�ݺ�ߣ

Werner Bruggeman

“Chargeback niet langer
een bron van frustratie”
NogApril, G4S Cash Solutions (part de the largest security company in the world)oplossing voor de toewijzing van kosten ontbreekt. Het his-
In steeds worstelen banken met of kosten van shared services. Een passende published the Cash Report 2011. This report represents
wereldwijd actieve B&M the first time unieke, innovatieve benadering. De methodiek wordt inmiddels geïmplementeerd incash and making
tory in the making: for lanceert een ever, all of the relevant parties were able to present their vision about the future of een aantal
grootbanken. Werner safe and efficient. In this context, costing isReport also serves as a discussion document. The compilers of this report
the cash cycle more Bruggeman: “Het probleem rond the Cash veel duidelijker geworden door de crisis. Financiële instellingen kampen
met druklay a factual foundation for integralgaan sleutelen aan de kosten. Een begrijpelijke actie die vaak weinig oplevert. Hoe dat komt?cash
seek to op de marges. Het idee is dan: we discussion between all stakeholders in relation to the most desirable future scenario for our
Er is sprake vanThe weinig samenhang directly after the inauguration of thete wijten aan gebrekkige integratie theinterne afstemming van
transactions. te discussion started en transparantie in de kosten. Dit is Cash Report, on Friday 8th April at en Amstel Hotel in Amsterdam.
de bestaande kostenrapporteringsystemen. Er wordt alleen boekhoudkundig gekeken, zonder rekening te houden met allerlei variabelen.
Hier is een meer strategisch kostenmanagement nodig.”

dossier | Frank van den Nieuwenhuijzen

Grote schoonmaak leidt tot
optimale kostenstructuur
hoe state of the art ook, heeft geen zin als
je geen heldere visie hebt over wat je ermee
wilt bereiken. Vervolgens concluderen direc-
ties dat de kostenrapporteringsystemen te
weinig added value bieden aan de business.
De business en de financiële afdeling wijzen
naar elkaar of leggen de schuld bij de IT.”

Wantrouwen
Dit raakt aan een andere belangrijke con-
statering. In veel financiële bedrijven is er
sprake van een zeker wantrouwen tussen
verschillende afdelingen. Bruyneel: “Er
Dec 11 is behoefte aan de frequente oplevering
40 van managementinformatie rond costing.
Opeens wordt een product in de interne orga-
nisatie duurder; de omstandigheden blijven
echter gelijk. Dat wekt bevreemding. Onze
constatering: door instabiele ABC-systemen
die variabele volumes gebruiken op vaste
kosten krijg je onverwachte schommelingen
in de tarieven van shared service-kosten.
Business kan zulke trends niet verklaren en
wijst met een beschuldigende vinger naar
de rekenaars op de financiële afdeling. Dit
wantrouwen leidt tot allerlei vormen van ver-
snippering. Business gaat werken met eigen
controllers; finance begint een eigen IT,
enzovoort. Ook komt het voor dat financial
Dienstverleners als banken en verzekeraars “Die complexiteit is er een beetje ingeslo-
hebben vaak te weinig inzicht in de kos- pen, stapje voor stapje. Controlling werd
tenstructuur. Managing Partner Thierry steeds belangrijker. In de goedbedoelde
“De problemen rond
Bruyneel: “In financiële organisaties is de zoektocht naar meer accuratesse is het juist
kostenberekening ongelooflijk complex fout gegaan.” Costing-processen zijn niet shared services worden
geworden. Chargebacksystemen zijn alleen intransparant, ook schort er vaak het
zo gedetailleerd dat niemand het meer nodige aan de inrichting van het proces. met één methode
begrijpt. We zien analytische boekhouding “De directie begint met de keuze van het
met tienduizenden costcenters. We moeten accounting-softwaresysteem maar de con- allemaal tegelijkertijd
terug naar een beheersbare, reële charge- text waarin dat systeem moet draaien blijft
back voor diensten.” Werner Bruggeman: achter,” stelt Bruyneel. “Systemen kopen, opgelost.”
www.bankingﬁnance.eu

accounting en management accounting “De eeuwige zoektocht van het proces. Bedrijven zeggen: we doen
elkaar proberen te omzeilen en elk hun eigen aan costing; we doen aan forecasting; er
koers varen. Een totaal ongewenste situatie.” naar de ideale is een balanced scorecard met alles erop
en eraan. Maar waar is het verband? Onze
Werner Bruggeman: “In services is de verdeelsleutel… Mooi, bijdrage: onderlinge samenhang creëren
responsibility accounting en chargeback op en optimale management accounting en
basis van kostentarieven van shared service- maar ondertussen wordt control-configuraties implementeren.” De
kosten zeer slecht geregeld. Financiële B&M-benadering heeft daarnaast een sterk
dienstverleners werken met teams die com- er niet gemanaged. Het is gedragsmatig aspect. Interne kostentoereke-
plexe kostenallocatiesystemen steeds verder ningen behoren niet alleen accuraat te zijn,
uitkristalliseren. Maar er is geen consensus
een blindstaren op cijfers. ze moeten ook fair zijn en managers maxi-
over de aanpak en evenmin een goede maal aanzetten tot het gewenste gedrag
dialoog. Het gevolg: veel demotiverende
Met weinig oog voor het (bijvoorbeeld kostenbesparing). “De rol van
interne discussies en spanning.” de managers is cruciaal,” zegt Bruyneel.
strategische geheel.”
“Kosteninformatie biedt inzichten in de doel-
Genoemde aspecten – een vaak ondoor- matigheid van de organisatie. Als je eenmaal
dringbare complexiteit, interne verdeeldheid beschikt over bruikbare rapportages, moet je
en opportunistische keuzes voor techniek ook gericht op zoek naar verbetermogelijk-
zonder visie – wijzen op organisaties die je nagaan wat dat kost… Het kan allemaal heden. Dit vraagt van managers coachend
zichzelf in de staart bijten. Bruyneel beaamt simpeler, transparanter en beter.” leiderschap, sturing van gedrag en een open
dat sommige directies de draad kwijt zijn. overleg in interactieve verbeterteams. Weg
“Wij krijgen steeds vaker de vraag om de Integreren en optimaliseren met het wantrouwen…”
management accounting helemaal over B&M ontwikkelde een eigen, innovatieve
te nemen. Het is een feit dat performance aanpak rond de chargeback-methodiek. Die Time-Driven ABC Dec 11

management steeds technischer wordt. oplossing wordt inmiddels geïmplementeerd Werner Bruggeman vult aan: “Een belangrijk 41

Maar het processing-deel ligt bij de bank- op een aantal afdelingen van grootbanken. onderdeel van ons chargebacksysteem
sector echt in de knoop… Soms wordt het De eerste resultaten spreken tot de ver- voor optimale shared service-kosten is
‘opgelost’ met paardenmiddelen. Dan zijn beelding. Thierry Bruyneel: “Dé innovatie Time-Driven Activity Based Costing. Deze
200 man bezig met cost accounting. Moet is de integratie en daarmee optimalisatie techniek is een doorbraak in kostencalcu-
latie en cost management in complexe
dynamische omgevingen.” Time-Driven ABC
helpt managers van shared services bij het
bepalen van kostprijzen voor het complexe
serviceaanbod en bij de identificatie van
ongebruikte resource-capaciteiten. Het is
een transactiegebaseerde kostencalculatie
die het mogelijk maakt om op continue basis
een accuraat inzicht te verkrijgen in de ser-
vicekosten. Hierbij wordt rekening gehouden
met alle klanten ordergebonden serviceat-
tributen. “Time-Driven ABC maakt gebruik
van tijdsvergelijkingen die de servicetijd
uitdrukken in functie van verschillende
drijvers. Managers kunnen op die manier
bijvoorbeeld zien welke bijkomende services
in welk departement hoeveel meer tijd en
kosten veroorzaken. De methodiek gaat bij
de berekening van de kostprijzen enkel uit
van de kosten van de verbruikte middelen en
Het conceptuele schema van chargeback wijst de kosten van overcapaciteit niet meer

dossier | Frank van den Nieuwenhuijzen

toe aan de kostenobjecten. Dit leidt tot een de shared service, maar ook moet duidelijk Cocreatie
effectiever costmanagement.” De methode worden bepaald wie er verantwoordelijkheid Het antwoord van B&M op intern wantrou-
van Time-Driven ABC (TDABC) is relatief draagt voor de overcapaciteit. De vraag is wen en versnippering is ‘cocreatie’. Dit is een
nieuw. Europees gezien zijn er inmiddels zo’n dus: van wie is die capaciteit en wie is ervoor techniek om het performance management
35 implementaties geweest op basis van dit verantwoordelijk? In de huidige business- opnieuw in te richten. Doel is het wegnemen
concept. verantwoording wordt capaciteit gezien als van bestaand wantrouwen, in dit geval
een verlies van de (interne) service provider. tussen de strategische business en de
Thierry Bruyneel: “Nog een punt met Dit klopt eigenlijk niet. De risktaker is uit- rekenaars bij financial. Werner Bruggeman:
betrekking tot capaciteit. Het is belangrijk eindelijk de business. Die moet dan ook een “Cocreatie is een doorbraakidee. Business
om te weten hoeveel overcapaciteit er is in prijs betalen voor gecreëerde overcapaciteit.” heeft data nodig van interne specialisten,
denk aan business reporting, controlling,
IT. Die informatie wordt dan geleverd, maar
niet naar tevredenheid van de business. Die
De B&M-white paper Cost Management de notie ‘capaciteit’ niet of onvoldoende twijfelt aan de waarde van de input. Wij
bevat een pleidooi voor een meer verwerkt. Het gevolg: bij een significante gaan de hele interne structuur herinrichten.
strategisch cost management. Enkele daling van de volumes stijgen de intern Hierbij maken we een eenheid, een team
citaten: doorgerekende servicekosten per eenheid.’ van specialisten én interne klanten. In die
samenwerking kunnen interne klanten heel
‘Vanuit de markt groeit de vraag naar ‘Bij het beheersen van kosten moet aan- exact de behoeften en eisen aangeven en de
meer betrouwbare, professionelere dacht zijn voor de beheersing van zowel specialisten de mogelijkheden. Specialisten
costing. Ontmanteling van over-complexe verbruikte middelen (used capacity) als en interne klanten creëren samen de
oplossingen en veel te dure kostprijssyste- bestede middelen (unused capacity). Er is strategie en het kostenallocatiesysteem van
men – gebouwd om de verkeerde doelstel- slechts sprake van effectieve kostenbespa- het Shared Service Center. Geen discussie
Dec 11 lingen te bereiken – is op dit moment de ring als de overcapaciteit wordt beperkt. en vingerwijzen. De oplossing betekent
42 grootste uitdaging.’ Time-Driven ABC rekent alleen met de
daadwerkelijk verbruikte middelen.
‘Bij de doorbelasting van shared service- Kosten van overcapaciteit van personeel,
kosten ontstaat de indruk dat klanten machines en gebouwen worden niet
onvoldoende betalen voor de geleverde ingerekend in de kostprijs, maar apart
service. Een gevoel dat niet formeel wordt gerapporteerd.’
bevestigd door gebrek aan inzicht in de
cost-to-serve. Managers hebben behoefte ‘Managers zien kosten- en winstgevend-
aan gedetailleerde informatie over hun heidsanalyses dikwijls als een bedreiging
cost-to-serve en de drijvers daarvan om in plaats van als ondersteuning. Het is
kostenverlagende verbeterinitiatieven te belangrijk dat dergelijke rapportages
vinden.’ besproken worden in een sfeer van con-
tinuous improvement, d.w.z. een open
‘Overheadkosten en kosten van shared sfeer waar managers en medewerkers
services worden dikwijls verdeeld op basis blijvend samen zoeken naar verbeteringen
van globale en niet-transparante verdeel- van de winstgevendheid.’
sleutels. Hierdoor ervaren managers de
verantwoording van kosten als ‘niet fair’, ‘Bedrijven kunnen alleen effectief aan cost
‘niet transparant’ en ‘niet consistent’.’ management doen als er sprake is van
een goede beheerscontrole-structuur en
‘In de praktijk zien we dat kostenalloca- transparante chargeback-mechanismen.
tiesystemen hun populariteit hebben ver- Beide stimuleren transparantie, accoun-
loren in omgevingen die ogenschijnlijk te tability en actionability. Pas wanneer dit
maken hebben met strategische vaste kos- stadium bereikt is heeft het zin om verder
ten, zoals de financiële dienstensector. De te investeren in kostprijssystemen.’
Thierry Bruyneel
meeste kostenallocatiesystemen hebben

www.bankingﬁnance.eu

“Vóór de crisis was het mee te nemen in zijn accountingproces. ABC biedt inzicht in het verschil tussen used
Het is dus in één ronde klaar. Naderhand capacity en unused capacity. Je kunt precies
probleem minder nijpend. kunnen management accountants hierover plannen wat je omvang moet zijn op enig
een volledige rapportage overleggen aan de moment, gelet op de marktontwikkelingen.”
Er bleef toen evengoed business.” De methodiek die B&M meebrengt is geen
ad hoc-oplossing maar wordt ingebouwd
veel aan de strijkstok Zoals al vermeld geeft Time-Driven ABC in een motiverend en geïntegreerd perfor-
inzicht in de fluctuaties van de capaci- mance-plannings- en sturingsproces. “De
hangen maar dit viel niet teitsbezetting bij shared services. Banken implementatie ervan biedt een absoluut con-
hebben te weinig inzicht in deze fluctuaties currentievoordeel. Wij verwachtten dat de
op omdat de bank volop en verbinden daar dus ook geen acties aan. benadering de komende jaren echt gaat aan-
Thierry Bruyneel: “Capacity management slaan. Sommige banken zijn verplicht een
winst boekte.” moet een punt zijn op elke beleidsagenda. aantal divisies te verkopen. Deze bruuske
Veel organisaties zijn oversized. De komende bewegingen zijn extra relevant voor de toe-
jaren moeten financiële bedrijven meer toe passing van onze techniek. Bijvoorbeeld in
naar een harmonicamodel. Groei als het kan Nederland waar banken af moeten van hun
nieuwe waarde voor alle betrokken partijen. en krimp wanneer het moet. Time-Driven verzekeringstak.” •
Uiteindelijk komt er onder de streep een
bruikbaar proces uit dat voor iedereen iets
toevoegt. Op die manier worden de manage-
ment accounting-systemen door de business
als enabling ervaren en wordt management In gesprek met… geïntegreerd performance management.
accounting en controlling een echte busi- Prof. Dr. Werner Bruggeman doceert Verregaande expertise leidt tot maat-
ness partner.” Management Accounting en Controlling werk-advisering, waarbij de out of the Dec 11

aan de Universiteit Gent en de Vlerick box-benadering niet wordt geschuwd. 43

Capaciteit op de agenda Leuven Gent Management School. Bruggeman: “Neem de chargeback-syste-
Bruggeman: “Onze benadering leidt tot Daarnaast is hij mede-oprichter van matiek die we hier bespreken. De aanpak
capacity management, transparancy en B&M. Bruggeman beschikt over een geldt als zeer technisch en innovatief;
fairness. Zaken die nu vaak ontbreken in cos- rijke ervaring in training en advisering, ons bureau staat op deze pijlers.” In Eu-
ting-processen.” Thierry Bruyneel voegt daar vooral waar het gaat om het ontwerpen ropa is B&M pionier bij de implementatie
het volgende aan toe: “De aanpak is ook en implementeren van balanced score- van Time-Driven ABC. Dit komt tot uiting
voorspelbaar. Alle betrokkenen zien wat er cards, kostensystemen en performance in de nauwe samenwerking met Robert
gebeurt. Daardoor blijft het eerdergenoemde management. Bruggeman vervulde Kaplan, één van de ontwikkelaars van de
negatieve debat uit. Het kostenproces is leeropdrachten in Thailand en Moskou methodiek. Samen met Kaplan startte
duidelijker en daardoor efficiënter. Je kijkt in en publiceerde veelvuldig internationaal B&M het Strategy Management Col-
alle rust vooruit, zonder steeds her en der over de genoemde thematiek. laborative, een internationaal netwerk
brandjes te hoeven blussen.” voor kennisdeling en consultancy (www.
Thierry Bruyneel is Managing Director strategymanagementcollaborative.com).
Als praktisch voordeel van de B&M-aanpak bij B&M. Hij heeft veel (praktische)
noemt Bruyneel de mogelijkheid van advieservaring in het veld van strate- B&M
flexibele verslaglegging. “Veel bedrijven gisch management en in toepassingen www.bmcons.com
die ABC-achtig werken hebben moeite om als (Time-Driven) Activity-Based Costing, info@bmcons.com
bepaalde kostenposten los te sleutelen voor management accounting en Financial
afzonderlijke facturering aan bijvoorbeeld Planning & Budgeting. In 2004 was hij Kortrijksesteenweg 62
dochtermaatschappijen of derden. Wij de man achter de succesvolle eerste toe- B-9830 Sint-Martens-Latem
hebben daar geen last van, want het zijn passing van Time-Driven ABC (bij Sanac België
gewoon facturen op afzonderlijke stappen in Logistics). Tel.: +32 (0) 9 245 68 01
onze methodiek. De accountant is in staat
om het IFRS-closing ticket – inclusief de B&M is gespecialiseerd in strategie-
compliance en het belastingdeel – volledig implementatie en het ontwerp van

�ݺ�ߣ

Chargeback Niet Langer Een Bron Van Frustratie

Convert to study materialsBETA

More Related Content

Chargeback Niet Langer Een Bron Van Frustratie