Digitalisering - hva betyr det for kommunen?
Download as PPTX, PDF0 likes1,151 views
Hvilken konsekvens har 淡kende digitalisering og st淡rre innbyggerforventninger for oss i kommunene? Igjennom foredraget for arkivgruppa for Nedre Romerike viser jeg hvordan vi jobber for 奪 lage tjenester som har "utenifraoginn"-perspektivet og hvordan kravene til arkivrollen endres i takt med dette.
More Related Content
Similar to Digitalisering - hva betyr det for kommunen? (20)
Digitalisering - hva betyr det for kommunen?
- 1. v/ H奪vard Wiik avdelingsleder web og portal, Skedsmo kommune SNR arkiv fagdag 06.05.2015 1 Digitalisering - hva betyr det for kommunen?
- 2. Dagens tekst Hva er digitalisering? V奪r digitaliseringsstrategi: Bakgrunn og m奪l Metodikk og forutsetninger for tjenesteutvikling Hva blir arkivets rolle i digitaliseringen Hva vil kjennetegne en god prosess med arkiv Oppsummering og r奪d 2
- 4. 束The world is in beta損 4 Kilde PwC, http://www.worldinbeta.com/videos/world-in-beta/home 束The world is in beta損
- 6. Verkt淡y, infrastruktur og st淡ttefunksjoner er til for, og m奪 tilpasses til, resten av organisasjonen Prosesser og tjenester digitaliseres og baseres p奪 teknologi Teknologi er tjenesten Kilde: PwC
- 7. 7
- 8. 8 Kilde: Tora Mellbye, Sparebank 1
- 9. Fullelektronisk saksbehandling 9 Digitaliseringsstrategien har f淡lgende visjon: 束En samordnet kommunal sektor leverer digitale tjenester som gir innbyggere og n脱ringsliv et reelt digitalt f淡rstevalg.損
- 10. Regjeringens digitaliseringsprogram I dag skjer mye av den skriftlige kommunikasjonen mellom folk og forvaltningen p奪 papir. Om du 淡nsker digital kontakt, m奪 du be om det. Dette skal vi snu p奪 hodet. I fremtiden skal digital kommunikasjon v脱re hovedregelen. Innsending av s淡knader, fakturering, timebestillinger, utsending av vedtak og ulike former for rapporteringer skal skje digitalt. Oslo, april 2012 Jens Stoltenberg Rigmor Aasrud 10
- 11. V奪rt arbeid Skedsmo kommunes IKT-strategi utl淡p 31.12.2012. Regjeringens digitaliseringsprogram (P奪 nett med innbyggerne) ble lansert i april 2012. Som f淡lge av dette programmet, utarbeidet KS (KommIT) digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner. Det er 淡nskelig at Skedsmo kommune lager sin egen digitaliseringsstrategi som tar utgangspunkt i disse dokumentene. Prosjektet skal underst淡tte kommunes sektorovergripende m奪l: 11 Skedsmo kommune skal v脱re blant de fremste kommuner i Norge p奪 elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv forvaltning
- 12. M奪l Effektm奪l: Strategien skal bidra til 淡kt digital tjenesteutvikling og forbedrede tjenester. Resultatm奪l: Sikre at digital selvbetjening skal v脱re hovedregelen Stimulere til digital tjenesteutvikling i sektorene for p奪 denne m奪ten 奪 淡ke effektivitet og kvalitet p奪 v奪re tjenester Utvikle en felles metodikk med en sjekkliste som sikrer at vi fremst奪r gjennomtenkt og helhetlig overfor v奪re brukere. Bevisstgj淡re organisasjonen i gjenbruk av data slik at vi effektiviserer prosessen for bruker og selv sparer kostnader Etablere en tydelig m奪lsetting av fullelektronisk saksgang Foresl奪r en organisering av IKT-ressursene som p奪 en best mulig m奪te ivaretar digitaliseringsstrategien 12
- 13. Felles metodikk for tjenesteutvikling Sentrale emner Felleskomponenter Tjenesteorientering Arkiv Gjenbruk av data Brukeropplevelse Brukskvalitet Prosesskartlegging Bruker- orientering Gevinstrealisering Kost/nytteanalyser N淡kkeltall Fra leveranse til effekt
- 14. 14
- 15. Tverrsektorielle tema Digital dialog Strategisk ledelse og IKT Kompetanse Arkiv og dokumenth奪ndtering Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet Arkitektur og standardisering 15
- 16. Digital dialog For 奪 lykkes med en god, digital forvaltning m奪 de digitale selvbetjeningsl淡sningene v脱re forst奪elige og enkle 奪 ta i bruk 16
- 17. Strategisk ledelse og IKT 17 IKT er sentralt i alle arbeidsprosesser, derfor m奪 IKT inkluderes i alt budsjett- og planarbeid.
- 18. Arkiv og dokumenth奪ndtering 18 Hensikten med 奪 ha arkiv er 奪 gjenfinne dokumentasjon. Dette gjelder mottatte, sendte og internt lagde dokumenter.
- 19. Arkitektur og standardisering 19 For at innbyggere og n脱ringsliv skal oppleve de digitale tjenestene som gode, m奪 de interne systemene kommunisere seg i mellom, og utveksle informasjon p奪 tvers av forvaltningsniv奪.
- 20. 20
- 21. 21
- 22. Brukerreise Hvem er brukeren? Unders淡ke hvilken 束reise損 brukere foretar seg for 奪 finne fram og utf淡re det han/hun 淡nsker av kommunens tjenester Brukerens behov underveis i prosessen deles opp i s奪 konkrete steg som mulig: FR-UNDER-ETTER Visualiserer hele prosessen, forenkler kommunikasjon rundt l淡sning og kopler den mot IT Finne ut hvor det 束gj淡r vondt損 (Pain points), Hjelper oss 奪 prioritere Hva trenger man for 奪 komme seg videre? Kanalbruk (kontaktflater) 22
- 23. Arbeidssituasjon og bakgrunn Opptatt av jobben sin.. Tydelig krav til aktiviteten. Punktlighet. Relasjon og tidligere historikk med Skedsmo kommune Deltok ifjor p奪 ferieaktiviteter. Har barn i barneskolen og tidl. i barnehage. Scenario (brukerhistorie) Hun jobber med nedskj脱ringer s奪 hun m奪 jobbe I hele vinterferien. Mannen er p奪 tjenestereise I USA. Trenger et sted for barna sine i ferien. Har sett brosjyre via ranselpost til 6.klassingen og 淡nsker 奪 melde p奪 aktiviteter alle dager. Behov og 淡nsker Forventer 奪 f奪 tjeneste tilrettelagt p奪 mobile enheter. Bio Gift To barn Varde奪sen, enebolig H淡yskoleutdannet Teknisk kompetanse og preferanser Iphone, bruker nett p奪 mobil Facebook, hyppig Solfrid (42), HR-ansvarlig, Moods of Norway 23
- 25. 25
- 26. 26
- 27. Metodikken gir gevinst Kommunen mer attraktiv som arbeidsplass Bedre omd淡mme Ivareta lovp奪lagt serviceniv奪 27
- 28. Hva blir arkivets rolle i digitaliseringen? Forutsetning for gevinst: Fullelektroniske arkiv God datakvalitet: Presise metadata og digital arkivering Effektiv flyt i alle ledd: -Bidra til at saks- og dokumentflyt tas i bruk for 奪 sikre rask h奪ndtering av skjemaflyt og p奪f淡lgende saksbehandling. Dvs sikre automatisert skjemaimport til sak-/arkivsystemet - unng奪 manuell registrering og journalf淡ring. De som h奪ndterer dokumentasjon i papirformat, m奪 sette m奪l for oppstart for fullelektronisk arkiv. S脱rlig gjelder dette arkiver/arkivdeler der papirarkivering er til hinder for en fullgod gevinstrealisering. 28
- 29. Hva blir arkivets rolle i digitaliseringen? 29 Samtidig som arkivprinsippene ivaretas: Bevaring og kassasjon: Hvilken dokumentasjon skal bevares for evig og v脱re med p奪 uttrekk, og hvilke grupper av dokumentasjon kan kasseres etter gitt tid Konfidensialitet: Hvem skal dokumentasjonen v脱re tilgjengelig for, og hvem skal den sikres mot innsyn fra (skjerming og tilgangskoder) Integritet: Sikre arkivert dokumentasjon mot uautorisert endring, sletting, flytting, og at loggene viser det de skal ihht NOARK5-standarden. Tilgjengelighet: Sikre at dokumentasjonen er tilgjengelig og lesbar for de som trenger den og n奪r de trenger den. Digitale data skal langtidslagres ihht Arkivloven og forskrift.
- 30. Hva kjennetegner en god prosess med arkiv 30 Ved anskaffelse av nye fagsystemer : - Arkivet m奪 med i arbeidet med kravspesifikasjon enten fagsystemet anskaffes ekstern eller det skal utvikles et fagsystem internt. - Arkivet m奪 bist奪 i arbeidet med 奪 kartlegge hvilke arbeidsprosesser fagsystemet skal h奪ndtere, samt hvilke typer saksdokumentasjon som kommer ut av disse arbeidsprosessene. Ved mindre organisasjonsendringer som kan medf淡re endring av arbeidsprosesser: - Arkivet kan bist奪 med 奪 legge til rette for saksbehandlerst淡tte og effektivisering av arbeidsprosesser. Ved digitalisering av skjemaer: Sikre journalf淡rings- og arkivplikten blir ivaretatt, samt at skjemaene blir sikkert og effektivt h奪ndtert enten i et fagsystem eller i sak-/arkivsystemet med riktige metadata. Hva betyr arkivet for innbyggertjenestene: - Gjenbruk av data krever god datakvalitet en gjennomtenkt arkivarkitektur.
- 32. 束As is To be損 32
- 33. Oppsummering Mindre journalf淡ring, posth奪ndteringen blir mindre og mindre Digital forsendelse og meldingsutveksling Sikre god datakvalitet og gjenbruk av data Tillitsvekkende og effektive innsynsl淡sninger Prosesskartlegging Tilrettelegger for tjenesteutvikling Kompetansevridning digital forst奪else inn i arkivet 33 Digital kommunikasjon er n奪 hovedregelen Digitalisering handler ikke om installasjon av et system men om forenkling og effektivisering av v奪re prosesser
- 34. 34 Arkivaren: Fra mottaker og lagrer av informasjon til digitaliseringsr奪dgiver
- 35. Skedsmo kommune Jonas Liesgate 18 Postboks 313, 2001 Lillestr淡m www.skedsmo.kommune.no 35
Editor's Notes
- #24: Laget to brukerprofiler for ifht denne delen av prosjektet s奪 er det to typiske brukergrupper.. Den andre profilen var av en av v奪re nye landsmenn som ogs奪 er en stor brukergruppe av fritidsaktiviter Stor ulikhet i brukergruppen og l淡sningen vi lager skal passe for begge. Kan v脱re utfordrende. Minnet oss litt om T奪rnfrid.
- #27: G奪 gjennom et par av gevinstene