1. Naar een nieuw
organisatie- en
dienstverleningsmodel
in Harelbeke
2. inhoud
1. Het veranderingsproject Dynamo
2. De productencatalogus als digitale
invulling van het sociaal huis
3. Een pilootproject, samen met
Waregem, bij Cevi
3. 1. Project dynamo
Uitgangssituatie 2008: Een platte structuur
*
*
29 diensten die naast elkaar staan
29 diensten die naast elkaar staan
Veel specialisten, weinig generalisten
Veel specialisten, weinig generalisten
Stafvergadering met 29 leden
Stafvergadering met 29 leden
Weinig dwarsverbindingen tussen de diensten (eilandencultuur)
Weinig dwarsverbindingen tussen de diensten (eilandencultuur)
Weinig aandacht voor de organisatie-opbouw
Weinig aandacht voor de organisatie-opbouw
4. 1. Project Dynamo
2009 : Breed veranderingsproject m.m.v.
Ernst & Young
Doorlichting van interne organisatie en
formuleren voorstellen voor :
-Organisatiemodel
-Dienstverleningsmodel
-Structuur en processen
-Bestaffing
-Middelen
-Managementteam
5. 1. Project Dynamo
* Strategische focusoefening (welk soort
organisatie willen we zijn) :
-
- Klantenintimiteit (Delhaize)
Klantenintimiteit (Delhaize)
-
- Dienstleiderschap (Apple)
Dienstleiderschap (Apple)
-
- Operationele uitmuntendheid (Colruyt)
Operationele uitmuntendheid (Colruyt)
Keuze via specifieke methodiek door stafmedewerkers en college :
Keuze via specifieke methodiek door stafmedewerkers en college :
operationele uitmuntendheid :
veronderstelt een vlotte levering van betrouwbare diensten en producten
veronderstelt een vlotte levering van betrouwbare diensten en producten
aan hoog kwalitatieve voorwaarden.
aan hoog kwalitatieve voorwaarden.
-- Effici谷nt management van de processen om tot een gereduceerde
Effici谷nt management van de processen om tot een gereduceerde
looptijd te komen
looptijd te komen
-- Opstellen van meetsystemen in functie van een strenge kwaliteits-
Opstellen van meetsystemen in functie van een strenge kwaliteits-
en kostencontrole
en kostencontrole
-- Effici谷nt management van de medewerkers
Effici谷nt management van de medewerkers
-- Management van de klantenverwachtingen
Management van de klantenverwachtingen
6. 1. Project dynamo
werkgroepen (stafmedewerkers) worden opgestart
om de themas verder uit te diepen :
( Een kernteam co旦rdineert en werkt het nieuwe
organisatie en dienstverleningsmodel uit )
Werkgroep Processen
Werkgroep Strategisch meerjarenplan
Werkgroep Personeelsformatie
Werkgroep Communicatie en overleg
Werkgroep Functiebeschrijvingen
Werkgroep Managementteam
Werkgroep Transitie
7. 1. Project dynamo
Clusteroefening met alle personeelsleden
en met het college
Via post-its taken clusteren in front-
office, back-office en interne diensten
Op basis van deze feedback werd het
finale voorstel uitgewerkt door de
kerngroep.
9. 1. Project Dynamo
* Diensten (8) worden geleid door een
diensthoofd (A4), de 8 diensthoofden maken
het MAT uit.
* Centralisatie van logistieke, financi谷le en
administratief-procedurele taken.
* Op basis hiervan wordt een nieuwe
personeelformatie opgemaakt in overleg met
de stafmedewerkers en college
* Benaming diensten dient nog bepaald
10. 1. Project dynamo
Nu ook vertalen naar een nieuwe
stadhuisinfrastructuur
-
- Centraliseren van dienstverlening
Centraliseren van dienstverlening
-
- 3 loketten en 1 onthaal
3 loketten en 1 onthaal
-
- Actueel : nieuwe inkom en onthaal
Actueel : nieuwe inkom en onthaal
-
- Volgende atrium
Volgende atrium
11. 2. Ervaringen met een productencatalogus :
Het sociaal huis in Harelbeke
Een digitaal netwerk tussen 6 辿辿n-
loketten :
1. Informatiedienst stadsbestuur
2. Onthaal OCMW
3. Stedelijke welzijnsdienst
4. Werkwinkel
5. Dienst burgerzaken
6. Woonloket
Het digitale platform werd uitgewerkt door
Leiedal met Europese middelen
14. 2. Productencatalogus
Productencatalogus is...
Wat is een product?
Het vooraf gedefinieerd en herhaalbaar resultaat
Het vooraf gedefinieerd en herhaalbaar resultaat
van een inspanning geleverd door een bestuur op
van een inspanning geleverd door een bestuur op
vraag van een burger, een bedrijf of een
vraag van een burger, een bedrijf of een
vereniging
vereniging
Wat is een catalogus?
Een gestructureerd overzicht van producten
Een gestructureerd overzicht van producten
De kracht van een productencatalogus...
Meerdere kanalen
Meerdere kanalen
Interbestuurlijk
Interbestuurlijk
16. 2. productencatalogus
Proces minstens even belangrijk als
product (2 jaar)
Ingang via password voor alle
loketmedewerkers
Kijkstages in andere loketten
Commentaarfunctie
Maandelijkse updateherinnering
19. 3. Pilootproject CEVI
Opmaak productenlijst
Indeling per soort product (volgens indeling Zoersel):
Indeling per soort product (volgens indeling Zoersel):
FO1: Categorie 1. klaar-terwijl-u-wacht
FO1: Categorie 1. klaar-terwijl-u-wacht
Het product kan onmiddellijk worden afgeleverd in FO (vb. aankoop
Het product kan onmiddellijk worden afgeleverd in FO (vb. aankoop
vuilzak)
vuilzak)
FO2: Categorie 2. doorverwijzing naar BO
FO2: Categorie 2. doorverwijzing naar BO
De vraag wordt gesitueerd en de klant wordt deskundig doorverwezen
De vraag wordt gesitueerd en de klant wordt deskundig doorverwezen
naar MO of BO voor gespecialiseerd gesprek (vb. bouwvergunning)
naar MO of BO voor gespecialiseerd gesprek (vb. bouwvergunning)
en directe afhandeling product
en directe afhandeling product
FO3: Categorie 3. intake voor BO
FO3: Categorie 3. intake voor BO
De nodige informatie nodig voor afhandeling wordt geregistreerd en
De nodige informatie nodig voor afhandeling wordt geregistreerd en
doorgestuurd naar BO voor afhandeling. Het product wordt verder
doorgestuurd naar BO voor afhandeling. Het product wordt verder
in BO afgehandeld en na afhandeling bezorgd aan FO
in BO afgehandeld en na afhandeling bezorgd aan FO
