Ap pertemuan 1 2-3
- 1. STANDAR KOMPETENSI Memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran KOMPETENSI DASAR Mendiskripsikan administrasi perkantoran MATERI POKOK PEMBELAJARAN Pengertian administrasi Peranan administrasi dalam kehidupan manusia Unsur-unsur administrasi Pengertaian administrasi perkantoran INDIKATOR Mendefinisikan pengertian adminitrasi perkantoran TUJUAN PEMBELAJARAN Dapat memahami pengertian administrasi Dapat memahami pengertian administrasi dalam kehidupan manusia Dapat memahami pengertian kantor Dapat memahami pengertian administrasi perkantoran Dapat memahami unsur-unsur administrasi P.1
- 2. RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN Sekolah : SMK PGRI Sukoharjo Mata Pelajaran : Produktif Administrasi Perkantoran Pertemuan ke : 1 s.d 5 Alokasi Waktu : 10 Jam @ 45 menit Standar Kompetensi : Memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan administrasi perkantoran Kode Standar Kompetensi: DK-1 Kompetensi Dasar : Mendiskripsikan administrasi perkantoran Indikator : Mendefinisikan pengertian adminitrasi perkantoran A. Tujuan Pembelajaran : 1. Dapat memahami pengertian administrasi baik secara etimologis, arti sempit maupun dalam arti luas 2. Dapat memahami unsur-unsur administrasi 3. Dapat memahami ruang lingkup kegiatan administrasi 4. Dapat mendefinisikan berbagai macam kegiatan administrasi 5. Dapat memahami arti pentingnya kegiatan administrasi bagi manusia P.1 P.2 P.3 P.1-2-3
- 3. Secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa Inggris dari kata administration yang bentuk infinitifnya to administer. Dalam Oxford Advance Learners Dictioonary of Current English (1974), kata to administer diartikan sebagai to manage yang berarti mengelola atau to direct yang berarti menggerakkan. Dalam bahasa Belanda diistilahkan dengan administratie yang mempunyai pengertian tata usaha. Tata usaha menyangkut suatu kegiatan mengelola informasi P.1
- 4. Administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi, mengelola manusia, mengelola harta benda kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi Oleh beberapa ahli, administrasi diberikan pengertian sebagai berikut: P.1
- 5. Administrasi dalam arti sempit Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan. Data dan informasi tersebut berhubungan dengan aktivitas organisasi. Adminitrasi dalam arti sempit disebut tata usaha (clerical work, office work). Next P.2 P.1
- 6. Administrasi dalam arti luas Administrasi berhubungan dengan kegiatan kerja sama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Oleh karena itu administrasi diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu Next P.2
- 7. Peranan Administrasi dalam kehidupan Administrasi memberikan pengaruh yang besar sekali dalam kehidupan manusia pada umumnya. Tuntutan akan terciptanya pola kerja dalam organisasi yang efisien serta efektif menjadi masalah utama dalam administrasi. P.1
- 8. Efisien Pekerjaan yang efisien adalah pekerjaan yang membutuhkan sedikit pengorbanan dengan hasil yang memuaskan Efektif Pekerjaan yang efektif adalah pekeraan yang tidak memperhatikan segi pengorbanan tetapi dicapai hasil yang maksimal P.1
- 9. Selain bagi manusia yang secara langsung berpengaruh, maka administrasi juga mempunyai peranan bagi berlangsungnya proses kegiatan organisasi. Pada dasarnya di dalam organisasi terdapat 2 macam kegiatan, yaitu kegiatan operasional dan kegiatan administratif. P.1
- 10. Kegiatan Operasional Adalah pekerjaan yang langsung berkaitan dengan pekerjaanpekerjaan substantive yang menjdi kantor. Kegiatan operatif pada pabrik kain misalnya, tampak dalam bentuk kegiatan-kegiatan yang berkenaan langsung dengan proses terjadinya kain. P.1
- 11. Kegiatan Administratip Adalah rangkaian pekerjaan yang berupa merencanakan, memutuskan, mengurus, mengatur, memimpin, mengarahkan, membimbing, mengawasi, menyempurnakan. Macam kegiatan yang termasuk kategori ini lazim disebut dengan istilah proses penyelenggaraan P.1
- 12. Tujuan (Realita) O R G A N I S A S I P.1
- 13. TUGAS 1. Jelaskan kembali mengenai pengertian administrasi dari segi arti bahasa (etomologis). 2. Jelaskan kembali pengertian administrasi dalam arti sempit. 3. Jelaskan kembali pengertian adminisyrasi dalam arti luas. 4. Sebutkan peranan administrasi dalam kehidupan manusia. 5. Sebutkan kegiatan administrasi yang terjadi di sekitarmu. Back P.1
- 14. Rangkaian kegiatan ketatausahaan dapat digambarkan seperti berikut ini: pengolahan penyimpanan DATA dan INFORMASI pengetikan pengklasifikasian penggandaan pencatatan penerimaan pengiriman
- 15. Kegiatan diatas dapat dirangkai dalam tiga kelompok, antara lain: 1. Korespondensi (correspondence) atau surat-menyurat, yaitu rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai pada pihak yang dituju. 2. Ekspedisi (ekspedition), yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun ekstern 3. Pengarsipan (filing), yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan. P.2
- 16. Seluruh kegiatan diatas (korespondensi, ekspedisi, pengarsipan) merupakan kegiatan tata usaha yang dipandang sebagai pekerjaan intern yang melibatkan manusia (personil) serta sarana dan prasarana ketatausahaan melalui kerja sama untuk tercapainya tertib administratif. Back P.2
- 17. Dari kesimpulan diatas, ciri pokok untuk dapat disebut sebagai administrasi yaitu: 1. Adanya sekelompok orang; artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang. 2. Adanya kerja sama; artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama. 3. Adanya pembagian tugas; artinya kegiatan administrasi bukan hanya sekedar kegiatan kerja sama , melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas. P.2
- 18. 4. Kegiatan yang runtut; Kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan 5. Tujuan; sesuatu yang diinginkan untuik dicapai melalui kegiatan kerja sama. P.2
- 19. Jika disederhanakan, maka ciri pokok untuk dapat disebut sebagai administrasi adalah: 1. Kerjasama dilakukan oleh sekelompok orang. 2. Kerjasama dilakukan berdasarkan pembagian kerja secara terstruktur 3. Kerjasama dimaksudkan untuk mencapai tujuan 4. Untuk mencapai tujuan memanfaatkan sumberdaya-sumberdaya P.2
- 20. UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI Individu Kelompok Ide Kerjasama Sumberdaya Tujuan Organisasi (Gambar karakteristik elemen fenomena administrasi) P.2
- 21. Pemahaman tentang administrasi terfokus pada usaha kerja sama yang didalamnya terdapat kegiatan pelayanan dan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Hal itu menunjukkan bahwa di dalam administrasi terdapat kegiatan yang sama dilakukan pada organisasi. Sehingga di dalam pemahaman mengenai administrasi dikenal pula faktor-faktor ataupun unsur-unsur pembentuk kegiatan dalam organisasi yang sudah dibahas pada pengertian administrasi dalam arti luas. P.2
- 22. Oleh para ahli unsur-unsur administrasi adalah sebagai berikut: P.1 Link modul AP hal 9-10
- 23. Tugas Pertemuan ke -2 1. Sebutkan ciri pokok untuk dapat disebut sebagai adminitrasi! 2. Sebutkan kembali mengenai unsur-unsur administrasi secara umum! 3. Gambarkan hubungan keterkaitan antara unsur-unsur administrasi! 4. Jelaskan keterkaitan tiap unsur administrasi! 5. Jelaskan arti masing-masing unsur administrasi! Back P.2
- 24. RUANG LINGKUP KEG.ADMINISTRASI Next P.3
- 25. TUGAS Diskusikan dengan teman satu meja Anda untuk membahas mengenai ruang lingkup kegiatan admistrasi, kemudian bacakan hasilnya di depan kelas. Hal yang perlu dibahas antara lain: - Apa sajakah yang menjadi obyek kajian dalam administrasi ? Back P.3