Chu trình hệ thống kiểm soát bán hàng
- 1. Tổng quát chu trình bán hàng 1. Bán hàng là gì? Là 1 quá trình trong đó người bán tìm hiểu, khám phá, gợi tạo và đáp ứng những nhu cầu hay ước muốn của người mua để đáp ứng quyền lợi thỏa đáng, lâu dài của 2 bên.
- 2. Tổng quát chu trình bán hàng 2. Thu tiền là gì? Là quá trình người bán hàng thu lại lượng giá trị mà mình đả bán ra cho khách hàng bằng tiền mặt , chuyển khoản hoạc các hình thức thanh toán khác .
- 3. Tổng quát chu trình bán hàng 3. Các chức năng cơ bản của bán hàng thu tiền Xử lý đơn đặt hang của người mua Xét duyệt bán chịu Chuyển giao hàng Gửi hóa đơn tình tiền gửi cho khách hàng và ghi sổ ngiệp vụ bán hàng Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền Xử lý và ghi lại hàng bán bị trả lại và hàng bớt giá Lập dự phòng phải thu khó đòi
- 4. II--Thực trạng kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Bắc Âu
- 5. 1.Chức năng và nhiệm vụ của công ty 2. Môi trường kiểm soát Triết lý quản trị, phong cách điều hành của Công ty Chính sách nhân sự Các nhân tố bên ngoài Cơ cấu tổ chức Công tác lập kế hoạch
- 6. Đặc điểm hệ thống kế toán Hình thức kế toán tại Công ty Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán Hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính
- 7. 4.Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền - Kiểm soát hoạt động bán hàng Tại văn phòng Công ty - Kiểm soát việc nhận và xử lý đơn hàng của khách hàng - Kiểm soát việc giao hàng - Kiểm soát lập hóa đơn bán hàng - Kiểm soát việc ghi nhận doanh thu - Kiểm soát doanh thu bị trả lại và chiết khấu, giảm giá hàng bán - Kiểm soát nghiệp vụ thu tiền
- 8. 5.Vẽ chu trình bằng visio a.Chu trình hệ thống kiểm soát bán hàng – thu tiền công ty Bắc Âu
- 9. 1.Lưu đồ kế toán thu tiền mặt
- 10. Dựa vào hóa đơn bán hàng, khi nhận tiền từ khách hàng, kế toán thanh toán lập phiếu thu hợp lệ (3 liên), kiểm tra sau đó chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ nhận đủ số tiền. Phiếu thu được trình giám đốc/ kế toán trưởng ký rồi được lưu ở thủ quỹ 1 liên, kế toán thanh toán một liên và khách hàng sẽ giữ một liên
- 11. 2.Lưu đồ kế toán doanh thu bán hàng
- 12. Kế toán sau khi nhận được lệnh bán hàng sẽ lập phiếu xuất kho (2 liên), phiếu giao hàng, hóa đơn GTGT (3 liên). Sau khi nhận được phiếu xuất kho và phiếu giao hàng, bộ phận kho tiến hành giao hàng. Kế toán xử lý hình thức thanh toán của khách hàng, nếu chấp thuận bán chịu thì kế toán sẽ ghi sổ công nợ và lưu lại để theo dõi công nợ. Nếu khách hàng thanh toán ngay thì kế toán tiến hành lập phiếu thu gồm 3 liên, sau đó chuyển sang thủ quỹ. Thủ quỹ sau khi nhận được hóa đơn GTGT và phiếu thu gồm 3 liên do phòng kế toán chuyển sang sẽ xem xét và tiến hành thu tiền. Sau đó thủ quỹ chuyển phiếu thu cho kế toán hạch toán và lưu.
- 13. b. chu trình hệ thống bán hàng và thu tiền theo lý thuyết: Đối với nhà phân phối: i. Kiểm soát hoạt động nhận đặt hàng ii. Kiểm soát xuất kho, cung cấp sản phẩm iii. Kiểm soát hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ iv. Kiểm soát họat động thu tiền: - Nghiệp vụ thu tiền mặt - Nghiệp vụ thu tiền qua Ngân hàng Đối với các doanh nghiệp sản xuất lớn và xuất khẩu:
- 14. Đối với nhà phân phối: i. Kiểm soát hoạt động nhận đặt hàng : Căn cứ vào các yêu cầu từ khách hàng, phòng bán hàng sẽ thực hiện các nội dung xử lý sau: - Xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu về SP của khách hàng . - Xem xét khả năng của khách hàng đối với điều kiện, tiêu chuẩn đặt ra của công ty. - Thông tin kết quả xử lý yêu cầu đặt hàng của khách hàng là chấp thuận hay không chấp thuận yêu cầu của khách hàng.
- 15. Lưu đồ I :Lưu đồ hoạt động bán hàng
- 16. Đối với nhà phân phối: ii. Kiểm soát xuất kho, cung cấp sản phẩm: Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung: - Thực hiện xuất kho - Thực hiện giao hàng, cung cấp sản phẩm cho khách hàng
- 17. Lưu đồ II: Lưu đồ hoạt động cung cấp sản phẩm
- 18. Đối với nhà phân phối: iii. Kiểm soát hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ Hoạt động này sẽ được kế toán tiêu thụ kiêm công nợ phải thu ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp sản phẩm nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng cho khách hàng. Hoạt động này sẽ thực hiện các nội dung sau: - Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiện giữa công ty với khách hàng. - Lập hóa đơn bán hàng: ghi nhận nội dung nghiệp vụ bán hàng đã được thực hiện - Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng: theo dõi các nội dung sau khi thực hiện bán hàng (trả lại, giảm giá), theo dõi nghĩa vụ thanh toán của khách hàng.
- 19. Lưu đồ III: Lưu đồ hoạt động lập hóa đơn, ghi nhận và theo dõi công nợ
- 20. Đối với nhà phân phối: iv. Kiểm soát họat động thu tiền: - Nghiệp vụ thu tiền mặt : Yêu cầu khách hàng nộp trực tiếp phòng Tài chính–Kế toán Ghi chép đầy đủ và kịp thời số thu Nộp ngay số tiền thu được trong ngày vào quỹ hay Ngân hàng Có biện pháp khuyến khích các người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền. Cuối mỗi tháng, kế toán tiền mặt và thủ quỹ thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế.
- 21. - Nghiệp vụ thu tiền qua Ngân hàng: Lưu đồ IV: Lưu đồ hoạt động thu tiền
- 23. Đối với các doanh nghiệp sản xuất lớn và xuất khẩu: Công ty cần thực hiện các quy trình sau: - Lựa chọn đối tác kinh doanh; - Giao dịch và ký kết hợp đồng; - Xin giấy phép xuất khẩu; - Mở thanh toán quốc tế; - Chuẩn bị hàng xuất khẩu; - Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu; - Làm thủ tục thanh toán; - Giao hàng; - Gửi chứng từ thanh toán; - Nhận tiền; - Khiếu nại và giải quyết xuất khẩu.
- 24. a/ Các gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền b/ Các rủi ro thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền
- 25. Các gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền Biển thủ tiền bán hàng thu được Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng Chiếm đoạt tiền khách hàng do khách hàng trả do mua hàng trả chậm
- 26. Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng Nhân viên bán hàng bán cho khách giá thấp hơn giá niêm yết, cho hưởng chiết khấu không đúng hay bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán để ñạt được lợi ích cá nhân,...
- 27. Biển thủ tiền bán hàng thu được Gian lận xảy ra khi nhân viên bán hàng chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng và không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách. Nhân viên bán hàng ghi nhận số tiền trên liên lưu của phiếu thu thấp hơn số tiền khách hàng thực trả.
- 28. Chiếm đoạt tiền khách hàng do khách hàng trả do mua hàng trả chậm Một số dạng gian lận như: Thủ thuật tạo cân bằng giả; Thủ tục thay đổi hoặc làm giả thư nhắc nợ; Thủ thuật xóa sổ nợ không đúng.
- 29. Các rủi ro thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền pháp phòng ngừa gian lận Hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa Hoạt động lập hóa đơn và theo dõi nợ phải thu Hoạt động thu tiền thì rủi ro đó là thất thoát tiền
- 30. III. Giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Bắc Âu và mô hình hoàn thiện giải pháp 1. Giải pháp • Xét duyệt bán hàng • Tiền bán hàng thu được • Tiền khách hàng do khách hàng trả do mua hàng trả chậm
- 31. 2.Mô hình hoàn thiện giải pháp
- 32. Kế toán doanh thu bán hàng Phòng kinh doanh Kho Kế toán Thủ quỹ Bắt đầu Đơn đặt hàng Đơn hàng đã hoàn thành Lập lệnh bán hàng Lệnh xuất hàng A A Lệnh xuất hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng Xuất kho Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng Hóa đơn GTGT Hình thức thanh toán Chấp nhận bán chịu Phiếu thu Phiếu thu (liên 1) Ghi sổ N Hóa đơn GTGT Phiếu thu Thu tiền Sản xuất Kiểm tra và ký xác nhận Kiểm tra và quan sát Theo dõi