�ݺ�ߣ

Editor's Notes

• #3: Kerrotaan lyhyesti agenda, eli kertauksena niille jotka eivät osallistuneet edelliseen esitellään koko ohjelma ja muut webinaarit   pihvi on että miksi ja mihin tarvitaan   perustellaksemme väitettä miksi tarvitaan niin täydennetään vielä kertomalla pari konkreettista esimerkkiä hyödyistä ja miten asiassa on edetty   tavoitteet (slideltä) HR Akatemia on verkkokurssi, joka sisältää lähtötilannetestin, asiantuntijoiden kirjoituksia sekä useita maksuttomia webinaareja. Voit opiskella materiaaleja sinulle sopivalla tahdilla ja aikataululla. Kurssilla opit muun muassa: mitä digi-HR tarkoittaa ja mitä hyötyä siitä on työntekijöille, esimiehille ja HR-hallinnolle, miten digitaalisuus vaikuttaa organisaation tehokkuuteen ja tuloksellisuuteen, miten digitaalinen HR auttaa todentamaan tuottavuuden kasvun  miten analytiikkaa ja ohjelmistorobotiikaa kannattaa hyödyntää HR:ssä sekä miten digi-HR rakennetaan. Tee kevyt testi: Mikä on organisaationne digitaalisuuden taso? Testi on leikkimielinen, mutta on hyvä tehdä itselleen muutama tarkentava kysymys aiheesta. Tulemme mielellämme tarkentamaan tarpeita ja mahdollisuuksia, sillä usein kokemus tuo varmuutta.
• #4: mitä odotuksia HR kohtaa digitalisaatiossa?   Henkilöstö (asiantuntijat), HR-johtaja ja talousjohtaja kohtaavat henkilöt ovat erinäisten kysymysten äärellä Asiantuntijoilla on sellainen tilanne että.. ..mikä tähän voisi auttaa? mutta ..mutta että asiassa voi edetä niin tyypillisesti HR- / talousjohtaja..   Se miten digitaalinen HR auttaa asiantuntijoita ja HR/Talousjohtoa tekemään päätöksi on se mitä halutaan tässä webinaarissa nostaa esiin.
• #6: avaus: vuosikymmenten ajan on jo tietojärjestelmillä haettu tehokkuutta ja kustannusssäästöjä mikä nyt on eri tavalla? eikö kustannussäästöt enää pelkästää riitä?     miten tämä lisääntynyt aika sitten käytetään? saadaanko sillä tuottavuutta? saako talousjohtaja lisää rahaa?                              tuottavan työn tekemiseen, asiantuntijatyöhön pois rutiinityöstä, laskutettavaan/kehittävään työhön   syntyykö tästä myös työtyytyväisyyttä? ja eikös ole niin, että työtyytyväisyys ja työntekijäkokemus kasvattaa asiakastyytyväisyyttä joka johtaa taas esim. yrityksen lisäarvoon ja parempiin talousnäkymään   moninaisia hyötyjä Jo vuosikymmeniä on haettu toimintaan tehokkuutta virtaviivaistamalla prosesseja ja karsimalla kuluja. Tietotekniikan tehtävä on ollut sähköistää ja automatisoida prosesseja. Kun tieto syötetään järjestelmään siellä, missä se syntyy ja järjestelmät on integroitu toisiinsa, vähennetään kirjauksiin tarvittavan työn määrää ja virheiden korjauksiin käytettävää aikaa. Kustannussäästöt ovat olleet jo vuosia keskeisin investointiperuste, mutta nyt on aika arvioida toimintaa kokonaisvaltaisemmin. Kun digitalisoidut prosessit nopeuttavat toimintaa ja säästävät aikaa henkilöstöltä, esimiehiltä ja hallinnolta. Aivan olennainen kysymys on, miten tehostunut aika hyödynnetään. Suorat henkilösäästöt esim eläköitymisten yhteydessä on jo varsin pitkälle hyödynnetty ja yhä useammin asiakkaat hakevat parempaa palvelua esimiehille ja koko henkilöstölle. Tämä kuitenkin edellyttää fiksusti mietittyjä kokonaisuuksia ja käytäntöjen muuttamista yhdessä ihmisten kanssa. Loppupeleissähän kyse on siitä, miten henkilöstöhallinto pystyy tukemaan ihmisiä lisäarvon tuottamisessa asiakkaille! -------------------------------------------------------------------- Olennainen osa HR:n osaamista on hankkia käyttöönsä se tieto, joka tarvitaan niin tilannejohtamisessa kuin myös strategisissa linjauksissa. Henkilöstöhallinnolle tämä on joskus ollut haasteellista. Panostaminen henkilötiedon hallintaan ja sen analysointiin ovat jääneet odottamaan bisneskriittisten järjestelmien valmistumista. Tällöin myös HR:ää koskevat päätökset ja investoinnit on jouduttu pohjaamaan arvioihin ja oletuksiin. Faktoja arvostava johtoryhmä on siksi usein päätynyt päättämään asioista, jotka on kyetty perustelemaan paremmin. Puutteellisen informaation kierre on voimistanut tilannetta.
• #7: Mistä näistä sitten kannattaa aloittaa ja mistä saadaan isoimmat säästöt?                              tämä voidaan laskea, olit millä tasolla tahansa niin voimme tehdä laskemat Sähän Jukka käyt paljon asiakkailla? Mitä sä siellä kohtaat, onko asiakkaiden HR prosessit kunnossa ja digitalisoituna?                              1-2 tasolla, ajatellaan, että ollaan digitaalisia kun ollaan tasolla kaksi Jos meillä on vaikka asiakas joka on tasolla kaksi niin onko jotain lisää vielä tehtävissä ja pystytkö sä osoittaamaan sen konkreettisesti laskelmien avulla asiakkaalle?                              paljonkin on tehtävissä, koko digitalisointi ja automatisointi, myös sidosjärjestelmiin Ovatko Hyödyt sen arviosia, että tähän kannattaa panostaa?                              hyötylaskemat ja näytetään pari esimerkkiä Kun puhutaan prosessien tehostamisesta ja haetaan isompia aikasäästöjä, kannattaa aloittaa niistä asioista, joissa volyymi on suurin. Työsopimuksen teko / Työsuhteen muutos / Työsuhteen päätös Poissaolon ilmoitus / Poissaolon peruutus Lomailmoitus / Loman peruutus Matkalaskut Näiden osalta on ollut jo pitkään käynnissä sähköistämisvaihe, jossa yksinkertaisimmillaan olemassa olevat lomakkeet muutettiin sähköisiksi lomakkeiksi, joihin tiedot syöttämällä ne vietiin tietokantaan. Vanhimmassa muodossaan nämä ovat suht tyhmiä työkaluja, ilman oikeellisuustarkistuksia, hyväksyntäkiertoja tai sähköistä arkistointia. Seuraavassa vaiheessa mukaan tuotiin ilmoituksia, joiden myötä esimerkiksi esimiehet saivat tiedon hyväksyntää odottavista asioista ja hyväksynnät tehtiin järjestelmän sisällä. Digitaalisessa HR:ssä tieto kulkee yhdellä kosketuksella jokaiseen paikkaan missä sitä tarvitaan, aina raportointia ja analytiikkaa myöten. Samalla käytäntöjä kannattaa tarkastella mahdollisuuksista käsin ja harkita esimerkiksi varmistusten tarpeellisuutta ja mobiiliratkaisujen hyödyntämistä. Esimerkiksi tällaisesta sopii kännykän navigaattorin hyödyntäminen ajopäiväkirjassa ja kameran käyttö kuittien tallentamisessa. Tekniikka lisää sisältöä ilman että ihmisen tarvitsee sitä kirjata erikseen.
• #9: Työpajan tavoitteena oli tunnistaa keskeiset kehittämiskohteet ja niiden merkitys/hyöty luoda edellytykset etenemissuunnitelman tekemiselle   Tunnistetut tarpeet ja ratkaisuehdotukset:   1. Arkkitehtuuritason kehittäminen Ykkösprioriteetiksi nousi toiminnan tehokkuuden kasvattaminen. Tätä tavoitetta korostetaan myös konsernin taholta.   Teknisellä tasolla keskusteltiin kantaratkaisuista ja pilvipalveluista suhteessa konsernin linjauksiin. Tiedonsiirrot vs. Integraatiot ERPiin.   2. Käytäntöjen ja sovellustason kehittäminen Sovellustason investoinnit on pystyttävä perustelemaan konsernille ja siksi hyötylaskelmat on tarkennettava investoinnin pohjaksi. Työpajassa käsittelimme henkilö ja esimiestason aikasäästöjä keskustellen ja lopuksi HR-hyötylaskelmaexcelin avulla. Hyötylaskelman tekoon tarvitaan myös hallinnon työn tehostumisen arviointi.   3. Prosessien priorisointi Työsuhteen aloittaminen ja päättäminen sähköisen järjestelmän avulla nähdään hyödylliseksi, koska se tuo mukanaan mm. hyväksyntäkierron sekä työsopimus - ja työtodistus tulosteet. Esimerkiksi kesätyöntekijöi Työsuhde- ja henkilötietomuutokset: potentiaalinen sähköistämisen kohde Poissaoloilmoitus: tehdään työajanseurannan kautta Henkilötietojen hallinta: Pätevyydet ja koulutusrekisteri laatujärjestelmän kannalta tärkeitä   4. Esitys etenemisestä  
• #10: puhutaampa hetki konkretiaa.. onko sulla jotain esimerkkiä miten asiaa voidaa edistää ja näyttää jotain laskelmaa hyödyistä?   miten sait johdon vakuutettua ja saitteko jotain ihan konkreettista laskelmaa mitä seurata? millainen selvitysprosessi oli?   ja ymmärsinkö oikein, että hyödyt eivät ole ainoastaan kustannus- tai aikasäästö?                              työntekijäkokemus -> henkilöstötyytyväisyys -> asiakastyytyväisyys Yhdessä asiakkaan kanssa arvioitiin tapahtumien volyymi kk/vuositasolla. Asiakkaan asiantuntijat arvioivat tapahtumiin kuluvan ajan papereilla pyöritettynä. CGI:n asiantuntijat kellottivat digitalisoidun prosessin. Lopuksi laskimme ajan yhteen ja arvioimme yhdessä asiakkaan kanssa digitalisoinnin merkityksen ja vaikuttavuuden käytännön tasolle vietynä. Usein kehitystä on fiksua tehdä paloittain ja iteratiivisesti. Kun kokemus kasvaa, saa uusia oivalluksia ja huomaa mitkä uudet asiat mahdollistuvat edellisen vaiheen myötä. Aina ei pysty/kannata hypätä kerralla maksimaalisen pitkälle.
• #11: Kumulatiivisesti digitalisoinnilla päästiin laskennalliseen 35 henkilötyöpäivän ajansäästöön kuukausitasolla ja yli 400 päivän ajansäästöön vuositasolla. Laskennallisesti ajansäästölle voidaan laskea myös euromääräinen hinta, mutta luonnollisesti sen todentuminen riippuu yrityksen toimenpiteistä ja käytännöistä. Henkilöstön kannalta tärkeää on myös työntekijäkokemus; miten helpoksi tietojen tallentaminen koetaan ja millainen arvo lasketaan sille, että omia tietoja pääsee helposti katsomaan ja muuttamaan. #tällä kohdalla pitää valmistautua GDPR-liitännäisiin kysymyksiin# Esimiesroolin osalta 100 esimiehen tapauksessa kuukausitasolla säästyy 12 htp. Tämä luonnollisesti kuormittuu epätasaisemmin vuosikellon mukaan ja toisaalta esimerkiksi vaihtuvuus ja kesätyöntekijöiden aiheuttama kuormitus vaihtelee yksiköittäinkin.
• #13: jos mä olisin talous- tai HR-johtaja niin haluaisin selvittää tason millä ollaan ja tehdä laskelmia hyödyistä   vedetäänpä vähän yhteen.. mitä me halutaan, että meidän kuulijat saavat mukaansa tästä webinaarista ja miksi On väärä luulo, että asiat olisivat kunnossa vaan kaikilta on löytynyt tehostettavaa ja hyötyjä