1. Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
27 d’octubre de 2010
Direcció General de Modernització de l’Administració
Secretaria de Funció Pública i Modernització de
l’Administració
2. Pàgina 2
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’Administració
1. Presentació del projecte de la DGMA
2. Presentació i estructura de les metodologies
3. Pàgina 3
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’Administració
1. Presentació del projecte de la DGMA
El Programes Marc per al Desenvolupament de l’Administració Electrònica a la
Generalitat de Catalunya desenvolupat per la SFPMA considera les següent línies
estratègiques:
1. Impulsar l’Administració Electrònica com a palanca de canvi i modernització
3. Fomentar la cooperació entre administracions
4. Establir un model de governança de l’Administració Electrònica
5. Racionalitzar i simplificar els processos de funcionament intern5. Racionalitzar i simplificar els processos de funcionament intern
6. Fomentar la innovació en Administració Electrònica al territori català
2. Garantir l’accessibilitat de la ciutadania i les empreses als serveis públics
4. Pàgina 4
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’Administració
Entre d’altres funcions:
• Defineix, proposa, impulsa i fa el seguiment de les politiques de millora del
funcionament organitzatiu i de la qualitat dels serveis de l’Administració de
la Generalitat
• Participa en la definició de les politiques relatives a l'administració
electrònica
(Decret 205/2007, de 18 de setembre, de reestructuració parcial del Departament de Governació i Administracions Públiques.
Articles 3)
Principals eixos d’actuació per desenvolupar aquestes funcions:
• Millorar l’organització i la qualitat dels serveis
• Millorar l'eficiència, la transparència i la gestió dels costos de prestació dels
serveis
• Participar en el desenvolupament de l'administració electrònica
La Direcció General de Modernització de l’Administració (DGMA):
1. Presentació del projecte de la DGMA (cont.)
5. Pàgina 5
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’Administració
Objectius
Realitzar unes metodologies estàndards
corporatives en forma de guies i/o manuals per
a l’inventariat, l’anàlisi i la millora de
processos
Facilitar la millora continua, ampliació i
dotació d’exemples pràctics d’aquestes dues
metodologies, aplicant cadascuna d’elles a un
projecte pilot departamental complet
Donar suport metodològic als departaments
en els seus projectes d’inventariat, anàlisi i
millora de processos
Impulsar l’ús d’aquestes metodologies a tota
l’organització, involucrant els agents clau, i
divulgant i donant la formació necessària a
les persones de l’organització implicades en
la millora de processos
Fer el seguiment i control de la qualitat de
projectes d’inventariat, anàlisi i millora de
processos departamentals
Definir una arquitectura de processos
corporativa per avançar en la millora i
estandardització dels fluxos de treball
1. Presentació del projecte de la DGMA (cont.)
6. Pàgina 6
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’Administració
Els beneficis del projecte seran:
• Simplificació i modernització dels procediments
• Pont de comunicació entre els departaments (estàndards, compartir,
coneixement, llenguatge comú…)
• Preparació per la mecanització
• Normalització de formularis i documents
• Millorar la qualitat del serveis (processos mes simples , reducció de temps)
• Foment de l’interoperabilitat (homogeneïtat de criteris en el modelatge i
documentació)
1. Presentació del projecte de la DGMA (cont.)
7. Pàgina 7
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’Administració
1. Presentació del projecte de la DGMA
2. Presentació i estructura de les metodologies
8. Pàgina 8
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 8
2. Presentació i estructura de les metodologies
M1: Guia Metodològica de projectes per a
l’elaboració de mapes i priorització de
processos
M2: Guia Metodològica de projectes
per a l’anàlisi i millora de processos
Anàlisidelprocés
amillorar(AS-IS)
Definició
del nou
procés
(TO
-BE)
Desplegament
Inventari, classificació i
priorització de
processos
Seguiment iControl
Inventari de funcions
de l’organització
Elaboració del mapa
de processos
Definir oportunitat Preparació
Les dues guies metodològiques fetes (M1 i M2) s’han s’apliquen en el marc global
de projectes que els diversos Departaments i organismes de la Generalitat fan per a
la millora i modernització dels seus processos i serveis.
9. Pàgina 9
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 9
Objectius
Estandarització corporativa
de mètodes de treball
Propiciar la implantació a
nivell corporatiu d’una
metodologia estàndar
per a l’elaboració de
mapes i priorització de
processos
Propiciar coherència,
homogeneïtat i assegurar
la qualitat del mapa de
processos a la Generalitat
Coherència, homogeneïtat
i qualitat
Orientació per a elaborar el
mapa i prioritzar els
processos
Orientar i guiar a les
unitats departamentals
encarregades de la millora
interna en les tasques que
han d’abordar per a
l’elaboració del mapa i
priorització dels
processos
M1
Guia metodològica de projectes per a l’elaboració de mapes i priorització de processos
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
10. Pàgina 10
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 10
Específics del projecte
Post-projecteProjectePre-projecte
PD0 PD1 PD2 PD3
FasesPuntsdedecisió(PD)
Gestió del projecte
Gestió del risc
PD4 PD5
Fase 3:
Inventari, classificació i
priorització de processos
Fase 4:
Elaboració del Mapa de
Processos
Fase 2:
Inventari de funcions de
l’organització
Fase 5:
Seguiment i control
Fase 0:
Definir oportunitat
Fase 1:
Preparació
Gestió del canvi
M1: Fases i punts de decisió d’un projecte d’elaboració de
mapes i priorització de processos
Llum verda
al projecte
Necessitats
validades i
proveïdor
seleccionat
Tancament
del projecte
Similars a ESPRIT
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
11. Pàgina 11
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 11
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
(**) Aquesta és la primera activitat de la fase transversal de gestió del risc, i a partir d’aquí es realitza una avaluació i gestió contínua dels riscos (vegeu capítol 6.2)
• Identificar de manera
preliminar els
processos associats a
les funcions
• Executar el pla
d’entrevistes
• Elaborar l’inventari de
processos definitiu
• Elaborar la fitxa de
cada procés
• Validar l’inventari i les
fitxes de procés
• Establir criteris de
priorització i assignar
un valor als processos
• Elaborar un inventari
de processos
prioritaris a millorar
• Aprofundir en el
coneixement de
l’estratègia del
Departament i en la
seva estructura
organitzativa
• Identificar les funcions
de les diferents unitats
• Elaborar l’inventari de
funcions
• Elaborar el pla
d’entrevistes
• Revisar el pla de
comunicació i formació
• Elaborar el mapa de
processos de nivell 2
(representació dels
processos proiritzats)
• Elaborar el mapa de
processos de nivell 1
(representació de
subfamílies)
• Elaborar el mapa de
processos de nivell 0
(representació de
famílies)
• Elaborar un mapa de
processos complet i
prioritzat (nivell 0, 1 i 2)
• Validar els mapes de
processos
Activitats
• Caracteritzar el
projecte
• Definir l’estructura
organitzativa
• Elaborar el pla de
projecte
• Realitzar una
estimació econòmica
• Identificar els
condicionants sobre
el projecte
• Elaborar la fitxa de
projecte
• Elaborar el pla de
seguiment i control del
mapa de processos
Definir el model
organitzatiu per al
seguiment i control
Definir el protocol de
manteniment i
actualització del mapa
de processos
• Tancar formalment el
projecte
Gestió del projecte
Gestió del risc
Fases
• Estructura
organitzativa
• Fitxa de definició dels
comitès
• Pla de projecte
• Fitxa de projecte
Productes
• Document de context
estratègic i organitzatiu
• Inventari de funcions
• Pla d’entrevistes
• Pla de comunicació
revistat
• Pla de formació revisat
(si s’escau)
• Qüestionari tipus
• Inventari de processos
(versió temptativa i
definitiva)
• Fitxes de procés
• Inventari de processos
prioritaris
• Mapa de processos de
nivell 2
• Mapa de processos de
nivell 1
• Mapa de processos de
nivell 0
• Mapa de processos
complet
• Pla de seguiment i
control
• Document de tancament
Fase 3:
Inventari, classificació i
priorització de processos
Fase 4:
Elaboració del mapa de
processos
Fase 2:
Inventari de funcions de
l’organització
Fase 5:
Seguiment i control
Fase 0:
Definició de l’oportunitat
Fase 1:
Preparació
• Configurar l’equip de
treball i seleccionar el
proveïdor (si s’escau)
• Identificar els
interlocutors principals
• Elaborar el pla de
comunicació i de
formació preliminar(si
s’escau) (*)
• Realitzar una anàlisi
preliminar de riscos (**)
• Realitzar la sessió de
llançament del projecte
• Plec de prescripcions
tècniques (si s’escau)
• Pla de comunicació
• Pla de formació (si
s’escau)
• Matriu de gestió de riscos
• Document de llançament
Gestió del canvi
(*) Aquesta és la primera activitat de la fase transversal de gestió del canvi, i a partir d’aquí es realitzen les tasques de formació i comunicació (vegeu capítol 6.3)
12. Pàgina 12
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 12
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Objectius
Estandarització corporativa
de mètodes de treball
Propiciar la implantació a
nivell corporatiu d’una
metodologia estàndar
per a l’anàlisi i millora de
processos
Orientar i guiar a les
unitats departamentals
encarregades de la millora
interna en les tasques que
han d’abordar per a
realitzar l’anàlisi i millora
de processos
Donar pautes als
departaments per a
elaborar l’anàlisi i millora
de processos
Racionalització tècnica i
organitzativa de les
unitats administratives
Impulsar i fomentar
l’anàlisi intern en termes
de simplificació de
tràmits per a la
racionalització tècnica i
organitzativa de les
unitats administratives
M2
Guia metodològica de projectes per a l’anàlisi i millora de processos
13. Pàgina 13
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 13
Post-projecteProjectePre-projecte
Fase 3:
Definició del nou procés
(TO BE)
Fase 4:
Desplegament
Fase 2:
Anàlisi del procés a
millorar (AS IS)
Fase 5:
Seguiment i control
Fases
Gestió del projecte
Gestió del risc
Fase 0:
Definir
oportunitat
Fase 1:
Preparació
Gestió del canvi
M2: Fases i punts de decisió d’un projecte d’anàlisi millora de
processos
Específics del projecte
PD0 PD1 PD2 PD3
Puntsdedecisió(PD)
PD4 PD5
Llum verda
al projecte
Necessitats
validades i
proveïdor
seleccionat
Tancament
del projecte
Similars a ESPRIT
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
14. Pàgina 14
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 14
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Preparar la recollida de
la informació del procés
Obtenir la informació
Ordenar i verificar la
informació recollida i
elaborar una relació de
documents utilitzats en
el procés.
Descriure i diagramar
el procés actual
Revisar i validar la
documentació i els
diagrames del procés
Detectar i inventariar
els punts febles i les
oportunitats de millora
Obtenir les accions de
millora
Validar i prioritzar les
accions de millora
Descriure i diagramar
el procés redissenyat
Validar el procés
redissenyat amb els
interlocutors clau del
projecte
Definir mesures de
monitorització
Activitats
Caracteritzar el
projecte
Definir l’estructura
organitzativa
Elaborar el pla de
projecte
Realitzar una
estimació econòmica
Identificar els
condicionants sobre el
projecte
Elaborar la fitxa de
projecte
Elaborar el pla
d’implantació per al
desplegament del nou
procés
Elaborar un pla de
contingència (si
s’escau)
Executar el pla
d’implantació
Gestió del projecte
Gestió del risc
• Estructura organitzativa
• Fitxa de definició dels
comitès
• Pla de projecte
• Fitxa de projecte
Productes
• Documentació de suport
(qüestionari/guió
d’entrevista)
• Calendari d’actuacions
• Resultats de les sessions
de treball
• Manual del procés actual
• Inventari de punts febles i
oportunitats de millora
• Relació d’accions de
millora
• Matriu de priorització
• Manual del nou procés
• Quadre d’indicadors
• Pla d'Implantació
• Pla de contingència (si
s’escau)
Definir i implantar el
model organitzatiu per
al seguiment i control
del nou procés.
Revisió periòdica dels
indicadors per a
detectar desviacions i
definir accions
correctores
Tancar formalment el
projecte
• Model organitzatiu per al
seguiment i control
• Informes periòdics de
seguiment
• Document de tancament
de projecte
Fase 3: Definició del nou
procés
(TO BE)
Fase 0: Definició
oportunitat
Fase 2: Anàlisi del procés
a millorar (AS IS)
Fase 4: Desplegament
Fases
Fase 5: Seguiment i
control
Fase 1: Preparació
Configurar l’equip de
treball i seleccionar el
proveïdor (si s’escau)
Identificar els
interlocutors principals
Elaborar el pla de
comunicació i
formació (si s’escau) (*)
Realitzar una anàlisi
preliminar de riscos
(**)
Realitzar la sessió de
llançament del projecte
• Plec de prescripcions
tècniques (si s’escau)
• Pla de comunicació
• Pla de formació (si
s’escau)
• Matriu de gestió de
riscos
• Document de
llançament
Gestió del canvi
(*) Aquesta és la primera activitat de la fase transversal de gestió del canvi, i a partir d’aquí es realitzen les tasques de formació i comunicació (vegeu capítol 6.3)
(**) Aquesta és la primera activitat de la fase transversal de gestió de riscos, i a partir d’aquí es realitza una avaluació i gestió contínua dels riscos(vegeu capítol 6.2)
15. Pàgina 15
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 15
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Visualització web
16. Pàgina 16
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 16
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Visualització web
17. Pàgina 17
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 17
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Visualització web
18. Pàgina 18
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 18
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Visualització web
19. Pàgina 19
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 19
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Visualització web
20. Pàgina 20
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 20
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Visualització web
21. Pàgina 21
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 21
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Visualització web
22. Pàgina 22
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’AdministracióPàgina 22
2. Presentació i estructura de les metodologies (cont.)
Visualització web
23. Pàgina 23
Projecte d’anàlisi, millora i redisseny
de processos de la DGMA
Direcció General de Modernització de l’Administració
• Gràcies per la vostra atenció
• Cristeta Domènech Torrell
• Àrea de Qualitat i Sistemes de Gestió
• Direcció General de Modernització de l’Administració
• Secretaria de Funció Pública i Modernització de l’Administració
• Departament de Governació i Administracions Públiques
• cristeta.domenech@gencat.cat
• Tel. 935674349
