilecek olan çay, kahve, çikolata gibi yiyecek-içecekleri hazır bulundurmalıdır. İkramlar güler yüzlü, samimi ve içten yapılarsa önem kazanır. Yönetici, makamına gelen üstlerine veya kendi konumundaki konuklara, çay, kahve ve benzeri ikramları kendisi sunar. Hizmetli veya çaycıyı çağırarak: “Bak bakalım beyefendiler ne içerler?” demez. Bizzat yönetici, misafirine: “Sayın Müdürüm, ne arzu edersiniz?” Çay, kahve.......?” şeklinde teklifte bulunur. Gelen çay veya kahveyi ayağa kalkarak misafirine: “Buyurun Efendim” diyerek kendisi sunar. Teklif edildiği halde, ikram kabul etmeyene ısrar etmez.
- 18. İkram Sırasında Dikkat Edilecek Kurallar Devamlı gelen konukların alışkanlıkları öğrenilmeli, soğuk veya sıcak içecekleri nasıl içtikleri, neyi sevdikleri bilinmelidir. Orta şekerli kahveyi seven konuğa şekerli kahve ikram edilmemelidir. İnsanların alışkanlıklarını öğrenmek onlara verilen değerin bir göstergesidir. Konukların yanında küçük çocukları varsa, öncelikle küçük çocukların istekleri yerine getirilmeli, büyüklerin rahat etmesi sağlanmalıdır. Konuklara, ikram sırasında öncelik tanınmalı, kendi yöneticimiz sona bırakılmalıdır İkramda öncelik sırası: Yaşlı bayan, genç bayan, yaşlı bey, genç bey şeklinde olmalıdır Konukların makam ve rütbeleri dikkate alınarak, en üst makamdan, en alt makama doğru sıralama yapılmalıdır. Öncelik hakkı üst makamındır. Yaş farkı burada gözetilmez. Kırk yaşındaki bir genel müdür ile elli yaşındaki bir müdür işletmeyi ziyarete geldiğinde ikramda öncelik hakkı genel müdürde olacaktır. İş hayatında yaşın önemi yoktur. Yaş ancak aile yaşamında önemlidir, ailede kim en yaşlı ise ikram önceliği onundur.
- 19. İkram edilecek yiyecek ve içecekler sol elle taşınmalı, sağ el ile servis yapılmalıdır. Sol elle servis yapmak çoğu zaman istenmeyen kazalara neden olabilir. Tabak veya bardaklar konukların sağ tarafından masaya konulmalı ve yine aynı taraftan kaldırılmalıdır. Mecburiyet halinde ise servis soldan yapılabilir. Konukların yiyecek ve içeceği bitirmesi beklenmeli, herkes bitirdikten sonra boşlar toplanmaya başlanmalıdır. Aksi halde konukların acele etmesine veya yanlış anlamasına sebep olunabilir. Kül tablaları sık sık değiştirilmeli, küllerin uçmasını önlemek için temizi kirlisinin üzerine kapatılarak ikisi birden masadan alınmalı, sonra temizi masaya bırakılmalıdır.
- 20. Konuk İsteklerinin Yerine Getirilmesi Konuklar çeşitli nedenlerle iş yerlerine gelebilirler. Önemli olan, iyi bir sekreterin konuğun hangi amaçla işletmeye geldiğini tespit etmesi ve ihtiyacı gidermeye yönelik adımları atmasıdır. Konuğu mutlu etmek ona değerli olduğunu hissettirmek ve işletme hakkında onun olumlu izlenim edinmesini sağlamak sekreterin önemli görevleri arasındadır. Genellikle konuklar şu amaçlarla işletmeye gelirler: İş görüşmesi yapma Çeşitli konularda bilgi edinme Ziyaret Ürün satın alma ve satma İş birliği ve çeşitli konularda teklif verme, alma Merak Her misafir nezaket ve görgü kuralları içinde karşılanmalıdır.
- 21. İş görüşmesi amacıyla gelen bir konuk: “Hoş geldiniz efendim, Size nasıl yardımcı olabilirim?” gibi bir cümleyle ayakta karşılanır ve oturması için uygun bir yer gösterilir. Geliş amacı tespit edildikten sonra randevusu kontrol edilir. Randevu tarihi ve saati gözden geçirilir. Yöneticiye haber verilir. Yöneticinin uygun olması halinde “Sayın müdürüm sizi odasında beklemekteler, efendim.” diyerek konuğa yönetici odasına kadar refakat edilir. Konuğun çıkışında ayağa kalkılarak “İyi günler, efendim.” gibi ifadelerle konuk uğurlanır. Çeşitli konularda bilgi almak isteyen misafire sekreter, yetkisi dahilinde bilgi verebilir. İşletme sırlarını açığa çıkaran ve kendi yetkisini aşan konularda bilgi vermemelidir. “Durumu sayın müdürüme ileterek size yardımcı olmaya çalışayım” gibi bir cümleyle misafire samimi davranılmalıdır. Yönetici o an uygunsa bu konu yöneticiye aktarılmalı, misafire yardımcı olunmaya çalışılmalıdır.
- 22. Ürün satın almak isteyen konuğa daha fazla önem gösterilmesi gerekir. Konuğa yardımcı olacak kişilerle derhal bağlantı kurulmalı, konuğun bekletilmemesi sağlanmalıdır. Eğer konuk bekletilecek ise, özür dileyerek: “Bu konuda size satış müdürümüz Ercan Bey yardımcı olacaklar efendim. Kendisi birkaç dakika içinde burada olacaklar. Lütfen buyurun istirahat ediniz.” diyerek ikramlarda bulunur ve misafirin memnuniyeti sağlanır. İş birliği, ortaklık ve çeşitli konularda teklif vermek isteyen konuklar, işletme açısından önem arz eder. Konuklar hiç bekletilmemeli ve karşılanmalarında kendilerine kusursuz davranılmalıdır. Gelişleri yöneticiye haber verilmeli ve yönetici odasına kadar konuklara eşlik edilmelidir. Konuğun kabul edileceği oda kapısı konuk için açılır ve kapatılır. Gelecekleri önceden bilindiği için sekreter o gün başka bir randevu almamalıdır. Çünkü bu tür görüşmeler bazen uzun zaman alabilmektedir.
- 23. Beklenmeyen Konuklar Randevusuz gelen konuklara Yöneticilerin zamanlarının boşa harcanmasına neden olan faktörlerden biri de, randevusuz gelen konuklardır. Randevusuz yapılan ziyaretler yöneticinin zamanını alacağından işletmedeki verimliliği de olumsuz etkileyecektir. Bu nedenle ziyaretler mümkün olduğunca randevu ile gerçekleştirilmeli, yöneticinin vakti alınmamalıdır. Zamansız yapılan ziyaretlerde sekreter, gelen kişinin sosyo-kültürel durumuna, konunun önemine, yöneticinin o anki durumuna göre inisiyatif kullanmalıdır. Önemsiz bir konu ise, sekreter: “Özür dilerim efendim, sayın müdürüm şu an önemli bir projeyi inceliyorlar. Arzu ederseniz notunuzu sayın müdürüme iletirim.” diyerek konuğu incitmeden ve hissettirmeden ziyaretin gerçekleşmeyeceğini bildirmesi gerekir. Bir yönetici herhangi bir nedenden dolayı bir iş yapamıyor, zamanını boşa harcıyor ise, daha önemli işlerini erteliyor demektir.
- 24. Gelen ziyaretçileri yönetici ile görüştürme konusunda sekreterin takip etmesi gereken kural; ziyaretçi ve ziyaret konusuna yöneticinin vereceği önem olmalıdır. Eğer ziyaretçiyi ve ziyaretin konusunu yönetici çok önemli buluyorsa, sekreter ziyaretçiyi yöneticiyle görüştürmelidir. Eğer yönetici, gelen bütün ziyaretçiler ile görüşmek istiyorsa, sekreter, gelen kişileri sırasıyla yönetici ile görüştürmelidir. Sekreter, konukları toplumsal statülerine ve önemlerine göre, onların yönetici odasına izinli mi yoksa izinsiz mi girecekleri konusunda önsezi yeteneğine sahip olmalıdır. Sekreter, kendi yöneticisinden daha üst yöneticilik statüsüne sahip olan yöneticileri, yakın dost ve akrabaları izinsiz girebilecek ziyaretçiler arasında olduklarını düşünerek buna göre davranmalıdır. Kabul edilip edilmeyeceklerini bilmediği konuklarla ilgili olarak yöneticilerden izin alması gerekir.
- 25. Sekreter, arkadaş ve aile fertlerine karşı yöneticinin tutumunu bilirse, onlara karşı nasıl davranacağını kolaylıkla tespit eder. Randevusuz gelen konuklara ait ziyaretlerin düzenlenmesi konusunda bazı kurallar konmalıdır. Bu kurallar: Yönetici, sekreterine, randevuları düzenleme yetkisi vermelidir. Böylece ona ziyaretçileri seçme yetkisi de vermiş olacaktır. Sekreter kuşkuya düşerse, yöneticinin onayını aldıktan sonra ziyaretçiye görüşme izni vermelidir. Ziyaretçilerle, önce sekreter konuşmalıdır. Sekreterin masası, hiçbir ziyaretçinin yönetim odasına izinsiz girmelerine müsaade etmeyecek biçimde konmalıdır. Sekreter, kibar bir ses tonuyla “Size nasıl yardımcı olabilirim?” veya “Kendilerine haber vermemi ister misiniz?” diye sormalıdır.
- 26. Sekreter, yöneticinin ziyaretçilerini takip ve kontrol etmelidir. Bütün ziyaretçilerin geliş amacını bilmelidir. Randevu süresini aşan görüşmelerde dikkatli olmalıdır. Yönetici ile daha önce yaptığı konuşmalara ve yetkisine dayanarak gerektiğinde yöneticiye telefon etmeli ya da kapıyı açarak kendisine şu an yapması gereken bir başka işi olduğunu hatırlatmalıdır. Randevu süresini aşan misafire sekreterin yaklaşımı şöyle olmalıdır: Yönetici kapısı vurulur. İçeriden “Girin” veya “Giriniz” sesini duyduktan sonra odaya girilir. Sekreter: “Sohbetinizi böldüğüm için özür dilerim efendim. 17.00’da Yönetim Kurulu toplantısına katılmanız gerekiyor. İzin verirseniz Erdi Bey ile ben ilgilenirim. Erdi Beye hizmet etmek, benim için bir zevktir.” demesi, yöneticinin ziyareti zamanında kesebilmesine fırsat verir.
- 27. Randevu Saatinden Önce Gelen Konuklar Randevu saatleri arasına belirli aralıklarla dinlenme ve bir sonraki randevu için hazırlıkları gözden geçirme süresi konmalıdır. Randevular peş peşe alınmamalı, yöneticinin dinlenmesine olanak sağlanmalıdır. Randevu saatinden önce gelen konuk, doğrudan yönetici ile görüştürülmez. Önce sekreter, onayı için yöneticinin odasına girer veya yöneticiye telefon eder: “Sayın müdürüm, Can İşletmesi Müdürü Sayın Kurtuluş Tuncer geldiler, sizinle görüşmek istiyorlar.” Veya: “Sayın müdürüm, Kurtuluş Bey geldiler, sizinle görüşmek istiyorlar.” gibi bir ifade kullanılır. Eğer yönetici konuk kabul edebileceğini belirtir ise, sekreter gelen konuğa, yönetici odasına kadar eşlik eder ve onun görüşme yapmasını sağlar.
- 28. Yönetici meşgul ise, sekreter: “Özür dilerim efendim, Sayın müdürüm şu an meşguller. Arzu ederseniz buyurun istirahat ediniz.” der. Konuğun dinlenmesini sağlar. “Kurtuluş Bey, içecek olarak ne arzu edersiniz? ” diyerek konuğa ikramda bulunur. Konuğun sıkılmaması için sehpa üzerine gazete, dergi bırakabilir. Sekreter, randevu saatinden önce gelen konuklara karşı davranışını, yöneticinin tutumuna göre belirlemelidir; randevu saatlerine bağlı olduğunu bildiği bir yöneticiye ısrarcı olmamalıdır. Sık sık telefon edilmesi veya odasına girilmesi yöneticiyi rahatsız edecektir. Beklemesi gereken süre misafire nezaket kuralları içinde söylenmelidir. Bu süre içinde misafir ağırlanmalı, kendisine gerekli ilgi gösterilmelidir. İyi bir sekreter, yöneticinin emir ve istekleriyle işletme politikasına göre hareket etmeyi bilir.
- 29. Kurumdan Kaynaklanan Aksaklıkları Telâfi Etme Kurumdan kaynaklanan hataları telafi etmek, bazen güç olabilir; ama imkânsız değildir. Önemli olan, yapılan hatanın işletme ve kişilere verdiği zararları en aza indirmektir. Randevu tarihi ve saati, bilgi teyidi yapılmamışsa, yanlış alınmış olabilir. O nedenle randevuların teyidi mutlaka yapılmalıdır. Yanlış anlama varsa, randevu defteri tekrar kontrol edilip, hatanın nedeni bulunmalıdır. Hata bizde ise kendisinden özür dilenerek konuk ağırlanmalı, yöneticinin durumu uygunsa görüşme yapması sağlanmalıdır. Yöneticinin meşgul olması halinde ise, en kısa sürede ikinci bir randevu tarihi ve saati verilmelidir.
- 30. Konuk, randevuların bitiş saatine kadar beklemek isterse, konu yöneticiye açıklanmalı, bekleyen ziyaretçi veya ziyaretçiler olduğu hatırlatılmalıdır. “Konuk daima haklıdır.” ilkesinden hareketle konukla tartışmaya girilmemelidir. Olağanüstü bir işi çıkması nedeniyle yönetici randevuya katılamayacaksa, konuk durumdan haberdar edilmelidir. Eğer yeterli süre yoksa, geldiğinde konuk karşılanmalı, ağırlanmalı ve özür dilenerek, yöneticinin mazereti iletilmelidir. Hatanın en kısa sürede telafi edileceği uygun bir dil ile kendisine anlatılmalıdır. Konuğun ileteceği notu veya mesajı varsa, yöneticiye iletilmek üzere alınmalıdır.