More Related Content
Similar to Docsvision SharePoint Edition - СЭД на SharePoint (20)
More from Docsvision (20)
Docsvision SharePoint Edition - СЭД на SharePoint
- 1. Нужен документооборот на SharePoint? Попробуйте Docsvision SharePoint Edition! Сергей Курьянов, Docsvision 05.12.13
- 3. Что у Вас есть сейчас? • Только файловый сервер и e-mail для оперативной работы с документами • Есть портал для оперативной работы в рабочих группах, СЭД нет • Есть СЭД для работы с официальными документами, портала нет • Есть СЭД на портале, но с ней есть проблемы www.docsvision.com Слайд: 3
- 4. Управление контентом на предприятии Корпоративное управление Официальные документы www.docsvision.com Оперативное управление Рабочие документы Слайд: 4
- 5. Как у Вас распределяются пользователи? • Большинство работает с оперативными документами • Большинство работает с официальными документами • 50/50 www.docsvision.com Слайд: 5
- 6. От СЭД и E-mail к порталу Корпоративное управление Оперативное управление Регистрация Официальные документы www.docsvision.com Повышение эффективности оперативного управления Рабочие документы Слайд: 6
- 7. От файл-сервера и E-mail к порталу Корпоративное управление Оперативное управление Рабочие документы www.docsvision.com Слайд: 7
- 8. Каким путем пришла к СЭД на портале Ваша организация? • Сначала портал для поддержки рабочих групп, потом СЭД для официальных документов • У нас уже есть СЭД, теперь мы хотим поддержать работу в рабочих группах для пользователей, которые будут работать через портал • Нам не нужен портал, просто мы считаем что СЭД на портале обойдется дешевле • Нам не нужна СЭД для официальных документов, нужна поддержка оперативной работы на портале www.docsvision.com Слайд: 8
- 9. От портала к СЭД на портале СЭД на портале Портал Управление официальными документами www.docsvision.com Слайд: 9
- 10. От портала к СЭД на портале www.docsvision.com Слайд: 10
- 11. Параметры проекта • Неофициальные документы Простые сценарии – 80% Участники – 80% Готовая функциональность портала • Официальные документы Сложные сценарии – 20% Участники – 20% Функциональность нужно реализовывать Решение простое – внедрим как есть, потом доработаем! Так кажется, а что на самом деле? 20% функциональности связано с 80% затрат и рисков www.docsvision.com Слайд: 11
- 12. Что такое управление официальными документами? • Потоковый ввод и регистрация • Рассмотрение, резолюция, де рево резолюций • Контроль исполнительской дисциплины по документам • Ведение номенклатуры дел • Списание в архив и управление архивом бумажных документов • Электронные регламенты Административные Бизнес-процессы www.docsvision.com • Интегрированный потоковый ввод и распознавание • Бизнес-логика резолюции, пользовательский интерфейс дерева в карточке документа • Динамический контроль при изменениях дерева резолюции • Ведение номенклатуры дел, номераторы • Приложение «Управление архивом» • Workflow и интеграция EAI Слайд: 12
- 13. В чем тут сложности с порталом? • Статистика AIIM* по рынку расширений к SharePoint (2013): Workflow и управления процессами (42% использует или планирует использовать) Управление архивом (41%) Управление записями и фискальными документами (36%) Интегрированные средства захвата и сканирования документов (30%) • Все это те самые 20% необходимых сценариев! • Мощность рынка расширений доказывает функциональную недостаточность SharePoint как СЭД www.docsvision.com * AIIM - The Global Community of Information Professionals Слайд: 13
- 14. Дешево и красиво? Рекомендации по планированию внедрения SharePoint как ECM (Info-Tech Research Group) www.docsvision.com Слайд: 14
- 15. Balance the benefits against the cost SharePoint is far more expensive than you might think. Hardware $ SQL Server Windows Server SharePoint Server VS. Search Options Security Tools Third-Party Tools Training Microsoft Office Staff Consider every use case for SharePoint. Certain use cases might force dramatic increases in hardware and software costs. Records Management, for example, will likely require a separate SharePoint farm with different operational requirements. SharePoint for public websites will require licensing a different – and expensive – version of SharePoint!
- 16. SharePoint licensing depends on your intended use case Answer the questions in Info-Tech’s decision model to determine your SharePoint licensing costs*. Do we have the infrastructure? 1 Windows Server 2008, SQL Server 2008, or SharePoint Server 2012. All SharePoint deployments require Windows Server and some version of SQL Server. Only small stand-alone deployments can make use of SQL Server Express. SP1 for SharePoint is required for SQL Server 2012. SQL Server 2012 (Standard) $898/server $208/CAL Windows Server 2008 (Standard) $898/server $30/CAL Do we have basic collaboration needs? 2 Microsoft SharePoint Foundation. Do we have internal social or ECM needs? 3 Microsoft SharePoint Server (Standard). Do we need advanced search, InfoPath forms, or BI? 4 Microsoft SharePoint Server (Enterprise). SharePoint Foundation is the basic version that offers limited capability and is free with Windows Server licensing. SharePoint Foundation FREE! (With Windows Server) SharePoint Server Standard provides improved search and enables users to create personal pages and IT to better manage meta-data and overall SharePoint Server (Standard) system administration. The result is a more stable $4,828.00/server and usable SharePoint environment. See $93.00/CAL Microsoft’s edition comparisons. Advanced SharePoint applications require the SharePoint Server Enterprise version of the product. See Microsoft’s (Enterprise) edition comparisons. Full PivotPoint capability will $88.00/CAL also require SQL Server Enterprise. * Assumes Open licensing without Software Assurance. For complete estimates, use the Microsoft Licensing Advisor.
- 17. External SharePoint applications and search complicate the costs Do we have external users? SharePoint Server 2010 for Internet Sites (Standard). 5 Do we have multiple domains or require advanced search? Microsoft SharePoint Server 2010 for Internet Sites (Enterprise). 6 Do we need more search? 7 Microsoft Search Server 2010. Do we need a lot more search? 8 FAST Search Server 2010 for SharePoint. Deploying public SharePoint sites to anonymous users requires different licensing. SharePoint Server 2010 for Internet Sites also requires dedicated infrastructure.* The Enterprise edition enables administrators to manage multiple domains and bundles FAST Search for external applications. SharePoint Foundation offers a limited search function that only crawls local SharePoint sites. Microsoft Search Server 2010 and SharePoint Server can crawl a variety of different content types. For more information on search, see ݺߣ 37. FAST Search Server provides extreme scalability. It also enables administrators to tune searching capability. It is a key enabler for search-enabled applications. SharePoint Server 2010 for Internet Sites $11,557.00/server SharePoint Server 2010 for Internet Sites (Enterprise) $40,564.00/server Microsoft Search Server 2010 $15,642.00/server FAST Search Server 2010 for SharePoint $21,671.00/server * No additional licensing is required for internal users who author external content. Internal users of a SharePoint system that faces externally must be licensed with conventional SharePoint licenses and CALs. External Connector Licenses for both Windows Server and SQL Server are also likely required.
- 18. You’re not done yet. Consider security and productivity applications Productivity Applications: a b c SharePoint Designer 2010 A client tool for creating content, managing lists and libraries, creating basic workflows, etc. Both 32-bit and 64-bit versions are available. SharePoint Designer 2010 FREE Project Server 2010 Project Server enables broad collaboration and requires SharePoint Enterprise CALs. Use by an external audience requires SharePoint for Internet Suites. Project Sever 2010 $4,828/server $316/CAL Office Web Apps Web-enabled versions of the Office productivity applications can be deployed to SharePoint Foundation and SharePoint Server. Office Web Apps Valid office licenses + device licenses as required Security Applications: d Forefront UAG Server ECM makes security particularly important. Enterprises may need a specialized gateway device. Forefront UAG 2010 $6,431/server $15/CAL Most SharePoint deployments depend on a variety of different third-party tools to facilitate administration and to enable different use cases. Info-Tech’s solution set Extend SharePoint to Overcome Key Challenges specifically addresses issues related to workflow, administration, social computing, and mobile support.
- 19. But wait, there’s more! Training for end users and administrators Administrators must be trained to be effective; incorporate Microsoft training into your staff development program. Certification MCITP: SharePoint Administrator 2010 1 Exam 70-668 PRO: Microsoft SharePoint 2010, Administrator 2 Exam 70-573 Certification TS: Microsoft SharePoint 2010, Application Development MCPD: SharePoint Developer 2010 3 Exam 70-667 TS: Microsoft SharePoint 2010, Configuring Certification MCITP: SharePoint Administrator 2010 4 Exam 70-576 PRO: Designing and Developing Microsoft SharePoint 2010 Applications Certification MCPD: SharePoint Developer 2010 5 Exam 77-886 SharePoint 2010 Certification MOS: SharePoint 2010 TS: Microsoft Project Server 2010, Configuring Certification MCTS: Microsoft Project Server 2010, Configuration 6 Exam 70-177
- 20. And still more! SharePoint administrators aren’t cheap It depends who you ask, but SharePoint administrators are about $72,000/year unencumbered. The Robert Half Technology Salary Guide 2011 provides salaries for a range of relevant roles: • Applications Development Manager $88,500 to $125,250 • Project Manager $76,250 to $113,000 • Systems Analyst $65,500 to $93,500 • Applications Architect $92,250 to $124,750 • Business Systems Analyst $64,500 to $93,750 Robert Half Technology also puts a salary premium on core SharePoint skills: • ASP Development +4% • SharePoint Skills +11% • C# Development +8% • .NET Development +7% Payscale provides a more specific number for a SharePoint Administrator with 5 years of experience: $71,201 Other providers give slightly different ranges: • SimplyHired $72,000 (with a premium on BizTalk) • Glassdoor $33/hour (ranging $29-38)
- 21. Как должна выглядеть идеальная СЭД на SharePoint? www.docsvision.com Слайд: 21
- 22. Идеальная СЭД на SharePoint • Портал Единое пространство, легкие сценарии работы с документами • Групповая работа Работа с проектами документов • Управление официальными документами Все функции СЭД – захват (capturing) регистрация, архив, резолюции, КИД Record Management Безопасность Электронная подпись • Управление административными процессами Фиксированные регламенты • Управление основными бизнес-процессами Параметрическая автоматизация, гибкая настройка • Минимальное количество поставщиков в одном решении («нативность») www.docsvision.com Слайд: 22
- 23. Рассмотрим все альтернативы • Доработка SharePoint путем программирования Заказные или полузаказные разработки мелких производителей Продукты крупных производителей • Интеграция с расширениями от сторонних производителей Nintex и т.п. • Интеграция с классической СЭД (ECM) www.docsvision.com Слайд: 23
- 24. Доработки и «продукты на базе» SharePoint • Заказные и полузаказные разработки Дорого, если нужно реализовать те самые 20% необходимых функций Привязывают к конкретной версии SharePoint, которые достаточно часто обновляются и как правило не дают полной совместимости Привязывают к разработчику У мелкого разработчика может просто не хватить сил, даже если вы готовы платить Не дают необходимой гибкости в управлении основными бизнес-процессами • Продукты на базе Это уже не SharePoint, это новая система Привязка к циклу обновления «коробки» Недостаточный спрос, чтобы стимулировать производителя развивать и обновлять свой продукт • Получается не так дешево и не так красиво как предполагалось www.docsvision.com Слайд: 24
- 25. Использование внешних расширений • Как правило одним расширением не достичь результатов, приходится интегрировать несколько разных • Дорого Например Nintex от $10 000 • Сложно в администрировании и поддержке • Синхронизация циклов обновлений всей связки продуктов • Проблемы совместимости при миграции • Все равно нужны заказные доработки Со всеми вытекающими рисками и затратами www.docsvision.com Слайд: 25
- 26. Интеграция с классической СЭД • Функциональность СЭД «из коробки» Рынок разработчика СЭД шире чем рынок SharePoint и затраты на развитие продукта делятся между всеми заказчиками • Дороже чем «чистый» SharePoint Но «чистый» в коробке не содержит необходимого • Требует администрирования еще одной системы Но только одной • Требует кастомизации Но делает ее возможной • Дает набор готовых приложений «вокруг СЭД» Архив Обращения граждан СМЭВ, МЭДО ЭЦП www.docsvision.com Слайд: 26
- 27. Еще раз про идеальную СЭД на SharePoint www.docsvision.com Слайд: 27
- 28. Идеальная СЭД на SharePoint • Портал Единое пространство, легкие сценарии работы с документами • Групповая работа Работа с проектами документов • Управление официальными документами Все функции СЭД – захват (capturing) регистрация, архив, резолюции, КИД Record Management Безопасность Электронная подпись • Управление административными процессами Фиксированные регламенты • Управление основными бизнес-процессами Параметрическая автоматизация, гибкая настройка • Минимальное количество поставщиков в одном решении («нативность») www.docsvision.com Слайд: 28
- 29. Это Docsvision SharePoint Edition! • Портал Единое пространство, легкие сценарии работы с документами • Групповая работа Работа с проектами документов • Управление официальными документами Все функции СЭД – захват (capturing) регистрация, архив, резолюции, КИД Record Management Безопасность Электронная подпись • Управление административными процессами Фиксированные регламенты • Управление основными бизнес-процессами Параметрическая автоматизация, гибкая настройка • Минимальное количество поставщиков в одном решении («нативность») www.docsvision.com Слайд: 29
- 30. Будущее как мы его видим • Использование портала дает вам: 80% легких сценариев для 80% пользователей Возможности web 2.0 – социальная сеть, wiki Легкий доступ с любой платформы, в том числе мобильность Реализацию портальной стратегии управления ИТ Хороший ROI • Интеграция с СЭД дает вам: Единое пространство корпоративного контента Управление официальными документами 20% необходимых сценариев для 20% профессиональных управленцев Готовый набор приложений для административного управления • Свободу управления и развития вашей ИТ-системы • Низкие риски www.docsvision.com Слайд: 30
- 31. Один слайд про Docsvision SharePoint Edition • Docsvision SharePoint Edition – платформа СЭД для SharePoint • Состав Сервер SharePoint Edition o Сервер Docsvision + шлюз в SharePoint Клиент Docsvision для SharePoint o Набор веб-частей, открываются «толстые» карточки Опции o Легкий клиент o Клиент для Outlook • Выгодные цены – дешевле чем «обычный Docsvision» на стоимость SharePoint Server и CAL Условия приобретения – Навигаторов не более 20% www.docsvision.com Слайд: 31
- 32. Битва СЭД с SharePoint www.docsvision.com Слайд: 32
- 34. Идеальная СЭД на SharePoint – Docsvision SharePoint Edition! • Портал Единое пространство, легкие сценарии работы с документами • Групповая работа Работа с проектами документов • Управление официальными документами Все функции СЭД – захват (capturing) регистрация, архив, резолюции, КИД Record Management Безопасность Электронная подпись • Управление административными процессами Фиксированные регламенты • Управление основными бизнес-процессами Параметрическая автоматизация, гибкая настройка • Минимальное количество поставщиков в одном решении («нативность»)
- 35. Идеальная СЭД на SharePoint – Docsvision SharePoint Edition! • Портал Единое пространство, легкие сценарии работы с документами • Групповая работа Работа с проектами документов • Управление официальными документами Все функции СЭД – захват (capturing) регистрация, архив, резолюции, КИД Record Management Безопасность Электронная подпись • Управление административными процессами Фиксированные регламенты • Управление основными бизнес-процессами Параметрическая автоматизация, гибкая настройка • Минимальное количество поставщиков в одном решении («нативность»)
- 37. Что такое SharePoint? КОРПОРАТИВНЫЙ ПОРТАЛ • Хранилище данных По подразделениям, по видам, личный кабинет. • Коллективная работа Форумы, комментарии к документам. • Внутренние ресурсы Новости, заявки, календари и т.д.
- 40. Хранилище данных
- 41. Личный кабинет
- 43. Новости компании
- 44. Идеальная СЭД на SharePoint – Docsvision SharePoint Edition! • Портал Единое пространство, легкие сценарии работы с документами • Групповая работа Работа с проектами документов • Управление официальными документами Все функции СЭД – захват (capturing) регистрация, архив, резолюции, КИД Record Management Безопасность Электронная подпись • Управление административными процессами Фиксированные регламенты • Управление основными бизнес-процессами Параметрическая автоматизация, гибкая настройка • Минимальное количество поставщиков в одном решении («нативность»)
- 46. Docsvision – система управления документами и процессами • Готовые приложения «Управление документами», «Управление совещаниями», «Обращения граждан» и т.д.
- 47. Docsvision – система управления документами и процессами
- 48. Docsvision – система управления документами и процессами • Готовые приложения «Управление документами», «Управление совещаниями», «Обращения граждан» и т.д. • Конструкторы Более 8 конструкторов для настройки и развития системы.
- 49. Docsvision – система управления документами и процессами
- 50. Docsvision – система управления документами и процессами • Готовые приложения «Управление документами», «Управление совещаниями», «Обращения граждан» и т.д. • Конструкторы Более 8 конструкторов для настройки и развития системы. • Различные рабочие места Клиент для iPad, для смартфона iPhone и Android, клиент для Outlook, web-клиент.
- 51. Docsvision – система управления документами и процессами
- 52. Docsvision – система управления документами и процессами • Готовые приложения «Управление документами», «Управление совещаниями», «Обращения граждан» и т.д. • Конструкторы Более 8 конструкторов для настройки и развития системы. • Различные рабочие места Клиент для iPad, для смартфона iPhone и Android, клиент для Outlook, web-клиент. • Электронная подпись Все виды электронной подписи в полном соответствии ФЗ-63.
- 53. Docsvision – система управления документами и процессами
- 54. Docsvision – система управления документами и процессами • Готовые приложения «Управление документами», «Управление совещаниями», «Обращения граждан» и т.д. • Конструкторы Более 8 конструкторов для настройки и развития системы. • Различные рабочие места Клиент для iPad, для смартфона iPhone и Android, клиент для Outlook, web-клиент. • Электронная подпись Все виды электронной подписи в полном соответствии ФЗ-63. • Средства интеграции с другими системами Шлюзы к 1С:Предприятие, к SharePoint, к SAP B1, к почте и т.д.
- 55. Что такое Docsvision в сравнении с SharePoint? Система управления документами и процессами • Хранилище данных + обработка данных • Коллективная работа + соблюдение регламентов • Внутренние ресурсы + готовые приложения и модули
- 56. Что такое Docsvision SharePoint Edition?
- 57. Что такое Docsvision SharePoint Edition? Дополнение портала SharePoint функциями системы управления документами и процессами Docsvision
- 58. Что такое Docsvision SharePoint Edition? • Готовые приложения на SharePoint • Конструкторы на SharePoint • Различные рабочие места на SharePoint • Электронная подпись на SharePoint • Средства интеграции с другими системами
- 59. Какие технологии Docsvision используются на SharePoint?
- 60. Какие технологии Docsvision используются на SharePoint? Расширения Docsvision для SharePoint (Web Parts) Работа с системой Docsvision на портале SharePoint: • Все функции Навигатора Docsvision на SharePoint • Открытие карточек Docsvision прямо из SharePoint • Формы поиска по документам Docsvision на SharePoint • Отчеты Docsvision (подсветка, группировка, сортировка) на SharePoint
- 61. Какие технологии Docsvision используются на SharePoint? Готовый шлюз Docsvision к SharePoint Позволяет workflow-системе Docsvision взаимодействовать с SharePoint: • Мониторинг данных в SharePoint • Чтение данных из SharePoint • Запись данных в SharePoint
- 62. Функция «Мониторинг объектов ʴǾԳ»
- 63. Объекты SharePoint, с которыми работает шлюз 14 объектов SharePoint
- 64. «Универсальная функция» шлюза к SharePoint Универсальная функция Более 100 функций для работы с объектами SharePoint* *описание всех функций в документации к Шлюзу к SharePoint
- 65. Какие сценарии работы реализует Docsvision SharePoint Edition?
- 66. Сценарии работы Docsvision SharePoint Edition Сценарий 1: Работа с приложениями Docsvision на SharePoint По принципу «одного окна». Сценарий 2: Библиотека документов из Docsvision на SharePoint Публикация на SharePoint документов, обработанных в Docsvision. Сценарий 3: Корпоративное workflow-приложение на SharePoint На SharePoint создание заявки, а в Docsvision ее обработка. Сценарий 4: Интеграция различных IT-систем на SharePoint Связка систем с помощью шлюзов Docsvision и публикация на SharePoint.
- 67. Сценарий №1 Работа с приложениями Docsvision на SharePoint
- 68. «Одно окно» для работы с Docsvision
- 69. Рабочее место делопроизводителя на портале SharePoint
- 70. Реестр входящий документов Docsvision на SharePoint
- 71. Создание нового входящего документа на SharePoint
- 73. Рабочее место сотрудника для работы с документами и заданиями на SharePoint
- 74. Задания сотрудника из Docsvision на SharePoint
- 75. Карточка задания Docsvision на SharePoint
- 76. Документ был зарегистрирован и исполнен на SharePoint
- 77. Поиск данных Docsvision на SharePoint Атрибутивный поиск Docsvision Поиск SharePoint
- 78. Отчеты Docsvision на SharePoint
- 79. Экспорт отчета Docsvision из SharePoint
- 80. Сценарий №2 Библиотека документов из Docsvision на SharePoint
- 81. Публикация на SharePoint документов, обработанных в Docsvision
- 83. Сценарий №3 Корпоративное workflow-приложение на SharePoint
- 84. На SharePoint создание заявки, а в Docsvision ее обработка
- 86. Сценарий №4 Интеграция различных IT-систем на SharePoint
- 87. Связка систем с помощью шлюзов Docsvision и публикация на SharePoint
Editor's Notes
- #60: Для тех кого еще нет SharePoint
- #61: хранилище и внутренние ресурсы – движение документов (обработка в соответствии с регламентами - смена состояния, пересылка, учет и т.д.).Коллективная работа – соблюдение регламентов (маршруты, возможности, права доступа и т.д.).
- #63: Collaborative Application Markup Language