![Etapele procesului de
inventariere
Pentru desf urarea unitar a acestei opera iuni arhivistice se impun urm toarele etape: 釘
prima etap - responsabilul cu arhiva va difuza tuturor compartimentelor formularul de inventar
(model anexa 2 din Legea 16/1996).
a doua etap - unit ile arhivistice (dosarele) odat constituite, 樽ncheiate, certificate, cu toate 釘
datele copertei corect completate[1], se grupeaz pe termene de p strare ; fiecare
compartiment va 樽ntocmi at但tea inventare c但te termene de p strare sunt prev zute 樽n
nomenclator, la compartimentul respectiv ( ex.: permanent, 50 de ani, 20 ani, 10 ani, 5 ani etc.).
Registrele, condicile i alte documente preconstituite (imprimate- tipizate) se trec 樽n inventar dup
dosare.
a treia etap - completarea inventarului
[1] Pe coperta dosarului se 樽nscriu: denumirea unit ii i a compartimentului creator, num rul de釘
dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de 樽nceput i de sf但r it, num rul de
file, volumul i termenul de p strare .](https://image.slidesharecdn.com/arhivaintermediarasiistoricapatrascumihaelahanelore-181220073347/85/Patrascu-Mihaela-Hanelore-Arhiva-Intermediara-si-Istorica-4-320.jpg)
Patrascu Mihaela Hanelore Arhiva Intermediara si Istorica
- 1. ORGANIZARE SI FUNCTIONARE Patrascu Mihaela Hanelore ARHIVA INTERMEDIARA
- 2. ARHIVA INTERMEDIARA Se constituie ca parte func釘ional a institu iei/organiza iei 釘 釘 Anual, documentele se grupeaz 樽n unit i arhivistice, potrivit 釘 problematicii i termenelor de p strare stabilite 樽n nomenclatorul documentelor de arhiv , care se 樽ntocme te de c tre fiecare creator pentru documentele proprii(art. 8 din Legea nr. 16/1996modificat i completat prin Legea nr. 358/2002 din 6 iunie 2002 (M. Of. Partea I, nr. 476 din 03.07.2002),Ordonan a de Urgen釘 釘 nr. 39/2006 din 31 mai 2006 (M. Of. Partea I, nr. 486 din 05.06.2006)
- 3. Selectia documentelor din arhiva curent n cadrul fiec rei unit i creatoare i de in toare de documente 釘 釘 func ioneaz釘 c但te o comisie de selec ionare, numit prin decizia sau ordinul釘 conduc torului unit ii 釘 respective, compus din: un pre edinte, un secretar i un num r impar de membri numi i din r但ndul speciali tilor proprii. Aceast comisie se釘 樽ntrune te anual sau ori de c但te ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistic 樽n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric ; hot r但rea luat se consemneaz 樽ntr-un proces-verbal, 樽ntocmit potrivit anexei nr. 5.
- 4. Etapele procesului de inventariere Pentru desf urarea unitar a acestei opera iuni arhivistice se impun urm toarele etape: 釘 prima etap - responsabilul cu arhiva va difuza tuturor compartimentelor formularul de inventar (model anexa 2 din Legea 16/1996). a doua etap - unit ile arhivistice (dosarele) odat constituite, 樽ncheiate, certificate, cu toate 釘 datele copertei corect completate[1], se grupeaz pe termene de p strare ; fiecare compartiment va 樽ntocmi at但tea inventare c但te termene de p strare sunt prev zute 樽n nomenclator, la compartimentul respectiv ( ex.: permanent, 50 de ani, 20 ani, 10 ani, 5 ani etc.). Registrele, condicile i alte documente preconstituite (imprimate- tipizate) se trec 樽n inventar dup dosare. a treia etap - completarea inventarului [1] Pe coperta dosarului se 樽nscriu: denumirea unit ii i a compartimentului creator, num rul de釘 dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de 樽nceput i de sf但r it, num rul de file, volumul i termenul de p strare .
- 5. Inventarul arhivistic constituie elementul de baz al eviden ei documentelor 釘 El are, 樽n principal, 樽n cazul creatorilor i de in torilor de 釘 arhiv , caracter administrativ, fiind necesar pentru gestionarea corect a fondului arhivistic, evitarea sustragerilor, depistarea eventualelor lipsuri.
- 6. Elementele de identificare ale inventarului n antet, 樽n st但nga sus, se trece denumirea unit ii i a釘 compartimentului care a creat documentele, iar 樽n titlul inventarului se va men iona anul cre rii documentelor i釘 termenul de p strare. Rubricile sunt urm toarele: 1. num rul curent - fiecare unitate arhivistic (dosar) va trebui s aib un num r curent, 樽ncep但nd cu num rul 1, 樽n continuare, 樽n cadrul compartimentului, anului i termenului de p strare. Prin urmare, toate inventarele documentelor cu termen de p strare temporar ca i cele pentru documentele permanente vor 樽ncepe cu nr. crt. 1.
- 7. Elementele de identificare ale inventarului indicativul dosarului dup nomenclator - cifra roman , litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dup nomenclator; cifra roman reprezint Direc ia, 釘 litera majuscul Serviciul iar cifra arab dosarul; acest element variaz 樽n func ie 釘 de structura unit ii: cifra roman , litera majuscul i cifra arab釘 : I/A/1( c但nd unitatea este compus din mai multe direc ii iar 樽n 釘 cadrul acestora figureaz servicii sau birouri); litera majuscul i cifra arab : A/1( c但nd unitatea nu are 樽n componen a sa direc ii 釘 釘 ci doar servicii sau birouri); cifra arab (c但nd unitatea are o organizare simpl , f r servicii sau birouri).
- 8. Elementele de identificare ale inventarului con inutul pe scurt al dosarului, registrului釘 - reprezint elementul cel mai important al inventarului. n elaborarea rezumatelor dosarelor trebuie avute 樽n vedere dou elemente esen iale:釘 genul documentelor (plan de activitate, dare de seam , raport, ordin, instruc iuni, coresponden , bilan , proiect, studiu,釘 釘 釘 etc.) i ac iunea釘 sau problema la care se refer . (Spre exemplu: Regulamente de organizare i func ionare a 釘 .., Acte normative privind reglementarea problemelor de personal, Bilan ul de釘 venituri i cheltuieli pe anul.etc). Emitentul i destinatarul sunt trecu i 樽n inventar numai dac sunt al ii dec但t creatorul fondului.釘 釘
- 9. Elementele de identificare ale inventarului datele extreme - la stabilirea datelor extreme ale documentelor se au 樽n vedere anul primului document i al ultimului document din dosarul respectiv. Spre exemplu, dac avem un dosar cu documente din anii 1931-1935, el va fi inventariat la anul 1931, iar la rubrica ,,date extreme se trec anii 1931-1935. n cazul c但nd 樽n limitele unui an sunt mai multe volume ale unui dosar, la ,,datele extreme se trec lunile extreme pentru fiecare volum 樽n parte ( ex. vol. I 1950 ianuarie-iunie; vol. II 1950 iulie-decembrie). La bugete, bilan uri, d ri de seam i alte documente asem n toare nu se iau ca baz anii c但nd s-釘 au 樽ncheiat, ci anii la care se refer . De exemplu, bilan ul pe anul 1940 al unei unit i 樽ncheiat la 15 釘 釘 februarie 1941, se trece 樽n inventar la sf但r itul anului 1940 i nu la anul 1941. Pentru registre sau condici, se iau 樽n considerare anii la care se refer . La stabilirea anilor extremi nu se iau 樽n considerare documentele anexate, 樽n copie sau original, cu date mult mai vechi dec但t anul de 樽nceput al dosarului. Spre exemplu, la autentificarea unei v但nz ri imobiliare efectuat 樽n anul 1937 se afl depuse acte probatorii din anii 1860-1870. Data de 樽nceput a unit ii arhivistice este 1937釘
- 10. Elementele de identificare ale inventarului num rul filelor - se trece pentru fiecare unitate arhivistic (dosar) 樽n parte; dosarele nu trebuie sa aib mai mult de 250-300 file; 樽n cazul dep irii acestui num r, se constituie mai multe volume ale aceluia i dosar. observa ii釘 - se completeaz cu date suplimentare privind unit ile arhivistice 釘 (spre exemplu, dac unele dosare au fost scoase din fond i se p streaz sub alt form ). Completarea rubricilor inventarului se face f r prescurt ri sau formul ri evazive. Pe ultima pagin a inventarului se trec urm toarele date: num rul filelor inventarului; num rul unit ilor arhivistice pe care le cuprinde inventarul; se 釘 enumer nr. crt. al unit ilor arhivistice l sate la compartimente (dac este 釘 cazul); nr. crt. al unit ilor arhivistice care au lipsit la preluare (dac este釘 cazul); data pred rii-prelu rii; num rul unit ilor arhivistice efectiv preluate; 釘 semn tura persoanei care pred documentele i semn tura persoanei care preia documentele.
- 11. Selectia documentelor din arhiva curent Dup ce se efectueaz selectia d ocumentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente 樽n al doilea an de la constituire. Dosarele trebuie ordonate 樽n interior, legate, numerotate, certificate) Predarea la compartimentul de arhiv , se face pe baza inventarelor i proceselor verbale de predare - primire (anexele 2 i 3 din legea 16/1996
- 12. CIRCULATIA DOCUMENTELOR Arhiva intermediara Arhiva curenta Interes istoric nuda Comisie de evaluare Comisie de evaluare arhivare distrugere
- 13. Predarea la arhiva institu釘iei Se face conform unei program ri prealabile, stabilit de comun acord 樽ntre cele dou compartimente (pred tor i primitor), pe baz de inventare i procese verbale Inventarele se 樽ntocmesc 樽n 4 exemplare pentru documentele permanente i 樽n 3 exemplare pentru cele temporare. Din fiecare inventar c但te un exemplar r m但ne la compartiment, iar celelalte se predau la arhiv odat cu documentele. Dosarele sau registrele ne樽ncheiate 樽n anul respectiv sau cele care din motive justificate se opresc la compartimente, se cuprind 樽n inventarul anului 樽n care au fost create cu men iunea nepred rii lor.釘 Procesul- verbal de predare primire a documentelor se 樽ntocme te 樽n dou exemplare (unul pentru responsabilul cu arhiva i unul pentru reprezentantul compartimentului).
- 14. Predarea la arhiva institu釘iei La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urm rind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordan a 樽ntre con inutul acestora i 釘 釘 datele 樽nscrise 樽n inventar. In cazul constat rii unor neconcordan e, ele se aduc la 釘 cuno tin compartimentului creator, care efectueaz 釘 corecturile ce se impun.
- 15. Predarea la arhiva institu釘iei Odat cu trecerea la arhiva de depozit pe ling inventar arhiva primeste si toate instrumentele de evidenta si orientare alcatuite pina acum
- 16. Pastrarea documentelor in arhiva curenta Pe baza art. 9 din Legea 16/ 1996 i art. 25 i anexa 4 din Instruc iuni)釘 Art. 5, lit. b din Instruc iunile privind釘 activitatea de arhiv la creatorii i de in torii 釘 de documente stabile te pentru personalul compartimentului de arhiv i obliga ia de a 釘 ,,asigura eviden a tuturor documentelor intrate i釘 ie ite din depozitul de arhiv , pe baza registrului de eviden curent釘 .
- 17. Registrul de eviden釘 curent este un instrument de baz al arhivei unei unit i 樽n care 釘 sunt 樽nregistrate inventarele fondului sau fondurilor create i de inute i implicit num rul unit ilor 釘 釘 arhivistice dintr-un fond, precum i mi carea acestora 樽n decursul anilor. n cazul 樽n care compartimentul de arhiv p streaz mai multe fonduri arhivistice, 樽n registrul de eviden釘 curent se deschide c但te o partid pentru fiecare fond. Acest registru are dou p r i sau capitole: ,, Prelu ri 釘 i ,, Ie iri .
- 18. La capitolul Preluri" Se trec 樽n ordinea prelu rii, toate inventarele dosarelor preluate. Fiecare inventar se trece separat, sub un alt num r de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz : 1. num rul de ordine al inventarului; 2. data prelu rii documentelor din inventarul respectiv; 3. denumirea compartimentului de la care provine inventarul; 4. datele extreme ale documentelor; 5. totalul dosarelor din inventar; 6. totalul dosarelor primite efectiv 樽n arhiv din inventarul respectiv; 7. num rul dosarelor l sate la compartiment i depuse ulterior. Se va 樽nscrie num rul din inventar al fiec rui dosar re inut de compartiment. 釘
- 19. La capitolul Ieiri" se trec: 1. data ie irii dosarelor din eviden ; 釘 2. unde s-a predat; 3. denumirea, num rul i data actului pe baza c ruia au fost scoase din eviden釘 4. totalul dosarelor ie ite.
- 20. Scoaterea dosarelor din eviden釘a arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau de in torilor de釘 documente i cu confirmarea Arhivelor Na ionale, 樽n urma 釘 selec ion rii, transferului c tre alt unitate de in toare sau ca釘 釘 urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev zute. sunt scoase din eviden a arhivei pe baza unuia din urm toarele釘 acte, dup caz.: 1. proces-verbal de selec ionare釘 (conform anexei nr. 5); 2. proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6); 3. proces-verbal de constatare a deterior rii complete a documentelor sau a lipsei acestora.