1. Các bước thực hiện hợp đồng ngoại thương
Sau khi một hợp đồng ngoại thương được kí kết thì các bên tham gia phải có trách nhiệm thực hiện
những điều khoản đã cam kết trong hợp đồng ngoại thương đó và việc thực hiện phải tuân thủ luật
pháp quốc gia và quốc tế. Sau đây là các bước cũng như cách thức thực hiện đối với các nhà XNK:
Chuẩn bị hàng xuất khẩu.
Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất
khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký với nước ngoài và/hoặc L/C (nếu hợp
đồng quy định thanh toán bằng L/C).
Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm 3 khâu chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất
khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.
1. Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu.
Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn trong khi đó sản xuất hàng xuất
khẩu ở nước ta, về cơ bản, là một nền sản xuất manh mún, phân tán, vì vậy, trong rất nhiều trường
hợp, muốn làm thành lô hàng xuất khẩu, chủ hàng xuất nhập khẩu phải tiến hành thu gom tập trung
từ nhiều chân hàng (cơ sở sản xuất – thu mua). Cơ sở pháp lý để làm việc đó là ký kết hợp đồng kinh
tế giữa chủ hàng xuất nhập khẩu với các chân hàng.Hợp đồng kinh tế về việc huy động hàng xuất khẩu
có thể là hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng, hợp đồng uỷ thác
thu mua hàng xuất khẩu, hợp đồng nhận uỷ thác xuất khẩu, hợp đồng liên doanh liên kết xuất khẩu...
Hợp đồng dù thuộc loại nào đều phải được ký kết theo những nguyên tắc, trình tự và nội dung đã
được quy định trong Bộ Luật Dân Sự 2005, Luật Thương Mại và các văn bản có liên quan.
2. Ðóng gói bao bì hàng xuất khẩu.
Trong buôn bán quốc tế, tuy không ít mặt hàng để trần hoặc để rời, nhưng đại bộ phận hàng hoá đòi
hỏi phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Vì vậy, tổ chức đóng gói, bao
bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng của việc chuẩn bị hàng hoá.
2. Muốn làm tốt được công việc bao bì đóng gói, một mặt cần phải nắm vững loại bao bì đóng gói mà
hợp đồng quy định, mặt khác cần nắm được những yêu cầu cụ thể của việc bao gói để lựa chọn cách
bao gói thích hợp.
a. Loại bao bì
Trong buôn bán quốc tế, người ta dùng rất nhiều loại bao bì. Các loại thông thường là:
* Hòm (case, box): Tất cả những hàng có giá trị tương đối cao, hoặc dễ hỏng đều được đóng vào hòm.
Người ta thường dùng các loại hòm gỗ thường (wooden case), hòm gỗ dán (plywood case), hòm kép
(double case), và hòm gỗ dác kim khí (Metallized case) và hòm gỗ ghép (fiberboard case).
* Bao (bag) : Một số sản phẩm nông nghiệp và nguyên liệu hoá chất thường được đóng vào bao bì. Các
loại bao bì thường dùng là: bao tải (gunny bag), bao vải bông (Cottonbag), bao giấy (Paper bag) và bao
cao su (Rubber bag).
* Kiện hay bì (bale): Tất cả các loại hàng hoá có thể ép gọn lại mà phẩm chất không bị hỏng thì đều
đóng thành kiện hoặc bì, bên ngoài thường buộc bằng dây thép.
*Thùng (barrel, drum): Các loại hàng lỏng, chất bột và nhiều loại hàng khác nữa phải đóng trong thùng.
Thùng có loại bằng gỗ (wooden barrel), gỗ dán (plywood barrel), thùng tròn bằng thép (steel drum),
thùng tròn bằng nhôm (aluminium drum) và thùng tròn gỗ ghép (fiberboard drum).
Ngoài mấy loại bao bì thường dùng trên đây, còn có sọt (crate), bó (bundle), cuộn (roll), chai lọ (bottle),
bình (carboy), chum (jar)...
Các loại bao bì trên đây là bao bì bên ngoài (outer packing). Ngoài ra còn có bao bì bên trong (inner
packing) và bao bì trực tiếp (immediate packing).
3. Vật liệu dùng để bao gói bên trong là giấy bìa bồi (cardboard), vải bông, vải bạt (tarpauline), vải đay
(gunny), giấy thiếc (foil), dầu (oil) và mỡ (grease). Trong bao gói có khi còn phải lót thêm một số vật
liệu, thí dụ: Phoi bào (excelsior, wood shaving), giấy phế liệu, (paper waste), nhựa xốp (stiropore)... có
khi vải bông cũng được dùng để lót trong.
Trong mấy thập kỷ gần đây, người ta dùng chất tổng hợp để chế ra vật liệu bao gói như các màng
mỏng PE, PVC, PP hay PS.
Ngoài ra người ta còn phát triển việc chuyên trở bằng con-tê-nơ (container), cá bản (palette), thùng
lều (thiết bị đóng gộp hàng máy bay – igloo) vừa tiết kiệm bao gói, vừa thuận tiện cho việc bốc dỡ và
xếp đặt hàng trên phương tiện vận tải.
b. Những nhân tố cần được xét đến khi đóng gói.
Yêu cầu chung về bao bì đóng gói hàng hoá ngoại thương là "an toàn, rẻ tiền và thẩm mỹ". Ðiều này có
nghĩa là: Bao bì phải đảm bảo tự nguyên vẹn về chất lượng và số lượng hàng hoá từ nơi sản xuất đến
tay người tiêu dùng, phải bảo đảm hạ giá thành sản phẩm nhưng đồng thời phải bảo đảm thu hút sự
chú ý của người tiêu thụ. Khi lựa chọn loại bao bì, loại vật liệu làm bao bì và phương pháp bao bì, chủ
hàng xuất nhập khẩu phải xét đến những điều đã thoả thuận trong hợp đồng, thứ đến phải xét đến
tính chất của hàng hoá (như lý tính, hoá tính, hình dạng bên ngoài, màu sắc, trạng thái của hàng hoá)
đối với những sự tác động của môi trường và của điều kiện bốc xếp hàng... Ngoài ra, cần xét đến
những nhân tố dưới đây:
* Ðiều kiện vận tải: Khi lựa chọn bao bì, người ta phải xét đến đoạn đường dài, phương pháp và thời
gian của việc vận chuyển, khả năng phải chuyển tải ở dọc đường, sự chung đụng với hàng hoá khác
trong quá trình chuyên chở...
* Ðiều kiện khí hậu: Ðối với những hàng hoá giao cho các nước có độ ẩm không khí cao (tới 90%) và
nhiệt độ trung bình tới 30-400C, hoặc hàng hoá đi qua những nước có khí hậu như vậy, bao bì phải là
những loại đặc biệt bền vững. Thường thường, đó là những hòm gỗ hoặc bằng kim khí được hàn hoặc
gắn kín. Bên trong bao bì là lớp giấy không thấm nước và/hoặc màng mỏng PE. Những bộ phận chế
bằng kim loại, dễ bị han rỉ, cần bôi thêm dầu mỡ ở mặt ngoài.
4. * Ðiều kiện về luật pháp và thuế quan.: ở một số nước, luật pháp cấm nhập khẩu những hàng hoá có
bao bì làm làm từ những loại nguyên liệu nhất định.Ví dụ: ở Mỹ và Tân-Tây- Lan, người ta cấm dùng
bao bì bằng cỏ khô, rơm, gianh, rạ v.v.. một vài nước khác lại cho phép nhập khẩu loại 1 như vậy nếu
chủ hàng xuất trình giấy tờ chứng nhận rằng các nguyên liệu bao bì đẫ được khử trùng.
Ngoài ra, phương pháp bao bì đóng gói và vật liệu bao bì đóng gói còn trực tiếp ảnh hưởng tới mức
thuế nhập khẩu ở một số nước thuộc khối liên hiệp Anh, hải quan đòi hỏi phải xuất trình những
chứng từ về xuất xứ của bao bì để áp dụng suất thuế quan ưu đãi cho những hàng hoá nhập từ các
nước trong liên hiệp Anh.
Ðối với những hàng chịu thuế theo trọng lượng, có một số nước thu thuế theo "trọng lượng tịnh luật
định" là trọng lượng còn lại sau khi đã lấy trọng lượng cả bì của hàng hoá trừ đi trọng lượng bì do hải
quan quy định sẵn. Trong trường hợp này, rõ ràng trọng lượng của bao bì có thể ảnh hưởng tới mức
thuế quan nhập khẩu.
* Ðiều kiện chi phí vận chuyển: Cước phí thường được tính theo trọng lượng cả bì hoặc thể tích của
hàng hoá. Vì vậy, rút bớt trọng lượng của bao bì hoặc thu hẹp thể tích của hàng hoá sẽ tiết kiệm được
chi phí vận chuyển. Ngoài ra muốn giảm được chi phí vận chuyển còn phải đề phòng trộm cắp trong
quá trình chuyên chở. Muốn thoả mãn được những điều kiện này, người ta thường dùng bao bì vừa
nhẹ, vừa bền chắc tận dụng không gian của bao bì, thu nhỏ bản thân hàng hoá lại, đồng thời không để
lộ dấu hiệu của hàng hoá được gói bên trong bao bì...
3. Việc kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu.
Ký mã hiệu (marking) là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì
bên ngoài nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng
hoá.
Kẻ ký mã hiệu là một khâu cần thiết của quá trình đóng gói bao bì nhằm:
* Bảo đảm thuận lợi cho công tác giao nhận.
5. * Hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bảo quản, vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá.
Ký mã hiệu cần phải bao gồm:
o Những dấu hiệu cần thiết đối với người nhận hàng như: tên người nhận và tên người gửi, trọng
lượng tịnh và trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng.
o Những chi tiết cần thiết cho việc tổ chức vận chuyển hàng hoá như: tên nước và tên địa điểm hàng
đến, tên nước và tên địa điểm hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận đơn, tên tàu, số hiệu của chuyến
đi.
o Những dấu hiệu hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ và bảo quản hàng hoá trên đường đi từ nơi sản
xuất đến nơi tiêu thụ, như: dễ vỡ, mở chỗ này, tránh mưa, nguy hiểm...
Việc kẻ ký mã hiệu cần phải đạt được yêu cầu sau: Sáng sủa, dễ đọc, không phai màu, không thấm
nước, sơn (hoặc mực) không làm ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hoá.
Ðể làm hình thành một lô hàng, ngoài những công việc trên đây, đơn vị kinh doanh xuất khẩu còn phải
kiểm tra hàng hoá và lấy giấy chứng nhận sự phù hợp của hàng hoá với quy định của hợp đồng (giấy
chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận kiểm dịch...).
Kiểm tra chất lượng
1. Kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng xuất khẩu
Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng trọng
lượng, bao bì (tức kiểm nghiệm) hoặc nếu hàng hoá xuất khẩu là động vật, thực vật phải kiểm tra lây
lan bệnh dịch (tức kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật).
6. Việc kiểm nghiệm và kiểm dịch được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và ở cửa khẩu. trong đó việc kiểm
tra ở cơ sở ) tức ở đơn vị sản xuất, thu mua chế biến, như các nước xí nghiệp ...) có vai trò quyết định
nhất và có tác dụng triệt để nhất. Còn việc kiểm tra hàng hoá ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết
quả kiểm tra ở cơ sở và thực hiện thủ tục quốc tế.
Việc kiểm nghiệm ở cơ sở là do tổ chức kiểm tra "chất lượng sản phẩm"(KCS) tiến hành. Tuy nhiên thủ
trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm về phẩm chất hàng hoá. Vì vậy trên giấy chứng nhận
phẩm chất, bên cạnh những chữ ký của bộ phận KCS, phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị.
Việc kiểm dịch thực vật ở cơ sở là do phòng bảo vệ thực vật (của huyện, quận, hoặc ở nông trường
tiến hành. Việc kiểm dịch động vật ở cơ sở là phòng (hoặc trạm) thú y (của huyện, quận hoặc của nông
trường) tiến hành.
Cục thú y và Cục bảo vệ thực vật đều có chi nhánh ở các cửa khẩu (như cảng, ga quốc tế ). Công ty
giám định hàng hoá xuất nhập khẩu cũng đặt ở các trạm và các chi nhánh công ty. Do đó nếu có yêu
cầu kiểm tra hàng hoá ở các cửa khẩu trước khi gửi hàng xuất khẩu, chủ cửa hàng phải đề nghị các cơ
quan chứng nhận (về phẩm chất hoặc về sự kiểm dịch) đối với hàng hoá trong thời hạn chậm nhất là 7
ngày trước khi hàng được bốc xuống tàu.
2. Kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu.
Theo tinh thần các quy định của Việt Nam, hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ
càng, mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó.
Cơ quan giao thông (ga cảng) phải kiểm tra niêm phong cặp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện
vận tải. Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặt không theo lô, theo vận đơn thì cơ quan giao thông
mời công ty giám định lập biên bản giám định dưới tàu (Survery Reports). Nếu hàng chuyên chở đường
biển mà bị thiếu hụt, mất mát phải có " biên bản kết toán nhận hàng với tàu" (Report on receipt of
cargo) còn nếu bị đõ vỡ -phải có " biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng" (Cargo outturn report). Nếu tàu chở
hàng đã nhổ neo rồi việc thiếu hụt mới bị phát hiện, chủ cửa hàng yêu cầu VOSA cấp " giấy chứng
nhận hàng thiếu" (Certificate of shortlanded cargo).
7. Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập thư dự kháng (letter
of reservation), nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất sau đó phải yêu cầu công ty bảo
hiểm lập biên bản giám định (Survey report), nêu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo
hiểm. Trong những trường hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và
lập chứng thư giám định (Inspection certificate).
Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng nhập khẩu là động hoặc thực vật.
Thuê tàu lưu cước
Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chở hàng được tiến hành
dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng
mua bán và điều kiện vận tải.
Chẳng hạn nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF hoặc C and F (cảng đến) hoặc
của hợp đồng nhập khẩu là FOB ( cảng đi) thì chủ hàng xuất nhập khẩu phải thuê tàu biển để chở
hàng. Tàu này có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối lượng lớn và để trần (bulk cargo). Do đó có thể có
tàu chợ (liner) nếu hàng lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện (general cargo) và trên đường hàng đi có
chuyến tàu chợ (regular line). Việc thuê khoang tàu chợ còn gọi là lưu cước (Booking a ship's space).
Nếu ở điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CPT (cảng đến) hoặc CIP (cảng đến) hoặc
của hợp đồng nhập khẩu là FCA (cảng đi), thì chủ của hàng xuất nhập khẩu phải thuê container hoặc
tàu Ro/Ro để chở hàng. Trong trường hợp chuyển chở hàng bằng container, hàng được giao cho
người vận tải theo một trong hai phương thức:
* Nếu hàng đủ một container (Full container load – FCL), chủ cửa hàng phải đăng ký thuê container,
chịu chi phí chở container rỗng từ bãi container (Container yard Cy) về cơ sở của mình, đóng hàng vào
container, rồi giao cho người vận tải.
* Nếu hàng không đủ một container (less than container load – LCL), chủ cửa hàng phải giao hàng cho
người vận tải tại ga container (container freight station – CFS).
8. Việc thuê tàu, lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu
và tinh thông các điều kiện thuê tàu. Vì vậy, trong nhiều trường hợp, chủ hàng xuất nhập khẩu thường
uỷ thác việc thuê tàu, lưu cước cho một công ty hàng hải như: công ty thuê tàu và môi giới hàng hải
(Vietfracht), công ty đại lý tàu biển (VOSA)...
Cơ sở pháp lý điều tiết mối quan hệ giữa hai bên uỷ thác thuê tàu với bên nhận uỷ thác thuê tàu là
hợp đồng uỷ thác. Có hai loại hợp đồng uỷ thác thuê tàu:
+ Hợp đồng uỷ thác thuê tàu cả năm.
+ Hợp đồng uỷ thác chuyến
Chủ hàng xuất nhập khẩu căn cứ vào đặc điểm vận chuyển của hàng hoá để lựa chọn loại hình hợp
đồng cho thích hợp.
Mua bảo hiểm
Hàng hoá chuyển chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường
biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương.
Các chủ hàng xuất nhập khẩu của ta, khi cần mua bảo hiểm đều mua tại công ty Việt Nam. Hợp đồng
bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (open policy) hoặc là hợp đồng bảo hiểm chuyến (voyage
policy). Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng (tức đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu) ký hợp đồng từ đầu
năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng
văn bản gọi là: "Giấy báo bắt đầu vận chuyển" khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phải gửi đến công
ty bảo hiểm một văn bản gọi là: "Giấy yêu cầu bảo hiểm ". Trên sở "Giấy yêu cầu..."này, chủ hàng và
công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm.
Làm thủ tục hải quan.
9. Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm thủ hải quan.
Việc làm thủ tục hải quan gồm ba bước chủ yếu sau đây:
1. Khai báo hải quan
Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai (customs declanration) để cơ quan hải quan
kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Yêu cầu của việc khai này là trung thực và chính xác. Nội dung của tờ khai
bao gồm những mục như : Loại hàng, (hàng mậu dịch, hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới hàng tạm
nhập tái xuất...), tên hàng, số, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất khẩu hoặc nhập khẩu
với nước nào... tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là:
giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết.
2. Xuất trình hàng hoá.
Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được xắp xếp trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu
chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hoá cũng là sự
trung thực của chủ hàng. Ðể thực hiện thủ tục kiểm tra và giám sát chủ hàng phải nộp thủ tục phí hải
quan.
3. Thực hiện các quyết định của hải quan
Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: Cho hàng được phép
ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách có điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao
bì lại...) cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế; lưu kho ngoại quan (bonded warehouse) hàng
không được xuất (hoặc nhập) khẩu... nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết
định đó. Việc vi phạm các quyết định đó thuộc tội hình sự.
Giao nhận hàng với tàu
1. Giao hàng xuất khẩu
10. Hàng xuất khẩu của ta được giao, về cơ bản, bằng đường biển và đường sắt. Nếu hàng được giao
bằng đường biển, chủ hàng phải tiến hành các việc sau:
* Căn cứ vào chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải (đại diện
hàng hải hoặc thuyền trưởng hoặc Công ty đại lý tàu biển) để đổi lấy sơ đồ xếp hàng (Stowage plan).
* Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng.
* Bố trí phương tiện đem hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu.
* Lấy biên lai thuyền phó (Mates receipt) và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển.
Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã bốc hàng( Clean on board B/L) và phải chuyển
nhượng được ( Negotiable).
Nếu hàng hoá được giao bằng container khi chiếm đủ một container (FCL), chủ hàng phải đăng lý thuê
container, đóng hàng vào container và lập bảng kê hàng trong container (container list). Khi hàng giao
không chiếm hết một container (LCL), chủ hàng phải lập "bản đăng ký hàng chuyên chở" (cargo list).
Sau khi đăng ký được chấp thuận , chủ hàng giao hàng đến ga container cho người vận tải.
Nếu hàng hoá chuyên chở bằng đường sắt, chủ hàng phải kịp thời đăng ký với cơ quan đường sắt để
xin cấp toa xe phù hợp với tính chất hàng hoá và khối lượng hàng hoá. Khi đã dược cấp toa xe, chủ
hàng tổ chức bốc xếp hàng, niêm phong cặp chì làm các chứng từ vận tải, trong đó chủ yếu là vận đơn
đường sắt.
2. Giao nhận hàng nhập khẩu.
Các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận
tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các
đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của tổng công ty đã nhập hàng từ đó.
11. Do đó đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp hoặc thông qua một đơn vị nhận uỷ thác giao nhận (
như Vietrans chẳng hạn), tiến hành:
* Ký kết hợp dồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (ga, cảng) về việc giao nhận hàng từ tàu ở nước ngoài
về.
* Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu từng năm, từng quý, lịch tàu, cơ
cấu mặt hàng điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển giao nhận.
* Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá (như vận đơn, lệnh giao hàng...) nếu tàu
biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải.
* Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu (nếu hàng nhập khẩu cho một đơn vị
trong nước) về dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc ngày toa xe chở
hàng về sân ga giao nhận.
* Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp bảo quản và vận chuyển
hàng nhập khẩu.
* Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập những biên bản (nếu cần) về hàng hoá và giải
quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận.
Trong trường hợp hàng nhập khẩu xếp trong container có thể là một trong hai khả năng sau:
* Nếu hàng đủ một container (FCL), cảng giao container cho chủ hàng nhận về cơ sở của mình và hải
quan kiểm hoá tại cơ sở.
* Nếu hàng không đủ một container (LCL), cảng giao container cho chủ hàng có nhiều hàng nhất mang
về cơ sở để dỡ hàng, phân chia, với sự giám sát của hải quan. Nếu cảng là người mở container để
phân chia thì chủ hàng làm thủ tục như nhận hàng l
12. Làm thủ tục thanh toán
1. Thanh toán bằng thư tín dụng.
a. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu
phải đôn đốc người mua ở nước ngoài mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn và sau khi nhận được L/C phải
kiểm tra L/Cvà khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu L/C đó. Nếu L/C không đáp ứng
được những yêu cầu này, cần phải buộc người mua sửa đổi lại rồi ta mới giao hàng.
Khi lập bộ chứng từ thanh toán, những điểm quan trọng cần được quán triệt là: Nhanh chóng, chính
xác, phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung lẫn hình thức.
b.Thực hiện hợp đồng nhập khẩu.
Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C, một trong các việc đầu tiên mà bên
mua phải làm để thực hợp đồng đó là việc mở L/C.
Thời gian mở L/C, nếu hợp đồng không quy định gì, phụ thuộc vào thời gian giao hàng. Thông thường
L/C được mở khoảng 20 – 25 ngày trước khi đến thời gian giao hàng (nếu khách hàng ở Châu Âu).
Căn cứ mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Khi mở L/C, Tổng công ty hoặc công ty xuất
nhập khẩu dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫu gọi là " Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu".
Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu kèm theo bản sao hợp đồng và giấy phép nhập khẩu được
chuyển đến ngân hàng ngoại thương cùng với hai uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi đã ký quỹ theo quy
định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C.
13. Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại thương đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải
kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền cho ngân hàng. Có như vậy, đơn vị kinh doanh
nhập khẩu mới nhận được chứng từ để đi nhận hàng.
2. Thanh toán bằng phương thức nhờ thu
Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi
giao hàng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng
để uỷ thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền.
Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác và được nhanh chóng giao cho ngân hàng nhằm
nhanh chóng thu hồi vốn.
Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu thì sau khi nhận
hàng chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, đơn vị kinh doanh nhập khẩu được kiểm tra chứng từ
trong một thời gian nhất định, nếu trong thời gian này, đơn vị kinh doanh nhập khẩu không có lý do
chính đáng từ chối thanh toán thì ngân hàng xem như yêu cầu đòi tiền hợp lệ. Quá thời hạn quy định
cho việc kiểm tra chứng từ, mọi tranh chấp giữa bên bán và bên mua về thanh toán tiền hàng sẽ được
trực tiếp giải quyết giữa các bên đó hoặc qua cơ quan trọng tài.
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
1. Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng xuất nhập khẩu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị
tổn thất, đỗ vỡ thiếu hụt, mất mát, thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời gian khiếu nại.
Ðối tượng khiếu nại là người bán, nếu hàng có chất lượng, hoặc số lượng không phù hợp với hợp
đồng, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao không đồng bộ, thanh toán
nhầm lẫn...
Ðối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn
thất đó do lỗi cuả người vận tải gây nên.
14. Ðối tượng khiếu nại là công ty bảo hiẻm nếu hàng hoá – đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên
tai, tại nạn bất ngò hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được mua bảo hiểm.
Ðơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (như biên bản giám định, COR,
ROROC hay CSC v.v...), hoá đơn , vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm
) v.v...
Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu chủ hàng xuất khẩu bị khiếu nại đòi bồi thường, cần phải có
thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xét yêu cầu của khách hàng (người nhập khẩu). Việc giải
quyết phải khẩn trương kịp thời có tình có lý.
Nếu khiếu nại của khách hàng là cơ sở, chủ hàng xuất khẩu có thể giải quyết bằng một trong những
phương pháp như:
* Giao hàng thiếu.
* Giao hàng tốt thay thế hàng kém chất lượng.
* Sữa chữa hàng hỏng;
Giảm giá hàng mà số tiền giảm giá được trang trải bằng hàng hoá giao vào thời gian sau đó.
3. Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài
(nếu thoả thuận trọng tài) hoặc tại Toà án.
Theo xuatnhapkhauvietnam
