Doedag DA2020 Venlo 9 maart
- 1. GIBIT Doe-dag Venlo 9 februari 2017 Jeroen Schuuring
- 2. 2 Hoe Wat Invloeden van buiten de gemeente Inwoners & ondernemers De organisatie van de gemeente Markt & ketenpartners Gemeenten in de informatiesamenleving Wet- en regelgeving Technologische innovaties Verwachtingen van de overheid Maatschappelijke trends Afspraken over standaardisatie Invulling aan opdrachtgeverschap Bedrijfsvoering Structuur & cultuur
- 3. 3 Nieuw! Doe-dag Venlo 9 maart 2017 Jeroen Schuuring
- 4. 4 Programma 1. Doel en totstandkoming GIBIT 2. Structuur van de overeenkomst 3. Inhoudelijke toelichting - Algemeen - Op specifieke artikelen / onderwerpen 4. Gebruik van de GIBIT - Aan de slag: hoe borging in de organisatie - Toelichting ondersteuning 5. Afsluiting
- 5. 5 Doel Aansluiten op ambities Open en transparant in de participatiesamenleving staan. Werken als 辿辿n effici谷nte overheid. Massaal digitaal & maatwerk lokaal. Een goed functionerende ICT markt is cruciaal Sterker ICT opdrachtgeverschap en meer uniforme inkoop Passend aanbod voor informatievoorziening in de lokale (keten)overheid Veilig, inpasbaar, flexibel, tijdig, innovatief en transparant Gelijk speelveld voor ca 200 aanbieders Zichtbaar maken van aanbieders die meerwaarde bieden voor de lokale (keten)overheid
- 6. 6 Proces van opstelling Inhoud GIBIT bepaald a.d.h.v. Verkenning > 100 gemeenten meegedaan Aangegeven wat geregeld moet worden Uitvoering: Opdrachtgeverschap: Commissie D&I Projectleiding KING Advies ICT kwaliteit, beveiliging, normen, e.d. KING Juridisch advies Penvoerder GIBIT: Dirkzwager Advocaten Juridisch advies Ontwikkelen hulpmiddelen: ICT Recht Werkgroep van gemeenten (21 leden) besluitvorming op inhoud Klankbordgroep van leveranciers (14 leveranciers) Volgers van gemeenten (>200) Volgers van leveranciers (26) Iteratief proces inclusief een brede consultatie met participatie van 94 organisaties
- 7. 7 Programma 1. Doel en totstandkoming GIBIT 2. Structuur van de overeenkomst 3. Inhoudelijke toelichting - Algemeen - Aan de slag: Check a.d.h.v. bestaand contract - Op specifieke artikelen 4. Gebruik van de GIBIT - Aan de slag: hoe borging in de organisatie - Toelichting ondersteuning 5. Afsluiting
- 9. 9 Reikwijdte GIBIT Producten: (onderdelen van) standaard en maatwerk software, systeemsoftware, databases, hardware en/of (complete) IT-systemen, een en ander met bijbehorende materialen, koppelingen, toegang tot opgeslagen gegevens, hulpmiddelen, vervangingsonderdelen en documentatie, het verstrekken van softwarelicenties en/of intellectuele eigendomsrechten; Diensten van projectmatige aard: het leveren, converteren, installeren, inrichten, koppelen, implementeren, onderhouden, ontvlechten, repareren en vervaardigen van en adviseren over ICT zaken en/of diensten, inclusief het verzorgen van opleidingen/trainingen; Diensten van structurele aard: het onderhouden, op afstand aanbieden en/of hosten van software(applicaties), clouddiensten, netwerken en websites, het (laten) registreren van domeinnamen, het ontwerpen en ontsluiten van websites en webtoepassingen, het bijhouden en ontsluiten van content en support en incidentmanagement. En verder overal waar een ICT component inzit (internet-of-things / waar data wordt verzameld en gebruikt)
- 10. 10 Programma 1. Doel en totstandkoming GIBIT 2. Structuur van de overeenkomst 3. Inhoudelijke toelichting - Algemeen - Op specifieke artikelen / onderwerpen 4. Gebruik van de GIBIT - Aan de slag: hoe borging in de organisatie - Toelichting ondersteuning 5. Afsluiting
- 11. 11 Inhoudelijke toelichting Alg: Juridische Opzet Alg: Life Cycle benadering Alg: Vangnet Alg: Zorgplicht leverancier Alg: Specificatie Overeengekomen gebruik
- 12. 12 Inhoudelijke toelichting Alg: Juridische Opzet Alg: Life Cycle Alg: Zorgplicht leverancier Alg: Specificatie Overeengekomen gebruik Art 3+4 Risico analyse Art 5 Implementatie Art 6 Gemeentelijke ICT- kwaliteitsnormen Art 6 Preventieve testen Art 7 Acceptatie Art 8 Onderhoud Art 9 Vergoedingen Art 12 Product management Art 13 Aansprakelijkheid Art 17 Intellectuele Eigendom Art 18 Toegang tot data Art 19 Derdenprogrammatuur Art 20 Be谷indiging Art 20 Exit / overstap Art 28 Archivering H II Informatiebeveiliging H III Hosting
- 13. 13 Programma 1. Doel en totstandkoming GIBIT 2. Structuur van de overeenkomst 3. Inhoudelijke toelichting - Algemeen - Aan de slag: check a.d.h.v. bestaand contract - Op specifieke artikelen / onderwerpen 4. Gebruik van de GIBIT - Aan de slag: hoe borging in de organisatie - Toelichting ondersteuning 5. Afsluiting
- 14. 14 Aan de slag Welke actie zou je morgen (en de dagen daarna) moeten uitvoeren om te zorgen dat de GIBIT goed geborgd wordt in de organisatie - Wat ga je doen op beleidsniveau - Wat op uitvoeringsniveau in welke processen - Wie ga je betrekken -
- 15. 15 Gebruik borgen binnen de gemeente 1. Borg het gebruik van de GIBIT door het op te nemen in het inkoopbeleid en zorg dat het College van B&W dit beleid vaststelt 2. Borg het gebruik van de GIBIT bij organisaties die namens jou bepaalde taken uitvoeren (Sociale Diensten, Belastingsamenwerkingen, RUDs, gemeenschappelijke regelingen, ) 3. Borg daadwerkelijk gebruik: betrek juristen, inkopers, informatiemanagers en mensen uit de business 4. Borg de inhoudelijke kennis van/over GIBIT 5. Voeg bij een uitvraag reeds de GIBIT toe als de voorwaarden die van toepassing zijn 6. Stel als gemeente altijd de overeenkomst op: daarin nogmaals aangeven dat de GIBIT gelden en eventuele voorwaarden van leverancier niet van toepassing zijn 7. Pas GIBIT toe bij hercontractering/verlenging
- 16. 16 Hulpmiddelen en invoering Generator voor modelcontracten Handreikingen En FAQ Kennissessies
- 17. 17 Ondersteuning KING Actualiseren en beheren site www.gibit.nl voor alle informatie Ontwikkelen en beschikbaar stellen hulpmiddelen (model- overeenkomsten, handreikingen, etc.) Organiseren kennissessies (voor juristen, inkopers, informatiemanagers en voor leveranciers) Bijdrage aan congressen en bijeenkomsten georganiseerd door partners Bijhouden en inzichtelijk maken gebruik van de GIBIT Inrichten feedbackproces van gebruik GIBIT (waaronder meekijken met enkele aanbestedingen en ophalen ervaringen uit de praktijk) en inhoudelijke support Inrichten beheer GIBIT en bijbehorende Gemeentelijke ICT- kwaliteitsnormen
- 18. 18 Programma 1. Doel en totstandkoming GIBIT 2. Structuur van de overeenkomst 3. Inhoudelijke toelichting - Algemeen - Aan de slag: Check a.d.h.v. bestaand contract - Op specifieke artikelen 4. Gebruik van de GIBIT - Aan de slag: hoe borging in de organisatie - Toelichting ondersteuning 5. Afsluiting
- 19. 19 Afsluiting 1. Kijk altijd op www.gibit.nl voor de meest actuele versie van de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen en gebruik bijbehorende modelcontracten en hulpmiddelen 2. Borg het gebruik van de GIBIT door het op te nemen in het inkoopbeleid en zorg dat het College van B&W dit beleid vaststelt
- 21. 21 Juridische opzet Ge誰nspireerd op de ARBIT, maar diverse eigen keuzes gemaakt: Minder juridisch dan de ARBIT: meer aansluiting bij verloop project in plaats van wettelijk systeem; Meer inhoudelijk dan de ARBIT: koppeling aan concrete normen, concrete kaders voor onderhoud, voor exit, etc. Vangnet bepalingen
- 22. 22 Life cycle Complete life cycle ICT product: Selectie Implementatie Acceptatie Onderhoud / gebruik Afschaling Exit/overstap Voor alle fasen in die life cycle vangnetbepalingen die de standaardoptie geven (default); of die een kader geven voor partijen.
- 23. 23 Zorgplicht leverancier De (wettelijke) zorg- en informatieplichten zijn nader uitgewerkt: verplichting zich op de hoogte te stellen (artikel 3.2); verplichting navraag te doen bij onduidelijkheden (artikel 3.3); verplichting in aanbod rekening te houden met informatie (artikel 3.4); verplichting risicoanalyse uit te voeren (artikel 3.5).
- 24. 24 Specificaties / Overeengekomen gebruik ICT Prestatie moet voldoen aan Overeengekomen gebruik Inhoud mede bepaald door zorgplichten en risicoanalyse leverancier Daarnaast voldoen aan Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen deel standaard naar aard product; overigens voor zover bepaald in Overeenkomst Ook na Updates/Upgrades blijven voldoen aan het Overeengekomen gebruik (artikel 8.9 sub iv) Garantie op voldoen aan Overeengekomen gebruik (artikel 10.1 sub i) Gebruiksrecht correspondeert met Overeengekomen gebruik (artikel 17.3)
- 25. 25 Risicoanalyse Introductie risicoanalyse: vooraf bij doen van aanbod (artikel 3.5); na contractering en voor implementatie (artikel 4.2). met recht van ontbinding door gemeente Omvang risicoanalyse zal per project verschillen Doelen: naar voren halen discussies over scope, meerwerk, etc. ge誰nformeerd besluit over projecten door gemeente borgen
- 26. 26 Risicoanalyse Proof of the pudding: artikel 5.4 Voorzienbare aanpassingen applicatielandschap die niet in risicoanalyse zijn geadresseerd, zijn voor rekening leverancier Leveranciers zijn hierover kritisch Logisch, want dit vereist dat kwaliteit verkoopproces omhoog moet Bepaling niet te snel weggeven, juist deze bepaling zal zorgen voor kwalitatief betere offertes/inschrijvingen
- 27. 27 Implementatie Implementatie is standaard onderdeel overeenkomst Tenzij afgeweken Implementatie is aanpassen van het product aan organisatie Niet organisatie aan product (zie def.) Optie om opstellen implementatieplan af te dwingen (artikel 5.2) Belangrijk! Gebrek aan helderheid taak-/rolverdeling in implementatie belangrijke oorzaak mislukkingen Kader voor in implementatieplan te adresseren onderwerpen (artikel 5.3) Bedoeld ter inspiratie/check, uiteraard zijn ook andere onderwerpen denkbaar Tussentijdse termijnen niet fataal, eindtermijn wel (artikel 5.5) Ratio: gebruik product/dienst staat voorop, enkele overschrijding tussentijdse termijn minder relevant
- 28. 28 Gemeentelijke ICT- kwaliteitsnormen ICT Prestatie moet voldoen aan de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen: 1. deel standaard naar aard product (artikel 6.1 i); 2. overigens voor zover bepaald in Overeenkomst (artikel 6.1 ii). Ad 1: als bijlage bij de GIBIT worden op www.gibit.nl de Gemeentelijke ICT- kwaliteitsnormen gepubliceerd. Hierin zijn de normen vanuit wettelijke bepalingen en landelijke afspraken opgenomen. Voor de verplichte normen is hiermee geborgd dat ze gelden Ad 2: naast bovengenoemde normen zijn er aanvullende normen. Aan Opdrachtgever is het om in de uitvraag / programma van eisen / bestek reeds aan te geven welke extra normen verplicht worden gesteld voor de specifieke aanvraag Artikel 8.9 iii bepaald dat Leverancier blijvend moet voldoen aan de Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen, ook in geval hier extra normen gepubliceerd worden. Overigens kunnen hier kosten voor worden berekend (conform artikel 8.1)
- 29. 29 Preventieve testen Voorafgaand aan Acceptatie voert Leverancier preventieve testen op voorgeschreven normen en standaarden uit Tenzij Leverancier bewijs van eerder uitgevoerde preventieve test kan laten zien Ratio: voorkomen is beter dan genezen, maar voor reeds geteste (volwassen) producten is extra test wat overdreven Tijdens acceptatieprocedure worden ook alle koppelingen met applicatielandschap getest (artikel 6.5) Leverancier co旦rdineert werkzaamheden alle betrokken leveranciers, gemeente zorgt dat partijen aan tafel zitten (artikel 6.6) Regeling voor niet-slagen ketentest toerekenbaar aan leverancier: Gebrek niet-toerekenbaar aan leverancier: overlegplicht
- 30. 30 Acceptatie Onderdeel van Implementatie is Acceptatie (zie def.) Acceptatie dus in beginsel standaard onderdeel overeenkomst Optie om opstellen testprotocol af te dwingen (artikel 7.1) Bij gebreke van andersluidende afspraken standaard kader GIBIT voor acceptatietesten: na iedere (deel)levering testen; leverancier verantwoordelijk voor (planning voor) tijdig herstel geconstateerde gebreken; na deeltesten ook altijd integrale test; na 2x doorlopen test zonder goed resultaat recht op ontbinding, schadevergoeding of voorwaardelijke acceptatie Gebreken die niet aan gebruik in de weg staan geen grond voor niet- acceptatie (maar dienen wel hersteld te worden); ingebruikname terwijl ook geen acceptatieprocedure is afgesproken impliceert acceptatie Gemeenten moeten dus zelf ook blijven opletten!
- 31. 31 Onderhoud Onderhoud is standaard en omvat standaard Correctief Onderhoud; Preventief Onderhoud; Innovatief Onderhoud; Gebruikersondersteuning. Keuze omdat in veel gevallen onderhoud must zal zijn. Hiervan afwijken in overeenkomst in andere gevallen! Optie om later alsnog onderhoud af te nemen (artikel 8.14) SLA: Mogelijkheid afdwingen SLA met service levels (artikel 8.6) Herhaald niet halen service level in ieder geval ontbindingsrecht (artikel 8.7)
- 32. 32 Onderhoud Innovatief onderhoud omvat blijven voldoen aan: wet- en regelgeving; interoperabiliteitseisen; Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen; overeengekomen performance en gebruik. Lat ligt hoog. Bewuste keuze, want leverancier is vaak feitelijk enige die dit kan borgen Potentieel wel prijsopdrijvend, dus van afwijken in kleine projecten Mogelijkheid implementatie updates/upgrades te laten verzorgen (artikel 8.10) Genuanceerde regeling over mee moeten in laatste updates/upgrades: in beginsel ruimte om tot 24 maanden achter te lopen; een gebrek is echter geen gebrek indien in een update/upgrade hersteld
- 33. 33 Vergoedingen Betalingsregeling waarbij voor meeste vergoedingen 30% wordt vastgehouden tot na (integrale) acceptatie Prikkel tot nakoming voor leverancier Prijsverhogingen gelimiteerd tot CBS-cijfers, behoudens derdenprogrammatuur
- 34. 34 Productmanagement Artikel 12 Recht op informatie over roadmap (lid 1) Recht op toegang tot platform voor overleg met andere klanten (lid 2) Mogelijkheid aanvullingen op programmatuur aan andere klanten ter beschikking te stellen en toe te voegen aan product (lid 3)
- 35. 35 Aansprakelijkheid Gelijk aan ARBIT gekozen voor 4x de vergoeding als hoogte voor aansprakelijkheid, maar met maximum Onderscheid tussen (abstract omschreven) soorten schade verlaten. In plaats daarvan redelijk concrete lijst aan schadeposten Let wel, lijst is vrij uitvoerig en omvat daarmee ook posten van meer indirecte aard. Eventueel in onderhandelingen bepaalde posten weggeven.
- 36. 36 Intellectuele eigendom Artikel 17: Standaard geen overdracht rechten, maar een licentie overeenkomstig overeengekomen gebruik Aanvullingen op standaardprogrammatuur ook geen overdracht rechten, maar kosteloos aanbieden aan andere gebruikers (zie artikel 12.3) Zelfstandig functionerend maatwerk wel overdracht rechten, met bereidheid gemeente over (terug)overdracht te bespreken
- 37. 37 Derdenprogrammatuur Genuanceerde regeling (artikel 19): Specificatieplicht, waaronder licentievoorwaarden (lid 1) Verkrijgbaarheid elders kenbaar maken (lid 2) Afhankelijkheid specificeren (lid 3) Tijdig updates/upgrades uitbrengen voor software die afhankelijk is (lid 4) Gebrek in derdenprogrammatuur niet toerekenbaar aan leverancier, maar moet wel worden opgelost (lid 5 en 6) Indien leverancier niet aan specificatieplicht voldoet, dan geldt escape van lid 5/6 niet.
- 38. 38 Be谷indiging Opzegtermijn overeenkomst onbepaalde tijd (20.2) Selectief opzeggen samenhangende overeenkomsten (20.3) Recht op tussentijdse opzegging tegen vergoeding (20.4-20.6) bij: overgang onder algemene titel uitbesteding gemeenschappelijke regeling onvoorziene landelijke voorziening die alternatief vormt Ontbinding op reguliere gronden, alsmede: negatief advies BIBOB; uitsluitingsgronden Aw; langdurige overmacht.
- 39. 39 Exit / overstap Op verzoek opstellen Exit-plan (22.1) Verschillende opties: Exit-scenario, gericht op overdracht aan derde of voortzetting door gemeente zelf; Inruil ICT Prestatie voor beperktere licenties en onderhoud; Overdracht aan GR; Data-portabiliteit. Indien exit-plan niet tijdig is afgerond wordt ICT Prestatie voortgezet (22.10).
- 40. 40 Toegang tot data Altijd recht op toegang tot data en instellingen (artikel 18.1) Kan worden verschaft middels koppelingen (18.2) Voorkeur, want structurele oplossing Zorgplicht leverancier indien beveiligingen omzeild worden (18.3) Gebruik van verkregen gegevens voor risico gemeente (18.4)
- 41. 41 Hoofdstuk II Uitgebreide regeling omtrent alles dat met verwerking gegevens te maken heeft Artikel 24 27 vormen in feite een bewerkersovereenkomst Gelet op abstracte karakter zal er in de praktijk vaak nog wel een concrete bijlage / bewerkersovereenkomst worden gesloten Artikel 28 geeft specifieke normen over archivering Overlap met andere regelingen omtrent toegang tot data.
- 42. 42 Hoofdstuk II Enkele aandachtspunten: Recht op inschakelen sub-bewerkers (artikel 24.4) Verbod op verwerking in niet-veilig land (artikel 25.6) Vertrouwelijkheid en daarmee ook boetebeding van artikel 15 van overeenkomstige toepassing (artikel 25.7) Verbod op contact met betrokkene (artikel 25.9) Verplichting tot herstel beveiligingsincident (artikel 27.1) Kosteloos verrichten werkzaamheden datalekken behoudens overmacht (artikel 27.4) Genuanceerde vrijwaring voor opgelegde boetes
- 43. 43 Hoofdstuk III Hoofdstuk is van toepassing op alle situaties die vallen onder begrip Hosting. Let op ruime strekking van dat begrip. Niet alleen hosting van een website, maar in feite alle ICT dienstverlening op afstand. Opschorting zeer sterk aan banden gelegd (artikel 29.2) Gelet op grote afhankelijkheid bij Hosting Opslag gegevens eigen verantwoordelijkheid gemeente, leverancier zal in beginsel niet overgaan tot verwijdering gegevens (artikel 30)
- 44. 44 Hoofdstuk III Basis beschikbaarheidslevel van 98% op werkdagen tussen 0800-1800h (artikel 31.2) Leverancier installeert Updates/Upgrades Geen recht op achterlopen in versies (artikel 31.4) Past niet bij generieke Hosting. Bij specifieke maatwerkafspraken hiervan afwijken in contract Optie om continuiteitsafspraken te maken (artikel 32) Let op: afspraken moeten vooraf gemaakt worden. Vandaar ook het in te roepen recht in de GIBIT. Is leverancier eenmaal failliet, dan ben je te laat! De curator zal hier niet of alleen tegen forse kosten aan mee werken.
- 45. 45 Q&A
- 46. 46 Dank voor uw aandacht!
Editor's Notes
- #3: Invloeden van buiten de gemeente Internationale, landelijke en provinciale wet- en regelgeving met bijbehorende digitale infrastructuren. Technologische innovaties zoals: de zelfrijdende auto, 3D printen, nieuwe mogelijkheden van mobiele toepassingen. Veel van deze ontwikkelingen raken aan alle facetten van gemeentelijke dienstverlening, van vergunningverlening tot parkeerbeleid en van inrichting van de openbare ruimte tot sturing in het sociaal domein. Ondersteuning door KING Impactanalyses Monitor Doelgerichte Digitalisering Pilotstarter 2. Inwoners en ondernemers Inwoners en ondernemers hebben steeds hogere verwachtingen van de gemeentelijke digitale dienstverlening. Zij doen steeds meer digitaal: van online winkelen tot het regelen van de bankzaken via mobiele apps. Van gemeenten verwachten zij soortgelijke dienstverlening. Daarnaast zijn maatschappelijke trends als ondernemerschap, vergrijzing en individualisering van invloed op de aandachtspunten en randvoorwaarden voor het vormgeven van digitale dienstverlening. Burgers leven al in de informatiesamenleving! Ondersteuning door KING: Waarstaatjegemeente.nl Monitor Sociaal Domein Klantreizen 3. Markt en ketenpartners Met marktpartijen en ketenpartners tot gezamenlijke afspraken komen over digitale standaarden en gezamenlijke (of aansluitende) dienstverlening zodat gemeenten steeds meer als 辿辿n effici谷nte overheid kunnen werken. Zonder in te boeten aan individuele beleidsvrijheid. Ondersteuning door KING: SoftwareCatalogus Gezamenlijke inkoopvoorwaarden (GIBIT) Samen organiseren 4. De organisatie van de gemeente Dit is de bedrijfsvoering van de gemeente. De informatievoorziening, de dienstverlening, de inrichting van inspraak, de organisatie, het beleid. Ondersteuning door KING: Monitor Doelgerichte Digitalisering Gemeentelijke Monitor Sociaal Domein Vensters voor Bedrijfsvoering Vensters voor Dienstverlening Pilotstarter
- #6: wat samen kan ook samen doen Open en transparant in de participatiesamenleving Ook digitaal Werken als 辿辿n effici谷nte overheid Ketens, hergebruik, standaarden Massaal digitaal, maatwerk lokaal Collectief organiseren Tekst website VNG: Transparant en effici谷nt werken. Standaardiseren waar mogelijk en lokaal maatwerk bieden waar nodig; wat samen kan ook samen doen. Dat is de ambitie van de Digitale Agenda 2020. De VNG en KING ondersteunen gemeenten vanuit de Digitale Agenda bij het zelf opzetten en uitvoeren van collectieve projecten. De projectorganisatie initieert zelf ook projecten, onder meer het standaardiseren van dienstverleningsprocessen (zoals het uitgeven van rijbewijzen, parkeervergunningen) en informatievoorziening en -deling in het sociale domein.