際際滷

際際滷Share a Scribd company logo

Tulostuksenhallinta whitepaper

Kaj Seeste
Kaj Seeste

Tulostuksenhallinta

1 of 12
Download to read offline
息 Document House Oy 2013 Tulostuksenhallintapalvelut - Managed Print Services Keskitetty tulostuksenhallinta ja sivuperusteinen hinnoittelu parantavat tulosta Sis辰lt旦 2 Tiivistelm辰 3 Nykyp辰iv辰n toimistojen tulostusymp辰rist旦t 4 Tulostuksenhallinnan ulkoistamisen edut 5 Tulostuksenhallintapalvelun palveluntarjoajan valitseminen 6 Tehokkaan tulostuksenhallintapalvelun toimittaminen 6 Vaihe 1: Arviointi 7 Vaihe 2: Suunnittelu 8 Vaihe 3: Toteutus 9 Vaihe 4: Hallinta 10 Loppusanat Tulostuksenhallintapal VUOSIKERTA 1 NUMERO 2
Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 2 / 12 Document House Oy Ratkaisu siirty辰 k辰ytt辰m辰辰n tulostuksenhallintapalveluita (Managed Print Services, MPS) suuressa kansainv辰lisess辰 yrityksess辰 on helppo: muutama satanen per ty旦ntekij辰 kerrytt辰辰 nopeasti miljoonien s辰辰st旦t. On kuitenkin muistettava, ett辰 yht辰 vakuuttavia s辰辰st旦j辰 voidaan saavuttaa my旦s pieniss辰 ja keskisuurissa yrityksiss辰. (T辰ss辰 yhteydess辰 pienet ja keskisuuret yritykset m辰辰ritell辰辰n seuraavasti: niiss辰 on yli 50 tulostuslaitetta (tulostimet, monitoimilaitteet) ja yli 200 ty旦ntekij辰辰.) Nykyp辰iv辰n haastavassa markkinailmapiiriss辰 yritykset joutuvat tarkkailemaan kaikkia kuluja; kulujen leikkaamisesta on tullut merkitt辰v辰 kilpailustrategia. Info- Trendsin raportin mukaan 90 % yrityksist辰 ei kuitenkaan tunne asiakirjatuotantoon liittyvi辰 kulujaan tai arvioi ne liian pieniksi, vaikka n辰m辰 yritykset k辰ytt辰v辰t jopa 15 % liikevaihdostaan asiakirjatuotantoon liittyviin toimintoihin (jopa 3 % pelk辰st辰辰n tulostuskuluihin). Keskikokoiset organisaatiot voivat s辰辰st辰辰 2030 % n辰ist辰 kuluista ulkoistamalla tulostusymp辰rist旦ns辰 hallinnan. Tulostuksenhallintapalvelu analysoi ja leikkaa tulostuksen kokonaisk辰ytt旦kustannuksia, kuten kulutustarvikkeiden, paperin, yll辰- pidon ja korjauksen, k辰ytt旦tuen, ja energiankulutuksen aiheuttamia kuluja. Tulostuspalvelu vapauttaa my旦s IT-, talous- ja hankintaresursseja, jotka voidaan siten keskitt辰辰 yritystoiminnan ydintarpeisiin. Kun hinnoittelu perustuu todelliseen k辰ytt旦旦n, yritykset voivat luoda hyvin ennakoitavia ja helpommin hallittavia tulostusymp辰rist旦j辰. Yritykset saavat yhden laskun yhdest辰 paikasta. Lasku k辰sitt辰辰 kaikki tulostuskulut ja siten mahdollistaa paremmat kustannusennusteet ja kulujen kohdentamisen. Me Document Housessa olemme tuottaneet palveluita yrityksille jo vuodesta 1991. Ker辰辰m辰mme tieto on auttanut meit辰 kehitt辰m辰辰n monia parhaita k辰yt辰nt旦j辰 ja ty旦kaluja tulostustehokkuuden parantamiseksi. T辰ss辰 artikkelissa k辰sitell辰辰n tulostuksenhallintapalveluiden ulkoistamisen tarjoamia etuja, kokonaisvaltaisen strategian luomiseen vaadittavien prioriteettien m辰辰ritt辰mist辰 ja selkeiden tavoitteiden asettamista, palveluntuottajan valintaperusteita ja yleisi辰 toimenpiteit辰, joilla menestys saavutetaan. Tiivistelm辰 Keskitt辰m辰ll辰 tulostusymp辰rist旦mme ja siihen liittyv辰t palvelut yhdelle palveluntarjoajalle s辰辰st辰mme merkitt辰v辰sti IT- osastomme aikaa. Kustannuss辰辰st旦t nousevat tulostusymp辰rist旦n optimoinnin my旦t辰 hiljalleen useisiin kymmeniin prosentteihin. Cramo Oyj Tuomas Myllynen IT-kehitysp辰辰llikk旦
Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Document House Oy Sivu 3 / 12 Kun yritykset etsiv辰t s辰辰st旦j辰 ja tehokkuutta, ratkaisuja harvoin tarvitsee hakea l辰hint辰 tulostinta kauempaa. Yleens辰 tulostustoimintojen tulostamisen, kopioinnin, faksaamisen, ja skannaamisen j辰rkeist辰minen tarjoaa merkitt辰vi辰 mahdollisuuksia s辰辰st辰辰 ja parantaa yritystoimintaa. Monissa yrityksiss辰 ep辰ill辰辰n, ett辰 toimistoissa kulutetaan tulostamiseen edelleen paljon enemm辰n aikaa ja rahaa, kuin olisi pakko. Olemme samaa mielt辰. Document House on tehnyt satoja asiakask辰yntej辰 ja haastatellut monia ihmisi辰 yritysmaailmassa, mink辰 pohjalta olemme huomanneet, ett辰 vaikka yritykset ovat jo k辰yneet l辰pi jonkinasteisen tulostusymp辰rist旦n optimointiprosessin, ne ovat pettyneit辰 toteutuneisiin kustannuss辰辰st旦ihin ja ep辰varmaan laitehallintaan. Keskivertoyritys k辰ytt辰辰 vuodessa noin 600 700 ty旦ntekij辰辰 kohden tulostukseen. Toimistotulostuksen kokonaiskuluista yleens辰 noin 50% ovat muita, kuin laitteista kertyvi辰 kustannuksia. Yleens辰 yritykset eiv辰t seuraa tulostusymp辰rist旦旦n liittyvi辰 kokonaiskustannuksia lainkaan, vaikka kyseess辰 on yrityksille merkitt辰v辰 menoer辰. Yritykset pyrkiv辰t tietoisesti v辰hent辰m辰辰n turhaa tulostusta. Erillist辰 tulostuspolitiikkaa (Printing Policy) hy旦dynt辰辰 silti vain pieni osa yrityksist辰. InfoTrendsin raportti paljasti, ett辰 90 % yrityksist辰 tiet辰辰 hyvin v辰h辰n, jos mit辰辰n, siit辰 miten paljon yrityksess辰 kulutetaan sis辰iseen ty旦p旦yt辰- tai verkkotulostamiseen, faksaamiseen, skannaamiseen ja kopiointiin. Niiss辰 yrityksiss辰, joissa n辰it辰 koskevia arvioita tehd辰辰n, 3050 %:ssa arvioinnit eiv辰t osu oikeaan; yleens辰 koska laskelmat tehd辰辰n arvion, eik辰 todellisen k辰ytt旦tiedon perusteella. Me Document Housella uskomme, ett辰 yritykset voivat leikata suoria tulostuskulujaan jopa 250 euroa per ty旦ntekij辰 vuositasolla ja lis辰ksi saavuttaa ep辰suoria etuja. S辰辰st旦jen saavuttamiseksi yrityksen pit辰辰 kuitenkin ensin saada tulostusymp辰rist旦ns辰 hallintaan, mik辰 on vaikeaa kahdestakin syyst辰: Tulostusymp辰rist旦n hallinta on tehotonta ja hajanaista. Vastuuta koko tulostusymp辰rist旦st辰 on harvoin rajattu. Eri osastot, kuten IT-, talous-, hankinta- ja palveluosastot, sek辰 k辰ytt辰j辰t hallinnoivat joitain osia tulostusymp辰rist旦st辰 sen sijaan, ett辰 yksi keskitetty ryhm辰 hallinnoisi tehokkaasti koko tulostusymp辰rist旦辰. Esimerkiksi yksitt辰iset hankinnat voivat johtaa siihen, ett辰 yrityksell辰 on enemm辰n laitteita kuin se oikeastaan tarvitsee. Laitteiston k辰yt旦n piilokulut. Tulostuksen piilokulut, kuten laitehuolto ja kuluvat tarvikkeet, voivat olla jopa 35 % yrityksen vuosittaisesta liikevaihdosta ja ne voivat kerrytt辰辰 merkitt辰v辰n osan tulostinten ja monitoimilaitteiden kokonaisk辰ytt旦kustannuksista. Nekin yritykset, jotka kohdentavat suurimman osan tulostuksen kokonaisk辰ytt旦kustannuksista IT-budjettiin, yleens辰 kohdentavat tulostuksen piilokulut yksitt辰isille kustannuspaikoille, joissa ne pysyv辰t piilossa tavallisilta kokonaisk辰ytt旦kustannusarviolta. Useimmat tulostimet ovat alik辰yt旦ss辰... Yleens辰 yritykset k辰ytt辰v辰t tulostinta vain noin 15 minuuttia (2 %) kustakin ty旦p辰iv辰st辰. Nykyp辰iv辰n toimistojen tulostusymp辰rist旦t
Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 4 / 12 Document House Oy Siirtym辰ll辰 keskitettyyn tulostuksenhallintapalveluun yritykset voivat parantaa liiketoimintaprosessien tehokkuutta ja tehostaa toimintaa useilla alueilla: Pienemm辰t ymp辰rist旦vaikutukset. Optimoitu tulostusymp辰rist旦 v辰hent辰辰 tarpeettomien laitteiden hankintaa, mik辰 puolestaan pienent辰辰 j辰tteen m辰辰r辰辰 ja energian kulutusta sek辰 v辰hent辰辰 toimiston tilantarvetta. Tarkempi laitteiston k辰yt旦n tuntemus mahdollistaa siirtymisen resursseja s辰辰st辰v辰辰n toimintatapaan, kuten kaksipuoliseen tulostamiseen. My旦s v辰rin kulutusta voidaan hallita paremmin. Vapauttaa IT-resursseja. IDC:n raportin mukaan tulostusongelmat kattavat noin 23 % kaikista k辰ytt旦tukipuheluista. Tulostuksenhallinnan ulkoistaminen v辰hent辰辰 IT- osaston ty旦taakkaa ja vapauttaa resursseja k辰ytett辰v辰ksi yrityksen ydintoimintoihin. Kasvava ty旦ntekij辰tuottavuus. Kun ty旦ntekij辰t joutuvat huolehtimaan tulostimien p辰ivitt辰isest辰 yll辰pidosta, tarvikkeiden tilaamisesta ja v辰rikasettien vaihtamisesta sek辰 rutiinihuollosta, yrityksen tuottavuus k辰rsii. Tilanne on t辰llainen erityisesti pienemmiss辰 toimistoissa, joissa k辰ytt辰j辰m辰辰r辰 laitetta kohden on hyvin pieni. Loppuk辰ytt辰j辰t ty旦skentelev辰t paljon mieluummin ymp辰rist旦ss辰, jossa laitteet toimivat hyvin ja ty旦ntekij辰n ei tarvitse puuttua niiden yll辰pitoon. Tulostimien hallinnan ulkoistaminen siirt辰辰 tukiteht辰vien taakan palveluntuottajalle, jolloin ty旦ntekij辰t voivat keskitty辰 tekem辰辰n varsinaisia t旦it辰辰n. Hyv辰 tulostuspalvelustrategia parantaa olemassa olevien laitteiden tehokkuutta. Tulostuksenhallinta- palvelun edut Matalammat kokonaisk辰ytt旦-kustannukset Ennustettavat tulostuskulut Pienemm辰t ymp辰rist旦vaikutukset Vapauttaa hallinto- ja IT-resursseja Parantunut ty旦ntekij辰tuottavuus Tulostuksenhallinnan ulkoistamisen edut
Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Document House Oy Sivu 5 / 12 Tulostuksenhallintapalvelun palveluntarjoajan valitseminen Tulostuksenhallintapalvelun avaintavoitteita Tulostuskulujen leikkaaminen Tuottavuuden kasvattaminen Resurssien hallinnan ja vakauden parantaminen Suorituksen seuranta Yksinkertaisin ja selkein tapa mitata tulostuksenhallinta- palvelun tarjoamia s辰辰st旦j辰 on k辰ytt辰辰 kulutukseen perustuvaa l辰hestymistapaa ja sivuperusteista hinnoittelua... Tulostuksenhallinnan kevent辰mist辰 suunnittelevan yrityksen tulisi kiinnitt辰辰 huomiota nelj辰辰n parannusalueeseen: Tulostuskulujen leikkaaminen Yrityksen/ty旦ntekij旦iden tuottavuuden parantaminen Resurssien hallinnan/vakauden parantaminen Parempi hallinta paremmalla suoritusten seurannalla Tasapainon l旦yt辰minen n辰iden tavoitteiden v辰lill辰 voi olla haastavaa varsinkin, kun suurimmalla osalla yrityksist辰 ei ole muutoksenhallinnan vaatimaa talon sis辰ist辰 arviointiin ja toimeenpanoon liittyv辰辰 osaamista. Yritykset saattavat my旦s tarvita apua varmistaakseen, ett辰 n辰kyv辰t s辰辰st旦t ovat varmoja ja jatkuvia. T辰m辰nhetkisen tulostusymp辰rist旦n arviointi on ehdottoman t辰rke辰辰: jos kulutusta ei tunneta, on mahdotonta ymm辰rt辰辰, mist辰 s辰辰st旦kohteita l旦ytyy. Jotta s辰辰st旦j辰 voidaan seurata, on t辰rke辰辰 ensin l旦yt辰辰 tulostuskulujen vertailutaso. Kun yrityksell辰 on todenmukainen kuva tulostusymp辰rist旦n kokonaisk辰ytt旦kustannuksista, se voi aloittaa ymp辰rist旦n optimoinnin lyhyen ja pitk辰n aikav辰lin s辰辰st旦jen saavuttamiseksi. Korkea laatu vs. matalin hinta -ratkaisut Useimmissa tapauksissa paras ratkaisu korostaa korkealaatuista palvelua perinteisen matalimman yksikk旦hinnan hankintastrategian sijasta. Kaikista parhaita ratkaisuja ovat yleens辰 palvelusopimukset (SLA), jotka tuottavat taattuja s辰辰st旦j辰 ja tehokkuutta. Ei ole kuitenkaan aina helppoa l旦yt辰辰 palveluntarjoajaa, joka voi tarjota t辰llaisen sopimuksen. Yritysten pit辰辰 arvioida mahdollisten palveluntarjoajien suositukset varmistaakseen, ett辰 ne todella ymm辰rt辰v辰t vaatimukset ja voivat toimittaa t辰yden tarjouksen, johon sis辰ltyv辰t my旦s todennetut parhaat k辰yt辰nn旦t, erityisty旦kalujen k辰ytt旦 ja muutosprosessin vaatima erityisosaaminen. Palveluntarjoajan tulisi my旦s voida hallita jatkuvia toimintoja niin, ett辰 tulokset ovat kest辰vi辰 ja parannuksia voidaan tehd辰 my旦s tulevaisuudessa. Valitun yhteisty旦kumppanin pit辰isi lis辰ksi tarjota tulostukseen jatkuvaa kehityst辰 ja parannusty旦t辰, kun strategian toteuttaminen on aloitettu. Mahdollisten palveluntarjoajien t辰ytyy osoittaa kykyns辰 tarjota jatkuvaa tulostuspalveluiden hallintaa selke辰n palvelutasosopimuksen puitteissa. Vaatimuksia ovat muun muassa seuraavat: Yrityksen t辰m辰nhetkisen tulostusymp辰rist旦n todenmukainen ja t辰ydellinen arviointi, johon sis辰ltyy my旦s t辰ydellinen ja tarkka kokonaisk辰ytt旦kustannusarvio (TCO). Sellaisen optimoidun ymp辰rist旦n suunnitteleminen, joka tukee yrityksen tavoitteita ja minimoi uusien investointien tarpeen k辰ytt辰m辰ll辰 jo olemassa olevaa laitteistoa. Selv辰sti n辰kyvien, s辰辰nn旦llisten ja sopimuksella taattujen s辰辰st旦jen tuottaminen. Loppuk辰ytt辰j辰n tuottavuuden parantaminen laitteiston paremman toimivuuden avulla v辰hent辰m辰ll辰 kulutustarvikkeiden hallinnan teht辰vi辰 ja esittelem辰ll辰 uusia innovatiivisia mahdollisuuksia. Tulostusymp辰rist旦n keskitetty hallinta. Strategian jatkuva arviointi ja muokkaaminen niin, ett辰 parannuksia voidaan tehd辰 jatkuvasti. tavallisilta kokonaisk辰ytt旦kustannusarviolta.
Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 6 / 12 Document House Oy Tehokkaan tulostuksenhallintapalvelun toimittaminen Sopimuksen tekeminen todellisten kokonaisk辰ytt旦kustannusten perusteella on olennaisesti erilainen l辰hestymistapa kuin perinteinen halvimpaan yksikk旦hintaan perustuva ostamisprosessi. Kun tavoitteena on saada matalin yksikk旦hinta, hyv辰 tarjouspyynt旦 yksinkertaisesti asettaa yhden myyj辰n toista vastaan. Yritys luo ensisijaisten toimittajien listan, l辰hett辰辰 tarjouspyynn旦t ja valitsee parhaan tarjouksen kuhunkin kauppaan. Toimittaja harvoin tarjoaa kaupan ulkopuolisia etuja tai pitk辰n aikav辰lin optimointiin liittyv辰辰 osaamista, eik辰 asiakasyritys ole yht辰辰n l辰hemp辰n辰 paremman hallinnan tavoitettaan. Palveluntarjoajan tulisi tarjota sopimus, joka takaa s辰辰st旦j辰 k辰ytt辰m辰ll辰 jo olemassa olevaa laitteistoa niin paljon kuin mahdollista. Palveluntarjoajan ei pit辰isi olettaa, ett辰 asiakas on valmis vaihtamaan koko laitteistonsa. Koko laitteiston uusiminen ei ole kustannustehokas ratkaisu k辰sill辰 olevaan ongelmaan. On ehdottoman t辰rke辰辰, ett辰 palveluntarjoaja osaa kehitt辰辰 monen toimittajan tulostuslaitteistosta koostuvaa ymp辰rist旦辰. Kun sopimus tehd辰辰n, siit辰 tulee ilmet辰 vertailuluku s辰辰st旦jen seurantaa varten sek辰 selke辰t s辰辰st旦tavoitteet ja v辰litavoitteet, joiden avulla voidaan seurata tavoitteeseen p辰辰sy辰. Yksinkertaisin ja selkein tapa mitata tulostuspalveluiden tuottamia s辰辰st旦j辰 on k辰ytt辰辰 kulutukseen perustuvaa l辰hestymistapaa ja sivuperusteista hinnoittelua, aivan kuten tehdess辰 puhelin-, s辰hk旦- tai vesisopimusta. T辰ll辰 keinoin s辰辰st旦j辰 voidaan seurata yksikk旦hintatasolla, kun asiakas maksaa vain k辰ytt辰m辰st辰辰n, ja kulujen seurannasta tulee t辰ysin ennustettavaa ja l辰pin辰kyv辰辰. Vaihe 1: Arviointi Sivuhinnoittelu sopimuksessa perustuu siihen, ett辰 laitteisto ja k辰ytt旦m辰辰r辰t tunnetaan tarkasti. Karkea arvio ei ole riitt辰v辰, vaan asiakkaan tulee ymm辰rt辰辰 tarkalleen, mit辰 kustakin tulostettavasta sivusta maksetaan. Paras tapa tehd辰 sopimus, joka takaa varmat s辰辰st旦t, on ensin tiet辰辰 kokonaisk辰ytt旦kustannukset tarkasti. Kun kustannukset tunnetaan, molemmat osapuolet voivat sitoutua sopimukseen, joka on tarkoituksenmukainen ja takaa s辰辰st旦j辰 ja jonka avulla s辰辰st旦j辰 voidaan seurata. Tehokkaan kokonaisk辰ytt旦kustannuskuvan rakentaminen vaatii perinpohjaista arviointity旦t辰 kaikissa, paitsi aivan pienimmiss辰, toimistoissa. Ty旦 vaatii erikoisty旦kaluja. Suosituimmat verkkopohjaiset ty旦kalut tarjoavat vain arvioita, jotka perustuvat laitteiden summittaiseen m辰辰r辰arvioon ja alan sivuhintakeskiarvoihin. N辰m辰 ty旦kalut eiv辰t tuota tarkkaa tietoa tietyn organisaation asiakirjatarpeista, -v辰lineist辰 tai -tulostuksesta. Yleens辰 keskikokoisten yksik旦iden johtajat ovat ep辰varmoja toiminnassa olevien tulostuslaitteiden m辰辰r辰st辰, niihin liittyvist辰 kustannuksista ja laitteiden todellisesta tulostus-, kopiointi- tai faksim辰辰rist辰. Nopea arviointi, joka perustuu johtajien karkeisiin arvioihin, ei todenn辰k旦isesti osu kohdalleen. Todellisen tulostustason l旦yt辰miseksi tarvitaan tarkkaa tutkimusty旦t辰, joka tehd辰辰n yhteisty旦ss辰 asiakkaan ja palveluntarjoajan v辰lill辰. Sill辰 keinoin osapuolet l旦yt辰v辰t kokonaisk辰ytt旦kustannuksiin perustuvan vertailuluvun, jonka pohjalta s辰辰st旦t voidaan m辰辰ritt辰辰. N辰in asiakas tiet辰辰, ett辰 s辰辰st旦t ovat todellisia ja todella parantavat organisaation tulosta, ja samalla palveluntarjoajalla on selke辰t ja saavutettavissa olevat tavoitteet. Parhaisiin tuloksiin p辰辰st辰辰n nelivaiheisella l辰hestymistavalla: Arviointi Suunnittelu Toteutus Hallinta Paras tapa tehd辰 sopimus, joka takaa varmat s辰辰st旦t, on ensin tiet辰辰 kokonaisk辰ytt旦kustannukset (TCO) tarkasti.
Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Document House Oy Sivu 7 / 12 Asiakkaan ja palveluntarjoajan t辰ytyy tehd辰 arvioinnissa yhteisty旦t辰, koska siten saavutetaan yhteinen sopimus takuus辰辰st旦tasosta kokonaisk辰ytt旦kustannuksiin verrattaessa. Todellisten kokonaisk辰ytt旦kustannusten tunteminen on avain aitojen s辰辰st旦jen tunnistamiseen ja tuo todellista etua organisaatiolle. Kunnollisen ja tarkan arvion valmistuminen voi vied辰 viikkoja. Palveluntarjoajan pit辰辰 tutustua kaikkiin laitteisiin ja niiden k辰ytt辰j辰m辰辰riin ja m辰辰ritell辰, mit辰 toimintoja k辰ytet辰辰n ja mit辰 laitteilta vaaditaan. Palveluntarjoajan ty旦ntekij辰t ty旦skentelev辰t yhdess辰 IT- ja talousosastojen kanssa m辰辰ritt辰辰kseen kaikki kustannukset, mukaan lukien hankinta- ja k辰ytt旦kustannukset, kulutustarvikkeiden kustannukset sek辰 korjaus- ja yll辰pitokustannukset, joihin lukeutuu my旦s IT-osastolle kertyv辰 taakka. Kustannuksiin tulisi lukeutua ainakin seuraavat: Tulostusymp辰rist旦n kokonaisk辰ytt旦kustannusarvion kustannuser辰t Laitteet Leasing-/vuokrakulut P辰辰omakustannukset Arvonalennukset Kulutustarvikkeet Kulutustarvikkeiden ostohinnat Kulutustarvikej辰tteet Varastonhallintakulut K辰ytt旦tuki ja yll辰pito Ty旦, k辰ytt旦tukeen liittyv辰t kulut Yll辰pito / osat / sivuhinta k辰ytt旦kulut Aika ja materiaalit Asennusten, siirtojen, lis辰ysten, muutosten ja k辰yt旦st辰 poistojen hallinta (IMACD) IMACD-kulut Laitehallintakulut P辰ivitykset ja konfiguraatiokulut Koulutuskulut Muut Hankintakulut Toimittaja- ja sopimustenhallintakulut Hallinto- ja laskunk辰sittelykulut P辰辰oma taseessa Loppuk辰ytt辰j辰n tuottavuuskulut(perustuen henkil旦kunnan kuormittumiseen, virheiden/j辰tteen v辰hentymiseen jne.) Tila- ja energiakulut Vaihe 2: Suunnittelu Kest辰vien s辰辰st旦jen saavuttamiseksi kannattaa kiinnitt辰辰 huomiota tulostusymp辰rist旦n kehitt辰miseen prosessin alusta loppuun. T辰rkeimpien henkil旦iden on t辰rke辰辰 olla mukana prosessissa alusta alkaen, jotta voidaan varmistaa, ett辰 he (samoin kuin palveluntarjoaja) todella ymm辰rt辰v辰t p辰辰m辰辰r辰t ja tukevat niit辰. Tehokkuuden saavuttamiseksi on ehdottoman t辰rke辰辰, ett辰 tarpeettomat laitteet yhdistet辰辰n tai siirret辰辰n muuhun k辰ytt旦旦n. Suunnittelijan tulee kuitenkin ottaa huomioon my旦s kunkin osaston ja k辰ytt辰j辰n ja sovelluksen erityistarpeet. Suunnittelussa tulee my旦s k辰ytt辰辰 siirtym辰aikaa, jonka aikana tilannetta tarkastellaan, jotta voidaan varmistua, ettei k辰ytt辰jien vaatimuksia ole j辰tetty huomioimatta. Lopullisessa ratkaisussa t辰ytyy voida hallinnoida jo olemassa olevaa laitekantaa, ja uusia laitteita tulee ostaa vain silloin, kun se on v辰ltt辰m辰t旦nt辰 todellisten s辰辰st旦jen tai tehokkuuden saavuttamiseksi.
Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 8 / 12 Document House Oy Emme voi liikaa painottaa jo tehtyjen investointien suojelemisen t辰rkeytt辰. Lopullisen tuotteen t辰ytyy voida hallinnoida jo olemassa olevaa laitekantaa ja uusia laitteita tulee ostaa vain silloin, kun se on v辰ltt辰m辰t旦nt辰 todellisten s辰辰st旦jen tai tehokkuuden saavuttamiseksi. On t辰rke辰辰, ett辰 palveluntarjoaja vastaa yrityksen tarpeisiin eik辰 vain tartu tilaisuuteen myyd辰 uusia laitteita. On ehdottoman t辰rke辰辰 valita palveluntarjoaja, joka voi helposti k辰ytt辰辰 my旦s kolmannen osapuolen laitteita kustannustehokkaasti. Jos palveluntarjoaja ei t辰h辰n pysty, se todenn辰k旦isesti suosittelee laitteiston uusimista projektin alussa. On kuitenkin osoitettu, ett辰 uusimisstrategia tulee todenn辰k旦isesti kalliiksi ja v辰hent辰辰 tulostuksen hallintaan tehtyjen investointien luomia s辰辰st旦j辰. Tulostuksenhallintapalvelusta tehdyn sopimuksen t辰ytyy tukea kaikkia laitemerkkej辰 niin, ett辰 palveluntarjoaja hallinnoi kaikkien s辰ilytettyjen laitteiden kulutusta ja prosesseja. N辰m辰 kulut tulee sis辰llytt辰辰 sivuhintaperusteiseen sopimushintaan. Palveluntarjoajan suunnitelman pit辰isi my旦s kattaa kaikki tulostusymp辰rist旦n tulostimet, mukaan lukien kopiokoneet ja faksit. Lis辰ksi suunnitelmaan tulee sis辰llytt辰辰 my旦s henkil旦kohtaiset tulostimet. T辰ll辰 varmistetaan, ett辰 kokonaisk辰ytt旦kustannukset on laskettu oikein ja ett辰 ennustetut s辰辰st旦t ovat todellisia; ne kattavat koko tulostusymp辰rist旦n, eiv辰t vain verkossa olevia laitteita. Vaihe 3: Toteutus Toimiston tulostusymp辰rist旦n hallintaan saaminen ei ole yksin- kertaista. Jotta muutoksen hallinta olisi tehokasta, palveluntarjoajan tiimin on oltava taitava muuttamaan toimistoymp辰rist旦辰 samalla, kun se yll辰pit辰辰 jatkuvuutta organisaation l辰pi kulkevan muutoksen aikana. T辰m辰 on erityisen t辰rke辰辰 organisaatioissa, joilla on monta toimipistett辰. Toteutuksen aikana k辰ytt辰j辰t voivat siirtyv辰t esim. uuteen k辰ytt旦ymp辰rist旦旦n, jossa v辰hemm辰n mutta paremmin toimivia laitteita. On erityisen t辰rke辰辰, ett辰 palveluntarjoaja on tavoitettavissa ja tukee k辰ytt辰ji辰 tehd辰kseen siirtym辰ajasta miellytt辰v辰n. Jos loppuk辰ytt辰j辰n tarpeita ei oteta huomioon eik辰 k辰ytt辰j辰 saa tarvitsemaansa tukea, hanke ei saavuta t辰ytt辰 menestyst辰. Tiimill辰 on kurinalainen ja tunnustettu l辰hestymistapa muutoksen hallintaan, jonka on todistettu tuovan kest辰vi辰 ja mitattavissa olevia parannuksia yritystoimintaan, eik辰 tiimi hyv辰ksy ep辰m辰辰r辰isi辰 tavoitteita tai vaikeasti m辰辰ritelt辰vi辰 lupauksia. N辰in projekti ei voi j辰m辰ht辰辰 kinasteluksi mitattavista tuloksista. Yrityksen ydinrakenteen tai prosessien muuttaminen on yleens辰 suuri ja monivaiheinen projekti. T辰h辰n voi sis辰lty辰 k辰yt旦ss辰 olevien, useampien valmistajien laitteiden s辰ilytt辰minen k辰yt旦ss辰 niin kauan, kun siit辰 on hy旦ty辰. N辰in v辰ltet辰辰n loppuk辰ytt辰jille aiheutuvia h辰iri旦it辰 ja alkuvaiheen p辰辰omainvestointeja, joten taloudelliset vaikutukset n辰hd辰辰n nopeammin. Vaiheittaisen muutoksen aikana palveluntarjoajan tulisi olla vastuussa kaikkien laitteiden seurannasta keskitetysti ja vastata kaikkien asennusten, siirtojen, lis辰ysten, muutosten ja k辰yt旦st辰 poistojen hallinnasta (IMACD), sek辰 tulostukseen liittyvien tukipalvelujen tarjoamisesta. N辰in siirtym辰vaiheessa pysyt辰辰n aikataulussa ilman, ett辰 yrityksen omien ty旦ntekij旦iden tarvitsisi ottaa hoidettavakseen lis辰teht辰vi辰. On t辰rke辰辰 valita palveluntarjoaja, joka voi helposti k辰ytt辰辰 my旦s kolmannen osapuolen laitteita kustannustehokkaasti. Tiimill辰 tulisi olla kurinalainen ja tunnustettu l辰hestymistapa muutoksen hallintaan Muuten projekti saattaa j辰m辰ht辰辰 kinasteluksi mitattavista tuloksista.
Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Document House Oy Sivu 9 / 12 jatkuva laitteiston hallinta, valvonta, analysointi ja optimointi yleens辰 tuottavat merkitt辰vi辰 ja odotta- mattomia s辰辰st旦j辰. Vaihe 4: Hallinta Tulostuksenhallintapalveluun siirtymisen edut n辰kyv辰t kahdella alueella: Koko organisaation siirtymisest辰 optimoituun tulostusymp辰rist旦旦n koituvat ilmeiset tulokset. V辰hemm辰n ilmeiset, mutta jatkuvat parannukset, jotka tulevat esiin, kun laitteiston k辰ytt旦aste kasvaa ja l旦ydet辰辰n uusia keinoja parantaa tehokkuutta. Jotta l辰hestymistapa voisi olla aiemmin kuvaillun kaltainen, t辰ytyy noudattaa kolmea palvelunhallinnan prosessia (laitehallinta, valvonta, raportointi). Toimittajan ty旦kalujen, ty旦ntekij旦iden ja rakenteen tulisi tukea sit辰. Print Fleet Data Collection Agent (DCA) on tehokas laitteistonhallintaty旦kalu, jonka avulla Document House pystyy ker辰辰m辰辰n tietoa asiakkaan koko tulostusymp辰rist旦st辰. Agentti toimii asiakkaan tiloissa Windows-pohjaisella ty旦asemalla tai palvelimella. DCA ker辰辰 tiedot laitteista, ja l辰hett辰辰 ne http(s) v辰yl辰辰 pitkin. Erillist辰 VPN yhteytt辰 ei siis tarvita. Print Fleet Enterprice(PFE) on hallintapalvelin, joka ker辰辰 DCA:sta l辰htev辰n tiedon. PFE:n avulla seuraamme laitteiden tilaa reaaliajassa ja vastaanotamme k辰ytt旦tarvike- ja vikah辰lytykset. Ker辰tty辰 tietoa hyv辰ksik辰ytt辰en pystymme toimittamaan asiakkaalle mm. yksityiskohtaisia k辰ytt旦m辰辰r辰-raportteja. Document House tulostuksenhallinta.fi on selainpohjainen ty旦kalu, jonka avulla asiakkaamme pystyv辰t seuraamaan oman tulostusymp辰rist旦ns辰 tilaa hyv辰ksik辰ytt辰en mm. interaktiivisia pohjakuvia. Document House Palveluorganisaatio: Asiantunteva palveluorganisaatiomme koostuu alan ammattilaisista, joiden avulla toimitamme asiakkaillemme ensiluokkaisia konsultointi- ja tukipalveluita. Valitsemasi palveluntarjoajan tulisi voida tarjota ty旦kalut, ohjelmistot sek辰 keskitetty tuki ja hallinta, jota tarvitaan jatkuvan ja j辰rjestelm辰llisen ratkaisun toimittamiseen koko organisaatiolle. Se tarkoittaa sit辰, ett辰 hallinta ei ulotu vain laitteistoon, vaan my旦s vaadittuun palvelutasoon, mukaan lukien kulutustarvikevaraston t辰ydent辰minen, laitteiston korjauspalvelut ja k辰ytt旦tuki. Palveluntarjoajan t辰ytyy voida l辰hett辰辰 sellainen koontilasku kullekin toimipisteelle tai ryhm辰lle, jossa on mukana yksityiskohtainen hallintaraportti. Palveluntarjoajan tulisi raportoida s辰辰nn旦llisesti uusista s辰辰st旦- ja j辰rkeist辰mismahdollisuuksista, esimerkiksi muutokset tulostusymp辰rist旦ss辰 silloin, kun liiketoimintavaatimukset muuttuvat. Sen tulee my旦s pysty辰 toteuttamaan vaaditut parannukset. Tieto on avain toimivaan tulostusymp辰rist旦n hallintaan Keskeiset mittausarvot eiv辰t ole vain kertaluontoisia mitattuja lukuja ja tavoitelukuja kaaviossa. Ne ovat tavoitteita v辰hitt辰isist辰 parannuksista, jotka perustuvat jatkuvaan p辰ivitt辰iseen tiedonkeruuseen, jossa ker辰t辰辰n niin taloudellista kuin k辰ytt旦m辰辰r辰tietoakin unohtamatta asiakkaan 辰辰nt辰, eli loppuk辰ytt辰j辰n tyytyv辰isyystasoa. Arviointi, jolla kokonaisk辰ytt旦kustannustaso m辰辰ritettiin, toimii my旦s karttana, joka tukee t辰rkeiden mittausarvojen l旦yt辰mist辰 laitteiston jatkuvan optimoinnin mahdollistamiseksi. Useimmissa tapauksissa jatkuva laitteiston hallinta, valvonta, analysointi ja optimointi yleens辰 tuottavat merkitt辰vi辰 ja odottamattomia s辰辰st旦j辰. Asiakkaan ja palveluntarjoajan t辰ytyy tehd辰 arvioinnissa yhteisty旦t辰, koska siten
Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 10 / 12 Document House Oy S辰ilytt辰辰kseen kilpailukykyns辰 haastavassa markkinaymp辰rist旦ss辰 organisaation tulee ajatella tulostuksenhallintastrategiaansa uudelleen. Keskitetyn hallinnan puuttuminen on tehnyt monen yrityksen tulostusymp辰rist旦st辰 r旦nsyilev辰n ja hallitsemattoman ymp辰rist旦n. Yritykset yleens辰 kuluttavat tulostukseen enemm辰n kuin niiden tarvitsee, vaikka raha olisi tiukassa. Kun koko toimiston tulostusymp辰rist旦n rakennetta katsotaan tarkasti ja kokonais- valtaisesti ja sen hallintaan nimet辰辰n henkil旦, voidaan kuluja ja turvallisuusriskej辰 v辰hent辰辰 ja ty旦tehoa lis辰t辰. On ep辰todenn辰k旦ist辰, ett辰 yrityksell辰 olisi talossa osaamista, jota tarvitaan tulostusymp辰rist旦n kokonaisk辰ytt旦kustannusten tehokkaaseen arviointiin ja analysointiin. Yhteisty旦ss辰 kokeneen kumppanin kanssa organisaatio voi suunnitella tulostusymp辰rist旦n, joka maksimoi s辰辰st旦t, parantaa yritystoimintaprosesseja ja vapauttaa yrityksen toiminnalle t辰rkeit辰 resursseja t辰rke辰mpiin teht辰viin. Lis辰ksi yhteisty旦 voi poikia pitk辰n aikav辰lin strategioita, joilla voidaan saavuttaa lis辰s辰辰st旦j辰 ja tehokkuutta, jotka takaavat jatkuvan hy旦dyn. Keskitetty tulostuksenhallintapalvelu tuottaa selkeit辰 s辰辰st旦j辰, parempaa tuottavuutta ja muita kilpailuetuja: Vapauttaa yrityksen IT-, talous-, ja hankintaresursseja V辰hent辰辰 kokonaisk辰ytt旦kustannuksia Parantaa ennustettavuutta tulostuskuluihin V辰hent辰辰 energian ja paperin kulutusta, j辰tem辰辰ri辰 ja p辰辰st旦j辰 Parantaa ty旦ntekij辰tuottavuutta Document House toimittaa ratkaisuja, jotka kattavat koko tulostuksenhallintaprosessin ja muodostavat kokonaisuuden asiakkaan jo omistamien laitteiden kanssa. Autamme organisaatioita leikkaamaan kuluja ja parantamaan toimintaa n辰kyv辰sti ja mitattavasti. Lis辰tietoja saat osoitteesta www.documenthouse.fi Loppusanat Tehokas tulostusymp辰rist旦 voi tuottaa selkeit辰 s辰辰st旦j辰, parempaa tuottavuutta ja muita kilpailuetuja.
Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Document House Oy Sivu 11 / 12 Muistiinpanoja
Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 12 / 12 Document House Oy

More Related Content

Tulostuksenhallinta whitepaper

  • 1. 息 Document House Oy 2013 Tulostuksenhallintapalvelut - Managed Print Services Keskitetty tulostuksenhallinta ja sivuperusteinen hinnoittelu parantavat tulosta Sis辰lt旦 2 Tiivistelm辰 3 Nykyp辰iv辰n toimistojen tulostusymp辰rist旦t 4 Tulostuksenhallinnan ulkoistamisen edut 5 Tulostuksenhallintapalvelun palveluntarjoajan valitseminen 6 Tehokkaan tulostuksenhallintapalvelun toimittaminen 6 Vaihe 1: Arviointi 7 Vaihe 2: Suunnittelu 8 Vaihe 3: Toteutus 9 Vaihe 4: Hallinta 10 Loppusanat Tulostuksenhallintapal VUOSIKERTA 1 NUMERO 2
  • 2. Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 2 / 12 Document House Oy Ratkaisu siirty辰 k辰ytt辰m辰辰n tulostuksenhallintapalveluita (Managed Print Services, MPS) suuressa kansainv辰lisess辰 yrityksess辰 on helppo: muutama satanen per ty旦ntekij辰 kerrytt辰辰 nopeasti miljoonien s辰辰st旦t. On kuitenkin muistettava, ett辰 yht辰 vakuuttavia s辰辰st旦j辰 voidaan saavuttaa my旦s pieniss辰 ja keskisuurissa yrityksiss辰. (T辰ss辰 yhteydess辰 pienet ja keskisuuret yritykset m辰辰ritell辰辰n seuraavasti: niiss辰 on yli 50 tulostuslaitetta (tulostimet, monitoimilaitteet) ja yli 200 ty旦ntekij辰辰.) Nykyp辰iv辰n haastavassa markkinailmapiiriss辰 yritykset joutuvat tarkkailemaan kaikkia kuluja; kulujen leikkaamisesta on tullut merkitt辰v辰 kilpailustrategia. Info- Trendsin raportin mukaan 90 % yrityksist辰 ei kuitenkaan tunne asiakirjatuotantoon liittyvi辰 kulujaan tai arvioi ne liian pieniksi, vaikka n辰m辰 yritykset k辰ytt辰v辰t jopa 15 % liikevaihdostaan asiakirjatuotantoon liittyviin toimintoihin (jopa 3 % pelk辰st辰辰n tulostuskuluihin). Keskikokoiset organisaatiot voivat s辰辰st辰辰 2030 % n辰ist辰 kuluista ulkoistamalla tulostusymp辰rist旦ns辰 hallinnan. Tulostuksenhallintapalvelu analysoi ja leikkaa tulostuksen kokonaisk辰ytt旦kustannuksia, kuten kulutustarvikkeiden, paperin, yll辰- pidon ja korjauksen, k辰ytt旦tuen, ja energiankulutuksen aiheuttamia kuluja. Tulostuspalvelu vapauttaa my旦s IT-, talous- ja hankintaresursseja, jotka voidaan siten keskitt辰辰 yritystoiminnan ydintarpeisiin. Kun hinnoittelu perustuu todelliseen k辰ytt旦旦n, yritykset voivat luoda hyvin ennakoitavia ja helpommin hallittavia tulostusymp辰rist旦j辰. Yritykset saavat yhden laskun yhdest辰 paikasta. Lasku k辰sitt辰辰 kaikki tulostuskulut ja siten mahdollistaa paremmat kustannusennusteet ja kulujen kohdentamisen. Me Document Housessa olemme tuottaneet palveluita yrityksille jo vuodesta 1991. Ker辰辰m辰mme tieto on auttanut meit辰 kehitt辰m辰辰n monia parhaita k辰yt辰nt旦j辰 ja ty旦kaluja tulostustehokkuuden parantamiseksi. T辰ss辰 artikkelissa k辰sitell辰辰n tulostuksenhallintapalveluiden ulkoistamisen tarjoamia etuja, kokonaisvaltaisen strategian luomiseen vaadittavien prioriteettien m辰辰ritt辰mist辰 ja selkeiden tavoitteiden asettamista, palveluntuottajan valintaperusteita ja yleisi辰 toimenpiteit辰, joilla menestys saavutetaan. Tiivistelm辰 Keskitt辰m辰ll辰 tulostusymp辰rist旦mme ja siihen liittyv辰t palvelut yhdelle palveluntarjoajalle s辰辰st辰mme merkitt辰v辰sti IT- osastomme aikaa. Kustannuss辰辰st旦t nousevat tulostusymp辰rist旦n optimoinnin my旦t辰 hiljalleen useisiin kymmeniin prosentteihin. Cramo Oyj Tuomas Myllynen IT-kehitysp辰辰llikk旦
  • 3. Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Document House Oy Sivu 3 / 12 Kun yritykset etsiv辰t s辰辰st旦j辰 ja tehokkuutta, ratkaisuja harvoin tarvitsee hakea l辰hint辰 tulostinta kauempaa. Yleens辰 tulostustoimintojen tulostamisen, kopioinnin, faksaamisen, ja skannaamisen j辰rkeist辰minen tarjoaa merkitt辰vi辰 mahdollisuuksia s辰辰st辰辰 ja parantaa yritystoimintaa. Monissa yrityksiss辰 ep辰ill辰辰n, ett辰 toimistoissa kulutetaan tulostamiseen edelleen paljon enemm辰n aikaa ja rahaa, kuin olisi pakko. Olemme samaa mielt辰. Document House on tehnyt satoja asiakask辰yntej辰 ja haastatellut monia ihmisi辰 yritysmaailmassa, mink辰 pohjalta olemme huomanneet, ett辰 vaikka yritykset ovat jo k辰yneet l辰pi jonkinasteisen tulostusymp辰rist旦n optimointiprosessin, ne ovat pettyneit辰 toteutuneisiin kustannuss辰辰st旦ihin ja ep辰varmaan laitehallintaan. Keskivertoyritys k辰ytt辰辰 vuodessa noin 600 700 ty旦ntekij辰辰 kohden tulostukseen. Toimistotulostuksen kokonaiskuluista yleens辰 noin 50% ovat muita, kuin laitteista kertyvi辰 kustannuksia. Yleens辰 yritykset eiv辰t seuraa tulostusymp辰rist旦旦n liittyvi辰 kokonaiskustannuksia lainkaan, vaikka kyseess辰 on yrityksille merkitt辰v辰 menoer辰. Yritykset pyrkiv辰t tietoisesti v辰hent辰m辰辰n turhaa tulostusta. Erillist辰 tulostuspolitiikkaa (Printing Policy) hy旦dynt辰辰 silti vain pieni osa yrityksist辰. InfoTrendsin raportti paljasti, ett辰 90 % yrityksist辰 tiet辰辰 hyvin v辰h辰n, jos mit辰辰n, siit辰 miten paljon yrityksess辰 kulutetaan sis辰iseen ty旦p旦yt辰- tai verkkotulostamiseen, faksaamiseen, skannaamiseen ja kopiointiin. Niiss辰 yrityksiss辰, joissa n辰it辰 koskevia arvioita tehd辰辰n, 3050 %:ssa arvioinnit eiv辰t osu oikeaan; yleens辰 koska laskelmat tehd辰辰n arvion, eik辰 todellisen k辰ytt旦tiedon perusteella. Me Document Housella uskomme, ett辰 yritykset voivat leikata suoria tulostuskulujaan jopa 250 euroa per ty旦ntekij辰 vuositasolla ja lis辰ksi saavuttaa ep辰suoria etuja. S辰辰st旦jen saavuttamiseksi yrityksen pit辰辰 kuitenkin ensin saada tulostusymp辰rist旦ns辰 hallintaan, mik辰 on vaikeaa kahdestakin syyst辰: Tulostusymp辰rist旦n hallinta on tehotonta ja hajanaista. Vastuuta koko tulostusymp辰rist旦st辰 on harvoin rajattu. Eri osastot, kuten IT-, talous-, hankinta- ja palveluosastot, sek辰 k辰ytt辰j辰t hallinnoivat joitain osia tulostusymp辰rist旦st辰 sen sijaan, ett辰 yksi keskitetty ryhm辰 hallinnoisi tehokkaasti koko tulostusymp辰rist旦辰. Esimerkiksi yksitt辰iset hankinnat voivat johtaa siihen, ett辰 yrityksell辰 on enemm辰n laitteita kuin se oikeastaan tarvitsee. Laitteiston k辰yt旦n piilokulut. Tulostuksen piilokulut, kuten laitehuolto ja kuluvat tarvikkeet, voivat olla jopa 35 % yrityksen vuosittaisesta liikevaihdosta ja ne voivat kerrytt辰辰 merkitt辰v辰n osan tulostinten ja monitoimilaitteiden kokonaisk辰ytt旦kustannuksista. Nekin yritykset, jotka kohdentavat suurimman osan tulostuksen kokonaisk辰ytt旦kustannuksista IT-budjettiin, yleens辰 kohdentavat tulostuksen piilokulut yksitt辰isille kustannuspaikoille, joissa ne pysyv辰t piilossa tavallisilta kokonaisk辰ytt旦kustannusarviolta. Useimmat tulostimet ovat alik辰yt旦ss辰... Yleens辰 yritykset k辰ytt辰v辰t tulostinta vain noin 15 minuuttia (2 %) kustakin ty旦p辰iv辰st辰. Nykyp辰iv辰n toimistojen tulostusymp辰rist旦t
  • 4. Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 4 / 12 Document House Oy Siirtym辰ll辰 keskitettyyn tulostuksenhallintapalveluun yritykset voivat parantaa liiketoimintaprosessien tehokkuutta ja tehostaa toimintaa useilla alueilla: Pienemm辰t ymp辰rist旦vaikutukset. Optimoitu tulostusymp辰rist旦 v辰hent辰辰 tarpeettomien laitteiden hankintaa, mik辰 puolestaan pienent辰辰 j辰tteen m辰辰r辰辰 ja energian kulutusta sek辰 v辰hent辰辰 toimiston tilantarvetta. Tarkempi laitteiston k辰yt旦n tuntemus mahdollistaa siirtymisen resursseja s辰辰st辰v辰辰n toimintatapaan, kuten kaksipuoliseen tulostamiseen. My旦s v辰rin kulutusta voidaan hallita paremmin. Vapauttaa IT-resursseja. IDC:n raportin mukaan tulostusongelmat kattavat noin 23 % kaikista k辰ytt旦tukipuheluista. Tulostuksenhallinnan ulkoistaminen v辰hent辰辰 IT- osaston ty旦taakkaa ja vapauttaa resursseja k辰ytett辰v辰ksi yrityksen ydintoimintoihin. Kasvava ty旦ntekij辰tuottavuus. Kun ty旦ntekij辰t joutuvat huolehtimaan tulostimien p辰ivitt辰isest辰 yll辰pidosta, tarvikkeiden tilaamisesta ja v辰rikasettien vaihtamisesta sek辰 rutiinihuollosta, yrityksen tuottavuus k辰rsii. Tilanne on t辰llainen erityisesti pienemmiss辰 toimistoissa, joissa k辰ytt辰j辰m辰辰r辰 laitetta kohden on hyvin pieni. Loppuk辰ytt辰j辰t ty旦skentelev辰t paljon mieluummin ymp辰rist旦ss辰, jossa laitteet toimivat hyvin ja ty旦ntekij辰n ei tarvitse puuttua niiden yll辰pitoon. Tulostimien hallinnan ulkoistaminen siirt辰辰 tukiteht辰vien taakan palveluntuottajalle, jolloin ty旦ntekij辰t voivat keskitty辰 tekem辰辰n varsinaisia t旦it辰辰n. Hyv辰 tulostuspalvelustrategia parantaa olemassa olevien laitteiden tehokkuutta. Tulostuksenhallinta- palvelun edut Matalammat kokonaisk辰ytt旦-kustannukset Ennustettavat tulostuskulut Pienemm辰t ymp辰rist旦vaikutukset Vapauttaa hallinto- ja IT-resursseja Parantunut ty旦ntekij辰tuottavuus Tulostuksenhallinnan ulkoistamisen edut
  • 5. Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Document House Oy Sivu 5 / 12 Tulostuksenhallintapalvelun palveluntarjoajan valitseminen Tulostuksenhallintapalvelun avaintavoitteita Tulostuskulujen leikkaaminen Tuottavuuden kasvattaminen Resurssien hallinnan ja vakauden parantaminen Suorituksen seuranta Yksinkertaisin ja selkein tapa mitata tulostuksenhallinta- palvelun tarjoamia s辰辰st旦j辰 on k辰ytt辰辰 kulutukseen perustuvaa l辰hestymistapaa ja sivuperusteista hinnoittelua... Tulostuksenhallinnan kevent辰mist辰 suunnittelevan yrityksen tulisi kiinnitt辰辰 huomiota nelj辰辰n parannusalueeseen: Tulostuskulujen leikkaaminen Yrityksen/ty旦ntekij旦iden tuottavuuden parantaminen Resurssien hallinnan/vakauden parantaminen Parempi hallinta paremmalla suoritusten seurannalla Tasapainon l旦yt辰minen n辰iden tavoitteiden v辰lill辰 voi olla haastavaa varsinkin, kun suurimmalla osalla yrityksist辰 ei ole muutoksenhallinnan vaatimaa talon sis辰ist辰 arviointiin ja toimeenpanoon liittyv辰辰 osaamista. Yritykset saattavat my旦s tarvita apua varmistaakseen, ett辰 n辰kyv辰t s辰辰st旦t ovat varmoja ja jatkuvia. T辰m辰nhetkisen tulostusymp辰rist旦n arviointi on ehdottoman t辰rke辰辰: jos kulutusta ei tunneta, on mahdotonta ymm辰rt辰辰, mist辰 s辰辰st旦kohteita l旦ytyy. Jotta s辰辰st旦j辰 voidaan seurata, on t辰rke辰辰 ensin l旦yt辰辰 tulostuskulujen vertailutaso. Kun yrityksell辰 on todenmukainen kuva tulostusymp辰rist旦n kokonaisk辰ytt旦kustannuksista, se voi aloittaa ymp辰rist旦n optimoinnin lyhyen ja pitk辰n aikav辰lin s辰辰st旦jen saavuttamiseksi. Korkea laatu vs. matalin hinta -ratkaisut Useimmissa tapauksissa paras ratkaisu korostaa korkealaatuista palvelua perinteisen matalimman yksikk旦hinnan hankintastrategian sijasta. Kaikista parhaita ratkaisuja ovat yleens辰 palvelusopimukset (SLA), jotka tuottavat taattuja s辰辰st旦j辰 ja tehokkuutta. Ei ole kuitenkaan aina helppoa l旦yt辰辰 palveluntarjoajaa, joka voi tarjota t辰llaisen sopimuksen. Yritysten pit辰辰 arvioida mahdollisten palveluntarjoajien suositukset varmistaakseen, ett辰 ne todella ymm辰rt辰v辰t vaatimukset ja voivat toimittaa t辰yden tarjouksen, johon sis辰ltyv辰t my旦s todennetut parhaat k辰yt辰nn旦t, erityisty旦kalujen k辰ytt旦 ja muutosprosessin vaatima erityisosaaminen. Palveluntarjoajan tulisi my旦s voida hallita jatkuvia toimintoja niin, ett辰 tulokset ovat kest辰vi辰 ja parannuksia voidaan tehd辰 my旦s tulevaisuudessa. Valitun yhteisty旦kumppanin pit辰isi lis辰ksi tarjota tulostukseen jatkuvaa kehityst辰 ja parannusty旦t辰, kun strategian toteuttaminen on aloitettu. Mahdollisten palveluntarjoajien t辰ytyy osoittaa kykyns辰 tarjota jatkuvaa tulostuspalveluiden hallintaa selke辰n palvelutasosopimuksen puitteissa. Vaatimuksia ovat muun muassa seuraavat: Yrityksen t辰m辰nhetkisen tulostusymp辰rist旦n todenmukainen ja t辰ydellinen arviointi, johon sis辰ltyy my旦s t辰ydellinen ja tarkka kokonaisk辰ytt旦kustannusarvio (TCO). Sellaisen optimoidun ymp辰rist旦n suunnitteleminen, joka tukee yrityksen tavoitteita ja minimoi uusien investointien tarpeen k辰ytt辰m辰ll辰 jo olemassa olevaa laitteistoa. Selv辰sti n辰kyvien, s辰辰nn旦llisten ja sopimuksella taattujen s辰辰st旦jen tuottaminen. Loppuk辰ytt辰j辰n tuottavuuden parantaminen laitteiston paremman toimivuuden avulla v辰hent辰m辰ll辰 kulutustarvikkeiden hallinnan teht辰vi辰 ja esittelem辰ll辰 uusia innovatiivisia mahdollisuuksia. Tulostusymp辰rist旦n keskitetty hallinta. Strategian jatkuva arviointi ja muokkaaminen niin, ett辰 parannuksia voidaan tehd辰 jatkuvasti. tavallisilta kokonaisk辰ytt旦kustannusarviolta.
  • 6. Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 6 / 12 Document House Oy Tehokkaan tulostuksenhallintapalvelun toimittaminen Sopimuksen tekeminen todellisten kokonaisk辰ytt旦kustannusten perusteella on olennaisesti erilainen l辰hestymistapa kuin perinteinen halvimpaan yksikk旦hintaan perustuva ostamisprosessi. Kun tavoitteena on saada matalin yksikk旦hinta, hyv辰 tarjouspyynt旦 yksinkertaisesti asettaa yhden myyj辰n toista vastaan. Yritys luo ensisijaisten toimittajien listan, l辰hett辰辰 tarjouspyynn旦t ja valitsee parhaan tarjouksen kuhunkin kauppaan. Toimittaja harvoin tarjoaa kaupan ulkopuolisia etuja tai pitk辰n aikav辰lin optimointiin liittyv辰辰 osaamista, eik辰 asiakasyritys ole yht辰辰n l辰hemp辰n辰 paremman hallinnan tavoitettaan. Palveluntarjoajan tulisi tarjota sopimus, joka takaa s辰辰st旦j辰 k辰ytt辰m辰ll辰 jo olemassa olevaa laitteistoa niin paljon kuin mahdollista. Palveluntarjoajan ei pit辰isi olettaa, ett辰 asiakas on valmis vaihtamaan koko laitteistonsa. Koko laitteiston uusiminen ei ole kustannustehokas ratkaisu k辰sill辰 olevaan ongelmaan. On ehdottoman t辰rke辰辰, ett辰 palveluntarjoaja osaa kehitt辰辰 monen toimittajan tulostuslaitteistosta koostuvaa ymp辰rist旦辰. Kun sopimus tehd辰辰n, siit辰 tulee ilmet辰 vertailuluku s辰辰st旦jen seurantaa varten sek辰 selke辰t s辰辰st旦tavoitteet ja v辰litavoitteet, joiden avulla voidaan seurata tavoitteeseen p辰辰sy辰. Yksinkertaisin ja selkein tapa mitata tulostuspalveluiden tuottamia s辰辰st旦j辰 on k辰ytt辰辰 kulutukseen perustuvaa l辰hestymistapaa ja sivuperusteista hinnoittelua, aivan kuten tehdess辰 puhelin-, s辰hk旦- tai vesisopimusta. T辰ll辰 keinoin s辰辰st旦j辰 voidaan seurata yksikk旦hintatasolla, kun asiakas maksaa vain k辰ytt辰m辰st辰辰n, ja kulujen seurannasta tulee t辰ysin ennustettavaa ja l辰pin辰kyv辰辰. Vaihe 1: Arviointi Sivuhinnoittelu sopimuksessa perustuu siihen, ett辰 laitteisto ja k辰ytt旦m辰辰r辰t tunnetaan tarkasti. Karkea arvio ei ole riitt辰v辰, vaan asiakkaan tulee ymm辰rt辰辰 tarkalleen, mit辰 kustakin tulostettavasta sivusta maksetaan. Paras tapa tehd辰 sopimus, joka takaa varmat s辰辰st旦t, on ensin tiet辰辰 kokonaisk辰ytt旦kustannukset tarkasti. Kun kustannukset tunnetaan, molemmat osapuolet voivat sitoutua sopimukseen, joka on tarkoituksenmukainen ja takaa s辰辰st旦j辰 ja jonka avulla s辰辰st旦j辰 voidaan seurata. Tehokkaan kokonaisk辰ytt旦kustannuskuvan rakentaminen vaatii perinpohjaista arviointity旦t辰 kaikissa, paitsi aivan pienimmiss辰, toimistoissa. Ty旦 vaatii erikoisty旦kaluja. Suosituimmat verkkopohjaiset ty旦kalut tarjoavat vain arvioita, jotka perustuvat laitteiden summittaiseen m辰辰r辰arvioon ja alan sivuhintakeskiarvoihin. N辰m辰 ty旦kalut eiv辰t tuota tarkkaa tietoa tietyn organisaation asiakirjatarpeista, -v辰lineist辰 tai -tulostuksesta. Yleens辰 keskikokoisten yksik旦iden johtajat ovat ep辰varmoja toiminnassa olevien tulostuslaitteiden m辰辰r辰st辰, niihin liittyvist辰 kustannuksista ja laitteiden todellisesta tulostus-, kopiointi- tai faksim辰辰rist辰. Nopea arviointi, joka perustuu johtajien karkeisiin arvioihin, ei todenn辰k旦isesti osu kohdalleen. Todellisen tulostustason l旦yt辰miseksi tarvitaan tarkkaa tutkimusty旦t辰, joka tehd辰辰n yhteisty旦ss辰 asiakkaan ja palveluntarjoajan v辰lill辰. Sill辰 keinoin osapuolet l旦yt辰v辰t kokonaisk辰ytt旦kustannuksiin perustuvan vertailuluvun, jonka pohjalta s辰辰st旦t voidaan m辰辰ritt辰辰. N辰in asiakas tiet辰辰, ett辰 s辰辰st旦t ovat todellisia ja todella parantavat organisaation tulosta, ja samalla palveluntarjoajalla on selke辰t ja saavutettavissa olevat tavoitteet. Parhaisiin tuloksiin p辰辰st辰辰n nelivaiheisella l辰hestymistavalla: Arviointi Suunnittelu Toteutus Hallinta Paras tapa tehd辰 sopimus, joka takaa varmat s辰辰st旦t, on ensin tiet辰辰 kokonaisk辰ytt旦kustannukset (TCO) tarkasti.
  • 7. Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Document House Oy Sivu 7 / 12 Asiakkaan ja palveluntarjoajan t辰ytyy tehd辰 arvioinnissa yhteisty旦t辰, koska siten saavutetaan yhteinen sopimus takuus辰辰st旦tasosta kokonaisk辰ytt旦kustannuksiin verrattaessa. Todellisten kokonaisk辰ytt旦kustannusten tunteminen on avain aitojen s辰辰st旦jen tunnistamiseen ja tuo todellista etua organisaatiolle. Kunnollisen ja tarkan arvion valmistuminen voi vied辰 viikkoja. Palveluntarjoajan pit辰辰 tutustua kaikkiin laitteisiin ja niiden k辰ytt辰j辰m辰辰riin ja m辰辰ritell辰, mit辰 toimintoja k辰ytet辰辰n ja mit辰 laitteilta vaaditaan. Palveluntarjoajan ty旦ntekij辰t ty旦skentelev辰t yhdess辰 IT- ja talousosastojen kanssa m辰辰ritt辰辰kseen kaikki kustannukset, mukaan lukien hankinta- ja k辰ytt旦kustannukset, kulutustarvikkeiden kustannukset sek辰 korjaus- ja yll辰pitokustannukset, joihin lukeutuu my旦s IT-osastolle kertyv辰 taakka. Kustannuksiin tulisi lukeutua ainakin seuraavat: Tulostusymp辰rist旦n kokonaisk辰ytt旦kustannusarvion kustannuser辰t Laitteet Leasing-/vuokrakulut P辰辰omakustannukset Arvonalennukset Kulutustarvikkeet Kulutustarvikkeiden ostohinnat Kulutustarvikej辰tteet Varastonhallintakulut K辰ytt旦tuki ja yll辰pito Ty旦, k辰ytt旦tukeen liittyv辰t kulut Yll辰pito / osat / sivuhinta k辰ytt旦kulut Aika ja materiaalit Asennusten, siirtojen, lis辰ysten, muutosten ja k辰yt旦st辰 poistojen hallinta (IMACD) IMACD-kulut Laitehallintakulut P辰ivitykset ja konfiguraatiokulut Koulutuskulut Muut Hankintakulut Toimittaja- ja sopimustenhallintakulut Hallinto- ja laskunk辰sittelykulut P辰辰oma taseessa Loppuk辰ytt辰j辰n tuottavuuskulut(perustuen henkil旦kunnan kuormittumiseen, virheiden/j辰tteen v辰hentymiseen jne.) Tila- ja energiakulut Vaihe 2: Suunnittelu Kest辰vien s辰辰st旦jen saavuttamiseksi kannattaa kiinnitt辰辰 huomiota tulostusymp辰rist旦n kehitt辰miseen prosessin alusta loppuun. T辰rkeimpien henkil旦iden on t辰rke辰辰 olla mukana prosessissa alusta alkaen, jotta voidaan varmistaa, ett辰 he (samoin kuin palveluntarjoaja) todella ymm辰rt辰v辰t p辰辰m辰辰r辰t ja tukevat niit辰. Tehokkuuden saavuttamiseksi on ehdottoman t辰rke辰辰, ett辰 tarpeettomat laitteet yhdistet辰辰n tai siirret辰辰n muuhun k辰ytt旦旦n. Suunnittelijan tulee kuitenkin ottaa huomioon my旦s kunkin osaston ja k辰ytt辰j辰n ja sovelluksen erityistarpeet. Suunnittelussa tulee my旦s k辰ytt辰辰 siirtym辰aikaa, jonka aikana tilannetta tarkastellaan, jotta voidaan varmistua, ettei k辰ytt辰jien vaatimuksia ole j辰tetty huomioimatta. Lopullisessa ratkaisussa t辰ytyy voida hallinnoida jo olemassa olevaa laitekantaa, ja uusia laitteita tulee ostaa vain silloin, kun se on v辰ltt辰m辰t旦nt辰 todellisten s辰辰st旦jen tai tehokkuuden saavuttamiseksi.
  • 8. Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 8 / 12 Document House Oy Emme voi liikaa painottaa jo tehtyjen investointien suojelemisen t辰rkeytt辰. Lopullisen tuotteen t辰ytyy voida hallinnoida jo olemassa olevaa laitekantaa ja uusia laitteita tulee ostaa vain silloin, kun se on v辰ltt辰m辰t旦nt辰 todellisten s辰辰st旦jen tai tehokkuuden saavuttamiseksi. On t辰rke辰辰, ett辰 palveluntarjoaja vastaa yrityksen tarpeisiin eik辰 vain tartu tilaisuuteen myyd辰 uusia laitteita. On ehdottoman t辰rke辰辰 valita palveluntarjoaja, joka voi helposti k辰ytt辰辰 my旦s kolmannen osapuolen laitteita kustannustehokkaasti. Jos palveluntarjoaja ei t辰h辰n pysty, se todenn辰k旦isesti suosittelee laitteiston uusimista projektin alussa. On kuitenkin osoitettu, ett辰 uusimisstrategia tulee todenn辰k旦isesti kalliiksi ja v辰hent辰辰 tulostuksen hallintaan tehtyjen investointien luomia s辰辰st旦j辰. Tulostuksenhallintapalvelusta tehdyn sopimuksen t辰ytyy tukea kaikkia laitemerkkej辰 niin, ett辰 palveluntarjoaja hallinnoi kaikkien s辰ilytettyjen laitteiden kulutusta ja prosesseja. N辰m辰 kulut tulee sis辰llytt辰辰 sivuhintaperusteiseen sopimushintaan. Palveluntarjoajan suunnitelman pit辰isi my旦s kattaa kaikki tulostusymp辰rist旦n tulostimet, mukaan lukien kopiokoneet ja faksit. Lis辰ksi suunnitelmaan tulee sis辰llytt辰辰 my旦s henkil旦kohtaiset tulostimet. T辰ll辰 varmistetaan, ett辰 kokonaisk辰ytt旦kustannukset on laskettu oikein ja ett辰 ennustetut s辰辰st旦t ovat todellisia; ne kattavat koko tulostusymp辰rist旦n, eiv辰t vain verkossa olevia laitteita. Vaihe 3: Toteutus Toimiston tulostusymp辰rist旦n hallintaan saaminen ei ole yksin- kertaista. Jotta muutoksen hallinta olisi tehokasta, palveluntarjoajan tiimin on oltava taitava muuttamaan toimistoymp辰rist旦辰 samalla, kun se yll辰pit辰辰 jatkuvuutta organisaation l辰pi kulkevan muutoksen aikana. T辰m辰 on erityisen t辰rke辰辰 organisaatioissa, joilla on monta toimipistett辰. Toteutuksen aikana k辰ytt辰j辰t voivat siirtyv辰t esim. uuteen k辰ytt旦ymp辰rist旦旦n, jossa v辰hemm辰n mutta paremmin toimivia laitteita. On erityisen t辰rke辰辰, ett辰 palveluntarjoaja on tavoitettavissa ja tukee k辰ytt辰ji辰 tehd辰kseen siirtym辰ajasta miellytt辰v辰n. Jos loppuk辰ytt辰j辰n tarpeita ei oteta huomioon eik辰 k辰ytt辰j辰 saa tarvitsemaansa tukea, hanke ei saavuta t辰ytt辰 menestyst辰. Tiimill辰 on kurinalainen ja tunnustettu l辰hestymistapa muutoksen hallintaan, jonka on todistettu tuovan kest辰vi辰 ja mitattavissa olevia parannuksia yritystoimintaan, eik辰 tiimi hyv辰ksy ep辰m辰辰r辰isi辰 tavoitteita tai vaikeasti m辰辰ritelt辰vi辰 lupauksia. N辰in projekti ei voi j辰m辰ht辰辰 kinasteluksi mitattavista tuloksista. Yrityksen ydinrakenteen tai prosessien muuttaminen on yleens辰 suuri ja monivaiheinen projekti. T辰h辰n voi sis辰lty辰 k辰yt旦ss辰 olevien, useampien valmistajien laitteiden s辰ilytt辰minen k辰yt旦ss辰 niin kauan, kun siit辰 on hy旦ty辰. N辰in v辰ltet辰辰n loppuk辰ytt辰jille aiheutuvia h辰iri旦it辰 ja alkuvaiheen p辰辰omainvestointeja, joten taloudelliset vaikutukset n辰hd辰辰n nopeammin. Vaiheittaisen muutoksen aikana palveluntarjoajan tulisi olla vastuussa kaikkien laitteiden seurannasta keskitetysti ja vastata kaikkien asennusten, siirtojen, lis辰ysten, muutosten ja k辰yt旦st辰 poistojen hallinnasta (IMACD), sek辰 tulostukseen liittyvien tukipalvelujen tarjoamisesta. N辰in siirtym辰vaiheessa pysyt辰辰n aikataulussa ilman, ett辰 yrityksen omien ty旦ntekij旦iden tarvitsisi ottaa hoidettavakseen lis辰teht辰vi辰. On t辰rke辰辰 valita palveluntarjoaja, joka voi helposti k辰ytt辰辰 my旦s kolmannen osapuolen laitteita kustannustehokkaasti. Tiimill辰 tulisi olla kurinalainen ja tunnustettu l辰hestymistapa muutoksen hallintaan Muuten projekti saattaa j辰m辰ht辰辰 kinasteluksi mitattavista tuloksista.
  • 9. Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Document House Oy Sivu 9 / 12 jatkuva laitteiston hallinta, valvonta, analysointi ja optimointi yleens辰 tuottavat merkitt辰vi辰 ja odotta- mattomia s辰辰st旦j辰. Vaihe 4: Hallinta Tulostuksenhallintapalveluun siirtymisen edut n辰kyv辰t kahdella alueella: Koko organisaation siirtymisest辰 optimoituun tulostusymp辰rist旦旦n koituvat ilmeiset tulokset. V辰hemm辰n ilmeiset, mutta jatkuvat parannukset, jotka tulevat esiin, kun laitteiston k辰ytt旦aste kasvaa ja l旦ydet辰辰n uusia keinoja parantaa tehokkuutta. Jotta l辰hestymistapa voisi olla aiemmin kuvaillun kaltainen, t辰ytyy noudattaa kolmea palvelunhallinnan prosessia (laitehallinta, valvonta, raportointi). Toimittajan ty旦kalujen, ty旦ntekij旦iden ja rakenteen tulisi tukea sit辰. Print Fleet Data Collection Agent (DCA) on tehokas laitteistonhallintaty旦kalu, jonka avulla Document House pystyy ker辰辰m辰辰n tietoa asiakkaan koko tulostusymp辰rist旦st辰. Agentti toimii asiakkaan tiloissa Windows-pohjaisella ty旦asemalla tai palvelimella. DCA ker辰辰 tiedot laitteista, ja l辰hett辰辰 ne http(s) v辰yl辰辰 pitkin. Erillist辰 VPN yhteytt辰 ei siis tarvita. Print Fleet Enterprice(PFE) on hallintapalvelin, joka ker辰辰 DCA:sta l辰htev辰n tiedon. PFE:n avulla seuraamme laitteiden tilaa reaaliajassa ja vastaanotamme k辰ytt旦tarvike- ja vikah辰lytykset. Ker辰tty辰 tietoa hyv辰ksik辰ytt辰en pystymme toimittamaan asiakkaalle mm. yksityiskohtaisia k辰ytt旦m辰辰r辰-raportteja. Document House tulostuksenhallinta.fi on selainpohjainen ty旦kalu, jonka avulla asiakkaamme pystyv辰t seuraamaan oman tulostusymp辰rist旦ns辰 tilaa hyv辰ksik辰ytt辰en mm. interaktiivisia pohjakuvia. Document House Palveluorganisaatio: Asiantunteva palveluorganisaatiomme koostuu alan ammattilaisista, joiden avulla toimitamme asiakkaillemme ensiluokkaisia konsultointi- ja tukipalveluita. Valitsemasi palveluntarjoajan tulisi voida tarjota ty旦kalut, ohjelmistot sek辰 keskitetty tuki ja hallinta, jota tarvitaan jatkuvan ja j辰rjestelm辰llisen ratkaisun toimittamiseen koko organisaatiolle. Se tarkoittaa sit辰, ett辰 hallinta ei ulotu vain laitteistoon, vaan my旦s vaadittuun palvelutasoon, mukaan lukien kulutustarvikevaraston t辰ydent辰minen, laitteiston korjauspalvelut ja k辰ytt旦tuki. Palveluntarjoajan t辰ytyy voida l辰hett辰辰 sellainen koontilasku kullekin toimipisteelle tai ryhm辰lle, jossa on mukana yksityiskohtainen hallintaraportti. Palveluntarjoajan tulisi raportoida s辰辰nn旦llisesti uusista s辰辰st旦- ja j辰rkeist辰mismahdollisuuksista, esimerkiksi muutokset tulostusymp辰rist旦ss辰 silloin, kun liiketoimintavaatimukset muuttuvat. Sen tulee my旦s pysty辰 toteuttamaan vaaditut parannukset. Tieto on avain toimivaan tulostusymp辰rist旦n hallintaan Keskeiset mittausarvot eiv辰t ole vain kertaluontoisia mitattuja lukuja ja tavoitelukuja kaaviossa. Ne ovat tavoitteita v辰hitt辰isist辰 parannuksista, jotka perustuvat jatkuvaan p辰ivitt辰iseen tiedonkeruuseen, jossa ker辰t辰辰n niin taloudellista kuin k辰ytt旦m辰辰r辰tietoakin unohtamatta asiakkaan 辰辰nt辰, eli loppuk辰ytt辰j辰n tyytyv辰isyystasoa. Arviointi, jolla kokonaisk辰ytt旦kustannustaso m辰辰ritettiin, toimii my旦s karttana, joka tukee t辰rkeiden mittausarvojen l旦yt辰mist辰 laitteiston jatkuvan optimoinnin mahdollistamiseksi. Useimmissa tapauksissa jatkuva laitteiston hallinta, valvonta, analysointi ja optimointi yleens辰 tuottavat merkitt辰vi辰 ja odottamattomia s辰辰st旦j辰. Asiakkaan ja palveluntarjoajan t辰ytyy tehd辰 arvioinnissa yhteisty旦t辰, koska siten
  • 10. Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 10 / 12 Document House Oy S辰ilytt辰辰kseen kilpailukykyns辰 haastavassa markkinaymp辰rist旦ss辰 organisaation tulee ajatella tulostuksenhallintastrategiaansa uudelleen. Keskitetyn hallinnan puuttuminen on tehnyt monen yrityksen tulostusymp辰rist旦st辰 r旦nsyilev辰n ja hallitsemattoman ymp辰rist旦n. Yritykset yleens辰 kuluttavat tulostukseen enemm辰n kuin niiden tarvitsee, vaikka raha olisi tiukassa. Kun koko toimiston tulostusymp辰rist旦n rakennetta katsotaan tarkasti ja kokonais- valtaisesti ja sen hallintaan nimet辰辰n henkil旦, voidaan kuluja ja turvallisuusriskej辰 v辰hent辰辰 ja ty旦tehoa lis辰t辰. On ep辰todenn辰k旦ist辰, ett辰 yrityksell辰 olisi talossa osaamista, jota tarvitaan tulostusymp辰rist旦n kokonaisk辰ytt旦kustannusten tehokkaaseen arviointiin ja analysointiin. Yhteisty旦ss辰 kokeneen kumppanin kanssa organisaatio voi suunnitella tulostusymp辰rist旦n, joka maksimoi s辰辰st旦t, parantaa yritystoimintaprosesseja ja vapauttaa yrityksen toiminnalle t辰rkeit辰 resursseja t辰rke辰mpiin teht辰viin. Lis辰ksi yhteisty旦 voi poikia pitk辰n aikav辰lin strategioita, joilla voidaan saavuttaa lis辰s辰辰st旦j辰 ja tehokkuutta, jotka takaavat jatkuvan hy旦dyn. Keskitetty tulostuksenhallintapalvelu tuottaa selkeit辰 s辰辰st旦j辰, parempaa tuottavuutta ja muita kilpailuetuja: Vapauttaa yrityksen IT-, talous-, ja hankintaresursseja V辰hent辰辰 kokonaisk辰ytt旦kustannuksia Parantaa ennustettavuutta tulostuskuluihin V辰hent辰辰 energian ja paperin kulutusta, j辰tem辰辰ri辰 ja p辰辰st旦j辰 Parantaa ty旦ntekij辰tuottavuutta Document House toimittaa ratkaisuja, jotka kattavat koko tulostuksenhallintaprosessin ja muodostavat kokonaisuuden asiakkaan jo omistamien laitteiden kanssa. Autamme organisaatioita leikkaamaan kuluja ja parantamaan toimintaa n辰kyv辰sti ja mitattavasti. Lis辰tietoja saat osoitteesta www.documenthouse.fi Loppusanat Tehokas tulostusymp辰rist旦 voi tuottaa selkeit辰 s辰辰st旦j辰, parempaa tuottavuutta ja muita kilpailuetuja.
  • 11. Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Document House Oy Sivu 11 / 12 Muistiinpanoja
  • 12. Managed Print Services Tulostuksenhallintapalvelut Sivu 12 / 12 Document House Oy