際際滷

際際滷Share a Scribd company logo

Hans Delwel_Invoering EPD vraagt om uniform beheerproces

Tools4ever NL
Tools4ever NL

Presentatie Hans Delwel tijdens Tools4ever klantendag 2010 De introductie van een nieuw Elektronisch Cli谷nten Dossier (ECD) vereiste een uniek user account voor alle medewerkers. Het beheren van deze user accounts nam, mede door het aantal mutaties, resulteerde in te veel handmatig werk. Hans Delwel van Stichting Groenhuysen vertelt hoe zij dit probleem aangepakt hebben en hoe zij daardoor kunnen voldoen aan normeringen. Toekomstige ontwikkelingen zijn koppelingen met Helios, TOPdesk en Single Sign-On.

1 of 19
Downloaded 17 times
Groenhuysen en UMRA Hans Delwel, ICT-Coordinator
Stichting Groenhuysen Intramurale zorg 1419 Cli谷nten Extramurale zorg 611 Cli谷nten 19 Centra voor Wonen en Zorg 2 regionale behandelcentra 16 Steunpunten in kleinere dorpsgemeenten Zorgboerderij en Kinderboerderij. 10 nieuwbouw projecten 2300 medewerkers (=1150 FTE) 550 werkplekken
Aanleiding Het project Elektronisch Cli谷nten Dossier Start in 2009 Nu uitrol op afdelingen. Beleidsuitspraken Informatie moet herleidbaar zijn naar uitvoerend medewerker Iedere medewerker moet ten alle tijden bij het ECD kunnen Client staat centraal
De uitdaging Proces aanvraag/ mutatie netwerkaccount voor medewerker Manager moet aangeven welke medewerker wat mag Nadenken over informatiebehoefte medewerker Formulier in vullen. Personeels systeem doorzoeken voor juiste gegevens (nummer) Vaak Doe maar kopie van. ICT gaat aan de gang in AD Vaak fouten door handmatig aanmaken. Manager levert verkeerde info aan. En dan gaat de medewerker ook nog eens uit dienst
V坦坦r UMRA Nog niet iedereen een account 1000 medewerkers met account zorgden voor 80 uur werk ICT in drie maanden. Hierbij werd meer dan de helft van de mutaties nog niet doorgegeven. ECD project cre谷ert handmatig aanmaken accounts voor de overige 1300 accounts Opgave HRM leert ruim 1000 mutaties nieuwe medewerkers en 600 interne mutaties Doorlooptijd aanmaken account gemiddeld 5 werkdagen Veel frustratie bij managers, ICT en medewerker
Selectie proces Wat wil Groenhuysen Keuze gemaakt voor eenmalige vastlegging gegevens: Personeel in HRM pakket (Beaufort) Cli谷ntgegevens in Zorg pakket (Helios) Facilitaire gegevens in Facilitair pakket (Topdesk) Accounts moeten bij aanvang van werkzaamheden nieuwe medewerkers beschikbaar zijn. Autorisaties moeten direct bij aanvang geregeld zijn. Autorisaties moeten bij wijziging direct worden doorgevoerd. En nog veel meer Dus stap voor stap
Realisatie proces Zoeken naar een leverancier die dit kan. Gevonden in Tools4ever met product UMRA. Wensen duidelijk maken naar leverancier. Applicatiebeheerders van de applicaties die betrekken bij proces.
Implementatie Stap 1 welke informatie wordt gebruikt Vergelijk maken tussen HRM pakket Active directory. HRM registreert o.a. Personeel gegevens Personeelsnummer Kostenplaats/Organisatorische eenheid/ functie Datum inuit dienst ICT wil graag in AD Personeelsgegevens Accountnaam (standaard 1e letter voornaam, 1e letter geboortenaam gevolgd door personeelsnummer) Zorgen dat account direct klaar zijn op datum in dienst en gedisabled zijn op datum uit dienst. Autoriseren op basis van KPL-OE en Functie
Stap 2 Tools4ever - Groenhuysen Consultant van Tools4ever gaat samen met technisch en functioneel beheer waar gegevens in deel applicaties staan. UMRA implementatiesheet leggen tegen beleid Groenhuysen. Naamgevingdocument Groenhuysen als leidraad. Accounts 1e letter voornaam, 1e letter geboortenaam, personeelsnummer. Kostenplaatsen, OE, functies HRM nummer + toevoeging Uitgebreide testen ter controle of alles goed loopt. Binnen een doorlooptijd van 2 maanden in productie
Resultaten Personele bezetting Voor aanschaf UMRA had ICT 1,83 FTE op 1e lijns beheer waarvan 0.83 FTE zich vooral bezig hield met accounts Aanmaken nieuwe accounts Mutaties accounts Herstelacties Verwijderen accounts Rechten toekennen
Synchronisatie rapport Voorbeeld rapportage na synchronisatie (iedere 4 uur)
UMRA forms
Voorbeeld gebruik formulieren van UMRA
Na UMRA Na implementatie al snel toegevoegde waarde zichtbaar. Nieuwe medewerkers hebben op dag van binnenkomst hun account en kunnen direct aan de slag. Fouten met personeelsnummers en namen tot nagenoeg 0 gereduceerd. Medewerkers zijn op dag van einde contract direct gedeactiveerd. Terug van 1.83 FTE naar 1 FTE op de 1e lijn. Tijdens accountants controle positieve reactie op in en uitdienst verwerking. NEN7510
Risicos Door de automatisering van het proces is nauwkeurigheid belangrijk. Managers dienen snel hun mutaties door te geven aan HRM.
Groei gebruikers
Aantal gebruikers per FTE
Huidige werkzaamheden tbv accounts Worden alleen nog rechten toegekend. Daarbij worden applicaties binnen nu en twee maanden op functie toegekend. Netwerkrechten binnen nu en 4 maanden op OE en kostenplaats toegekend. ICT beperkt zich daarna voor AD tot uitlezen mails van UMRA.
Toekomst Eind 2010 alle rechten automatisch toegekend via UMRA. Applicaties Netwerkrechten Tijdens implementatie UMRA is ook 1 applicatie getest met SSO van Tools4ever. Begin 2011 uitwerking SSO. Nu test om applicaties ook op basis van de AD groepen een account binnen de applicaties te laten aanmaken zodat ook functioneel beheer geen accounts meer hoeft aan te maken. Hiermee bereiken we dan tevens dat zorgmedewerkers op het moment van aanname en of mutatie van afdeling direct bij de juiste cli谷ntgegevens komen.

More Related Content

Hans Delwel_Invoering EPD vraagt om uniform beheerproces

  • 2. Stichting Groenhuysen Intramurale zorg 1419 Cli谷nten Extramurale zorg 611 Cli谷nten 19 Centra voor Wonen en Zorg 2 regionale behandelcentra 16 Steunpunten in kleinere dorpsgemeenten Zorgboerderij en Kinderboerderij. 10 nieuwbouw projecten 2300 medewerkers (=1150 FTE) 550 werkplekken
  • 3. Aanleiding Het project Elektronisch Cli谷nten Dossier Start in 2009 Nu uitrol op afdelingen. Beleidsuitspraken Informatie moet herleidbaar zijn naar uitvoerend medewerker Iedere medewerker moet ten alle tijden bij het ECD kunnen Client staat centraal
  • 4. De uitdaging Proces aanvraag/ mutatie netwerkaccount voor medewerker Manager moet aangeven welke medewerker wat mag Nadenken over informatiebehoefte medewerker Formulier in vullen. Personeels systeem doorzoeken voor juiste gegevens (nummer) Vaak Doe maar kopie van. ICT gaat aan de gang in AD Vaak fouten door handmatig aanmaken. Manager levert verkeerde info aan. En dan gaat de medewerker ook nog eens uit dienst
  • 5. V坦坦r UMRA Nog niet iedereen een account 1000 medewerkers met account zorgden voor 80 uur werk ICT in drie maanden. Hierbij werd meer dan de helft van de mutaties nog niet doorgegeven. ECD project cre谷ert handmatig aanmaken accounts voor de overige 1300 accounts Opgave HRM leert ruim 1000 mutaties nieuwe medewerkers en 600 interne mutaties Doorlooptijd aanmaken account gemiddeld 5 werkdagen Veel frustratie bij managers, ICT en medewerker
  • 6. Selectie proces Wat wil Groenhuysen Keuze gemaakt voor eenmalige vastlegging gegevens: Personeel in HRM pakket (Beaufort) Cli谷ntgegevens in Zorg pakket (Helios) Facilitaire gegevens in Facilitair pakket (Topdesk) Accounts moeten bij aanvang van werkzaamheden nieuwe medewerkers beschikbaar zijn. Autorisaties moeten direct bij aanvang geregeld zijn. Autorisaties moeten bij wijziging direct worden doorgevoerd. En nog veel meer Dus stap voor stap
  • 7. Realisatie proces Zoeken naar een leverancier die dit kan. Gevonden in Tools4ever met product UMRA. Wensen duidelijk maken naar leverancier. Applicatiebeheerders van de applicaties die betrekken bij proces.
  • 8. Implementatie Stap 1 welke informatie wordt gebruikt Vergelijk maken tussen HRM pakket Active directory. HRM registreert o.a. Personeel gegevens Personeelsnummer Kostenplaats/Organisatorische eenheid/ functie Datum inuit dienst ICT wil graag in AD Personeelsgegevens Accountnaam (standaard 1e letter voornaam, 1e letter geboortenaam gevolgd door personeelsnummer) Zorgen dat account direct klaar zijn op datum in dienst en gedisabled zijn op datum uit dienst. Autoriseren op basis van KPL-OE en Functie
  • 9. Stap 2 Tools4ever - Groenhuysen Consultant van Tools4ever gaat samen met technisch en functioneel beheer waar gegevens in deel applicaties staan. UMRA implementatiesheet leggen tegen beleid Groenhuysen. Naamgevingdocument Groenhuysen als leidraad. Accounts 1e letter voornaam, 1e letter geboortenaam, personeelsnummer. Kostenplaatsen, OE, functies HRM nummer + toevoeging Uitgebreide testen ter controle of alles goed loopt. Binnen een doorlooptijd van 2 maanden in productie
  • 10. Resultaten Personele bezetting Voor aanschaf UMRA had ICT 1,83 FTE op 1e lijns beheer waarvan 0.83 FTE zich vooral bezig hield met accounts Aanmaken nieuwe accounts Mutaties accounts Herstelacties Verwijderen accounts Rechten toekennen
  • 11. Synchronisatie rapport Voorbeeld rapportage na synchronisatie (iedere 4 uur)
  • 14. Na UMRA Na implementatie al snel toegevoegde waarde zichtbaar. Nieuwe medewerkers hebben op dag van binnenkomst hun account en kunnen direct aan de slag. Fouten met personeelsnummers en namen tot nagenoeg 0 gereduceerd. Medewerkers zijn op dag van einde contract direct gedeactiveerd. Terug van 1.83 FTE naar 1 FTE op de 1e lijn. Tijdens accountants controle positieve reactie op in en uitdienst verwerking. NEN7510
  • 15. Risicos Door de automatisering van het proces is nauwkeurigheid belangrijk. Managers dienen snel hun mutaties door te geven aan HRM.
  • 18. Huidige werkzaamheden tbv accounts Worden alleen nog rechten toegekend. Daarbij worden applicaties binnen nu en twee maanden op functie toegekend. Netwerkrechten binnen nu en 4 maanden op OE en kostenplaats toegekend. ICT beperkt zich daarna voor AD tot uitlezen mails van UMRA.
  • 19. Toekomst Eind 2010 alle rechten automatisch toegekend via UMRA. Applicaties Netwerkrechten Tijdens implementatie UMRA is ook 1 applicatie getest met SSO van Tools4ever. Begin 2011 uitwerking SSO. Nu test om applicaties ook op basis van de AD groepen een account binnen de applicaties te laten aanmaken zodat ook functioneel beheer geen accounts meer hoeft aan te maken. Hiermee bereiken we dan tevens dat zorgmedewerkers op het moment van aanname en of mutatie van afdeling direct bij de juiste cli谷ntgegevens komen.