Customercase Century21 Nl
- 1. CENTURY 21 kan kantoren en klanten beter begeleiden CENTURY 21, de grootste vastgoedorganisatie ter we- reld, heeft meer dan 165 kantoren in de Benelux, goed voor 900 medewerkers. Het kantorennetwerk breidt tel. +32 (0)9 361 82 33 voortdurend uit. Daarom was de onderneming op zoek sales@net-it.be naar een manier om de interne processen meer te stroomlijnen en te automatiseren. land: Belgi谷 sector: vastgoed Partner Net IT werkte een nieuwe website uit op basis profiel van Microsoft Dynamics CRM. Elk CENTURY 21-kantoor CENTURY 21 is de grootste vastgoedorganisatie ter krijgt daarin een eigen, ge誰ntegreerde microsite. Via het wereld met meer dan 8.500 kantoren in 68 landen. intranet of via een webservice verbonden met hun Ook in Belgi谷 is CENTURY 21 de grootste vastgoed- eigen applicatie kunnen de kantoorhouders hun aan- onderneming. De van oorsprong Amerikaanse or- bod aanpassen. Op die manier wordt de historiek van ganisatie is in Belgi谷 actief sinds 1995 en heeft in de verhuur en verkoop per kantoor bijgehouden, wat de Benelux meer dan 165 kantoren, goed voor 900 strategisch zeer belangrijk is. Ook het financi谷le beheer medewerkers. gebeurt nu met behulp van Dynamics CRM, zodat er uitdaging minder manueel werk is en ook minder risico op vergis- CENTURY 21 wou een nieuwe website met een singen. achterliggende centrale database. Op die manier wou de organisatie effici谷nter en meer gestroom- Op termijn zal CENTURY 21 Dynamics CRM voor nog lijnd werken. Dat moest de klantenservice ten goe- heel wat andere aspecten benutten, zoals het beheer de komen en snellere rapportering mogelijk maken. van de opleidingen en de administratie. Nu al merkt de organisatie een grote tijdsbesparing en een verhoogde effici谷ntie. Rapporten en cijfers zijn meteen beschikbaar.
- 2. oplossing Vastgoedorganisatie CENTURY 21 heeft sinds 2009 een Partner Net IT bouwt de database en de verschil- nieuwe website met een achterliggende database in Mi- lende functies uit op basis van Microsoft Dynamics crosoft Dynamics CRM. Daardoor verlopen de administra- CRM. De nieuwe website ging live in 2009. De Dy- tie, de opvolging van de kantoren en de klantenservice namics CRM-toepassing wordt extern gehost en als veel effici谷nter en meer gestroomlijnd. Ook de rapporte- een dienst geleverd via het internet, zodat CENTU- ring gaat veel sneller. RY 21 de software niet hoeft te onderhouden. De meer dan 165 CENTURY 21-kantoren van onze fran- chisehouders krijgen vanuit de hoofdzetel een uitgebreide voordelen ondersteuning, waaronder strategisch advies, opleidingen 側 Effici谷nter en sneller werken en administratie, vertelt Mathieu Verwilghen, General Ma- 側 Financi谷le besparing nager van CENTURY 21 Benelux. We waren al een tijd op 側 Minder vergissingen zoek naar een manier om onze website daarbij te gebrui- 側 Informatie up-to-date ken als centrale tool. 側 Betere klantenservice 側 Minder manueel werk CENTURY 21 Benelux had al verschillende versies van zijn 側 Gebruiksvriendelijk website gehad maar besliste uiteindelijk om niet meer te 側 Professionele uitstraling vertrekken van een website-ontwerp maar wel van een 側 Uitgebreide en snelle rapportering nieuwe, achterliggende database. 側 Betere strategische beslissingen De bedoeling was om op die manier een historiek bij te houden, zegt Sybille Colin, Inside Manager bij CENTURY software&services 21 Benelux. De kantoren zetten hun panden online. Vroe- Servers ger waren we die informatie kwijt wanneer ze de ver- kochte of verhuurde panden verwijderden. Op die manier Developer Tools was het intern moeilijk om een goed overzicht te houden van onze activiteiten, om rapporten op te stellen en om Windows snel cijfermateriaal te hebben. Doordat ons kantorennet- Desktop Applications werk snel groeit, kregen we de informatie zelfs niet meer op een effici谷nte manier verwerkt. Automatisering was Business Solutions echt noodzakelijk om te vermijden dat we steeds meer Microsoft Dynamics CRM 4.0 mensen moesten aanwerven voor het manuele werk. Microsoft Services Extern gehoste CRM software Microsoft Technologies CENTURY 21 kwam in contact met Microsoft-partner Net IT, dat de organisatie voorstelde om Microsoft Dynamics Microsoft Security CRM te gebruiken. In maart 2009 gingen we van start met het uitbouwen van de database, vertelt Kristof DHooss- che, partner van Net IT. De nieuwe website ging live in de winter van 2009. De Dynamics CRM-software van CENTU- RY 21 wordt extern gehost. De toepassing wordt geleverd als een dienst via het internet, zodat CENTURY 21 de soft- ware niet lokaal hoeft te installeren en zich geen zorgen hoeft te maken over het onderhoud. Dynamics CRM overs- tijgt hier het pure klantenbeheer, zodat we graag spreken over Dynamics xRM. De CENTURY 21-kantoorhouders kunnen nu in hun eigen
- 3. Mathieu Verwilghen: We kunnen meer correcte en snellere beslissingen nemen. softwareapplicatie of via het intranet nieuwe panden kantoorhouders worden de statistieken van hun invoeren, waarna de nieuwe informatie gesynchroni- website bijgehouden. Zo is het mogelijk om het seerd wordt met de CRM-toepassing, waarna ze on- marktaandeel van hun kantoor te zien, en om te line komen. Inmiddels werken al meer dan 10 men- bekijken welke panden worden bekeken en hoe sen in de hoofdzetel met de nieuwe software, maar lang, of hoe vaak ze worden aangeklikt. De op termijn zal iedereen op een of andere manier kantoorhouders kunnen al die rapporten in realtime Microsoft Dynamics CRM gebruiken. bekijken via het intranet. Minder misverstanden Betere opvolging van klachten De huidige gebruikers ondervinden alvast heel wat Het CRM-project van CENTURY 21 is heel voordelen. Alle informatie is gecentraliseerd, zodat omvangrijk en gebeurt daarom in verschillende de interne communicatie beter verloopt en er fasen. De database was de eerste stap, omdat die de minder misverstanden opduiken, zegt Mathieu motor is van de organisatie. Daarin zit onder meer Verwilghen. Bovendien kunnen we meer correcte de informatie van de kantoorhouders, hun en snellere beslissingen nemen. Aangezien we commissieregelingen, het financi谷le beheer en alle effici谷nter werken, besparen we tijd en geld informatie over het vastgoed. Ook de algemene hoewel dat niet de eerste doelstelling was van het website en de microsites waren essentieel bij de project. We kunnen ook professioneler werken en eerste fase. Daarna volgde het hele financi谷le ons beter profileren als onderneming. Door de beheer, van de verkoopcijfers tot de facturatie. Een standaardisatie van onze processen kunnen we altijd ander belangrijk aspect is het kwaliteitsbeheer. Dat hetzelfde antwoord geven op vragen van betekent onder meer dat de klachten van kantoorhouders of klanten. eindklanten goed worden opgevolgd. We kunnen voor het eerst cijfers bijhouden over het aantal en De kantoorhouders gebruiken nu al de CRM- het soort klachten, zodat we effici谷nter kunnen oplossing via de webservice maar komen nog niet bijsturen waar nodig, zegt Mathieu Verwilghen. rechtstreeks met de software in contact. Elk CENTURY 21-kantoor heeft wel een microsite Dynamics CRM zal ook dienen voor het beheer van binnen de website van CENTURY 21. Voor de opleidingen en consultancy van de kantoorhouders.
- 4. De kantoorhouders krijgen voortdurend opleidingen aangeboden, en daar komt heel wat bij kijken, zegt Sybille Colin. Het aanbod, de planning, de inschrijvingen, de kosten, Vroeger gebeurden de inschrijvingen via het intranet maar bewaarden we geen historiek. Met Dynamics CRM kan dat wel, zodat we de mensen specifiek kunnen uitnodigen voor de opleidingen die voor hen nuttig zijn. Ook onze administratie per makelaar (office management) en het opvolgen van nieuwe kantoren (franchise management) zal op termijn gebeuren via Dynamics CRM. Nu al ziet CENTURY 21 een aanzienlijke tijdbesparing. We kunnen nu heel gemakkelijk meteen rapporten genereren, terwijl we daar vroeger soms een hele dag voor nodig Kristof DHoossche hadden, zegt Mathieu Verwilghen. We hebben ook veel minder manuele gegevensinvoer, zodat we effici谷nter en De CRM-toepassing wordt geleverd als een sneller werken, en het risico op vergissingen veel kleiner dienst via het internet, zodat CENTURY 21 is. de software niet lokaal hoeft te installeren en zich geen zorgen hoeft te maken over Snel betrouwbare cijfers het onderhoud, zegt Kristof DHoossche, Rapporten en cijfermateriaal zijn belangrijk op strategisch partner van Net IT. en kwalitatief niveau, maar ook voor de marketing. Ons pr-kantoor vraagt ons voortdurend om cijfers voor de pers, maar vroeger konden we niet direct of zelfs onmogelijk voor betrouwbaar cijfermateriaal zorgen. Binnenkort hebben we met 辿辿n druk op de knop alle cijfers die ze nodig hebben, zegt Mathieu Verwilghen. Door het bijhouden van statistieken krijgen we ook een beter zicht op de tendensen in de markt. Dat helpt ons om onze positie van marktleider te behouden. Er valt bij CENTURY 21 nog heel wat te doen door partner NET IT. De samenwerking met Net IT verloopt zeer goed, Voor meer informatie zegt Mathieu Verwilghen daarover. Dankzij hun complete service hebben we geen eigen informaticus meer nodig. Voor meer informatie over de beschreven produc- De gebruikers wachten nu vol ongeduld op de verdere ten en diensten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 stappen in het project. Tegen 2012 zou de volledige 503 31 13 of bezoek www.microsoft.be/cases. U oplossing klaar moeten zijn. vindt er andere bedrijven die soortgelijke toepas- singen gebruiken. Voor meer informatie over Net IT, bel naar +32 (0)9 361 82 33 of bezoek www.net-it.be Voor meer informatie over CENTURY 21, bezoek www.century21.be