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Convegno- workshop Territoriale Anorc Professioni Veneto

ANORC - Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della Conservazione Digitale
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Andrea Piccoli - Direttivo ANORC Professioni La gestione documentale come strumento per la compliance

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DIGITALIZZAZIONE E PRIVACY 28 FEBBRAIO 2019 9.00 13.30 SEDE DELL'ORDINE DEGLI INGEGNERI VERONA CO N V E G NO - W O R K SH OP T E R R I TO R I A L E A N O RC P R O F E S S I O NI V E N E TO ORGANIZZATO DA IN COLLABORAZIONE CON CON IL CONTRIBUTO INCONDIZIONATO DI
Gestione Documentale e Compliance ANDREA PICCOLI DGROOVE SRL CO N V E G NO - W O R K SH OP T E R R I TO R I A L E A N O RC P R O F E S S I O NI V E N E TO ORGANIZZATO DA IN COLLABORAZIONE CON CON IL CONTRIBUTO INCONDIZIONATO DI
Gestione Documentale Digitalizzare un procedimento porta a tempi e responsabilit tracciate. Permette gestire la raccolta delle informazioni durante il procedimento migliorando la efficienza e la fiducia nel suo esito e la compliance aziendale La corretta gestione della conservazione digitale, dei fascicoli dei procedimenti e attivit 竪 il vero strumento per preservare il valore dellarchivio aziendale nel tempo Archivio Insieme delle evidenze dei procedimenti e delle attivit svolte e dei loro effetti. Procedimenti e Attivit Funzionigramma, Organigramma Piano Fascicolazione Elenco dei procedimenti e attivit Protocollo Identificare, metadati, registri, formazione, distribuzione delle informazioni e conservazione Processi digitali Workflow e BPM
La Gestione Documentale Documenti Atti e fatti giuridicamente rilevanti Fascicoli Raccolte delle informazioni Processi, Attivit Procedimenti Come lavora lazienda Evidenze Ci嘆 che dimostra le attivit condotte Dalla gestione dei documenti alla gestione delle informazioni alle evidenze Informazioni Dati elettronici rilevanti Unit Documentali Unit Archivistiche Unit Informative
DTM (data transaction management) Raccogliere le informazioni digitali ed utilizzarle durante il processo digitale. Informazioni (Evidenze) Le informazioni mutano e accrescono il loro contenuto durante le transazioni che le coinvolgono Protocollo, Atti, Conservazione ? Blockchain ? Fattura elettronica e pagamenti elettronici (SDI, SIOPE+) Smart Contract BIM Risk Management
La compliance aziendale DIGITALIZZAZIONE E LA PRIVACY - VERONA, 28 FEBBRAIO 2019 Privacy GDPR 101/18 Trattamenti e protezione dei dati personali ISO 27001 Sicurezza delle informazioni Protezione delle informazioni elettroniche EiDAS Servizi fiduciari sicuri e di qualit (accreditati) OAIS Open Archival Information System Modelli di conservazione delle informazioni ETSI TS 501 ETSI TS 102 Trasmissione ed elaborazione delle informazioni (conservazione, firma, IOT) ISO 9001 ISO 22000 Gestione della qualit. Processo di miglioramento continuo Evidenze (Documenti), Registri, Procedure Audit, Processo di Miglioramento Continuo Ruoli e Responsabilit
90% Progettare per la compliance, compliance by design Rivedere i procedimenti aziendali per migliorare la compliance, Disegnare la compliance sulla propria organizzazione Compliance come strumento aziendale La compliance non deve essere vissuta come un onere o un obbligo, ma uno strumento che porta allaumento del valore offerto dallazienda Una gestione documentale che guida i procedimenti e attivit Migliora lefficacia e la fiducia nella azione amministrativa Creative Lorem ipsum dolor sit amet Compliance Come si trasferisce e capitalizza la conoscenza dei procedimenti? Comunicazione partecipativa, base di conoscenza documentale, supporto utente
Chi vede, chi fa che cosa, quando e perch辿 ? Coerenza tendenziale Contenitore Contenitore Contenitore Riservato Protocollo Doc Lev1 Doc Lev2 Doc Lev3 Doc Lev4 Livello Classify Riservato Privacy La gestione documentale deve tenere conto in modo intrinseco della sostanziale differenza tra i processi collaborativi delle funzioni aziendali e le direttive secondo la gerarchia dellorganizzazione. La gestione documentale deve essere disegnata (by design) per preservare le informazioni, garantire il rispetto della riservatezza e autorizzazione alle stesse, tracciare le transazioni e utilizzi delle stesse
I ruoli della digitalizzazione Impatti della digitalizzazione negli organigrammi aziendali Answer B v v Tanti ruoli e tante distinte responsabilit (e tanti nomi e qualifiche) per aziende con risorse limitate
Il fattore umano La nostra cultura 竪 ancorata alla informazione scritta, stampata, evidente sul foglio di carta. Per inviare il documento con firma autografa via PEC devo scansionarlo. Evidentemente un tratto grafico, una immagine, assume valore maggiore di un PDF con firma digitale. Firme e Sigilli Copie, Duplicati, Dematerializzazione, Estratti Copie Conformi Conservazione Sostitutiva
Il valore delle informazioni Analisi grammaticale Analisi logica Analisi semantica Analisi strutturale Fascicoli e Documenti Mappa dei concetti base Ricerca Semantica Categorizzazione Estrazione delle informazioni Valutazione delle informazioni Riconoscimento Linguaggio Naturale
ChatBot, IA
PER IL SUPPORTO ORGANIZZATIVO SI RINGRAZIA LO STAFF DI

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