ºÝºÝߣ

ºÝºÝߣShare a Scribd company logo

Haalbaarheidsonderzoek eengemaakt bibliotheeksysteem

?Download as PPTX, PDF?
?
Bart Beuten
Bart Beuten

Overzicht van het onderzoek van Bibnet, VGC en de 5 provincies naar de haalbaarheid van een eengemaakt systeem ter consolidatie van de provinciale bibliotheeksystemen.

1 of 40
Download to read offline
Een nieuw hoofdstuk in de uitbouw van de digitale bibliotheek Vergadering Brusselse bibliotheken Bart Beuten (Bibnet/LOCUS) ¨C 28 september 2015
WATVOORAF GING
Innovatieritme te laag
Best practice
? Bibnet, provincies, VGC ? Blauwdruk voor de toekomst ? Advies voor digitale bib & ILS ? Start februari 2013 ? Oplevering februari 2014 Studie systeemarchitectuur Doelstellingen: afstemming, optimalisering, rationalisering, leveranciersmanagement
7 werven ? Business Intelligence ? IT maturiteit ? Webpresentatie ? Identity & access mgt. ? Digitale collecties ? Collectiemgt. & catalografie ? Service Oriented Architecture 3 randvoorwaarden ? Aangepast organisatiemodel ? Aangepaste marketing ? Rationaliseren om te kunnen investeren in verdere innovatie
ADVIES BIBLIOTHEEKSYSTEEM?
HETVERVOLG
? Bibnet, provincies, VGC ? 90.000 euro budget ? Stuurgroep ¨C werkgroep ? Centrumsteden, PBS en niet-PBS bibs ? Juni 2014 ¨C april 2015 Haalbaarheidsstudie De uitvoering van een haalbaarheidsonderzoek naar de uitbating, werking, implementatie en migratie van ¨¦¨¦n applicatieplatform voor de uitvoering van de bibliotheekbeheersactiviteiten die te maken hebben met lenersbeheer, collectiebeheer en circulatiebeheer.
? Marnix van Welie ? Karin Zwiggelaar ? Sanneke van der Linden ? Rosemie Callewaert Onderzoeksteam M&I Partners (NL.)
? Kennismaking ? Desk research ingangsdocumenten ? Kick-off met stuurgroep ? Samenstellen werkgroep Fase 1 -Voorbereiding Voorbereiding Inventarisatie Analyse haalbaarheid Voorkeurscenario
? Processen en functionaliteiten ? Kwaliteit en architectuur ? Beheermodel en kosten + bestuurlijke context ? Ontwikkelen, voorlopige consolidatiescenario¡¯s Fase 2 ¨C Inventarisatie Voorbereiding Inventarisatie Analyse haalbaarheid Voorkeurscenario
? Referentievoorbeelden ? Kritieke succesfactoren en randvoorwaarden ? Risico¡¯s ? Marktprospectie Fase 3 ¨CTechnische haalbaarheid Voorbereiding Inventarisatie Analyse haalbaarheid Voorkeurscenario
? Eenmalige kosten ? Transitiekosten ? Beheer- en gebruikskosten Fase 3 ¨C Financi?le haalbaarheid Voorbereiding Inventarisatie Analyse haalbaarheid Voorkeurscenario
? Kritieke succesfactoren en randvoorwaarden ? Modaliteiten beheer- en regieorganisaties ? Bestuurlijke risico¡¯s Fase 3 ¨C Organisatorische haalbaarheid Voorbereiding Inventarisatie Analyse haalbaarheid Voorkeurscenario
? Keuze voorkeurscenario door stuurgroep ? Technische en functionele specificaties ? Meer gedetailleerde marktprospectie ? Roadmap, projectkalender ? Conceptbegroting ? Redactie eindrapport Fase 4 ¨CVoorkeurscenario - actieplan Voorbereiding Inventarisatie Analyse haalbaarheid Voorkeurscenario
Een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem blijkt technisch, bestuurlijk-organisatorisch en financieel haalbaar. Het meest haalbare scenario is te migreren naar ¨¦¨¦n centraal ge?ntegreerd bibliotheeksysteem dat is gericht op de meest stabiele bibliotheekprocessen. Consolidatie biedt een mix van verbeteringen in de dienstverlening en in de bedrijfsvoering en meer individuele en gezamenlijke financi?le ruimte voor innovatie. Conclusie
TECHNISCH ?
Opzet?
Ge?ntegreerd of losse modules?
Haalbaarheidsonderzoek eengemaakt bibliotheeksysteem
Keuze systeemleverancier?
FINANCIEEL ?
Een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem levert op termijn de noodzakelijke financi?le ruimte voor innovatie van de digitale bibliotheek, door o.a. ? ontwikkeling, onderhoud en beheer bibliotheeksysteem op 1 plaats ? meer onderhandelingskracht ? verdere rationalisering koppelingen en systeemarchitectuur (cf. koppelingen Bibportalen) Herori?ntering budgetten mogelijk
ORGANISATORISCH ?
Aansluiten bij het Vlaamse niveau biedt voordelen die gemeenten individueel of op provinciaal niveau niet hebben: ? Bundeling en verdieping van expertise ? Meer innovatie van de digitale bibliotheek voor dezelfde prijs ? Aansluiting opVlaamse initiatieven ? Betere regie van innovatie digitale bibliotheek Verdere schaalvergroting is zinvol Lopende bestuurlijke gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden
? Uitwerken en uitvoeren van een gedragen oplossing ? Opstellen van een convenant (eigendom, zeggenschap,¡­) ? Afsluiten van contracten en zakelijk aansturen leverancier(s) ? Inrichten supportorganisatie die lokale situatie kent en zorgt voor continuering kwalitatieve helpdesk en ondersteuning provincies ? Inrichten van een regieorganisatie die afstemming verzorgt tussen de vraag van bibliotheken en het (externe) aanbod ? Prijscalculatie maken voor deelnemende gemeenten Opdrachten Bibnet
VERDERE AANPAK ?
Tijdslijn Afhankelijk van lopende bestuurlijke gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden
Antwerpen PBS (Brocade): 56+4 bibs Niet-PBS: 5 Vubis 1 Bidoc 3 Vubis Vlaams- Brabant PBS (Aleph): 38+2 bibs Niet-PBS: 3 Vubis 9 Bidoc 1 Filemaker 2 Vubis 4 Bidoc 1 Filemaker West- Vlaanderen PBS (Vubis- Cevi): 48 bibs Niet-PBS: 2 Vubis (Oostende, Brugge) 10 Bidoc Oost- Vlaanderen PBS (Vubis- Cevi): 62 bibs Niet-PBS: 2 Vubis (Brakel, Gent) Limburg PBS (Vubis): 30 bibs Niet-PBS: 1 Vubis 7 Brocade 5 Bidoc Brussel PBS (Vubis): 19 bibs Bibliotheekportalen (7 M titels, 53 M holdings) Open Vlacc (bestand voor copy-cataloging): door alle bibs afgenomen (1 M titels) lokale apparatuur e-ID gemeentelijke administratie BIOS IBL ... 1,5 M leners, 43 M GM + 8 M AVM uitleningen e-mail * * niet alle bibs hebben een herenakkoord
Projectstructuur ? Programma Manager (Johan Mijs) ? Technisch-functioneel & juridisch projectteam (Jeroen Cortvriendt) ? Stakeholdersgroep en stuurgroep Samenwerking Bibnet, provincies, VGC en bibliotheken Maximaal vanuit 3 perspectieven: kleinere bibliotheek, grote bibliotheek, regiobibliotheek Aanvatten redactie lastenboek
Bezorgdheden Onduidelijkheid en scope creep Multi-tenancy Datakoppelingen User experience Schaalbaarheid Legacy (evolvability) Vendor lock-in Privacy Beheersorganisatie Migratiescenario¡¯s
Request for information (RFI) Open oproep om kennis te maken met de mogelijkheden van de markt Heel sterk veranderende markt ? lokale en internationale spelers (veel mergers en acquisitions) ? cloud platforms ? open source systemen ? zelfbouw ? non-niche enterprise information systemen
Stakeholdersgroep Continu?teit met de stuurgroep van de haalbaarheidsstudie (provincies en 20 bibliotheken) Antwerpen: provincie, Antwerpen, Kontich, Mechelen, Turnhout Brussel: VGC, Muntpunt, Schaarbeek Limburg: provincie, PBL, Hasselt, Genk, Lanaken Oost-Vlaanderen: provincie, Gent, Aalst, Sint-Niklaas, Herzele Vlaams-Brabant: provincie, Leuven, Zaventem West-Vlaanderen: provincie, Brugge, Kortrijk, Waregem, Oostende, Roeselare Bibnet
Stuurgroep Afgevaardigd vanuit de stakeholdersgroep (op basis van verdeling grotere, kleinere en ¡®regio¡¯ bibliotheek) Provincies: Stefaan Froyman, Klaar Franssen, Tina Claessens VGC: Patrick Vanhoucke Bibliotheek centrumstad (PBS): Koen Jacobs (Antwerpen) Bibliotheek centrumstad (niet-PBS): Krist Biebauw (Gent) Kleinere bibliotheek (PBS): Sandrien Noppen (Zaventem) Kleinere bibliotheek (niet-PBS): Diane Nys (Kontich) Bibliotheek met plannen voor regiobib (PBS): Paul Kellens (Herzele) Bibnet: Bart Beuten, Johan Mijs
? Communicatietraject ? Startvergaderingen en werkafspraken projectteam ? Plaatsbezoeken bij referentiebibliotheken ? Verdere marktprospectie (RFI) ? Documenteren configuraties PBS¡¯en ? Inventariseren functionele en technische vereisten, koppelingen, verbeterdomeinen, realistische detailplanning, vereisten beheerorganisatie,¡­ ? Redactie lastenboek Werkpakketten 2015
? Nieuw convenant ? Migratie ? Harmonisatie (waar draagvlak) ? Nieuwe configuratie ? Opleidingen ? Enz. Impact voor de bibliotheken
Haalbaarheidsonderzoek eengemaakt bibliotheeksysteem
Parallel¡­ ? Bestuurlijke discussies over overheveling provinciale bevoegdheden ? Transitie Bibnet en LOCUS naar eengemaakte organisatie ? Opzetten beheersorganisatie ? Opzetten regieorganisatie ? Ontwikkelen financieringsmodel ? Rationalisering andere Bibnet projecten n.a.v. nieuwe eengemaakt bibliotheeksysteem ? Verhelderen toekomstig ondersteuningsbeleid regioverbanden ? Enz.
Bart Beuten Bibnet-LOCUS bart.beuten@bibnet.be Twitter @BeutenBart 0475/75.56.30

More Related Content

Haalbaarheidsonderzoek eengemaakt bibliotheeksysteem

  • 1. Een nieuw hoofdstuk in de uitbouw van de digitale bibliotheek Vergadering Brusselse bibliotheken Bart Beuten (Bibnet/LOCUS) ¨C 28 september 2015
  • 5. ? Bibnet, provincies, VGC ? Blauwdruk voor de toekomst ? Advies voor digitale bib & ILS ? Start februari 2013 ? Oplevering februari 2014 Studie systeemarchitectuur Doelstellingen: afstemming, optimalisering, rationalisering, leveranciersmanagement
  • 6. 7 werven ? Business Intelligence ? IT maturiteit ? Webpresentatie ? Identity & access mgt. ? Digitale collecties ? Collectiemgt. & catalografie ? Service Oriented Architecture 3 randvoorwaarden ? Aangepast organisatiemodel ? Aangepaste marketing ? Rationaliseren om te kunnen investeren in verdere innovatie
  • 9. ? Bibnet, provincies, VGC ? 90.000 euro budget ? Stuurgroep ¨C werkgroep ? Centrumsteden, PBS en niet-PBS bibs ? Juni 2014 ¨C april 2015 Haalbaarheidsstudie De uitvoering van een haalbaarheidsonderzoek naar de uitbating, werking, implementatie en migratie van ¨¦¨¦n applicatieplatform voor de uitvoering van de bibliotheekbeheersactiviteiten die te maken hebben met lenersbeheer, collectiebeheer en circulatiebeheer.
  • 10. ? Marnix van Welie ? Karin Zwiggelaar ? Sanneke van der Linden ? Rosemie Callewaert Onderzoeksteam M&I Partners (NL.)
  • 11. ? Kennismaking ? Desk research ingangsdocumenten ? Kick-off met stuurgroep ? Samenstellen werkgroep Fase 1 -Voorbereiding Voorbereiding Inventarisatie Analyse haalbaarheid Voorkeurscenario
  • 12. ? Processen en functionaliteiten ? Kwaliteit en architectuur ? Beheermodel en kosten + bestuurlijke context ? Ontwikkelen, voorlopige consolidatiescenario¡¯s Fase 2 ¨C Inventarisatie Voorbereiding Inventarisatie Analyse haalbaarheid Voorkeurscenario
  • 13. ? Referentievoorbeelden ? Kritieke succesfactoren en randvoorwaarden ? Risico¡¯s ? Marktprospectie Fase 3 ¨CTechnische haalbaarheid Voorbereiding Inventarisatie Analyse haalbaarheid Voorkeurscenario
  • 14. ? Eenmalige kosten ? Transitiekosten ? Beheer- en gebruikskosten Fase 3 ¨C Financi?le haalbaarheid Voorbereiding Inventarisatie Analyse haalbaarheid Voorkeurscenario
  • 15. ? Kritieke succesfactoren en randvoorwaarden ? Modaliteiten beheer- en regieorganisaties ? Bestuurlijke risico¡¯s Fase 3 ¨C Organisatorische haalbaarheid Voorbereiding Inventarisatie Analyse haalbaarheid Voorkeurscenario
  • 16. ? Keuze voorkeurscenario door stuurgroep ? Technische en functionele specificaties ? Meer gedetailleerde marktprospectie ? Roadmap, projectkalender ? Conceptbegroting ? Redactie eindrapport Fase 4 ¨CVoorkeurscenario - actieplan Voorbereiding Inventarisatie Analyse haalbaarheid Voorkeurscenario
  • 17. Een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem blijkt technisch, bestuurlijk-organisatorisch en financieel haalbaar. Het meest haalbare scenario is te migreren naar ¨¦¨¦n centraal ge?ntegreerd bibliotheeksysteem dat is gericht op de meest stabiele bibliotheekprocessen. Consolidatie biedt een mix van verbeteringen in de dienstverlening en in de bedrijfsvoering en meer individuele en gezamenlijke financi?le ruimte voor innovatie. Conclusie
  • 24. Een geconsolideerd Vlaams bibliotheeksysteem levert op termijn de noodzakelijke financi?le ruimte voor innovatie van de digitale bibliotheek, door o.a. ? ontwikkeling, onderhoud en beheer bibliotheeksysteem op 1 plaats ? meer onderhandelingskracht ? verdere rationalisering koppelingen en systeemarchitectuur (cf. koppelingen Bibportalen) Herori?ntering budgetten mogelijk
  • 26. Aansluiten bij het Vlaamse niveau biedt voordelen die gemeenten individueel of op provinciaal niveau niet hebben: ? Bundeling en verdieping van expertise ? Meer innovatie van de digitale bibliotheek voor dezelfde prijs ? Aansluiting opVlaamse initiatieven ? Betere regie van innovatie digitale bibliotheek Verdere schaalvergroting is zinvol Lopende bestuurlijke gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden
  • 27. ? Uitwerken en uitvoeren van een gedragen oplossing ? Opstellen van een convenant (eigendom, zeggenschap,¡­) ? Afsluiten van contracten en zakelijk aansturen leverancier(s) ? Inrichten supportorganisatie die lokale situatie kent en zorgt voor continuering kwalitatieve helpdesk en ondersteuning provincies ? Inrichten van een regieorganisatie die afstemming verzorgt tussen de vraag van bibliotheken en het (externe) aanbod ? Prijscalculatie maken voor deelnemende gemeenten Opdrachten Bibnet
  • 29. Tijdslijn Afhankelijk van lopende bestuurlijke gesprekken over overheveling provinciale bevoegdheden
  • 30. Antwerpen PBS (Brocade): 56+4 bibs Niet-PBS: 5 Vubis 1 Bidoc 3 Vubis Vlaams- Brabant PBS (Aleph): 38+2 bibs Niet-PBS: 3 Vubis 9 Bidoc 1 Filemaker 2 Vubis 4 Bidoc 1 Filemaker West- Vlaanderen PBS (Vubis- Cevi): 48 bibs Niet-PBS: 2 Vubis (Oostende, Brugge) 10 Bidoc Oost- Vlaanderen PBS (Vubis- Cevi): 62 bibs Niet-PBS: 2 Vubis (Brakel, Gent) Limburg PBS (Vubis): 30 bibs Niet-PBS: 1 Vubis 7 Brocade 5 Bidoc Brussel PBS (Vubis): 19 bibs Bibliotheekportalen (7 M titels, 53 M holdings) Open Vlacc (bestand voor copy-cataloging): door alle bibs afgenomen (1 M titels) lokale apparatuur e-ID gemeentelijke administratie BIOS IBL ... 1,5 M leners, 43 M GM + 8 M AVM uitleningen e-mail * * niet alle bibs hebben een herenakkoord
  • 31. Projectstructuur ? Programma Manager (Johan Mijs) ? Technisch-functioneel & juridisch projectteam (Jeroen Cortvriendt) ? Stakeholdersgroep en stuurgroep Samenwerking Bibnet, provincies, VGC en bibliotheken Maximaal vanuit 3 perspectieven: kleinere bibliotheek, grote bibliotheek, regiobibliotheek Aanvatten redactie lastenboek
  • 32. Bezorgdheden Onduidelijkheid en scope creep Multi-tenancy Datakoppelingen User experience Schaalbaarheid Legacy (evolvability) Vendor lock-in Privacy Beheersorganisatie Migratiescenario¡¯s
  • 33. Request for information (RFI) Open oproep om kennis te maken met de mogelijkheden van de markt Heel sterk veranderende markt ? lokale en internationale spelers (veel mergers en acquisitions) ? cloud platforms ? open source systemen ? zelfbouw ? non-niche enterprise information systemen
  • 34. Stakeholdersgroep Continu?teit met de stuurgroep van de haalbaarheidsstudie (provincies en 20 bibliotheken) Antwerpen: provincie, Antwerpen, Kontich, Mechelen, Turnhout Brussel: VGC, Muntpunt, Schaarbeek Limburg: provincie, PBL, Hasselt, Genk, Lanaken Oost-Vlaanderen: provincie, Gent, Aalst, Sint-Niklaas, Herzele Vlaams-Brabant: provincie, Leuven, Zaventem West-Vlaanderen: provincie, Brugge, Kortrijk, Waregem, Oostende, Roeselare Bibnet
  • 35. Stuurgroep Afgevaardigd vanuit de stakeholdersgroep (op basis van verdeling grotere, kleinere en ¡®regio¡¯ bibliotheek) Provincies: Stefaan Froyman, Klaar Franssen, Tina Claessens VGC: Patrick Vanhoucke Bibliotheek centrumstad (PBS): Koen Jacobs (Antwerpen) Bibliotheek centrumstad (niet-PBS): Krist Biebauw (Gent) Kleinere bibliotheek (PBS): Sandrien Noppen (Zaventem) Kleinere bibliotheek (niet-PBS): Diane Nys (Kontich) Bibliotheek met plannen voor regiobib (PBS): Paul Kellens (Herzele) Bibnet: Bart Beuten, Johan Mijs
  • 36. ? Communicatietraject ? Startvergaderingen en werkafspraken projectteam ? Plaatsbezoeken bij referentiebibliotheken ? Verdere marktprospectie (RFI) ? Documenteren configuraties PBS¡¯en ? Inventariseren functionele en technische vereisten, koppelingen, verbeterdomeinen, realistische detailplanning, vereisten beheerorganisatie,¡­ ? Redactie lastenboek Werkpakketten 2015
  • 37. ? Nieuw convenant ? Migratie ? Harmonisatie (waar draagvlak) ? Nieuwe configuratie ? Opleidingen ? Enz. Impact voor de bibliotheken
  • 39. Parallel¡­ ? Bestuurlijke discussies over overheveling provinciale bevoegdheden ? Transitie Bibnet en LOCUS naar eengemaakte organisatie ? Opzetten beheersorganisatie ? Opzetten regieorganisatie ? Ontwikkelen financieringsmodel ? Rationalisering andere Bibnet projecten n.a.v. nieuwe eengemaakt bibliotheeksysteem ? Verhelderen toekomstig ondersteuningsbeleid regioverbanden ? Enz.

Editor's Notes

  • #7: Niet elke werf ligt stil. We werken aan (werf1) monitoring van digitale collecties (cf. DDD), (werf2) nieuwe editie Mediacoach, (werf4) uitbreiding functionaliteit MijnBibliotheek, (werf7) API Bibportalen, (werf3) responsive MijnBibliotheek, enz.