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Ebook 9001 2015

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Diomede Blasi
Diomede Blasi

Contributo per una autoimplementazione del Sistema QUalitò ISO 9001 nelle scuole e CFP. al sito www.tutorcorsi.it trovi contributi gratuiti per un sistema qualità GRATIS

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Pagina 1 di 18 Cosa cambia? Appunti per le istituzioni formative iscriviti alla news letter per avere informazioni gratuite www.tutorcorsi.it
Pagina 2 di 18 Introduzione Non farò la trattazione teorica del nuovo modello di norma, questo compito lo lascio ai professori della qualità, In questa sede darò alcuni spunti per comprendere lo spirito della norma. E' opportuno chiarire alcuni punti per non essere fraintesi. 1) Tutto l'ebook è riferito all'ambiente formativo. Pertanto non è usufruibile da soggetti appartenenti ad altre categorie professionali. La mia esperienza professionale è particolarmente incentrata sugli enti formativi, (scuole di ogni ordine e grado, come CFP, scuole pubbliche e università). In questo lavoro affronto la norma dal punto di vista di chi deve implementarla negli enti formativi, quindi gli argomenti e gli esempi saranno riferiti a tale realtà.
Pagina 3 di 18 2) Questo ebook, non affronta tutte le novità della nuova norma, offre solo una visione su alcuni punti. Quindi una trattazione parziale, per una visione completa rimando al sito www.tutorcorsi.it. 3) Per fornire una trattazione agevole nella lettura proverò a rispondere alle domande che solitamente mi vengono poste.
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Pagina 5 di 18 Quando adeguarsi alla nuova norma? Diciamo subito che le organizzazione hanno tre anni di tempo per adeguarsi alla UNI EN ISO 9001:2015, pertanto consiglio di " non correre all'adeguamento", ma di effettuarlo in occasione del rinnovo triennale della certificazione. Il periodo di transizione di tre anni vale a partire dalla data di emissione della versione definitiva. Nella fase di transizione bisogna rimanere conformi alla versione del 2008 e adeguarsi progressivamente alla ISO del 2015. Facciamo un esempio, se la nuova norma uscisse in dicembre 2015 il periodo di transizione finirebbe in dicembre 2018. Cosa significa? Che il certificato ISO 9001:2008 sarà valido per il triennio con una limitazione, il rinnovo dovrà essere effettuato necessariamente con la nuova norma. Pertanto poiché il certificato vale tre anni, nel migliore dei casi chi ha il rinnovo adesso ha tre anni per adeguarsi, chi ha avuto il rinnovo nel 2014, deve rinnovarlo entro il 2017 e deve farlo con la nuova norma.
Pagina 6 di 18 Chi ha il rinnovo nei primi mesi del 2016? Sempre con la simulazione che la norma esca a dicembre del 2015, chi deve rinnovare nei primi mesi del 2016 deve iniziare ad adeguarsi da subito e, contemporaneamente, chiedere una proroga all'ente di certificazione per posticipare la data dell'audit. In genere può essere concesso per un massimo di qualche mese. Ovviamente gli enti saranno maggiormente comprensivi con i primi che vanno alla certificazione, per poi andare a pieno regime negli audit nella seconda metà dell'anno, quando le prime esperienze si saranno consolidate. Quindi certificarsi subito non è detto che sia uno svantaggio.
Pagina 7 di 18 Attuare la semplificazione documentale Cosa devo fare dei documenti attuali: manuale, procedure ecc? Tutto da rifare? Assolutamente no! Analizziamo la documentazione prescrittiva del sistema qualità. La documentazione sarà più snella, non esiste obbligo di manuale e di procedure. Con buona pace di tanti consulenti che vendevano il sistema qualità un tanto al chilo della documentazione. Più era pesante il manuale e più valore aveva la consulenza. Si sono creati sistemi documentali con manuali giganteschi, procedure a non finire, moduli, istruzioni di lavoro, che alla fine complicavano la vita, ostacolando la ricerca di efficacia e di efficienza, primo obiettivo del sistema qualità. Per questo motivo, molte volte i documenti sono stati chiusi in un cassetto e venivano ritirati una volta all'anno, al momento della verifica dell'ente di certificazione. Con la nuova norma l'organizzazione, può decidere sia cosa descrivere e sia il livello di approfondimento delle sue procedure, tarando il tutto in base alle competenze ed alle esperienze del suo personale.
Pagina 8 di 18 La procedura deve indicare come una certa attività deve essere svolta. In questo non esistono obblighi, ma solo l'utilità. Bisogna chiedersi: scrivere questa procedura è utile, ci serve avere su carta la spiegazione del "come si fa?". Se la riposta è SI è bene farla, se invece l'attività è talmente nota ed usuale che non ha senso scriverlo, non si fa la procedura. Ora la mia domanda è: come ci può aiutare il consulente esterno a scrivere le procedure? Cosa sa più di noi di come svolgiamo le nostre attività. Il personale che opera nella scuola o il consulente esterno che non vive nella scuola e che magari non ha mai insegnato? La risposta è banale! Quindi se non esistono i documenti obbligatori, definiti secondo la ISO 9001, ma solo procedure operative che servono, cambia l'approccio per l'implementazione del sistema qualità. Facciamo il caso che una scuola abbia definito la procedura per le gite, nel senso di moduli di autorizzazione, moduli di consenso ecc..., Quale necessità si ha di avere una procedura? Basta la solita circolare, che una volta fatta può essere messa in rete e utilizzata per tutti gli anni, finché non interviene una modifica. Finalmente non si è costretti a documentare.
Pagina 9 di 18 Si passa da documentazione prescrittiva (obbligatoria) alla documentazione necessaria. Pertanto fate pulizia di procedure non utilizzate ma definite solo perché consigliate dal consulente e richieste dall'ente di certificazione. Conservate solo i moduli e le procedure che effettivamente usate. Il manuale? Non è proibito tenerlo, è solo eliminato l'obbligo, se vi serve tenetelo ed usatelo, anche ridotto, eliminando le parti che non vi servono, usatelo per descrivere la vostra scuola, con i suoi pregi e gli sforzi per lavorare meglio. Immaginatelo come una brochure articolata. Oppure eliminatelo in tronco.
Pagina 10 di 18 Audit interni? Ma gli audit chi li fa se non abbiamo il consulente? Rimane l'attività di auditing che deve essere fatta da personale indipendente e competente. L'indipendenza la si ottiene facendo fare gli audit su un processo a chi non coinvolto nello stesso. Facendo un esempio, la verifica dei laboratori di chimica deve essere fatta da chi non usa i suddetti laboratori, per esempio l'insegnate di lettere. Una volta definito quali sono i punti critici di ogni attività, si può definire una lista di riscontro che può aiutare chi deve effettuare gli audit.
Pagina 11 di 18 Rimane da chiarire la competenza. La competenza viene attuata e documentata tramite corsi ad hoc. Per esempio un corso online come quello che sto per mettere in linea sul sito www.tutorcorsi.it, consente di documentare la competenza. Per chi si prenota al corso entro il 30 ottobre, solo prenotazione gratuita senza oneri, avrà uno sconto del 50% sul costo del corso che sarà messo on line dopo l'uscita della ISO 9001 versione 2015. Quindi il corso online al responsabile qualità, o ai rappresentanti della funzione qualità, o ai docenti interessati disposti ad effettuare negli audit può essere una soluzione. Se il corso viene frequentato da più soggetti appartenenti allo stesso ente, si possono fare audit incrociati, per raggiungere l'indipendenza nell'esecuzione degli audit.
Pagina 12 di 18 Analisi del contesto. Bisogna analizzare il contesto interno ed esterno. I cambiamenti e le tendenze che possono avere impatto sul funzionamento dell'organizzazione. Le scuole questo lo fanno da sempre: conoscere le esigenze del mondo del lavoro (contesto esterno) per definire percorsi formativi non autoreferenziati e tarati sul livello degli allievi che si iscrivono, utilizzando al meglio le risorse interne sia umane e sia tecnologiche (contesto interno). Questo processo, su cui esiste una grande esperienza all'interno dell'ente formativo, deve essere trasferito a tutti gli aspetti (esterni ed interni) su cui agisce l'organizzazione con una attività sistematica di controllo e verifica. Il contesto va analizzato per i fattori esterni: aspetti legali, tecnologici, di competitività, culturali, sociali, economici, banche, soci, i concorrenti, creditori, enti locali, ambiente, mercato del lavoro, richieste di professionalità nel territorio, eventuali finanziamenti esterni, opinione pubblica, fornitori, tipologia di utenti del servizio di formazione...
Pagina 13 di 18 Mentre il contesto interno è caratterizzato dalle risorse umane, dallo spirito di collaborazione instauratosi, dall'ambiente di lavoro, dalle tecnologie, dai mezzi, dalla tipologia di formazione erogata, dalle competenze del personale, dall'età degli stessi, dai sistemi di gestione implementati (9001, 231, 196, 81...), ecc... E' vero che le scuole già lo fanno questo, anche l'accreditamento chiede una analisi su moti di questi parametri.
Pagina 14 di 18 Non bisogna più fare perché lo chiede una norma, sia essa la ISO o l'accreditamento, bisogna fare perché ci serve, l'analisi deve servire per individuare limiti e potenzialità, punti di forza e di debolezza. Tutto il processo va analizzato per individuare eventuali rischi di insuccesso, chiedendosi: quali sono i fattori che possono far fallire la nostra azione? Tutto questo non per semplice esercizio speculativo, ma per individuare percorsi di azione nella gestione in grado di prevenire i rischi e dare solidità all'organizzazione. Uno strumento che per ogni rischi possibile ne indichi il grado, gli attori coinvolti, le misure da adottare e i parametri per misurare la situazione.
Pagina 15 di 18 Rischio Parola d'ordine della nuova norma. Il contesto serve anche per definire ed identificare i fattori di rischio presenti nell'organizzazione. Conoscere i limiti e le potenzialità, sapere quali possono essere gestiti e quali sono, possono pregiudicare e creare un pericolo. Parafrasando il motto dell'oracolo di Delfi, potremmo dire "conosci te stesso per meglio organizzarti", per capire quali pericoli corri e quali possono inficiare la tua prestazione nel fornire servizi soddisfacenti. Conoscerli per evitarli e/o per essere in grado di resistere a perturbazioni che possano intervenire dall'esterno o dall'interno.
Pagina 16 di 18 Se si conoscono i rischi si possono intraprendere contromisure, anche preventive, per rendere l'organizzazione stabile e garantire la continuità operativa. Nel corso verranno illustrate delle metodologie per aiutare ad effettuare questa analisi, fornendo strumenti per registrare l'analisi e poter trarre conclusioni operative e pratiche. Bisogna porsi la domanda: la mia organizzazione può essere sottoposta a eventi di crisi e ad eventi disgreganti? Nel caso a quali e con quali conseguenze?
Pagina 17 di 18 Mi viene spesso obiettato che queste sono domande che già la direzione si pone quotidianamente, senza bisogno che ci "istruisca" la 9001. Ora bisogna farlo con sistematicità e verificare nel tempo l'andamento delle situazioni. Le opzioni per gestire i rischi e le opportunità possono includere: Evitare il rischio Correre il rischio per cogliere una opportunità Eliminare la fonte del rischio Cambiare le probabilità o le conseguenze del rischio Accettare il rischio
Pagina 18 di 18 Per l'autoimplementazione La nuova norma NON richiede documentazione integrativa, nel senso di manuali, procedure ecc. Lasciate la documentazione che avete ed eliminate quella che non usate, vedrete che tante procedure andranno al macero. Fate un elenco dei possibili rischi (vedi tabella proposta in allegato) e fate una valutazione del rischio dando un punteggio ad ognuno di essi, definite cosa intendete fare per affrontare i rischi individuati.

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  • 3. Pagina 3 di 18 2) Questo ebook, non affronta tutte le novità della nuova norma, offre solo una visione su alcuni punti. Quindi una trattazione parziale, per una visione completa rimando al sito www.tutorcorsi.it. 3) Per fornire una trattazione agevole nella lettura proverò a rispondere alle domande che solitamente mi vengono poste.
  • 5. Pagina 5 di 18 Quando adeguarsi alla nuova norma? Diciamo subito che le organizzazione hanno tre anni di tempo per adeguarsi alla UNI EN ISO 9001:2015, pertanto consiglio di " non correre all'adeguamento", ma di effettuarlo in occasione del rinnovo triennale della certificazione. Il periodo di transizione di tre anni vale a partire dalla data di emissione della versione definitiva. Nella fase di transizione bisogna rimanere conformi alla versione del 2008 e adeguarsi progressivamente alla ISO del 2015. Facciamo un esempio, se la nuova norma uscisse in dicembre 2015 il periodo di transizione finirebbe in dicembre 2018. Cosa significa? Che il certificato ISO 9001:2008 sarà valido per il triennio con una limitazione, il rinnovo dovrà essere effettuato necessariamente con la nuova norma. Pertanto poiché il certificato vale tre anni, nel migliore dei casi chi ha il rinnovo adesso ha tre anni per adeguarsi, chi ha avuto il rinnovo nel 2014, deve rinnovarlo entro il 2017 e deve farlo con la nuova norma.
  • 6. Pagina 6 di 18 Chi ha il rinnovo nei primi mesi del 2016? Sempre con la simulazione che la norma esca a dicembre del 2015, chi deve rinnovare nei primi mesi del 2016 deve iniziare ad adeguarsi da subito e, contemporaneamente, chiedere una proroga all'ente di certificazione per posticipare la data dell'audit. In genere può essere concesso per un massimo di qualche mese. Ovviamente gli enti saranno maggiormente comprensivi con i primi che vanno alla certificazione, per poi andare a pieno regime negli audit nella seconda metà dell'anno, quando le prime esperienze si saranno consolidate. Quindi certificarsi subito non è detto che sia uno svantaggio.
  • 7. Pagina 7 di 18 Attuare la semplificazione documentale Cosa devo fare dei documenti attuali: manuale, procedure ecc? Tutto da rifare? Assolutamente no! Analizziamo la documentazione prescrittiva del sistema qualità. La documentazione sarà più snella, non esiste obbligo di manuale e di procedure. Con buona pace di tanti consulenti che vendevano il sistema qualità un tanto al chilo della documentazione. Più era pesante il manuale e più valore aveva la consulenza. Si sono creati sistemi documentali con manuali giganteschi, procedure a non finire, moduli, istruzioni di lavoro, che alla fine complicavano la vita, ostacolando la ricerca di efficacia e di efficienza, primo obiettivo del sistema qualità. Per questo motivo, molte volte i documenti sono stati chiusi in un cassetto e venivano ritirati una volta all'anno, al momento della verifica dell'ente di certificazione. Con la nuova norma l'organizzazione, può decidere sia cosa descrivere e sia il livello di approfondimento delle sue procedure, tarando il tutto in base alle competenze ed alle esperienze del suo personale.
  • 8. Pagina 8 di 18 La procedura deve indicare come una certa attività deve essere svolta. In questo non esistono obblighi, ma solo l'utilità. Bisogna chiedersi: scrivere questa procedura è utile, ci serve avere su carta la spiegazione del "come si fa?". Se la riposta è SI è bene farla, se invece l'attività è talmente nota ed usuale che non ha senso scriverlo, non si fa la procedura. Ora la mia domanda è: come ci può aiutare il consulente esterno a scrivere le procedure? Cosa sa più di noi di come svolgiamo le nostre attività. Il personale che opera nella scuola o il consulente esterno che non vive nella scuola e che magari non ha mai insegnato? La risposta è banale! Quindi se non esistono i documenti obbligatori, definiti secondo la ISO 9001, ma solo procedure operative che servono, cambia l'approccio per l'implementazione del sistema qualità. Facciamo il caso che una scuola abbia definito la procedura per le gite, nel senso di moduli di autorizzazione, moduli di consenso ecc..., Quale necessità si ha di avere una procedura? Basta la solita circolare, che una volta fatta può essere messa in rete e utilizzata per tutti gli anni, finché non interviene una modifica. Finalmente non si è costretti a documentare.
  • 9. Pagina 9 di 18 Si passa da documentazione prescrittiva (obbligatoria) alla documentazione necessaria. Pertanto fate pulizia di procedure non utilizzate ma definite solo perché consigliate dal consulente e richieste dall'ente di certificazione. Conservate solo i moduli e le procedure che effettivamente usate. Il manuale? Non è proibito tenerlo, è solo eliminato l'obbligo, se vi serve tenetelo ed usatelo, anche ridotto, eliminando le parti che non vi servono, usatelo per descrivere la vostra scuola, con i suoi pregi e gli sforzi per lavorare meglio. Immaginatelo come una brochure articolata. Oppure eliminatelo in tronco.
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  • 11. Pagina 11 di 18 Rimane da chiarire la competenza. La competenza viene attuata e documentata tramite corsi ad hoc. Per esempio un corso online come quello che sto per mettere in linea sul sito www.tutorcorsi.it, consente di documentare la competenza. Per chi si prenota al corso entro il 30 ottobre, solo prenotazione gratuita senza oneri, avrà uno sconto del 50% sul costo del corso che sarà messo on line dopo l'uscita della ISO 9001 versione 2015. Quindi il corso online al responsabile qualità, o ai rappresentanti della funzione qualità, o ai docenti interessati disposti ad effettuare negli audit può essere una soluzione. Se il corso viene frequentato da più soggetti appartenenti allo stesso ente, si possono fare audit incrociati, per raggiungere l'indipendenza nell'esecuzione degli audit.
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  • 13. Pagina 13 di 18 Mentre il contesto interno è caratterizzato dalle risorse umane, dallo spirito di collaborazione instauratosi, dall'ambiente di lavoro, dalle tecnologie, dai mezzi, dalla tipologia di formazione erogata, dalle competenze del personale, dall'età degli stessi, dai sistemi di gestione implementati (9001, 231, 196, 81...), ecc... E' vero che le scuole già lo fanno questo, anche l'accreditamento chiede una analisi su moti di questi parametri.
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  • 15. Pagina 15 di 18 Rischio Parola d'ordine della nuova norma. Il contesto serve anche per definire ed identificare i fattori di rischio presenti nell'organizzazione. Conoscere i limiti e le potenzialità, sapere quali possono essere gestiti e quali sono, possono pregiudicare e creare un pericolo. Parafrasando il motto dell'oracolo di Delfi, potremmo dire "conosci te stesso per meglio organizzarti", per capire quali pericoli corri e quali possono inficiare la tua prestazione nel fornire servizi soddisfacenti. Conoscerli per evitarli e/o per essere in grado di resistere a perturbazioni che possano intervenire dall'esterno o dall'interno.
  • 16. Pagina 16 di 18 Se si conoscono i rischi si possono intraprendere contromisure, anche preventive, per rendere l'organizzazione stabile e garantire la continuità operativa. Nel corso verranno illustrate delle metodologie per aiutare ad effettuare questa analisi, fornendo strumenti per registrare l'analisi e poter trarre conclusioni operative e pratiche. Bisogna porsi la domanda: la mia organizzazione può essere sottoposta a eventi di crisi e ad eventi disgreganti? Nel caso a quali e con quali conseguenze?
  • 17. Pagina 17 di 18 Mi viene spesso obiettato che queste sono domande che già la direzione si pone quotidianamente, senza bisogno che ci "istruisca" la 9001. Ora bisogna farlo con sistematicità e verificare nel tempo l'andamento delle situazioni. Le opzioni per gestire i rischi e le opportunità possono includere: Evitare il rischio Correre il rischio per cogliere una opportunità Eliminare la fonte del rischio Cambiare le probabilità o le conseguenze del rischio Accettare il rischio
  • 18. Pagina 18 di 18 Per l'autoimplementazione La nuova norma NON richiede documentazione integrativa, nel senso di manuali, procedure ecc. Lasciate la documentazione che avete ed eliminate quella che non usate, vedrete che tante procedure andranno al macero. Fate un elenco dei possibili rischi (vedi tabella proposta in allegato) e fate una valutazione del rischio dando un punteggio ad ognuno di essi, definite cosa intendete fare per affrontare i rischi individuati.