1. de encyclopedie voor het naslaan van alle belangrijke (klant- en financi谷le) gegevens.
T.B.V. HET PROGRAMMA VOOR THERAPEUTEN
GALENA PRAKTIJK
Opgesteld door B.O.S.S., Marijke Barkey
The key to a perfect fit program
2. Als je gebruik maakt van de Word-sjablonen van GALENA PRAKTIJK
wordt ieder stukje belangrijke informatie automatisch geregistreerd in
de database/cli谷ntdossier.
Zelfs na jaren, vind je informatie eenvoudig en snel terug.
HOE WERKT HET? EN HOE GA JE ER MEE OM?
Een kleine cursus.
3. Een tabel in EXCEL
Een tabel in ACCESS
De manier waarop je gegevens invoert verschilt.
In Excel kun je een regel invoegen.
In Access voeg je alleen onderaan de tabel nieuwe informatie toe . Access zet dat op zijn plaats.
Het overzicht kan verloren gaan als er heel veel kolommen of rijen zijn.
Access kan de informatie uit de tabellen op meerdere manieren presenteren: in
een formulier,
Een rapport
Een query
De lay-out daarvan leg je 1x vast.
4. De tabellen in ACCESS zijn de basis. Deze lijken precies op de tabellen in EXCEL.
Je kunt ze heel makkelijk koppelen en uitwisselen.
Access gebruikt de gegevens uit de tabellen, maar anders gepresenteerd.
Access kan snel en eenvoudig groeperen, sorteren, filteren en presenteren.
Daarvoor heeft het programma GALENA PRAKTIJK formulieren, queries en rapporten ontwikkeld
en deze ondergebracht in knoppen in het STARTMENU.
De keuzelijsten in de formulieren zijn er voor bedoeld dat informatie consequent wordt ingevoerd.
De Word-sjablonen van GALENA PRAKTIJK (zie dia 11)
zorgen er voor dat de belangrijke gegevens automatisch en op consequente wijze in de database komen.
Daar hoef je niet meer over na te denken.
5. Dia 3 START
Het STARTscherm verschijnt als Access wordt
geopend.
De grijze knoppen leiden naar de:
formulieren (toevoegen en wijzigen) en
rapportages (alleen raadplegen)
Queries (filteren van gegevens)
Helaas heeft Access weinig mogelijkheden
Links van het
om hier iets moois van te maken.
Startformulier Een bedrijfslogo kan het uiterlijk wat
vind je de originele verbeteren.
tabellen.
6. Dia 4.1 In het formulier:
Staan alle contactpersonen
met hun eigen specifieke
gegevens bij elkaar.
Bij de groene pijl een link naar de
behandelregistratie/-
intakeformulier in
Word.
Op de hoogte van de zwarte pijl:
diverse tabs met informatie over de
contactpersoon/cli谷nt.
Bij de rode pijl blader je door de
gegevens en voeg je
contactpersonen toe
Bij de zwarte pijl een keuzelijst met alle namen die in de database voorkomen.
7. DIA 4.2 Het formulier:
Een contactpersoon:
ZOEKEN/Wijzigen:
1.
klik bij de zwarte pijl op het
grijze pijltje, maak een keuze
uit de lijst of typ de
eerste letters van de naam
OF
2. Vul onderaan (bij de rode
pijl) bij zoeken in wat je
zoekt. OF
3. Zet de cursor in een veld (achternaam), klik rechts met je muis en maak een keuze,
4. OF Gebruik de verrekijker:
Opties 2, 3 en 4 gebruik je ook om te zoeken in andere velden.
8. Dia 4.3 Het formulier:
Een contactpersoon
TOEVOEGEN:
Als je Access afsluit
blijven de gegevens
automatisch bewaard.
Je hoeft niet op te slaan
Klik onderaan het scherm op het icoon
Gebruik de keuzelijsten (herkenbaar aan de grijze pijltjes) om gegevens in te voeren.
9. DIA 5 Nog wat meer informatie over ACCESS
In de volgende dias
iets meer over de
Tabellen
Queries
Formulieren en
Rapporten
10. Wat kun je er mee? EN HOE DOE JE DAT?
Toevoegen
Onder de rechter muisknop:
Verwijderen De cursor in de Kolom
Postcode:
De cursor in de Kolom email:
In het veld 1102 VN:
Zoeken
Sorteren
Bladeren
Filteren
Selecteren
Berekenen
11. DIA 7 Bij een FORMULIER
Staan de gegevens van 1 cli谷nt of 1 rij
meestal gegroepeerd
per cli谷nt/contactpersoon.
Je wijzigt of voegt informatie toe aan de
tabel, die hier anders is gepresenteerd.
In een formulier vind je meestal keuzelijsten, die je .
herkent aan het grijze pijltje rechts van het
invulveld.
Ze dwingen je tot een consequente keuze om
querys goed te kunnen uitvoeren.
Directe invoer in de tabel is daarom niet wenselijk.
Een formulier kan ook in tabelvorm
12. Dia 8 Een voorbeeld van een
RAPPORT is
een telefoonlijst.
Een rapport geeft alleen weer. Je vindt hier nooit keuzelijsten.
TOEVOEGEN EN WIJZIGEN breng je altijd aan in het formulier: hier
Alles wat je toevoegt of wijzigt wordt direct aangepast in alle
formulieren, rapporten en queries, die gemaakt zijn op basis van de
achterliggende tabel.
Grote voordelen vind je bij financi谷le rapportage. Direct (consequent) overzicht op
(sub)totalen, gemiddelden. Vaste sorteer-opties als periode, grootboek, etc).
13. Dia 9: Een voorbeeld
dat duidelijk maakt,
dat het invoeren van gegevens in het
formulier, resultaten geeft in de
rapportages:
Bovenstaande afbeelding is een stukje uit de dias 4.1-4.3 .
Hier staat bij de naam Martin Barkey op telefoonlijst vermelden aangevinkt.
Haal je dit vinkje weg, dan ziet de telefoonlijst van dia 8 er nu zo uit:
Wordt het vinkje weer aangebracht, dan heb je de
telefoonlijst van Dia 8 weer terug.
14. Dia 10.1 De QUERYS
Het is heel handig als je een query zelf kunt
maken, maar voor het programma GALENA
PRAKTIJK is dat niet nodig.
De QUERYS worden gebruikt om
de gegevens te filteren en te De gefilterde en gesorteerde informatie is al
sorteren opgenomen in diverse formulieren en
rapportages.
Al deze formulieren en rapportages zijn
ondergebracht onder knoppen in het
STARTFORMULIER van ACCESS.
15. Dia 10.2
een kijkje
achter de schermen
van de query
Deze Query van de tabel
Contactpersonen geeft alleen de rijen
aan met de postcode 1102 VN.
De query is vooral handig bij het maken van rapportages.
Ter verduidelijking van het belang van consequente invoer:
Als je in het veld plaats wilt sorteren op Amsterdam, dan worden alleen alle rijen/contactpersonen met
Amsterdam opgenomen. Heb je ergens Adam getypt, dan blijft deze buiten de selectie.
16. Dit was een kleine cursus Access.
Op deze manier gepresenteerd op basis
van vragen die mij in de loop der jaren
zijn gesteld.
Met de combinatie van Access, Word-SJABLONEN, Excel en Outlook is vrijwel alles
mogelijk.
Zie ook mijn Powerpoint presentaties
EEN FACTUUR MAKEN EN REGISTREREN
EEN INTAKEFORMULIER MAKEN EN REGISTREREN
17. Word-sjablonen De gegevens die deze Word-sjablonen automatisch
zorgen er voor dat belangrijke gegevens kunnen wegschrijven naar Access/Excel zijn bijv.:
automatisch en op consequente wijze in ACCESS
Factuurvolgnummer
komen.
Het kan zijn een offerte, email en meer specifiek voor De datum van aanmaak
therapeuten: Bedrijfsnaam,
Klant ID
Referentie-dossiernummer
Het factuurbedrag incl. en excl. BTW
Uurtarief-
productprijs,
totaal in uren of aantal
Het BTW bedrag
De grootboekrekening consolidatiegroep
Het boekjaar
De omschrijving
Eventuele bijlage
Bestandsnaam en directory
Hyperlink naar het originele bestand
Een ACCESS database herken je Datum voor betalingsherinnering
aan het paarse sleuteltje
Aantal bestede minuten
Uw eigen specifieke wensen (kortingsregelingen, etc)
18. B.O.S.S.
Barkeys Office Solutions & Secretarial Services.
The key to a perfect fit program.
Telefoon: 06 -52043900
E-mail: b.o.s.s@wxs.nl
