Bab 5 Pentadbiran Pejabat
2 likes733 views
Dokumen ini merangkumi pelan strategik pengurusan pentadbiran pejabat Sekolah Menengah Kebangsaan Landas bagi tahun 2008-2010, bertujuan untuk menilai dan meningkatkan keberkesanan pengurusan pejabat sekolah. Pelan ini menetapkan visi dan misi, menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman (SWOT), dan merancang strategi serta taktik untuk mencapai matlamat yang ditetapkan. Selain itu, dokumen ini juga menyenaraikan ahli jawatankuasa, piagam pelanggan, serta langkah-langkah pelaksanaan dan penilaian prestasi yang diperlukan.
Bab 5 Pentadbiran Pejabat
- 1. Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat 1. Pra- perancangan 1.1. Pendahuluan Satu pelan perancangan strategik telah disediakan untuk memperkasakan Pengurusan Pentadbiran Pejabat Sekolah Menengah Kebangsaan Landas bagi tempoh tiga tahun (2009 – 2011). Ini bersesuaian dengan slogan visi sekolah ini iaitu untuk menjadi sekolah yang terbilang di Daerah Hulu Terengganu menjelang tahun 2011. Perancangan strategik ini bertujuan untuk menilai situasi semasa pengurusan pentadbiran pejabat sekolah ini dari segi kekuatan dan kelemahan serta peluang dan cabaran yang ada untuk masa depan yang bakal dihadapinya. Maklumat-maklumat yang diperolehi telah dianalisis dengan menggunakan beberapa matrik portfolio untuk melahirkan beberapa strategi ke arah penambahbaikan pengurusan pentadbiran pejabat sekolah ini untuk mencapai visi dan misi sekolah. 1.2. Ahli Jawatankuasa Unit Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat Pengerusi : Tuan Pengetua (En. Awang b. Ibrahim) Tim. Pengerusi : GPK Pentadbiran (Pn. Hjh. Fatimah bt. Yusoff) GPK HEM (Pn. Kamriah bt. Abdullah) GPK KOKO (En. Manan b. Mat Min) Setiausaha : Ketua Pembantu Tadbir Ahli Jawatankuasa : 1. Pn. Siti Zaharah bt. Mohd Zain 2. Pn. Suzilawati bt. Awang 3. En. Aidil Adzhar b. Omar 4. En. Hamdan b. Bidin 5. Pn. Rosliza bt. Mohammad 6. Pn. Azizah bt. Abdullah (5) 1
- 2. Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat 2. Fasa 2- Hala Tuju: Misi, Visi & Misi dan Visi Implisit 2.1. Visi Pengurusan Pentadbiran Pejabat yang Cekap, Akauntabiliti dan Integriti Menjelang 2011 2.2. Misi Menjana dan membentuk sistem pengurusan pentadbiran pejabat yang berkesan dikalangan kakitangan sokongan, guru- guru dan kumpulan pengurusan sekolah 2.3. Mengenalpasti mandat 2.3.1. Perkara 132 (fasa 2) – Peraturan- peraturan Pegawai awam (Kelakuan dan Tatatertib) 2.3.2. Perkara 144 (fasa 5A (5B) (6) 6A – Pihak Berkuasa tatatertib 2.3.3. 9/99- pengurusan buku rekod perkhidmatan kerajaan 2.3.4. 11/99- pengedaran surat siaran dan pekeliling, Kementerian pendidikan (5) 2
- 3. Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat 2.4. Piagam Pelanggan Unit Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat Kami warga pendidik dan staf Sekolah Menengah Kebangsaan Landas, Hulu Terengganu, Terengganu, bersedia berkhidmat, mendidik, membimbing dengan mesra adil, saksama secara profesional kepada pelanggan kami melalui: 2.4.1. Perkhidmatan yang berkualiti, efektif, pro- aktif dan konstruktif. 2.4.2. Penyediaan persekitaran belajar dan kemudahan asas yang kohensif 2.4.3. Penerapan nilai hikmah dan hemah tinggi dalam penyelesaian masalah 2.4.4. Peningkatan aktiviti kurikulum dan ko kurikulum secara kualitatif 2.4.5. Memastikan urusan gaji guru- guru tepat pada masanya 2.4.6. Memaklumkan kepada guru- guru segala edaran daripada stake holder berkaitan dengan perjawatan dan latihan dibuat selewat- lewatnya tiga hari daripada tarikh surat diterima. 2.4.7. Mengadakan sesi perkembangan staf sekurang- kurangnya empat kali setahun 2.4.8. semua tuntuan perjalanan diproses dalam masa seminggu selepas borang dihantar. 2.4.9. segala aduan dan rayuan secara bertulis diproses dalam masa seminggu. 2.4.10. borang permohonan pertukaran sekolah diproses dalam masa 30 minit sebelum dihatar kepada pihak yang berkenaan 2.4.11. memastikan ibu bapa mendapat maklumat terikini tentang pencapaian pendidikan 2.4.12. Memberi kerjasama erat kepada semua aktiviti kemasyarakatan 2.4.13. Memberi maklum balas kepada semua surat arahan dari stake holder selewat- lewatnya tiga hari selepas surat diterima. (5) 3
- 4. Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat 3. Analisis Persekitaran Kekuatan (S) Kelemahan (W) S1. Pengetua mempunyai asas pengurusan yang kuat dan W1. Pengetua sering menghadiri kursus, mesyuarat dan berpengalaman taklimat. S2. Barisan guru yang bersemangat, komited, efektif dan W2. Kemudahan pejabat tidak digunakan sepenuhnya. efisyen. W3. Pengurusan fail yang kurang teratur kerana ruang S3. Budaya kerja positif di kalangan pembantu tadbir pejabat yang terhad S4. Kemudahan mesin cetak dan komputer disediakan W4. Tidak dapat memenuhi permintaan daripada S5. Penggunaan sistem fail yang berkesan stakeholder dalam masa yang singkat. W5. Staff kurang mahir mengendalikan kemudahan teknologi terkini Peluang (O) Ancaman (T) O1. Pentadbiran yang cekap dapat melaksanakan urusan T1. Segelintir pelanggan mengharapkan layanan segera pejabat dengan lebih efektif T2. Kerosakan alatan di pejabat membantutkan kerja. O2. Komuniti memahami dan mematuhi peraturan- peraturan T3. Sistem pengurusan pejabat sering mengalami proses urusan pejabat penambahbaikan O3. Sumbangan daripada individu dan ahli politik O4. Hubungan yang baik dengan pihak luar dan PIBG, FELDA, KETENGAH, KILANG SAWIT dan Syarikat Swasta. (5) 4
- 5. Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat 4. ISU, MATLAMAT DAN STRATEGI – Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat. Objektif Sasaran Isu Matlamat Indikator(KPI) TOV 2009 2010 2011 Sistem Pengurusan Sistem pengurusan Meningkatkan Pejabat masih dan pentadbiran kecekapan dan belum mantap pejabat menjadi lebih keberkesanan % Kepuasan pelanggan 75% 85% 90% 95% (perlu cekap dan memenuhi sistem pengurusan dipertingkatkan kehendak kakitangan pejabat kecekapan dan dan guru keberkesanannya) 5. Strategi & Taktik (Belanjawan dan Operasi) (5) 5
- 6. Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat 5.1. TOWS Matrik Kekuatan (S) Kelemahan (W) S1. Pengetua mempunyai asas W1. Pengetua sering menghadiri kursus, pengurusan yang kuat dan mesyuarat dan taklimat. berpengalaman W2. Kemudahan pejabat tidak digunakan S2. Barisan guru yang bersemangat, sepenuhnya. komited, efektif dan efisyen. W3. Pengurusan fail yang kurang teratur S3. Budaya kerja positif di kalangan kerana ruang pejabat yang terhad pembantu tadbir. W4. Tidak dapat memenuhi permintaan S4. Kemudahan mesin cetak dan daripada stakeholder dalam masa komputer disediakan. yang singkat. S5. Penggunaan sistem fail yang berkesan W5. Staff kurang mahir mengendalikan kemudahan teknologi terkini Peluang (O) SO WO O1. Pentadbiran yang cekap dapat S1, S2, O1, O2 W1, W3, W4, O2, O3 melaksanakan urusan pejabat Meningkatkan keberkesanan pengurusan Mewujudkan sistem penyampaian yang dengan lebih efektif. pejabat berkesan O2. Komuniti memahami dan mematuhi peraturan- peraturan urusan pejabat. O3. Sumbangan daripada individu dan ahli politik, O4. Hubungan yang baik dengan pihak luar dan PIBG, FELDA, KETENGAH, KILANG SAWIT dan Syarikat Swasta. Ancaman (T) ST W4, W5, T3 T1. Segelintir pelanggan mengharapkan S3, S4, T1, T2, T3 Meningkatkan kesedaran pengguna layanan segera. Meningkatkan pengurusan pejabat melalui mengenai pengurusan pejabat. T2. Kerosakan alatan di pejabat teknologi terkini. membantutkan kerja. T3. Sistem pengurusan pejabat sering mengalami proses penambahbaikan (5) 6
- 7. Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat 5.2. Pelan Taktikal Tempoh/ Kos Pelan Strategi Program T/ Jawab Out- put KPI Masa Sumber Kotegensi ė-masa (employee GPK 1 Jan- Dis Guru dan kakitangan 100% guru movement and En. Aidil hadir dan pulang mengikut waktu attendance system mengikut waktu yang Meningkatkan automation) ditetapkan keberkesanan Manual Prosedur GPK1 Feb Kakitangan Semua kerja pengurusan Kerja. Pn. Suzi menjalankan kerja mengikut pejabat mengikut prosedur prosedur Fail Meja. GPK1 Mac Kakitangan bertindak Semua tindakan Pn. Azizah mengikut fail meja berdasarkan fail yang disediakan meja Sistem Informasi GPK1 Apr Semua staf mendapat Maklumat Pn. Azizah informasi dengan disebarkan cepat segera Perkembangan GPK1 Jan/ Mei/ Staf menerima ilmu Semua staf Staf. Kaunselor Ogo/ Nov terkini mengetahui perkembangan baru Mewujudkan Perancangan Pengetua Jan- Feb Semua perjalanan Semua aktiviti sistem Strategik. Kaunselor pentadbiran berdasarkan penyampaian mempunyai perancangan yang berkesan perancangan yang rapi Pendokumentasian. Pengetua Feb/ Mei/ Semua aktiviti Semua aktiviti di En. Azman Jul/ Sep didokumentasikan dokumentasikan Awang untuk rujukan pada masa depan (5) 7
- 8. Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat Internal Pengetua Mei Sistem pengurusan Semua Meningkatkan Networking and En. Manan menggunakan pengurusan pengurusan Data Base teknologi berasaskan menggunakan pejabat melalui komputer teknologi terkini teknologi Sistem Fail. Pengetua Feb/ Mei/ Semua fail tersusun Semua fail terkini. En. Ogo/ Nov rapi dan mudah kemas dan Hamdan dirujuk mudah dirujuk Mesra Pelanggan Pengetua Sepanjang Pelanggan berpuas Semua dan Piagam Pn. Azizah Tahun hati terhadap pelanggan Pelanggan perkhidmatan berpuas hati Meningkatkan Sentuhan Pagi. Pengetua Sepanjang Staf mendapat Semua staf kesedaran GPK1 Tahun maklumat segera dan mendapat pengguna terkini maklumat mengenai Jalinan Mesra. Pengetua Sepanjang Perhubungan antara Semua pengurusan GPK HEM Tahun staf bertambah baik kakitangan pejabat mempunyai hubungan yang rapat. (5) 8
- 9. Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat 5.3. Carta Gant Aktiviti Bulan/ Hari Strategi/ Program Jan Feb Mac Apr Mei Jun Jul Ogo Sep Okt Nov Dis 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 1 2 3 4 ė-masa (employee movement x X and attendance system automation) Manual Prosedur Kerja. x x Fail Meja. x x Sistem Informasi Perkembangan Staf. x x x x Perancangan Strategik. x x x x Pendokumentasian. x x x x x Internal Networking and Data x x Base Sistem Fail. x x x Mesra Pelanggan dan Piagam x x x Pelanggan Sentuhan Pagi. x x x x x Jalinan Mesra. x x x x (5) 9
- 10. Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat 6. Implementasi Strategi Langkah- langkah Pelaksanaan:- 6.1. Mesyuarat untuk menjelaskan kaedah pelaksanaan pengurusan strategik 6.2. Taklimat kepada semua warga sekolah 6.3. Promosikan kepada ibu bapa melalui kempen atau majlis yang khusus 6.4. Menjemput stake holder ke sekolah untuk menerangkan program yang dirancangan 6.5. Kunjungan ke PPD memberi taklimat tentang program yang telah dirancangkan (5) 1 0
- 11. Pelan Strategik Pengurusan Sekolah 2008- 2010 Bab 5- Pentadbiran Pejabat 7. Penilaian Prestasi BORANG PENGUKURAN PRESTASI DAN MAKLUM BALAS (Keseluruhan/ Tahunan) SEKOLAH/ INDIVIDU PERINGKAT PANITIA/ UNIT ORGANISASI (Nama Staf) (Tandakan _/ di ruangan) Menjana dan membentuk sistem pengurusan pentadbiran pejabat yang berkesan dikalangan Pengurusan Pentadbiran Pejabat yang Cekap, MISI kakitangan sokongan, guru- guru dan kumpulan VISI Akauntabiliti dan Integriti Menjelang 2011 pengurusan sekolah BIDANG (Tandakan _/ di Pengurusan dan Pentadbiran Pejabat ruangan) TARIKH DISEDIAKAN OLEH (Nama Staf) KEY PERFORMANCE INISIATIF/ MATLAMAT/ SASARAN PRESTASI PRESTASI SEBENAR INDICATOR (KPI) TINDAKAN OBJEKTIF LAG LEAD 08 09 10 08 09 10 ULASAN : …………………………………………………………………………………………………………………………………………… (5) 1 1