際際滷

際際滷Share a Scribd company logo

Analisis Kinerja

Igor Wijaya
Igor Wijaya

Dokumen tersebut membahas analisis kinerja Badan Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Dalam Negeri. Dokumen tersebut menjelaskan prosedur analisis kinerja melalui 5 langkah yaitu identifikasi standar kinerja, identifikasi kinerja, identifikasi masalah kinerja, identifikasi penyebab masalah, dan identifikasi solusi masalah kinerja. Dokumen tersebut juga menjelaskan indikator kinerja yang digunakan untuk mengukur pencapa

1 of 35
Downloaded 191 times
Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia ANALISIS KINERJA Badan Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Dalam Negeri 1 IGOR WIJAYA HP: 081288855133 / 08161819551 igor13ic@yahoo.com
2 TUJUAN Setelah pembelajaran peserta diharapkan dapat menguraikan prosedur analisis kinerja secara berurutan dan mempraktikkan teknik analisis secara benar.
3 Sistem Akuntabilitas Kinerja Perencanaan Strategis (Renstra, Renja, ABK, Penetapan Kinerja) Pengukuran Kinerja (Instrumen: IK) Pelaporan Kinerja (LAKIP) Pemanfaatan Informasi Kinerja
4 PENGUKURAN KINERJA deskripsi: l Pengukuran kinerja adalah proses sistematis dan berkesinambungan untuk menilai keberhasilan/ kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program, kebijakan, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam mewujudkan visi dan misi organisasi l Proses ini dimaksudkan untuk menilai pencapaian setiap indikator kinerja guna memberikan gambaran tentang keberhasilan dan kegagalan pencapaian tujuan dan sasaran.
5 Pengukuran Kinerja, referensi : Reference Guide, Province of Alberta, Canada: o Pengukuran kinerja merupakan suatu metoda untuk menilai kemajuan yang telah dicapai dibandingkan dengan tujuan yang telah ditetapkan o Pengukuran kinerja tidak dimaksudkan sebagai mekanisme untuk memberikan reward/ punishment, melainkan sebagai alat komunikasi dan alat manajemen untuk memperbaiki kinerja organisasi
則 PRESTASI KERJA YANG DIHASILKAN DARI SUATU PROSES KERJA, SUATU PRODUKTIFITAS KERJA, UNJUK KERJA YANG DAPAT DIUKUR, DIBUKTIKAN ATAU DAPAT DIBANDINGKAN DENGAN STANDAR ATAU KRITERIA YANG TELAH DIBAKUKAN. 則 STANDAR ATAU KRITERIA MELIPUTI: 6 STANDAR STRUKTURAL DALAM BENTUK ATURAN-ATURAN FORMAL, MEKANISME KERJA PROSEDUR KERJA, DLL. STANDAR FISIK ATAU SUATU TARGET FISIK YANG TELAH DITETAPKAN. STANDAR KEUANGAN YAITU SUATU JUMLAH RUPIAH YANG DITETAPKAN PENGERTIAN KINERJA KOMPETENSI
7 則 MEMPUNYAI MAKNA YANG LEBIH LUAS BUKAN SAJA MENYATAKAN SEBAGAI HASIL KERJA, TETAPI JUGA BAGAIMANA PROSES KERJA BERLANGSUNG. 則 KINERJA ADALAH MELAKSANAKAN KERJA DAN HASIL YANG DICAPAI DARI KERJA TERSEBUT ATAU TENTANG APA YANG DIKERJAKAN DAN BAGAIMANA CARA MENGERJAKAN SERTA HASIL YANG DICAPAI YANG MEMPUNYAI HUBUNGAN KUAT DENGAN TUJUAN STRATEGIS ORGANISASI, KEPUASAN KONSUMEN DAN MEMBERIKAN KONTRIBUSI (NILAI TAMBAH) (VALUE ADDED) KEPADA KERJA ORGANISASI Lanjutan PENGERTIAN KINERJA KOMPETENSI
8 則 LINGKUNGAN INTERNAL MAUPUN EKSTERNAL 則 MANAJEMEN / PIMPINAN 則 SUMBER DAYA KINERJA SIFATNYA DINAMIS DAPAT NAIK TURUN TERGANTUNG PADA PENGARUH FAKTOR-FAKTOR 端 SDM 端 DANA 端 PERALATAN 端 DLL 則 METODE / TEKNIK / MEKANISME KERJA 則 KETENTUAN / PERATURAN BAIK INTERNAL MAUPUN EKSTERNAL. 則 KREATIFITAS MOTIVASI, INOVASI. 則 IMBALAN ATAU PENDAPATAN 則 DLL
則 STRATEGIC SPESIFIC = KEDUDUKANNYA SECARA KHUSUS / STRATEGIS. 則 MEASURABLE = DAPAT DIUKUR ATAU DIBUKTIKAN. 則 ATAINABLE APLICABLE ACCURATE = DAPAT DICAPAI DAPAT DIOPERASIONALKAN 則 REALISTIC RELEVANT = NYATA DAN MEMILIKI TINGKAT KETERKAITAN. 則 TIME BOUND = MEMILIKI JANGKA WAKTU PENCAIANNYA 9 SYARAT-SYARAT KINERJA SMART
10 KINERJA TERDIRI DARI : 則 KINERJA ORGANISASI = KINERJA YANG DICAPAI DARI AKTIFITAS ORGANISASI SECARA KOMPREHENSIF. CONTOH: KINERJA INSTANSI (UNIT KERJA) DINAS KESEHATAN, DLL. 則 KINERJA PROSES = KINERJA YANG DICAPAI DARI SUATU PROSES KEGIATAN YANG TERATUR. CONTOH: KINERJA PELAYANAN PUBLIK DI BIDANG KESEHATAN, DLL. 則 KINERJA ORANG = KINERJA YANG DICAPAI DARI KERJA ORANG BAIK MANAJEMEN MAUPUN KARYAWAN DALAM MELAKSANAKAN TUGAS DAN FUNGSI. CONTOH: KINERJA SEORANG CAMAT, KINERJA PNS, DLL.
11 Mengapa Perlu Ukuran Kinerja? Jika kita tidak dapat mengukurnya Kita tidak dapat mengetahuinya Jika kita tidak dapat mengetahuinya Kita tidak dapat mengendalikannya Jika kita tidak dapat mengendalikannya Kita tidak dapat meningkatkannya Jika kita dapat mengukurnya, semua dapat kita lakukan Source: Dr. Arie Halachmi, Managing for Result, 2000
12 Mengapa Perlu Me-Ngukur Kinerja? Jika tidak mengukur kinerja: v Tidak bisa menginformasikan keberhasilan/kegagalan v Tidak bisa belajar dari keberhasilan/kegagalan v Tidak bisa menghargai keberhasilan v Tidak bisa mempertahankan keberhasilan v Kemungkinan memberi penghargaan pada kegagalan v Kemungkinan mengulangi kegagalan dan tetap menghamburkan sumber-sumber daya v Sumber: Eastern Regional Organization For Public Administration Hongkong Conference, 2000
13 Elemen Pengukuran Kinerja v Kerangka Pengukuran Kinerja 則 Dalam kerangka pengukuran kinerja terdapat tahapan penetapan, pengumpulan data kinerja, dan cara pengukuran kinerja v Evaluasi Kinerja 則 Untuk mengetahui capaian realisasi, kemajuan dan kendala yang dijumpai dalam rangka pelaksanaan misi, agar dapat dinilai dan dipelajari guna perbaikan pelaksanaan program/ kegiatan di masa yang akan datang v Analisis Akuntabilitas Kinerja 則 Analisis tersebut meliputi uraian keterkaitan pencapaian kinerja kegiatan dengan program dan kebijakan dalam rangka mewujudkan sasaran, tujuan, dan misi serta visi sebagaimana ditetapkan dalam perencanaan strategis
14 Indikator Kinerja v Penetapan indikator kinerja kegiatan merupakan proses identifikasi, pengembangan, seleksi dan konsultasi tentang indikator atau ukuran kinerja atau ukuran keberhasilan kegiatan dan program-program v Penetapan indikator kinerja kegiatan harus didasarkan pada perkiraan yang realistis dengan memperhatikan tujuan dan sasaran yang ditetapkan serta data pendukung yang harus dikelola v Indikator kinerja dimaksud hendakya (1) spesifik dan jelas, (2) dapat diukur secara obyektif, (3) layak dicapai, (4) relevan dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai, (5) untuk kurun waktu tertentu. v Lebih menggambarkan hasil (output atau outcome), sedapat mungkin bukan menggambarkan proses.
15 Indikator Kinerja Untuk Mengukur Keberhasilan Tujuan Stratejik Sasaran Stratejik Kebijakan Program Indikator Kinerja Indikator Kinerja Indikator Kegiatan Kinerja Keberhasilan organisasi da-lam mencapai tujuan/sasaran untuk meme-nuhi visi/misi dapat diukur dan dimonitor secara lang-sung
POLA PENETAPAN INDIKATOR KINERJA MISI (MISSION) TUJUAN (GOAL) SASARAN (OBJECTIVES STRATEGY www.themegallery.com SISTEM INFORMASI (PENGUMPULAN DATA) INDIKATOR KINERJA HASIL AKTIVITAS
17 CARA PENGUKURAN KINERJA 1. MEMBANDINGKAN RENCANA DAN REALISASI CAPAIANNYA 2. MEMBANDINGKAN REALISASI TAHUN INI DENGAN TAHUN LALU 3. MEMBANDINGKAN DENGAN ORGANISASI LAIN (BENCHMARKING) 4. MEMBANDINGKAN REALISASI DENGAN STANDAR-NYA
18 Kinerja nyata vs Kinerja yang direncanakan Tujuan Strategis Sasaran Strategis Rencana Kinerja Hasil Celah Kinerja Peningkatan Kinerja
Formulir PKK 19 Pengukuran Kinerja Kegiatan Instansi : Program Tahun . Kegiatan Persentase Pencapaian Target Ket . Uraian Indikator Kinerja Satuan Targe t Realisas i 1 2 3 4 5 6 7 8
Formulir PPS 20 Pengukuran Pencapaian Sasaran Instansi : Tahun . Sasaran Indikator Pencapaian Sasaran Targe t Realisas i Persentase Pencapaian Targe t Ket. 1 2 3 4 5 6
21 Beberapa Tinjauan v Inti dari pengukuran adalah membandingkan antara sesuatu yang diukur dengan alat ukur yang berupa indikator kinerja atau ukuran kinerja v Dalam analisis ini perlu pula dijelaskan proses dan nuansa pencapaian sasaran dan tujuan secara efisien, efektif, dan ekonomis sesuai dengan kebijakan, program, dan kegiatan yang telah ditetapkan v Perlu pula dilakukan analisis terhadap komponen-komponen penting dalam evaluasi kinerja yang antara lain mencakup analisis inputs-outputs, analisis realisasi outcomes-benefits, analisis impacts baik positif maupun negatif, dan analisis proses pencapaian indikator-indikator kinerja tersebut; analisis keuangan dan analisis kebijakan
22
23 5 Langkah prosedur analisis kinerja: 1. Identifikasi Standar Kinerja 2. Identifikasi Kinerja 3. Identifikasi Masalah Kinerja 4. Identifikasi Penyebab Masalah, dan 5. Identifikasi Alternatif Solusi terhadap Masalah Kinerja
24 1. Identifikasi Standar Kinerja: a. Mengidentifikasi desain pekerjaan b. Mengidentifikasi standar kualitas kerja 2. Identifikasi Kinerja: a. Menentukan fokus b. Menentukan strategi c. Mengembangkan instrumen d. Mengumpulkan data e. Mengolah data f. Menafsirkan data
25 3. Mengidentifikasi masalah kinerja: a. Mengidentifikasi gap antara standar dan kinerja b. Menganalisis penyebab / gejala masalah c. Mengidentifikasi bukti-bukti Masalah 4. Mengidentifikasi penyebab masalah 5. Mengidentifikasi alternatif solusi terhadap masalah: a. Solusi pelatihan (training) b. Solusi non-pelatihan (non-training)
26 1. Identifikasi Standar Kinerja v Apa yang ingin dicapai inilah yang dinamakan standar. Contoh: NO STANDAR KERJA SUMBER INFORMASI 1. Misi Organisasi Rencana strategis (Buku Induk Instansi) 2. Tujuan Organisasi Buku Rencana Strategis (Renstra) 3. Sasaran &Target organisasi Buku Rencana Tahunan instansi 4. SOP/ Standard Operating Procedures Buku-Buku Manual/ panduan 5. Prosedur Administrasi Buku Petunjuk Penyelenggaraan Adm. 6. Standar Kualitas Kerja Pegawai Job Aids Peraturan Kepegawaian Manual Kerja Contoh sebuah desain pembelajaran Pekerjaan : Mendidik, mengajar dan melatih Tugas : Menyusun modul, membuat rancang bangun mata diklat, membuat rencana pembelajaran dan lain-lain. Kegiatan : Melaksanakan tatap muka, konsultasi, bimbingan dan lain-lain. Langkah : Membuka pertemuan, menciptakan suasana menyenangkan menyampaikan informasi, mengecek pencapaian hasil belajar dan seterusnya.
27 2. Identifikasi Kinerja v Masalah kerja juga biasa didefinisikan sebagai gap antara standar kerja dan kondisi yang sebenarnya saat ini. v contoh kinerja berikut dengan rincian sumber informasi yang menggambarkan tingkat kualitas pencapaian kinerja: NO KINERJA SUMBER INFORMASI 1. Jumlah peserta diklat yang mendaftar pada triwulan pertama meningkat 17% dari tahun lalu. Laporan bulanan 2. Kualitas lulusan diklat meningkat 12 % pada triwulan terakhir tahun ini (dibandingkan dengan triwulan ketiga yang hanya 7 %). Laporan triwulanan 3. 4 (empat) orang dari 20 orang atau 20% dari widyaiswara dibebaskan sementara dari jabatannya. Laporan Kepegawaian SK Ka Biro Kepegawaian 4. Absensi pegawai turun 7% (dibandingkan triwulan yg sama tahun lalu) Laporan kehadiran pegawai 5. Pemahaman staf terhadap Job Description makin baik Tes tertulis dan interview (data tersedia di Pusdiklat)
3. Identifikasi Masalah Kerja v Identifikasi GAP antara Standar Kinerja dan Kinerja dilakukan hanya jika telah diformulasikan standar kerja dan identifikasi kinerja 28 STANDAR KERJA KINERJA MASALAH Widyaiswara naik pangkat 4 tahun sekali Ada widyaiswara yang sudah 5 tahun tidak naik pangkat Tidak berhasil mengumpulkan angka kredit yang dipersyaratkan. Komposisi angka kredit widyaiswara tidak sesuai ketentuan Lembaga diklat terakreditasi dengan nilai A Lembaga diklat tidak terakreditasi Persyaratan akreditasi tidak berhasil dipenuhi Tingkat kelulusan peserta diklat prajabatan 100% Tingkat kelulusan peserta diklat prajabatan 90 % Nilai kelulusan tidak memenuhi standar kelulusan
29 Lanjutan v Untuk itu, kita perlu melakukan penelitian dan melakukan beberapa hal, antara lain 1. mengamati keadaan tempat kerja dengan seksama (pekerjanya, cara bekerja mereka, suasana kerja); 2. melakukan dialog atau interview dengan staf yang ada atau dengan responden; 3. melakukan review terhadap dokumen hasil kerja; 4. melakukan pengkajian intensif terhadap hasil penilaian kinerja Hasil penelitian kita itu mungkin akan berwujud seperti ini: GEJALA-GEJALA KEMUNGKINAN MASALAH Tingkat absensi widyaiswara tinggi Tingkat kesadaran rendah Motivasi kerja menurun Job Assignment tidak jelas dan tidak ada Target yang harus dicapai tidak dipahami. (Menurut pekerja) insentif tidak menarik. Mencari pekerjaan tambahan di luar instansi Usulan angka kredit tidak sesuai dengan ketentuan Widyaiswara tidak peduli dengan angka kreditnya. Kurang memahami cara-cara atau ketentuan pengajuan angka kredit Mengandalkan orang lain untuk mengerjakannya Motivasinya hanya memperpanjang usia pensiun
30 4. Identifikasi Penyebab Masalah v Kita perlu membedakan antara gejala (simptom) yang menunjukkan adanya masalah dengan penyebab masalah itu sendiri. Kerapkali kedua hal ini sukar dibedakan jika dipahami di luar konteks. MASALAH IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH Angka kredit widyaiswara tidak terpenuhi tepat waktu Internal: 1. Kompetensi widyaiswara masih rendah 2. Motivasi untuk memperbaiki diri rendah 3. Terbatasnya program diklat yang sesuai dengan spesialisasinya Eksternal: 1. Kebijakan lembaga diklat untuk memberdayakan widyaiswaranya masing-masing; 2. Adanya perubahan kurikulum yang berdampak pada kemampuannya meraih peluang 3. Tuntutan pelanggan semakin meningkat 4. Terbatasnya dan prasarana kerja widyaiswara Etos kerja menurun 1. Sistem penghargaan (reward system) tidak mendukung 2. Team Work melemah 3. Sistem manajemen tidak mendukung
31 4 macam sumber masalah 1. Sistem Informasi & Manajemen. Seringkali terjadi seorang pekerja gagal melakukan pekerjaannya lebih disebabkan oleh buruknya sistem informasi yang berkenaan dengan pekerjaannya, dan/atau karena pekerja bekerja di suatu lingkungan manajemen yang tidak kondusif untuk bekerja. 2. Desain Pekerjaan. Kadangkala, masalah muncul dalam pekerjaan bukan karena faktor pekerja atau sistem informasi/manajemen, tetapi justru bersumber pada desain pekerjaan itu sendiri. 3. Kepemimpinan. 4. Kemampuan dan Keadaan Jiwa (sikap). Jika sistem informasi/manajemen sudah baik, desain kerja sudah bagus, tapi pekerja masih mengalami banyak kesulitan dalam melaksanakan pekerjaaannya, maka kemungkinan besar masalah itu timbul karena faktor-faktor yang ada dalam diri pegawai. Secara umum ada 3 kemampuan yang dimiliki seorang pegawai, yaitu kemampuan kognitif (intelektual), psikomotorik (gerak) dan afektif (sikap). Masalah teridentifikas i Bukti-bukti teridentifikas i Sumber Masalah Sistem Info/ Manajemen Desain Pekerjaan Kepemimpinan Keadaan Jiwa
32 5. Mengidentifikasi Alternatif Solusi v Training (pelatihan) dan Non Training (non pelatihan) Contoh solusi: MASALAH KERJA ALTERNATIF SOLUSI Etos kerja memburuk 1. Peningkatan pengawasan. 2. Perbaikan reward system. 3. Relokasi Staf. Etos kerja staf penyelenggara diklat menurun 1. Penyederhanaan birokrasi. 2. Pelatihan untuk staf terkait (TOC). 3. Penyediaan perangkat kerja yang lebih canggih. 4. Penghargaan yang lebih memadai
33 Contoh Hasil Analisis Kinerja secara lengkap: STANDAR KINERJA MASALAH BUKTI MASALAH PENYEBAB (SUMBER) MASALAH SOLUSI Semua widyaiswara (20) orang naik pangkat paling lambat 4 tahun sekal i 20 % widyaiswara dibebaskan sementara dari jabatannya Angka kredit yang dipersyarat kan tidak tercapai dan komposisi angka kredit tidak sesuai ketentuan Penetapan Angka Kredit widyaiswra SK Menteri Pemberdayaan wi dlm semua bidang tugas masih kurang Fasilitas penelitian diklat terlalu minim Sarana dan prasarana kerja kurang optimal Kompetensi Wi masih rendah dalam bidang lainnya Komitmen Pimpinan utk Memberdayak an Memperkaya fasilitas riset Menambah alokasi dana riset Memperbaha-rui sarana dan prasarana kerja Melatih widyaiswara untuk bidang spesialisasi lainnya
34 Latihan 1. Identifikasi masalah yang mungkin timbul jika anda mendapati gejala-gejala seperti berikut ini: 2. Lakukan analisis kinerja dalam konteks tempat kerja Anda. Jika Anda tak menemukan masalah untuk dikaji, ciptakanlah situasi rekaan. Hasil analisis Anda masukkan ke dalam matriks ini: Gejala Kemungkinan Masalah 1. Staf sering datang terlambat dan pulang kerja lebih awal dari waktu resmi kerja. 1. 2. 3. Dst 2. Pekerja sering bertengkar dengan rekan mereka sendiri. 1. 2. 3. dst Standar Kinerja Masa-lah Bukti Masa-lah Penyebab (Sumber) Masalah Solus i
35 End of Presentation 侶留僚虜 凌

More Related Content

Analisis Kinerja

  • 1. Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia ANALISIS KINERJA Badan Pendidikan dan Pelatihan Kementerian Dalam Negeri 1 IGOR WIJAYA HP: 081288855133 / 08161819551 igor13ic@yahoo.com
  • 2. 2 TUJUAN Setelah pembelajaran peserta diharapkan dapat menguraikan prosedur analisis kinerja secara berurutan dan mempraktikkan teknik analisis secara benar.
  • 3. 3 Sistem Akuntabilitas Kinerja Perencanaan Strategis (Renstra, Renja, ABK, Penetapan Kinerja) Pengukuran Kinerja (Instrumen: IK) Pelaporan Kinerja (LAKIP) Pemanfaatan Informasi Kinerja
  • 4. 4 PENGUKURAN KINERJA deskripsi: l Pengukuran kinerja adalah proses sistematis dan berkesinambungan untuk menilai keberhasilan/ kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program, kebijakan, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam mewujudkan visi dan misi organisasi l Proses ini dimaksudkan untuk menilai pencapaian setiap indikator kinerja guna memberikan gambaran tentang keberhasilan dan kegagalan pencapaian tujuan dan sasaran.
  • 5. 5 Pengukuran Kinerja, referensi : Reference Guide, Province of Alberta, Canada: o Pengukuran kinerja merupakan suatu metoda untuk menilai kemajuan yang telah dicapai dibandingkan dengan tujuan yang telah ditetapkan o Pengukuran kinerja tidak dimaksudkan sebagai mekanisme untuk memberikan reward/ punishment, melainkan sebagai alat komunikasi dan alat manajemen untuk memperbaiki kinerja organisasi
  • 6. 則 PRESTASI KERJA YANG DIHASILKAN DARI SUATU PROSES KERJA, SUATU PRODUKTIFITAS KERJA, UNJUK KERJA YANG DAPAT DIUKUR, DIBUKTIKAN ATAU DAPAT DIBANDINGKAN DENGAN STANDAR ATAU KRITERIA YANG TELAH DIBAKUKAN. 則 STANDAR ATAU KRITERIA MELIPUTI: 6 STANDAR STRUKTURAL DALAM BENTUK ATURAN-ATURAN FORMAL, MEKANISME KERJA PROSEDUR KERJA, DLL. STANDAR FISIK ATAU SUATU TARGET FISIK YANG TELAH DITETAPKAN. STANDAR KEUANGAN YAITU SUATU JUMLAH RUPIAH YANG DITETAPKAN PENGERTIAN KINERJA KOMPETENSI
  • 7. 7 則 MEMPUNYAI MAKNA YANG LEBIH LUAS BUKAN SAJA MENYATAKAN SEBAGAI HASIL KERJA, TETAPI JUGA BAGAIMANA PROSES KERJA BERLANGSUNG. 則 KINERJA ADALAH MELAKSANAKAN KERJA DAN HASIL YANG DICAPAI DARI KERJA TERSEBUT ATAU TENTANG APA YANG DIKERJAKAN DAN BAGAIMANA CARA MENGERJAKAN SERTA HASIL YANG DICAPAI YANG MEMPUNYAI HUBUNGAN KUAT DENGAN TUJUAN STRATEGIS ORGANISASI, KEPUASAN KONSUMEN DAN MEMBERIKAN KONTRIBUSI (NILAI TAMBAH) (VALUE ADDED) KEPADA KERJA ORGANISASI Lanjutan PENGERTIAN KINERJA KOMPETENSI
  • 8. 8 則 LINGKUNGAN INTERNAL MAUPUN EKSTERNAL 則 MANAJEMEN / PIMPINAN 則 SUMBER DAYA KINERJA SIFATNYA DINAMIS DAPAT NAIK TURUN TERGANTUNG PADA PENGARUH FAKTOR-FAKTOR 端 SDM 端 DANA 端 PERALATAN 端 DLL 則 METODE / TEKNIK / MEKANISME KERJA 則 KETENTUAN / PERATURAN BAIK INTERNAL MAUPUN EKSTERNAL. 則 KREATIFITAS MOTIVASI, INOVASI. 則 IMBALAN ATAU PENDAPATAN 則 DLL
  • 9. 則 STRATEGIC SPESIFIC = KEDUDUKANNYA SECARA KHUSUS / STRATEGIS. 則 MEASURABLE = DAPAT DIUKUR ATAU DIBUKTIKAN. 則 ATAINABLE APLICABLE ACCURATE = DAPAT DICAPAI DAPAT DIOPERASIONALKAN 則 REALISTIC RELEVANT = NYATA DAN MEMILIKI TINGKAT KETERKAITAN. 則 TIME BOUND = MEMILIKI JANGKA WAKTU PENCAIANNYA 9 SYARAT-SYARAT KINERJA SMART
  • 10. 10 KINERJA TERDIRI DARI : 則 KINERJA ORGANISASI = KINERJA YANG DICAPAI DARI AKTIFITAS ORGANISASI SECARA KOMPREHENSIF. CONTOH: KINERJA INSTANSI (UNIT KERJA) DINAS KESEHATAN, DLL. 則 KINERJA PROSES = KINERJA YANG DICAPAI DARI SUATU PROSES KEGIATAN YANG TERATUR. CONTOH: KINERJA PELAYANAN PUBLIK DI BIDANG KESEHATAN, DLL. 則 KINERJA ORANG = KINERJA YANG DICAPAI DARI KERJA ORANG BAIK MANAJEMEN MAUPUN KARYAWAN DALAM MELAKSANAKAN TUGAS DAN FUNGSI. CONTOH: KINERJA SEORANG CAMAT, KINERJA PNS, DLL.
  • 11. 11 Mengapa Perlu Ukuran Kinerja? Jika kita tidak dapat mengukurnya Kita tidak dapat mengetahuinya Jika kita tidak dapat mengetahuinya Kita tidak dapat mengendalikannya Jika kita tidak dapat mengendalikannya Kita tidak dapat meningkatkannya Jika kita dapat mengukurnya, semua dapat kita lakukan Source: Dr. Arie Halachmi, Managing for Result, 2000
  • 12. 12 Mengapa Perlu Me-Ngukur Kinerja? Jika tidak mengukur kinerja: v Tidak bisa menginformasikan keberhasilan/kegagalan v Tidak bisa belajar dari keberhasilan/kegagalan v Tidak bisa menghargai keberhasilan v Tidak bisa mempertahankan keberhasilan v Kemungkinan memberi penghargaan pada kegagalan v Kemungkinan mengulangi kegagalan dan tetap menghamburkan sumber-sumber daya v Sumber: Eastern Regional Organization For Public Administration Hongkong Conference, 2000
  • 13. 13 Elemen Pengukuran Kinerja v Kerangka Pengukuran Kinerja 則 Dalam kerangka pengukuran kinerja terdapat tahapan penetapan, pengumpulan data kinerja, dan cara pengukuran kinerja v Evaluasi Kinerja 則 Untuk mengetahui capaian realisasi, kemajuan dan kendala yang dijumpai dalam rangka pelaksanaan misi, agar dapat dinilai dan dipelajari guna perbaikan pelaksanaan program/ kegiatan di masa yang akan datang v Analisis Akuntabilitas Kinerja 則 Analisis tersebut meliputi uraian keterkaitan pencapaian kinerja kegiatan dengan program dan kebijakan dalam rangka mewujudkan sasaran, tujuan, dan misi serta visi sebagaimana ditetapkan dalam perencanaan strategis
  • 14. 14 Indikator Kinerja v Penetapan indikator kinerja kegiatan merupakan proses identifikasi, pengembangan, seleksi dan konsultasi tentang indikator atau ukuran kinerja atau ukuran keberhasilan kegiatan dan program-program v Penetapan indikator kinerja kegiatan harus didasarkan pada perkiraan yang realistis dengan memperhatikan tujuan dan sasaran yang ditetapkan serta data pendukung yang harus dikelola v Indikator kinerja dimaksud hendakya (1) spesifik dan jelas, (2) dapat diukur secara obyektif, (3) layak dicapai, (4) relevan dengan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai, (5) untuk kurun waktu tertentu. v Lebih menggambarkan hasil (output atau outcome), sedapat mungkin bukan menggambarkan proses.
  • 15. 15 Indikator Kinerja Untuk Mengukur Keberhasilan Tujuan Stratejik Sasaran Stratejik Kebijakan Program Indikator Kinerja Indikator Kinerja Indikator Kegiatan Kinerja Keberhasilan organisasi da-lam mencapai tujuan/sasaran untuk meme-nuhi visi/misi dapat diukur dan dimonitor secara lang-sung
  • 16. POLA PENETAPAN INDIKATOR KINERJA MISI (MISSION) TUJUAN (GOAL) SASARAN (OBJECTIVES STRATEGY www.themegallery.com SISTEM INFORMASI (PENGUMPULAN DATA) INDIKATOR KINERJA HASIL AKTIVITAS
  • 17. 17 CARA PENGUKURAN KINERJA 1. MEMBANDINGKAN RENCANA DAN REALISASI CAPAIANNYA 2. MEMBANDINGKAN REALISASI TAHUN INI DENGAN TAHUN LALU 3. MEMBANDINGKAN DENGAN ORGANISASI LAIN (BENCHMARKING) 4. MEMBANDINGKAN REALISASI DENGAN STANDAR-NYA
  • 18. 18 Kinerja nyata vs Kinerja yang direncanakan Tujuan Strategis Sasaran Strategis Rencana Kinerja Hasil Celah Kinerja Peningkatan Kinerja
  • 19. Formulir PKK 19 Pengukuran Kinerja Kegiatan Instansi : Program Tahun . Kegiatan Persentase Pencapaian Target Ket . Uraian Indikator Kinerja Satuan Targe t Realisas i 1 2 3 4 5 6 7 8
  • 20. Formulir PPS 20 Pengukuran Pencapaian Sasaran Instansi : Tahun . Sasaran Indikator Pencapaian Sasaran Targe t Realisas i Persentase Pencapaian Targe t Ket. 1 2 3 4 5 6
  • 21. 21 Beberapa Tinjauan v Inti dari pengukuran adalah membandingkan antara sesuatu yang diukur dengan alat ukur yang berupa indikator kinerja atau ukuran kinerja v Dalam analisis ini perlu pula dijelaskan proses dan nuansa pencapaian sasaran dan tujuan secara efisien, efektif, dan ekonomis sesuai dengan kebijakan, program, dan kegiatan yang telah ditetapkan v Perlu pula dilakukan analisis terhadap komponen-komponen penting dalam evaluasi kinerja yang antara lain mencakup analisis inputs-outputs, analisis realisasi outcomes-benefits, analisis impacts baik positif maupun negatif, dan analisis proses pencapaian indikator-indikator kinerja tersebut; analisis keuangan dan analisis kebijakan
  • 22. 22
  • 23. 23 5 Langkah prosedur analisis kinerja: 1. Identifikasi Standar Kinerja 2. Identifikasi Kinerja 3. Identifikasi Masalah Kinerja 4. Identifikasi Penyebab Masalah, dan 5. Identifikasi Alternatif Solusi terhadap Masalah Kinerja
  • 24. 24 1. Identifikasi Standar Kinerja: a. Mengidentifikasi desain pekerjaan b. Mengidentifikasi standar kualitas kerja 2. Identifikasi Kinerja: a. Menentukan fokus b. Menentukan strategi c. Mengembangkan instrumen d. Mengumpulkan data e. Mengolah data f. Menafsirkan data
  • 25. 25 3. Mengidentifikasi masalah kinerja: a. Mengidentifikasi gap antara standar dan kinerja b. Menganalisis penyebab / gejala masalah c. Mengidentifikasi bukti-bukti Masalah 4. Mengidentifikasi penyebab masalah 5. Mengidentifikasi alternatif solusi terhadap masalah: a. Solusi pelatihan (training) b. Solusi non-pelatihan (non-training)
  • 26. 26 1. Identifikasi Standar Kinerja v Apa yang ingin dicapai inilah yang dinamakan standar. Contoh: NO STANDAR KERJA SUMBER INFORMASI 1. Misi Organisasi Rencana strategis (Buku Induk Instansi) 2. Tujuan Organisasi Buku Rencana Strategis (Renstra) 3. Sasaran &Target organisasi Buku Rencana Tahunan instansi 4. SOP/ Standard Operating Procedures Buku-Buku Manual/ panduan 5. Prosedur Administrasi Buku Petunjuk Penyelenggaraan Adm. 6. Standar Kualitas Kerja Pegawai Job Aids Peraturan Kepegawaian Manual Kerja Contoh sebuah desain pembelajaran Pekerjaan : Mendidik, mengajar dan melatih Tugas : Menyusun modul, membuat rancang bangun mata diklat, membuat rencana pembelajaran dan lain-lain. Kegiatan : Melaksanakan tatap muka, konsultasi, bimbingan dan lain-lain. Langkah : Membuka pertemuan, menciptakan suasana menyenangkan menyampaikan informasi, mengecek pencapaian hasil belajar dan seterusnya.
  • 27. 27 2. Identifikasi Kinerja v Masalah kerja juga biasa didefinisikan sebagai gap antara standar kerja dan kondisi yang sebenarnya saat ini. v contoh kinerja berikut dengan rincian sumber informasi yang menggambarkan tingkat kualitas pencapaian kinerja: NO KINERJA SUMBER INFORMASI 1. Jumlah peserta diklat yang mendaftar pada triwulan pertama meningkat 17% dari tahun lalu. Laporan bulanan 2. Kualitas lulusan diklat meningkat 12 % pada triwulan terakhir tahun ini (dibandingkan dengan triwulan ketiga yang hanya 7 %). Laporan triwulanan 3. 4 (empat) orang dari 20 orang atau 20% dari widyaiswara dibebaskan sementara dari jabatannya. Laporan Kepegawaian SK Ka Biro Kepegawaian 4. Absensi pegawai turun 7% (dibandingkan triwulan yg sama tahun lalu) Laporan kehadiran pegawai 5. Pemahaman staf terhadap Job Description makin baik Tes tertulis dan interview (data tersedia di Pusdiklat)
  • 28. 3. Identifikasi Masalah Kerja v Identifikasi GAP antara Standar Kinerja dan Kinerja dilakukan hanya jika telah diformulasikan standar kerja dan identifikasi kinerja 28 STANDAR KERJA KINERJA MASALAH Widyaiswara naik pangkat 4 tahun sekali Ada widyaiswara yang sudah 5 tahun tidak naik pangkat Tidak berhasil mengumpulkan angka kredit yang dipersyaratkan. Komposisi angka kredit widyaiswara tidak sesuai ketentuan Lembaga diklat terakreditasi dengan nilai A Lembaga diklat tidak terakreditasi Persyaratan akreditasi tidak berhasil dipenuhi Tingkat kelulusan peserta diklat prajabatan 100% Tingkat kelulusan peserta diklat prajabatan 90 % Nilai kelulusan tidak memenuhi standar kelulusan
  • 29. 29 Lanjutan v Untuk itu, kita perlu melakukan penelitian dan melakukan beberapa hal, antara lain 1. mengamati keadaan tempat kerja dengan seksama (pekerjanya, cara bekerja mereka, suasana kerja); 2. melakukan dialog atau interview dengan staf yang ada atau dengan responden; 3. melakukan review terhadap dokumen hasil kerja; 4. melakukan pengkajian intensif terhadap hasil penilaian kinerja Hasil penelitian kita itu mungkin akan berwujud seperti ini: GEJALA-GEJALA KEMUNGKINAN MASALAH Tingkat absensi widyaiswara tinggi Tingkat kesadaran rendah Motivasi kerja menurun Job Assignment tidak jelas dan tidak ada Target yang harus dicapai tidak dipahami. (Menurut pekerja) insentif tidak menarik. Mencari pekerjaan tambahan di luar instansi Usulan angka kredit tidak sesuai dengan ketentuan Widyaiswara tidak peduli dengan angka kreditnya. Kurang memahami cara-cara atau ketentuan pengajuan angka kredit Mengandalkan orang lain untuk mengerjakannya Motivasinya hanya memperpanjang usia pensiun
  • 30. 30 4. Identifikasi Penyebab Masalah v Kita perlu membedakan antara gejala (simptom) yang menunjukkan adanya masalah dengan penyebab masalah itu sendiri. Kerapkali kedua hal ini sukar dibedakan jika dipahami di luar konteks. MASALAH IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH Angka kredit widyaiswara tidak terpenuhi tepat waktu Internal: 1. Kompetensi widyaiswara masih rendah 2. Motivasi untuk memperbaiki diri rendah 3. Terbatasnya program diklat yang sesuai dengan spesialisasinya Eksternal: 1. Kebijakan lembaga diklat untuk memberdayakan widyaiswaranya masing-masing; 2. Adanya perubahan kurikulum yang berdampak pada kemampuannya meraih peluang 3. Tuntutan pelanggan semakin meningkat 4. Terbatasnya dan prasarana kerja widyaiswara Etos kerja menurun 1. Sistem penghargaan (reward system) tidak mendukung 2. Team Work melemah 3. Sistem manajemen tidak mendukung
  • 31. 31 4 macam sumber masalah 1. Sistem Informasi & Manajemen. Seringkali terjadi seorang pekerja gagal melakukan pekerjaannya lebih disebabkan oleh buruknya sistem informasi yang berkenaan dengan pekerjaannya, dan/atau karena pekerja bekerja di suatu lingkungan manajemen yang tidak kondusif untuk bekerja. 2. Desain Pekerjaan. Kadangkala, masalah muncul dalam pekerjaan bukan karena faktor pekerja atau sistem informasi/manajemen, tetapi justru bersumber pada desain pekerjaan itu sendiri. 3. Kepemimpinan. 4. Kemampuan dan Keadaan Jiwa (sikap). Jika sistem informasi/manajemen sudah baik, desain kerja sudah bagus, tapi pekerja masih mengalami banyak kesulitan dalam melaksanakan pekerjaaannya, maka kemungkinan besar masalah itu timbul karena faktor-faktor yang ada dalam diri pegawai. Secara umum ada 3 kemampuan yang dimiliki seorang pegawai, yaitu kemampuan kognitif (intelektual), psikomotorik (gerak) dan afektif (sikap). Masalah teridentifikas i Bukti-bukti teridentifikas i Sumber Masalah Sistem Info/ Manajemen Desain Pekerjaan Kepemimpinan Keadaan Jiwa
  • 32. 32 5. Mengidentifikasi Alternatif Solusi v Training (pelatihan) dan Non Training (non pelatihan) Contoh solusi: MASALAH KERJA ALTERNATIF SOLUSI Etos kerja memburuk 1. Peningkatan pengawasan. 2. Perbaikan reward system. 3. Relokasi Staf. Etos kerja staf penyelenggara diklat menurun 1. Penyederhanaan birokrasi. 2. Pelatihan untuk staf terkait (TOC). 3. Penyediaan perangkat kerja yang lebih canggih. 4. Penghargaan yang lebih memadai
  • 33. 33 Contoh Hasil Analisis Kinerja secara lengkap: STANDAR KINERJA MASALAH BUKTI MASALAH PENYEBAB (SUMBER) MASALAH SOLUSI Semua widyaiswara (20) orang naik pangkat paling lambat 4 tahun sekal i 20 % widyaiswara dibebaskan sementara dari jabatannya Angka kredit yang dipersyarat kan tidak tercapai dan komposisi angka kredit tidak sesuai ketentuan Penetapan Angka Kredit widyaiswra SK Menteri Pemberdayaan wi dlm semua bidang tugas masih kurang Fasilitas penelitian diklat terlalu minim Sarana dan prasarana kerja kurang optimal Kompetensi Wi masih rendah dalam bidang lainnya Komitmen Pimpinan utk Memberdayak an Memperkaya fasilitas riset Menambah alokasi dana riset Memperbaha-rui sarana dan prasarana kerja Melatih widyaiswara untuk bidang spesialisasi lainnya
  • 34. 34 Latihan 1. Identifikasi masalah yang mungkin timbul jika anda mendapati gejala-gejala seperti berikut ini: 2. Lakukan analisis kinerja dalam konteks tempat kerja Anda. Jika Anda tak menemukan masalah untuk dikaji, ciptakanlah situasi rekaan. Hasil analisis Anda masukkan ke dalam matriks ini: Gejala Kemungkinan Masalah 1. Staf sering datang terlambat dan pulang kerja lebih awal dari waktu resmi kerja. 1. 2. 3. Dst 2. Pekerja sering bertengkar dengan rekan mereka sendiri. 1. 2. 3. dst Standar Kinerja Masa-lah Bukti Masa-lah Penyebab (Sumber) Masalah Solus i
  • 35. 35 End of Presentation 侶留僚虜 凌