Financieel Management - Artikel Oudhuis De Poorter Westra - Fast Close - Niet alleen maar sneller
0 likes370 views
Financieel Management - Artikel Oudhuis De Poorter Westra - Fast Close - Niet alleen maar sneller
- 1. 47FINANCIEEL MANAGEMENT Fast Close: Niet alleen maar sneller OP TIJD NAAR HUIS TIJDENS PERIODEAFSLUITING Met het tempo van ingewikkelde regelgeving, de toenemende concurrentie en bovenal de extreme fluctuaties in de economie is het cruciaal tijdig te beschikken over betrouwbare en relevante informatie over de (financi谷le) positie van een organisatie. Het principe van Fast Close biedt uitkomst. Door Patrick Oudhuis, Drs. Mark de Poorter en Ir. Sjoerd-Jaap Westra Na vijf dagen langer doorgewerkt te hebben dan gebruikelijk, inclusief een hele zaterdag waarop bijna iedereen van de afdeling aanwezig was, laat de CFO je nog steeds alle hoeken van de kamer zien. Hij of zij haalt precies die fouten eruit die jij ook had gezien... als je maar even 5 minuten meer tijd had gehad om ook nog naar de rapportage te kijken, nadat je alle cijfers had verzameld. En nu moet het het volgende kwar- taal ook nog een dag eerder... Complex proces Voor menige financi谷le administratie worden de (groeps)richtlijnen voor het opleveren van de periodieke rapportages steeds scherper. Niet alleen moeten de cijfers sneller worden opge- leverd, ook de betrouwbaarheid van de cijfers moet aantoonbaar worden verbeterd. Het afsluitings- en rapportageproces is voor veel organisaties een complex proces met veel afhankelijkheden. Het betreft de financi谷le en wettelijk vereiste rapportages en de manage- mentrapportage in maand-, kwartaal- en jaar- ritme. Daarnaast kent het proces vele informa- tieleveranciers en afhankelijkheden. Daarom is het voor de financi谷le administratie ook zonder de voortdurende aanscherping van de groepsrichtlijnen moeilijk om op tijd de ge- vraagde informatie op te leveren. Informatie die betrouwbaar is, die van gedegen controles en een gedegen analyse is voorzien en aan de behoefte van het management voldoet. Om nu en in de toekomst aan de (groeps)richt- lijnen te kunnen voldoen is een structurele opzet van het afsluitings- en rapportageproces cruciaal. Een projectmatige aanpak van een Fast Close traject en gebruikersvriendelijke software kunnen een wezenlijke bijdrage leveren aan het structureel beheersen van het afsluitings- en rapportageproces. Projectmatige aanpak Simpelweg is een Fast Close project het her- defini谷ren van het proces en het oplossen van knelpunten daarbinnen. Er dient een duide- lijke prioritering in activiteiten te zijn, met een beperkte scope, die worden gestuurd vanuit een centraal projectteam. Tevens is een sterke stuurgroep vereist van waaruit vooral gestuurd wordt op de externe afhankelijkheden. Uiter- aard is het belangrijk dat de juiste inhoudelijk deskundigen deel uitmaken van het project- team. De aanpak ziet er op hoofdlijnen als volgt uit: Door middel van interviews en workshops wordt in Fase 1 onderzocht hoe het kritieke pad in het afsluitingsproces er uitziet, welke gege- FASE 1 FASE 2 STAP 1 zwakte analyse STAP 2 Implementatie Quick Wins STAP 3 Implementatie Structurele verbetering STAP 4 Borging & Beheer Projectmanagement Centrale aansturing Analyse Lokale regie Implementatie controlling Thema 鍖nancieel-management.nl /controlling
- 2. 48 FINANCIEEL MANAGEMENT vensverwerkende systemen er gebruikt worden en welke knelpunten, oorzaken en verbetermo- gelijkheden er zijn. De ervaring leert dat de vol- gende zaken altijd moeten worden aangepakt: Duidelijker de鍖ni谷ren van de rollen en ver- antwoordelijkheden binnen het proces. Stroomlijnen van uniforme processen. Integreren van processen met systemen. Borgen van het gewenste afsluitingsproces. Op basis van het verkregen inzicht wordt een concreet actieplan opgesteld dat op een projectmatige wijze wordt uitgevoerd. Quick wins worden direct ter hand genomen, zo- dat de eerste resultaten al zichtbaar zijn bij de eerstvolgende periodeafsluiting. De meer structurele verbeterpunten worden ingepland en in Fase 2 aangepakt. Centraal in Fase 2 staat een strak en inzich- telijk procesmodel. Dit procesmodel bestaat grofweg uit twee perioden: 1 Productie: de periode tot het sluiten van het grootboek (Dicht is Dicht) zodat ge- werkt kan worden met stabiele cijfers. 2 Rapportage: de periode waarin de cijfers worden gecontroleerd, geanalyseerd en er tenslotte wordt gerapporteerd. Cruciaal is de samenwerking binnen zowel het eigen team alsook met de leveranciers van gegevens en de (interne) klant. De zwakste schakel in het proces bepaalt immers de kwa- liteit van het proces. Strakke sturing op het gedrag en de gemaakte afspraken (deadline is deadline) is kortom 辿辿n van de belangrijkste aandachtspunten in een Fast Close traject en vereist commitment vanuit de lijn! Een te grote focus op de hygi谷ne van de ei- gen werkzaamheden kan funest zijn. Iedereen moet zich ervan bewust zijn wat de impact is van zijn of haar (niet) handelen op de werk- zaamheden van een ander: Wat doe jij als de De beschreven aanpak heeft bij een aantal organisaties al geleid tot signi鍖cante verbeterin- gen. Meewerkende afdelingen bij het aanleveren van cijfers: op tijd en in 辿辿n keer goed. Grootboek stabiel voordat de analyse begint. Direct na de sluiting van het grootboek wordt de eerste globale rapportage opgeleverd aan de CFO. Gedegen analyse (Ken je cijfers!) voordat de rapportage wordt opgeleverd. Daadwerkelijke controle voordat het Hoofd FA zijn of haar handtekening zet onder de rap- portage. En: door een betere procesbeheersing kan 鍖exibeler ingespeeld worden op de toenemende druk om sneller meer betrouwbare cijfers op te moeten leveren. MOGELIJKE RESULTATEN WD -6 WD 1 WD 2 WD 3 WD 4 WD 5 WD 6 WD 7 WD 8 WD 9 WD 10 WD 11 WD 12 (0) WD T-6 17:00 Periode 1: Productie Periode 2: Rapportage Quick Wins Structurele verbeterpunten (0) WD -6: 17:00 Start periodeafsluiting (1) WD 5: 12:00 Deadline aanlevern cijfers (2) WD 6: 09:00 Grootboek stabiel (3) WD 12: 17:00 Einde periodeafsluiting (1) WD 5 12:00 (2) WD 6 9:00 (3) WD 12 12:00 controlling
- 3. 49FINANCIEEL MANAGEMENT ander zijn of haar afspraken niet nakomt? Pas als dit bewustzijn (en het handelen daar- naar) aanwezig is, kan echte verbetering worden gerealiseerd. Het vasthouden van de gerealiseerde verbetering is daarna de laatste uitdaging. Duidelijke borging Wanneer de projectdoelstellingen zijn ge- haald, is het tenslotte belangrijk om het ver- beterde proces te borgen in de organisatie. Dit gebeurt door het proces met de een- duidige en resultaatgerichte afspraken met de leveranciers van informatie vast te leggen in een taakgerichte planning (wie, wat, wan- neer). Voor de aansturing en bewaking van deze taakgerichte planning en het waarbor- gen van een effectief en effici谷nt proces kan gebruik gemaakt worden van een procesbe- heersingstool. Een goed voorbeeld van een gebruikersvrien- delijk en effectief procesbeheersingstool is CODA 2control Manager. Deze webbased ap- plicatie is laagdrempelig en biedt de moge- lijkheid om: taken te plannen en toe te wijzen aan medewerkers (wie, wat, wanneer as- planned); werkinstructies en analysecodes (bijvoor- beeld SOx-codes en balanscodes) aan ta- ken te koppelen; email alerts naar medewerkers te verstu- ren wanneer een taak is vrijgegeven, een einddatum van een taak nadert of een taak te laat gereed is; de voortgang van het proces te bewaken door middel van dashboards en rapporta- ges; onderbouwingdocumenten aan uitgevoer- de taken te koppelen zodat de juiste en vol- ledige uitvoering van een taak aangetoond kan worden; audit trails van de daadwerkelijke uitvoe- ring van het proces te genereren (wie, wat, wanneer as-executed). In de praktijk blijkt een procesbeheersingstool een aantal bijkomende voordelen te hebben. Ten eerste resulteert een verbeterd inzicht en een aantoonbare beheersing van het af- sluitingsproces in een effici谷ntere controle door toezichthouders, accountants en interne auditors. Ten tweede bieden de procesrap- portages inzicht in knelpunten en concrete verbetermogelijkheden van het proces. Ten derde waarborgen e-mail alerts en een mo- nitoring dashboard een betere afstemming, communicatie en reductie van wachttijden waardoor een kortere doorlooptijd als van- zelf ontstaat. Bovendien blijkt het gebruik van dergelijke tools inspiratie op te wekken om ook andere organisatorische processen beter te beheer- sen, bijvoorbeeld de budgetcyclus, de general IT-management processen en audit werkpro- grammas. Met het inzicht in procesknelpunten vanuit de procesbeheersingstool en met een over- zicht van boekingen na Dicht is Dicht uit het grootboek, is voortdurende verbetering mogelijk. Na elke afsluiting kunnen vanuit de proces- matige en de cijfermatige analyses de verbe- termogelijkheden in kaart worden gebracht. Laaghangend fruit wordt wederom snel geplukt en structurele verbeteringen wor- den ingepland en opgelost. Zo kan met re- latief eenvoudige en beperkte middelen snel en structureel vooruitgang geboekt worden. Continuous Fast(ening) Close! Patrick Oudhuis is consultant bij Stantson BV. Drs. Mark de Poorter is partner bij Stantson BV, een organisatieadviesbureau gespeciali- seerd in vraagstukken op het gebied van ri- sico- en procesmanagement. Ir. Sjoerd-Jaap Westra is Business Consultant bij CODA N.V., leverancier van financi谷le informatiesystemen en systemen voor procesbeheersing en risico- management. controlling Thema