L'autovalutazione: un percorso a sei step
- 1. Lautovalutazione : un percorso a sei step Cos竪 lautovalutazione? Unanalisi esauriente, sistematica e periodica delle attivit e dei risultati di unorganizzazione con riferimento a un modello di Total Quality Management
- 2. I vantaggi dellautovalutazione Lautovalutazione CAF permette di: Migliorare la conoscenza dellorganizzazione individuando punti di forza e aree di debolezza in una visione sistematica causa-effetto. Valutare la rilevanza e ampiezza delle aree di miglioramento, fornendo una base su cui selezionare i progetti di miglioramento. Creare una base per il confronto sistematico con lesterno (benchlearning e benchmarking)
- 3. Il processo di Autovalutazione Step 1 Decidere come organizzare e pianificare lautovalutazione (AV) Assumere una decisione consapevole e condivisa con i principali portatori di interesse Definire ambito e approccio dellAV Nominare un responsabile Scegliere un sistema di punteggi
- 4. Step 2: Comunicare il processo di autovalutazione Definire ed avviare un piano di comunicazione Stimolare il coinvolgimento del personale dell'AV Comunicare con i portatori di interesse (Stake Holders) durante le varie fasi La comunicazione efficace: pianificata , non improvvisata Considera i diversi destinatari, il diverso grado di coinvolgimento e la diversa cultura Considera i diversi strumenti possibili Pur essendo essenzialmente top-down, non trascura il possibile ritorno dal basso (suggerimenti, proposte, ) raccolto direttamente (riunioni, ecc.) o indirettamente (questionari, suggerimenti ecc.)
- 5. Step 3: Formare uno o pi湛 gruppi di autovalutazione - Decidere il numero dei gruppi di autovalutazione - Creare un gruppo di autovalutazione rappresentativo dellorganizzazione in tutti i suoi aspetti attenendosi a criteri predefiniti - Scegliere il moderatore del gruppo(i) - Decidere se i dirigenti devono essere parte del gruppo Il GAV vincente I属CICLO DI CAF WEBINAR Composizione basata su criteri definiti (conoscenza dellorganizzazione, skill personali, la rappresentanza e partecipazione di tutte le funzioni, ) Definizione del responsabile e dei ruoli e compiti entro il Gruppo Formalizzazione e comunicazione di responsabilit e ruoli Valutazione del ruolo del/dei manager rispetto al GAV (partecipazione come coordinatore, componente o esterno al GAV, considerando aspetti positivi e negativi)
- 6. Step 4: Organizzare la formazione Informare e curare la formazione della dirigenza Informare e curare la formazione del gruppo di AV Fornire un elenco di tutti i documenti ritenuti significativi Definire i principali portatori di interesse, i prodotti e servizi erogati e i processi chiave
- 7. Step 5: Condurre lAutovalutazione Condurre la valutazione individuale Raggiungere il consenso nel gruppo Assegnare il punteggio
- 8. Step 6: Stendere un report descrittivo dei risultati dellAutovalutazione Il prodotto di tutte le attivit di autovalutazione 竪 la relazione conclusiva (Rapporto di Autovalutazione), un documento scritto in modo chiaro e sintetico e contenente almeno le seguenti informazioni: Una breve descrizione di sintesi delle attivit svolte nel processo di autovalutazione, delle evidenze raccolte sui processi interni e sui risultati. Una sintesi degli aspetti positivi e delle aree deboli nellarea dei fattori abilitanti Una sintesi dei risultati di percezione e di performance Il punteggio attribuito per ciascun sottocriterio
- 9. I fattori critici di successo dellautovalutazione Integrare, Formare, Comunicare Occorre integrare lautovalutazione nelle strategie dellamministrazione, descrivendone il processo e definendone la frequenza (ad esempio ogni due anni); i progetti di miglioramento devono essere integrati nei piani operativi annuali La formazione assume un ruolo chiave non solo per il GAV ma per tutti i livelli di personale Una comunicazione efficace e diffusa 竪 una leva per coinvolgere e motivare il personale
- 10. I fattori critici di successo dellautovalutazione Approfondimenti Impegno del vertice, che percepisce lautovalutazione come un suo strumento per migliorare lorganizzazione Disponibilit a mettere in discussione lo status quo e i paradigmi tradizionali partendo da una visione dassieme (olistica) dellorganizzazione la formazione, la comunicazione, il coinvolgimento per sviluppare in tutto il personale i principi del TQM e del miglioramento continuo La scelta di obiettivi di breve-medio periodo che dimostrino lefficacia della strada intrapresa per il miglioramento La definizione di obiettivi di riconoscimento formale dellefficacia degli sforzi fatti (ad es. ECU-Label), convalidata da esperti di terza parte