More Related Content
Similar to BE-NL-U4F-PRO-CS-T-Groep (20)
BE-NL-U4F-PRO-CS-T-Groep
- 1. Referentverhaal In business for people. T-groep is een HR-dienstverlener met activiteiten in Belgi谷, Nederland en Polen. Op de Belgische markt is t-groep vooral bekend via t-interim, gespecialiseerd in uitzendarbeid, en via Ascento, dat diensten ver- leent rond rekrutering en selectie, talentmanagement, leiderschap, outplacement en HR-interimmanagement. Op-stap naar werk is een begeleidingsproject van t-groep dat werkzoekenden intensief bijstaat in hun traject naar duurzame tewerkstelling. In Nederland en Polen is t-groep actief via de uitzendgroep Luba. T-groep nam dat bedrijf over in 2008. Alles samen telt t-groep ongeveer 770 medewerkers, waarvan vijfhon- derd in Belgi谷. Daarnaast stelt t-groep in Belgi谷 2.050 dienstenchequemedewerkers met een contract van onbepaalde duur tewerk. De groep heeft 121 kantoren. Daarvan zijn er zeventig gevestigd in Belgi谷. Nieuwe omgeving Het financeteam van t-groep telt ongeveer veertien medewerkers (11,5 FTE). Op de IT-afdeling zijn 7,8 FTE operationele medewerkers actief. Onze roots liggen bij de VDAB, zegt directeur financi谷n en informatica Jean-Pierre Lindebrings. In 2002 zijn de commerci谷le activiteiten van de VDAB ondergebracht in t-groep. Die vennootschap van privaat recht nam het betalende dienstenaanbod van de VDAB over, samen met het bijhorende personeelsbestand van de overheidsdienst. Daarmee vond echter een ingrijpende schaalverande- ring plaats. De VDAB is een organisatie met zevendui- zend medewerkers, terwijl t-groep in Belgi谷 vijfhonderd mensen heeft. Dat is een groot verschil. Die verande- ring in schaal had ook haar weerslag op de gebruikte systemen. In eerste instantie werkte t-groep verder met een eigen versie van de financi谷le software die ook de VDAB gebruikt. Maar we stelden vast dat het pakket niet de best passende oplossing was voor onze nieuwe situatie. T-groep ging daarom op zoek naar een ande- re aanpak. Het bedrijf nam de tijd om de pakketten van verschillende leveranciers te bekijken. Het onderzocht ook de mogelijkheden om binnen een aangepaste versie van de toenmalige oplossing te blijven. Het keu- zeproces kreeg een definitieve wending toen t-groep besliste om Luba over te nemen. Het Nederlandse bedrijf had een prima ervaring met Unit4 Financials, het vroegere CODA, zegt Jean-Pierre Lindebrings. De uitgebreide kennis over het platform bij de Nederland- se collegas vormde uiteraard een belangrijk pluspunt. Bovendien bleek het mogelijk om met Unit4 Financials beide bedrijven op 辿辿n platform samen te brengen, maar tegelijk ook het Belgische en het Nederlandse luik naast elkaar te houden. Stabiele partner T-groep legde een waslijst aan behoeften en wensen voor, maar daar bleek Unit4 Financials geen enke- le moeite mee te hebben. Jean-Pierre Lindebrings: Enerzijds moeten we snel en correct lokaal kun- nen rapporteren. Anderzijds zijn er vereisten op het vlak van statutaire rapportering en moeten we de 足resultaten consolideren volgens de Belgische GAAP. Tegelijk willen we ook informatie die bruikbaar is om het bedrijf te sturen. Unit4 Financials wist op al die vragen een duidelijk antwoord te formuleren. T-groep toonde zich onder meer onder de indruk van het geboden analytische vermogen en de mogelijkheid om op basis hiervan concrete drill-downfunctionaliteit te ontwikkelen binnen de eigen rapportering. Het ging ons echter om meer dan het product alleen, vervolgt Jean-Pierre Lindebrings. We wilden een T-groep Flexibel platform ondersteunt groei Jaar na jaar blijft t-groep groeien. Alleen, elk kantoor uit de groep beheert zijn eigen cijfers als een bedrijf met een eigen P&L. Om de snelle door足stroming van informatie te ondersteunen - en tegelijk de operationele financi谷le taken verder te automatiseren - steunt t-groep op Unit4 Financials.
- 2. 2 Unit4 Business Software zeker drie uur besparing bij de afsluiting, alleen al bij de boekhouding. De complexiteit van het werk is nog altijd hetzelfde, maar de uitvoering is gewoon een stuk sneller en beter. Door het gebruik van subadmi- nistraties stond het oude systeem een toename aan productiviteit in de weg. Unit4 Financials is flexibeler van opzet, stelt credit & billing manager Bart De Padt. De oplossing laat ons makkelijker toe om mee te evolueren met de wijzigende behoeften van de markt. Tegelijk is Unit4 足Financials functioneel heel uitgebreid. Het pakket kan heel makkelijk meegroeien met onze vereisten. Een deel van de gerealiseerde voordelen bevindt zich op het operationele vlak. We werken met een klein team, zegt Bart De Padt. Daarom zetten we bewust in op systemen en automatisering. Unit4 Financials speelt op dat vlak een sleutelrol. De matching van bankafschriften, bijvoorbeeld, gebeurt vandaag voor meer dan negentig procent automa- tisch. Het oude systeem liet dat niet toe, waardoor de druk op het manuele werk - tegen de achtergrond van de groei van t-groep - voortdurend toenam. Dat die matching intussen automatisch verloopt, heeft bij het financi谷le team een belangrijke tijdwinst gerealiseerd. Ook bij de behandeling van de inkomende facturen werken we nu veel effici谷nter, zegt purchase & facility manager Birgitta De 足Coussemaker. We werken met gepredefinieerde templates in Excel, waardoor we de recurrente facturen heel snel kunnen boeken. leverancier die ons op lange termijn stabiliteit zou bieden. De ervaring van Unit4 en de omvang van de installed base waren in dat verband zeker ook be- langrijke criteria. Unit4 Financials kwam bij t-groep binnen een vrij uitgebreide IT-omgeving terecht. Ook dat bleek een uitdaging: het financi谷le pakket kreeg interfaces met onder meer de eigen ERP-ontwikkeling van t-groep, het datawarehouse en de applicatie voor de loonverwerking. De ERP-oplossing beheert voor- namelijk de administratie van de uitzendkrachten: van contractregistratie over prestatieregistratie tot factura- tie, met aansluitend een automatische koppeling naar Unit4 Financials. We hebben van bij het begin voor een duidelijk gedefinieerde projectaanpak gekozen, verduidelijkt Jean-Pierre Lindebrings. Met het project足 team legden we de basis voor het latere succes. In eerste instantie bracht t-groep een kopie van de Nederlandse implementatie naar Belgi谷, ondersteund door consultants van Unit4 Nederland. Aansluitend namen de consultants van Unit4 Belgi谷 het project over, om de omgeving perfect af te stemmen op de vereisten van de Belgische markt en wetgeving. Substanti谷le tijdwinst Dankzij Unit4 Financials hebben we aan snelheid en performantie gewonnen, zegt diensthoofd boek足 houding Marleen Segers. In het vorige pakket werkten we met subadministraties. Vandaag is dat niet langer het geval. We kunnen daardoor heel wat tussenstappen weglaten en alles meteen op de juiste plaats boeken. Dat laat ons toe om sneller en 足effici谷nter te werken. De boekhouding kan bij- voorbeeld rechtstreeks lijsten naar Excel uitvoeren, zonder tussenstap. De tijdwinst is substantieel, zegt Jean-Pierre Lindebrings. We mogen rekenen op 2 Unit4 Business Software Het systeem is flexibel, effici谷nt en toekomstgericht. Het bezorgt ons tijdwinst en verhoogt onze productiviteit en effici谷ntie. Bovenal beschikken we over een basis waarmee we onze verdere groei kunnen ondersteunen Het projectteam van t-groep
- 3. 3 Unit4 Business Software is de ondersteuning van het goedkeuringsproces van aankoopfacturen, zegt Birgitta De Coussemaker. Van- daag gebeurt de goedkeuring van die facturen - ge- middeld negenduizend stuks per jaar - nog op papier. We willen in Unit4 Financials een workflow opzetten, waarmee we de gescande facturen elektronisch ter goedkeuring voorleggen aan de budgethouders. Aan de back-end van het proces zal t-groep de gescande facturen bewaren in een document management sys- tem. Die oefening zal de gebruikers van Unit4 Finan- cials en het gekoppelde datawarehouse dan meteen ook toelaten om bij het consulteren van boekingen door te klikken tot op het niveau van de factuur. Basis voor de toekomst Via de goedkeuringsworkflow zal Unit4 Financials op- nieuw voor meer en betere informatie zorgen, terwijl het systeem voor t-groep tegelijk een duidelijke winst aan tijd en productiviteit oplevert. Het is die combina- tie van factoren die van Unit4 Financials zon belangrij- ke schakel heeft gemaakt in onze bedrijfsvoering, be- sluit Jean-Pierre Lindebrings. Het systeem is flexibel, effici谷nt en toekomstgericht. Elke uitdaging waar we voor stonden, is oplosbaar gebleken. Bovenal biedt Unit4 Financials ons een solide basis waarmee we onze verdere groei kunnen ondersteunen. Dat is en blijft voor ons het allerbelangrijkste. Systeem volgt proces De komst van Unit4 Financials zorgde ook op IT-vlak voor een stuk rationalisering. We standaardiseren de hele omgeving nu op Microsoft SQL Server, zegt application manager An Strauven. Bij het oude financi谷le systeem hielden we er nog een tweede type database op na. Voor de eindgebruikers is er alvast niets veranderd. We hebben de oude database naar de Microsoft-omgeving overgebracht. Alle cijfers blijven beschikbaar. Ook op het vlak van look and feel zijn de rapporten niet veranderd. Alleen loopt alles achter de schermen nu een stuk vlotter, omdat we in het datawarehouse tussen SQL-omgevingen spreken - en dus geen extracties meer moeten maken van een ander type database. T-groep maakt gebruik van een vrij complex rapporteringspakket. De basis voor onze volledige kostprijsstructuren, budgetten en KPIs zitten mee in Unit4 Financials ingebed. Dat was voor ons heel belangrijk, zegt Jean-Pierre Lindebrings. Het is via die KPIs dat we onze business aansturen. We heb- ben Unit4 Financials echter mooi in onze werkwijze kunnen inpassen. Aan de processen hebben we niets moeten veranderen. Bovenal beschikt t-groep met Unit4 Financials over een pakket waar de groep verder op kan bouwen. E辿n van de eerste projecten waar we naar kijken, 3 Unit4 Business Software
- 4. In business for people. Over Unit4 Unit4 is een toonaangevende leverancier van bedrijfsapplicaties voor mensen in dienstverlenende organisaties. Unit4 heeft een jaarlijkse omzet van meer dan 500 miljoen euro en ruim 4.000 medewerkers wereldwijd. Unit4 levert ERP, branchegerichte en best-in-class applicaties. Duizenden organisaties uit sectoren zoals zakelijke dienstverlening, onderwijs, overheid, non-profit, vastgoed, groothandels en financi谷le dienstverlening profiteren van oplossingen van Unit4. Unit4 maakt oplossingen voor mensen. unit4.be Unit4 Business Software N.V. Meir 24, 2000 Antwerpen T +32 3 232 40 22 E unit4bs@unit4.com Copyright 息 Unit4 N.V. All rights reserved. The information contained in this document is intended for general information only, as it is summary in nature and subject to change. Any third-party brand names and/or trademarks referenced are either registered or unregistered trademarks of their respective owners.