ݺߣ

ݺߣShare a Scribd company logo

RFID-infoavond: Analyse van de werkprocessen Annemie Arras bibliotheek Bree

•Download as PPT, PDF•
•
pslb pslb
pslb pslb

RFID-infoavond Werkprocessen van de bib en het RFID-antwoord hierop Annemie Arras)

1 of 30
Downloaded 11 times
Analyse van de werkprocessen Basis voor implementatie van RFID
Situatieschets Bree 2005 21 openingsuren 14.500 inwoners 4500 gebruikers 120.000 uitleningen Collectiebudget 58.000 euro Geen vrijwilligers 2 uitleenposten Personeelsuren: 38 uren leidinggevend 105 uren bibliotheekassistenten Dus: 3.7 voltijds equivalent Scholen: 1250 leerlingen basisschool 3000 leerlingen secundair onderwijs
Vaststelling: Te weinig tijd Te weinig tijd om alles te doen wat we reeds doen. Maar we willen ook nieuwe dingen doen: M eer openingsuren Voorlezen op woensdag en zaterdag ZIZO implementeren Scholenwerking uitbreiden Leespromotie informatiebemiddeling
Is RFID de oplossing voor mijn bib?? Basisvragen Wat wil ik bereiken met de invoer van RFID? Wat ga ik doen met vrijgekomen personeelstijd? Is het personeel bereid andere taken te vervullen? Analyse van de werkprocessen is noodzakelijk + prognose na implementatie van RFID Analyse van de kosten is noodzakelijk + prognose na implementatie van RFID
Waarom RFID in Bree? Efficiënter gebruik van personeelsuren Imago van de bib Meer openingsuren Interessanter werk bieden aan personeel
Situatieschets Bree medio 2008 31 openingsuren Geen uitleenposten Personeelsuren: 38 uren leidinggevend 105 uren bibliotheekassistenten Dus: 3.7 voltijds equivalent RFID met 100% zelfscan Betaalautomaat Time, Pay en Copytracks Vrijwilligerpools: Voorlezen Opruimen van rekken
Scholenwerking Basisscholen: Rondleidingen voor 5-jarige kleuters, 1ste leerjaar, 3de leerjaar, 5de leerjaar Elke maand klasbezoek voor alle leerlingen vanaf 1ste leerjaar 8 auteurslezingen in JBW Vrije activiteit tijdens JBW Voorlezen en Lees 1 7 Secundaire scholen: Rondleiding 1ste jaar Mediargus en opzoeken: 2de jaar 2de en 3de graad: op afspraak
Onderzoeken: waar gaat onze werktijd naar toe positief onderzoeken: tijdsbesteding bekijken negatief onderzoeken: controle van de personeelsleden
Hoe rekenmodel invullen? Diensthoofd: Rekenmodel kostensoorten tijdschema opstellen gewenst tijdschema opstellen Personeel: tij d s schema opstellen gewenst tijdschema opstellen Samen overlopen
Rekenmodel: kostensoorten 26.500 16.100 Gebouw 331.185 278.600 totaal 5.500 Busvervoer 9.250 6.700 Collectieverz. 58.000 57.000 Collectie 10.085 6.800 Administratie 11.850 2.000 Informatica 210.000 190.000 Personeel 2008 2005
Bespreking kosten Personeel Van 190.000 euro naar 210.000 euro Zelfde personeel Meerkost: leeftijd, CAO,…
Bespreking kosten Informatica Onderhoudscontracten Bidoc: 1650 euro Nedap: 3500 euro Time-Pay en Copy tracs en betaalautomaat: 6000 euro
Bespreking kosten Administratieve kosten van 6.800 naar 10.085: kopieerapparaat drukwerk in huisstijl
Bespreking kosten Collectieverzorging van 6.700 naar 9.250 Duurdere folie Etiketten RFID labels
Bespreking kosten Busvervoer: 5.500 euro Na afschaffing uitleenposten Gratis busvervoer voor klasuitleningen en auteurslezingen
Bespreking kosten Gebouw 16.100 naar 26.500 Vrijmaking elektriciteitsmarkt Verdere door verrekening naar de diensten toe
Bespreking kostensoorten De jaarlijkse kosten zijn gestegen met 11 % Maar openingsuren van 21 uren naar 31 uren. Geen rekening gehouden met investeringskost. (150.000 euro) Maar berekening met volledig personeelsbezetting naar 30 openingsuren: 2 jaar personeel = investering zelfscan
Rekenmodel: analyse van de werktijd % % 1 2 3 4 5 6 7 8 Verwerven van info… 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 20 20 Conserveren van info… 10 10 10 10 30 30 Catalogus 10 10 20 20 10 20 20 20 10 10 10 10 15 15 Ter beschikking stellen 5 5 25 5 20 5 20 5 20 5 20 5 30 5 Informatiebemiddeling 20 20 20 25 15 25 25 25 20 25 20 25 25 49 Bieden van internettoegang 5 1 5 1 25 5 5 1 5 1 5 1 5 1 Bib instructies 5 10 5 5 5 5 5 5 5 5 Leespromotie 10 10 10 10 10 10 Educatieve schoolprojecten 5 5 10 10 20 30 20 30 Tentoonstellingen 5 4 5 4 5 5 5 4 5 4 5 4 5 5 Publicaties 5 5 15 15 Organisatie : beheerstaken 30 30 10 Onderhoud 70 70
Bespreking van analyse van de werktijd 2005 t.o.v. 2007 Verschuiving van taken Ter beschikking stelling moet nog verminderen Internettoegang moet ook nog verminderen
Rekenmodel: tijdsanalyse 2005 2007 2005 2007 Aantal dagen per dienst Welk procent van de arbeidstijd gaat naar welke dienst Verwerven van info… 98 98 9.42 9.42 Conserveren van info… 66 66 6.35 6.35 Catalogus 118 130 11.35 12.50 Ter beschikking stellen 61 45 15.48 4.33 Informatiebemiddeling 184 233 17.69 22.42 Bieden van internettoegang 69 13 6.63 1.33 Bib instructies 23 56 2.21 5.38 Leespromotie 24 48 2.31 4.62 Educatieve schoolprojecten 59 107 5.67 10.29 Tentoonstellingen 45 38 4.33 3.65 Publicaties 29 29 2.79 2.79 Organisatie : beheerstaken 66 78 6.35 7.50 Onderhoud 98 98 9.42 9.42 1040 1040 100% 100%
Bespreking van tijdsanalyse Ter beschikking stelling: van 15% naar 5% niet spectaculair Reeds vroeger uitleenhandeling gerationaliseerd Van 20 naar 31 openingsuren Internettoegang van 6.5% naar 1.5% Educatie, leespromotie,… stijgt
Rekenmodel: tijdsanalyse
Bespreking van tijdsanalyse Backoffice en uitleen neemt af, ten voordele van info en leesbevordering Catalogus: in 2007 uitzuiveren van catalogus
Rekenmodel: kostenanalyse
Bespreking van kostenanalyse Verschuiving van baliewerk naar leesbevordering en info
Is een rekenmodel haalbaar? Het is haalbaar: Eenvoudig modelletje dat iedereen kan invullen. Wil om te veranderen, te verbeteren
Is rekenmodel zinvol? Het is zinvol: Veranderingen: tijd of middelen of personeel zoeken Weten wat je nu doet en weten waar je naartoe wil. Dus: cijfers voor het beleidsniveau zinvolle keuzes maken cijfers voor het personeel Om dingen te veranderen Om efficiënter de organisatie te herschikken inzicht in de werking van de organisatie Inzicht in de tijdsbesteding in de organisatie
Morgen mee starten? Ja: als er wil is om te veranderen als er nood is om te veranderen Neen: als je enkel probeert te overleven als veranderingen niet nodig zijn als je voldoende middelen en personeel hebt
Zijn er andere methodes? Natuurlijk. Dit is slechts 1 methode. Ik vond ze bruikbaar.

More Related Content

RFID-infoavond: Analyse van de werkprocessen Annemie Arras bibliotheek Bree

  • 1. Analyse van de werkprocessen Basis voor implementatie van RFID
  • 2. Situatieschets Bree 2005 21 openingsuren 14.500 inwoners 4500 gebruikers 120.000 uitleningen Collectiebudget 58.000 euro Geen vrijwilligers 2 uitleenposten Personeelsuren: 38 uren leidinggevend 105 uren bibliotheekassistenten Dus: 3.7 voltijds equivalent Scholen: 1250 leerlingen basisschool 3000 leerlingen secundair onderwijs
  • 3. Vaststelling: Te weinig tijd Te weinig tijd om alles te doen wat we reeds doen. Maar we willen ook nieuwe dingen doen: M eer openingsuren Voorlezen op woensdag en zaterdag ZIZO implementeren Scholenwerking uitbreiden Leespromotie informatiebemiddeling
  • 4. Is RFID de oplossing voor mijn bib?? Basisvragen Wat wil ik bereiken met de invoer van RFID? Wat ga ik doen met vrijgekomen personeelstijd? Is het personeel bereid andere taken te vervullen? Analyse van de werkprocessen is noodzakelijk + prognose na implementatie van RFID Analyse van de kosten is noodzakelijk + prognose na implementatie van RFID
  • 5. Waarom RFID in Bree? Efficiënter gebruik van personeelsuren Imago van de bib Meer openingsuren Interessanter werk bieden aan personeel
  • 6. Situatieschets Bree medio 2008 31 openingsuren Geen uitleenposten Personeelsuren: 38 uren leidinggevend 105 uren bibliotheekassistenten Dus: 3.7 voltijds equivalent RFID met 100% zelfscan Betaalautomaat Time, Pay en Copytracks Vrijwilligerpools: Voorlezen Opruimen van rekken
  • 7. Scholenwerking Basisscholen: Rondleidingen voor 5-jarige kleuters, 1ste leerjaar, 3de leerjaar, 5de leerjaar Elke maand klasbezoek voor alle leerlingen vanaf 1ste leerjaar 8 auteurslezingen in JBW Vrije activiteit tijdens JBW Voorlezen en Lees 1 7 Secundaire scholen: Rondleiding 1ste jaar Mediargus en opzoeken: 2de jaar 2de en 3de graad: op afspraak
  • 8. Onderzoeken: waar gaat onze werktijd naar toe positief onderzoeken: tijdsbesteding bekijken negatief onderzoeken: controle van de personeelsleden
  • 9. Hoe rekenmodel invullen? Diensthoofd: Rekenmodel kostensoorten tijdschema opstellen gewenst tijdschema opstellen Personeel: tij d s schema opstellen gewenst tijdschema opstellen Samen overlopen
  • 10. Rekenmodel: kostensoorten 26.500 16.100 Gebouw 331.185 278.600 totaal 5.500 Busvervoer 9.250 6.700 Collectieverz. 58.000 57.000 Collectie 10.085 6.800 Administratie 11.850 2.000 Informatica 210.000 190.000 Personeel 2008 2005
  • 11. Bespreking kosten Personeel Van 190.000 euro naar 210.000 euro Zelfde personeel Meerkost: leeftijd, CAO,…
  • 12. Bespreking kosten Informatica Onderhoudscontracten Bidoc: 1650 euro Nedap: 3500 euro Time-Pay en Copy tracs en betaalautomaat: 6000 euro
  • 13. Bespreking kosten Administratieve kosten van 6.800 naar 10.085: kopieerapparaat drukwerk in huisstijl
  • 14. Bespreking kosten Collectieverzorging van 6.700 naar 9.250 Duurdere folie Etiketten RFID labels
  • 15. Bespreking kosten Busvervoer: 5.500 euro Na afschaffing uitleenposten Gratis busvervoer voor klasuitleningen en auteurslezingen
  • 16. Bespreking kosten Gebouw 16.100 naar 26.500 Vrijmaking elektriciteitsmarkt Verdere door verrekening naar de diensten toe
  • 17. Bespreking kostensoorten De jaarlijkse kosten zijn gestegen met 11 % Maar openingsuren van 21 uren naar 31 uren. Geen rekening gehouden met investeringskost. (150.000 euro) Maar berekening met volledig personeelsbezetting naar 30 openingsuren: 2 jaar personeel = investering zelfscan
  • 18. Rekenmodel: analyse van de werktijd % % 1 2 3 4 5 6 7 8 Verwerven van info… 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 10 20 20 Conserveren van info… 10 10 10 10 30 30 Catalogus 10 10 20 20 10 20 20 20 10 10 10 10 15 15 Ter beschikking stellen 5 5 25 5 20 5 20 5 20 5 20 5 30 5 Informatiebemiddeling 20 20 20 25 15 25 25 25 20 25 20 25 25 49 Bieden van internettoegang 5 1 5 1 25 5 5 1 5 1 5 1 5 1 Bib instructies 5 10 5 5 5 5 5 5 5 5 Leespromotie 10 10 10 10 10 10 Educatieve schoolprojecten 5 5 10 10 20 30 20 30 Tentoonstellingen 5 4 5 4 5 5 5 4 5 4 5 4 5 5 Publicaties 5 5 15 15 Organisatie : beheerstaken 30 30 10 Onderhoud 70 70
  • 19. Bespreking van analyse van de werktijd 2005 t.o.v. 2007 Verschuiving van taken Ter beschikking stelling moet nog verminderen Internettoegang moet ook nog verminderen
  • 20. Rekenmodel: tijdsanalyse 2005 2007 2005 2007 Aantal dagen per dienst Welk procent van de arbeidstijd gaat naar welke dienst Verwerven van info… 98 98 9.42 9.42 Conserveren van info… 66 66 6.35 6.35 Catalogus 118 130 11.35 12.50 Ter beschikking stellen 61 45 15.48 4.33 Informatiebemiddeling 184 233 17.69 22.42 Bieden van internettoegang 69 13 6.63 1.33 Bib instructies 23 56 2.21 5.38 Leespromotie 24 48 2.31 4.62 Educatieve schoolprojecten 59 107 5.67 10.29 Tentoonstellingen 45 38 4.33 3.65 Publicaties 29 29 2.79 2.79 Organisatie : beheerstaken 66 78 6.35 7.50 Onderhoud 98 98 9.42 9.42 1040 1040 100% 100%
  • 21. Bespreking van tijdsanalyse Ter beschikking stelling: van 15% naar 5% niet spectaculair Reeds vroeger uitleenhandeling gerationaliseerd Van 20 naar 31 openingsuren Internettoegang van 6.5% naar 1.5% Educatie, leespromotie,… stijgt
  • 23. Bespreking van tijdsanalyse Backoffice en uitleen neemt af, ten voordele van info en leesbevordering Catalogus: in 2007 uitzuiveren van catalogus
  • 25. Bespreking van kostenanalyse Verschuiving van baliewerk naar leesbevordering en info
  • 26. Is een rekenmodel haalbaar? Het is haalbaar: Eenvoudig modelletje dat iedereen kan invullen. Wil om te veranderen, te verbeteren
  • 27. Is rekenmodel zinvol? Het is zinvol: Veranderingen: tijd of middelen of personeel zoeken Weten wat je nu doet en weten waar je naartoe wil. Dus: cijfers voor het beleidsniveau zinvolle keuzes maken cijfers voor het personeel Om dingen te veranderen Om efficiënter de organisatie te herschikken inzicht in de werking van de organisatie Inzicht in de tijdsbesteding in de organisatie
  • 28. Morgen mee starten? Ja: als er wil is om te veranderen als er nood is om te veranderen Neen: als je enkel probeert te overleven als veranderingen niet nodig zijn als je voldoende middelen en personeel hebt
  • 29. Zijn er andere methodes? Natuurlijk. Dit is slechts 1 methode. Ik vond ze bruikbaar.
  • 30.